Über Hydraulic Master:
- Offizieller Vertreter der Hydroscand Group AB, eines schwedischen Unternehmens;
- Im Jahr 2008 arbeiteten nur 4 Personen für das Unternehmen, heute hat es 13 Niederlassungen im ganzen Land mit etwa 50 Mitarbeitern;
- Seit 2011 verwaltet es seine Projekte mit Hilfe von Worksection.
Die Prüfung der Zeit
Wir haben bereits 2011 mit Worksection zusammengearbeitet, nachdem ich von einem Freund, der zuvor in diesem System gearbeitet hatte, beraten wurde.
Ich beginne jeden Tag mit dem Öffnen meiner E‑Mails und dem Überprüfen der Worksection-Benachrichtigungen.
Jetzt fließt meine gesamte Arbeit im Grunde genommen durch dieses Framework. Es ist sehr flexibel, ansprechend und praktisch. Jedes Projekt hat seine Fristen, jede Aufgabe hat verantwortliche Personen. Es gibt einen praktischen Filter, der alles nach Ausführenden, Fristen oder anderen Kriterien sortiert. Man sieht sofort, wem man eine „magische Pille“ geben kann, um die Ausführung einer bestimmten Aufgabe zu beschleunigen.
Immer am Puls der Zeit 24⁄7
Wie bei jeder anderen Software sollte man anfangs etwas Zeit investieren, um sich zurechtzufinden – es gibt so viele Tasten, Kästchen, Optionen usw. Aber nachdem man es eine, zwei oder drei Wochen genutzt hat, erkennt man, wie wichtig Worksection für die täglichen Aktivitäten ist. Meiner Meinung nach ist es für jedes Unternehmen nützlich, das mit vielfältigen Aufgaben und einem Personal von mehr als 3 – 4 Personen zu tun hat.
Es ist schwierig für eine Person, fünf oder sechs Mitarbeiter direkt zu führen. Worksection ermöglicht es, ein flaches und praktisches Managementsystem aufzubauen, in dem der Manager das gesamte Geschehen kennt, ohne direkt mit den Spezialisten in Kontakt treten zu müssen. Es ist sogar bequem, von einem Telefon aus zu arbeiten. Einmal gesessen, überprüfe ich Nachrichten, antworte nach Bedarf oder antworte nicht, aber ich bin über alles informiert.
Bewusste Detaillierung
An einem bestimmten Punkt erkannten wir, dass E‑Mail ein äußerst ineffektives Kommunikationsmittel war. Wenn mehr als zwei Personen an der Korrespondenz beteiligt sind oder wenn man mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitet, verteilt sich die Information über den Mail-Feed, und um sich in eine bestimmte Aufgabe vertiefen zu können, muss man nach allen Nachrichten suchen, die damit verbunden sind.
Es gibt auch andere Systeme, die wir ausprobiert haben und die im Wesentlichen ähnlich wie Worksection im Management von Aufgaben und Personen sind. Aber WS hebt sich letztlich durch seine Detailgenauigkeit hervor. Es gibt keinen Spam, und man erhält verständliche und detaillierte Benachrichtigungen und nichts Überflüssiges. Man kann direkt auf einen Kommentar in seiner E‑Mail antworten, und die Nachricht gelangt in die Aufgabe, wo sie benötigt wird. Gleichzeitig muss man sich nirgends einloggen oder identifizieren…
„Verborgene“ Möglichkeiten
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal von Worksection ist die Möglichkeit, die Sichtbarkeit bestimmter Elemente (Kommentare, Aufgaben, Unteraufgaben) für bestimmte Personen einzuschränken. Zum Beispiel involviert man einen Auftragnehmer zur Umsetzung bestimmter Aufgaben und möchte ihm keine internen Diskussionen preisgeben. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, auf die wir im Grunde genommen nicht verzichten konnten.
Schneller technischer Support
Das Worksection-Team engagiert sich stark für Updates. Alle Anfragen, die ich zur Behebung von Unannehmlichkeiten oder anderen Punkten, an denen ich zusätzliche Operationen durchführen musste, gesendet habe, wurden sehr zügig beantwortet, wie „Ja, das ist angenommen“, „Ja, der Hinweis ist gerechtfertigt“. Manchmal wurde ich beruhigt, und ich akzeptierte fundierte Gegenargumente.
Es ist einfach zu bedienen, bietet gute Rückmeldungen und hervorragende Ergebnisse.
Schnelle Wissensvermittlung
Das Wesen unseres Geschäfts besteht darin, dass Menschen zu Spezialisten werden, nachdem sie ein Jahr oder länger gearbeitet haben. Eine Person sammelt Erfahrung, und diese Erfahrung sollte irgendwie weitergegeben werden. Zu diesem Zweck nutzen wir insbesondere Worksection.
Wir haben eine Reihe von Projekten, die in solche Bereiche wie technische Aspekte, Buchhaltung und logische Teile fallen. Wir haben solche Aufgaben in bestimmte Prozesse unterteilt und Regeln festgelegt, die die Aktivitäten der Unternehmensabteilungen und verantwortlichen Personen regeln. Um es so zu sagen, wir haben positionsbezogene Richtlinien entwickelt, anstatt persönliche Anweisungen. Zum Beispiel, wenn morgen eine andere Person kommt, werden wir Worksection geschickt öffnen und seine/ihre Aufgaben skizzieren. Die Person wird sie lesen und lernen, Fragen stellen und Antworten erhalten. Alles ist sofort verfügbar.
So nutzen wir das System zur Schulung und Wissensvermittlung an unsere zukünftigen Mitarbeiter.