O Hydraulic Master:
- Oficjalny przedstawiciel Hydroscand Group AB, szwedzkiej firmy;
- W 2008 roku pracowały tylko 4 osoby, a dzisiaj ma 13 oddziałów w całym kraju z około 50 pracownikami;
- Od 2011 roku zarządza swoimi projektami za pomocą Worksection.
Test czasu
Rozpoczęliśmy współpracę z Worksection już w 2011 roku, po tym jak polecił mi ją mój przyjaciel, który wcześniej pracował w tym systemie.
Każdy dzień zaczynam od otwarcia mojej poczty elektronicznej i przeglądania powiadomień z Worksection.
Teraz wszystko, co robię, praktycznie przebiega przez ten system. Jest bardzo elastyczny, estetyczny i wygodny. Każdy projekt ma swoje terminy, każda zadanie ma odpowiedzialne osoby. Istnieje wygodny filtr sortujący wszystko według wykonawców, terminów lub innych kryteriów. Od razu widzisz, komu dać “magiczną pigułkę”, aby przyspieszyć realizację konkretnego zadania.
Palec na pulsie 24⁄7
Jak w przypadku każdego innego oprogramowania, na początku należy poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z nim – jest tyle przycisków, okienek, opcji itd. Ale po jednej, dwóch lub trzech tygodniach użytkowania, zdajesz sobie sprawę, jak ważne jest Worksection w twojej codziennej działalności. Dla mnie, będzie to przydatne dla każdej firmy zajmującej się różnorodnymi zadaniami i mającej więcej niż 3 – 4 osoby w zespole.
Jednej osobie trudno jest zarządzać pięcioma lub sześcioma pracownikami w bezpośredniej podległości. Worksection umożliwia zbudowanie płaskiego i wygodnego systemu zarządzania, w którym menedżer ma pełną świadomość sytuacji bez konieczności bezpośredniego kontaktu ze specjalistami. Wygodnie jest pracować nawet z telefonu. Gdy usiądę, przeglądam wiadomości, odpowiadam w razie potrzeby lub nie odpowiadam, ale jestem na bieżąco ze wszystkim.
Świadomość szczegółów
W pewnym momencie uświadomiliśmy sobie, że e‑mail był bardzo nieskutecznym medium komunikacji. Gdy więcej niż dwie osoby biorą udział w korespondencji, lub gdy zajmujesz się kilkoma projektami jednocześnie, informacje rozpraszają się w mailach, a aby zagłębić się w konkretne zadanie, musisz szukać wszystkich powiązanych z nim wiadomości.
Istnieją także inne systemy, które próbowaliśmy, które zasadniczo są podobne do Worksection w zarządzaniu zadaniami i ludźmi. Ale WS wyróżnia się waga na szczegóły. Nie otrzymujesz spamu, a otrzymujesz zrozumiałe i szczegółowe powiadomienia oraz nic ponad to. Możesz od razu odpowiedzieć na komentarz w swojej poczcie, a twoja wiadomość trafi do konkretnego zadania, gdzie jest potrzebna. W tym samym czasie nie musisz logować się ani identyfikować gdziekolwiek…
„Ukryte” możliwości
Kolejną wyróżniającą cechą Worksection jest możliwość ograniczenia widoczności niektórych elementów (komentarzy, zadań, podzadań) dla konkretnej osoby. Na przykład, angażujesz wykonawcę do realizacji jakichś zadań, a nie chcesz ujawniać mu żadnych wewnętrznych dyskusji. To bardzo przydatna funkcja, bez której zasadniczo nie moglibyśmy się obejść.
Sprawna pomoc techniczna
Zespół Worksection jest bardzo zaangażowany w aktualizacje. Wszystkie prośby, które wysłałem w celu rozwiązania problemów lub innych punktów, w których musiałem dokonać dodatkowych czynności, były bardzo szybko odpowiedziane, np. „Tak, to zostało przyjęte”, „Tak, uwaga jest uzasadniona”. Czasami byłem uspokajany i przyjmowałem uzasadnione kontrargumenty.
Łatwo się z tym korzysta, zapewnia dobrą informację zwrotną i doskonałe wyniki.
Szybka przekazywanie wiedzy
Istota naszego biznesu polega na tym, że ludzie stają się specjalistami po roku lub dłużej pracy. Osoba gromadzi doświadczenie, a to doświadczenie powinno być jakoś przekazane. W tym celu między innymi korzystamy z Worksection.
Mamy szereg projektów w takich obszarach jak część techniczna, księgowość i logistyka. Podzieliliśmy takie zadania na określone procesy i ustaliliśmy zasady regulujące działalność podziałów i odpowiedzialnych osób w firmie. Można powiedzieć, że opracowaliśmy wytyczne związane z pozycją, a nie osobiste instrukcje. Na przykład, jeśli jutro przyjdzie inna osoba, mądrze otworzymy Worksection, określając jej obowiązki. Osoba przeczyta i nauczy się ich, zada pytania, uzyska odpowiedzi. Wszystko jest na miejscu.
Dzięki temu wykorzystujemy system do szkolenia i przekazywania wiedzy naszym przyszłym pracownikom.