Управление проектами играет значительную роль в компаниях, производящих продукты или оказывающих услуги в разных сферах. Маркетинг — не исключение. Здесь рroject-менеджмент обеспечивает маркетинговым командам структурированное планирование, мониторинг проектов и своевременное выполнение. Чтобы получить от подхода максимум, рекомендуем воспользоваться полезными советами. О них — далее.
Почему качественный рroject-менеджмент для маркетинговых команд важен?
Чтобы понять важность управления проектами для маркетинговых команд, следует обозначить особенности именно таких коллективов:
- Креативность. Маркетинг часто просто невозможен без этой составляющей. К примеру, идея маркетингового проекта вроде разработки нового бренда или рекламной кампании — то, что априори не осуществить без творчества и нестандартных взглядов на привычные вещи.
- Сосредоточенность на потребностях клиентов. Маркетинговые проекты должны в конечном итоге отвечать потребностям не только заказчика, но и целевой аудитории продукта или услуги. Следовательно, очень важно сосредоточиться на понимании потребностей и предпочтений клиентов. Так можно будет гарантировать, что конечный продукт или услуга закрывает ту или иную боль потребителя.
- Временные ограничения. Маркетинговые проекты часто имеют дедлайны. Здесь следует понимать, что с самого начала они устанавливаются на основе рыночных условий. Потому неожиданные задержки в рабочем процессе могут привести к тому, что несвоевременный релиз продукта делает его просто ненужным. А продукт, который вовремя не адаптировали под запросы рынка, может быть не актуален. Поэтому управление проектами в маркетинге должно быть достаточно гибким, чтобы учесть все эти изменения, одновременно гарантируя своевременную готовность продукта.
- Сотрудничество с коллегами из других отделов. Маркетинговые проекты часто подразумевают тесное взаимодействие с другими специалистами: дизайнерами, копирайтерами, аналитиками и т.д. Так что рroject-менеджмент должен способствовать эффективной коммуникации между командами с разными специализациями.
- Важность показателей. Маркетинговые проекты должны иметь измеримые и четкие показатели прогресса и успеха. Значит, управление проектами должно быть построено так, чтобы в нем было место цифрам.
Переходим к тому, что рroject-менеджмент дает маркетинговым командам.
Прежде всего, он позволяет провести декомпозицию, разделить сложные проекты на управляемые задачи. После этого — распределить обязанности между членами команды, гарантируя, что все работают в одном пространстве и могут оценить состояние дел адекватно. В этом помогают инструменты управления проектами для маркетинговых агентств. Именно они позволяют маркетологам отслеживать прогресс, устанавливать дедлайны и определять потенциальные препятствия, прежде, чем они станут проблемами.
Также качественное управление проектами облегчает общение и сотрудничество между членами команды (или команд) и заказчиками, гарантируя, что у каждого есть информация, необходимая для выполнения своей части работы. Здесь, конечно, тоже не обойтись без внутренних баз знаний, таск-трекеров, интегрированных с мессенджерами, диаграмм Ганта.
Еще одно преимущество, которое дает рroject-менеджмент— структурированный подход к управлению в целом.
Кроме того, эффективное управление проектами позволяет командам маркетинга быстро приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам и условиям рынка, обеспечивая их конкурентоспособность.
Наконец, управление проектами становится основой для постоянного роста, позволяя командам учиться на своих успехах и неудачах, со временем совершенствуя процессы.
Теперь ясно, на что направлено управление проектами для маркетинговых команд. Переходим к советам, которые помогут получить максимально возможный результат.
Совет №1. Определите четкие цели и задачи
Выше мы сказали, что в маркетинговых проектах большое значение имеют цифровые показатели. Чтобы они корректно отражали положение дел и вовремя обновлялись, нужно установить цели работы. Их полное исполнение будет означать, что все сделано на 100%.
Чтобы работать было проще, а конечная цель не казалась слишком далекой и недостижимой, составляют перечень задач, приближающих команду к финальному результату. Соответственно, работа над каждой задачей тоже фиксируется. Команду действительно мотивируют наглядные результаты.
К примеру, весь проект разделен на пять главных этапов. В каждом этапе есть три промежуточных этапа. Когда команда видит, что она полностью завершила первый из главных этапов и уже сделала треть второго — люди понимают, что они двигаются вперед. Когда этапы привязаны к календарю и бюджетам, оценивать эффективность работы становится еще проще. Причем, как команде, так и заказчику.
Но здесь важен еще один момент: абсолютно все участники процесса должны знать цели и задачи. В идеале — перед постановкой целей их нужно обсудить со всеми заинтересованными лицами. То есть команде не просто сообщают перечень целей и дедлайн исполнения, а еще обсуждают, насколько все это реалистично.
Даже в том случае, когда решения о сроках и объемах работы принимаются топ-менеджерами и руководителями команд, необходимо максимально четко и детализировано донести эту информацию до каждого сотрудника.
Также важно убедиться, что все одинаково понимают, что и когда нужно сделать. Здесь мы переходим к следующему важному моменту. Локальные цели должны быть согласованы с генеральной стратегией. Это важно по следующим причинам:
- Более высокие показатели успешности. В этом исследовании указано, что компании, у которых нет проблем со слаженностью, на 72% прибыльнее конкурентов.
- Четкая работа с приоритетами. Когда сотрудники знают стратегические цели проекта, им проще понять, какие промежуточные цели и задачи оказывают значительное влияние на их достижение. Именно такой работе назначают высокий приоритет.
- Понимание собственного вклада в общий результат. Это имеет значение, ведь человек, чувствующий собственную важность, обычно работает лучше. Чтобы ощутить эту важность, нужно не догадываться, а знать, в чем состоит значение конкретной работы.
Следовательно, не забывайте доносить цели и задачи до команды в целом и каждого человека отдельно. Да, может показаться, что это занимает слишком много времени, но на самом деле лучше озвучить информацию, услышать вопросы и дать на них ответы до начала непосредственного выполнения задач. Это будет эффективнее, чем исправлять ошибки, допущенные из-за отсутствия информации.
Совет №2. Создайте подробный маркетинговый план проекта
Значение планирования сложно переоценить, потому что оно влияет буквально на все последующие процессы. Поэтому, чем более подробным будет ваш план, тем выше вероятность того, что он будет выполнен вовремя и действительно хорошо.
Если план есть только в общем виде, существует риск, что важные для успеха детали просто остались без внимания. А всплывет это лишь тогда, когда сроки до релиза будут стремительно истекать.
Чтобы действительно эффективно планировать, прислушайтесь к следующим советам:
- Вовлекайте в планирование не только лидеров команд, но и других сотрудников. Об этом мы упоминали выше. Особенно важными обсуждения становятся, когда проект предполагает сотрудничество между разными департаментами. Иногда мнения разных специалистов позволяют точнее оценить время, необходимое для выполнения тех или иных задач.
- Оцените риски и найдите пути их преодоления. Здесь, опять же, следует привлекать к планированию представителей всех задействованных отделов, чтобы увидеть как можно больше потенциальных проблем.
- Проведите общую встречу, где будут представители заказчика и исполнителей. Это позволит убедиться, что все одинаково понимают цели и будущий ход работ.
- Используйте лучшие системы для управления проектами. Они позволят вам собрать в едином пространстве все, что нужно для слаженной и продуктивной работы.
- Будьте готовы принимать изменения. Даже если план кажется вам идеальным, не следует держаться за него любой ценой. Лучше вовремя внести в него изменения, когда этого требует, например, ситуация на рынке.
Совет №3. Уделите максимум внимания коммуникациям
Когда планирование завершено, можно надеяться, что теперь все будет максимально прозрачным и предсказуемым: каждый просто начнет делать закрепленные за ним задачи.
На самом деле так происходит не всегда. Очень часто проблемы появляются именно из-за сложностей с коммуникациями. Кто-то не понял, где искать информацию, кто-то забыл ответить на запрос, а еще кто-то вовремя не предоставил доступы, например, к тестовому серверу. В результате нерешенные вопросы накапливаются, какие-то задачи делаются наугад, а какие-то просто зависают.
Чтобы этого не было, все заинтересованные стороны должны общаться. Письменно, в голосовом режиме, в таск-менеджерах и т.д. Без этого в управлении проектами digital-маркетинга — никак.
Коммуникация внутри задачи в системе управления проектами Worksection
Оптимальным решением будет использование сервисов для управления проектами, где предусмотрены инструменты для коммуникации. Например, такие:
- комментарии к задачам;
- возможность прикрепить файлы разных форматов;
- интеграция с почтой и/или мессенджерами;
- встроенный чат.
Когда в руках команды есть все из перечисленного или хотя бы значительная часть, проблем с общением точно будет меньше. Чтобы свести их к минимуму, можно прописать регламент коммуникаций. Например, указать, что срочные вопросы следует задавать в мессенджере, а информацию, не требующую быстрой реакции, можно оставить в комментарии к заданию.
Совет №4. Постоянно контролируйте ход проекта
Не стоит предполагать, что работа может быть выполнена хорошо без четкого понимания положения дел в каждый конкретный момент.
Особенно важен контроль в масштабных проектах, в которых задействовано множество людей. Упуская из виду, казалось бы, мелочи, очень скоро можно получить проблему, устранение которой стоит слишком дорого. Речь не о микроменеджменте, который только вредит проектам и командам, а о своевременном контроле процессов.
Поэтому следует пользоваться инструментами управления проектами для маркетинговых агентств, в которых предусмотрены функции контроля и мониторинга. Например, диаграммы Ганта, Канбан-доски, дашборды проектов и т.п.
Дашборд в системе управления проектами Worksection
Это действительно удобно, ведь позволяет руководителю буквально на одном экране увидеть, все ли в проекте идет по плану. Если отмечено, что есть проблемы, можно углубиться в показатели и разобраться, что сделать, чтобы выровнять ситуацию. Когда проектов несколько (а в маркетинговых командах это распространено), без таких инструментов мониторить положение дел быстро почти невозможно.
Чтобы этот совет сработал, следует донести всем сотрудникам, что такой софт полезен всем и это отнюдь не инструмент репрессий.
Наоборот, продвинутые сервисы вовремя напоминают о задачах, дедлайн по которым приближается, а еще могут показать, что у определенного работника на этой неделе загружены, например, 40 часов. Так что пытаться дать ему дополнительный объем работы — не целесообразно.
Может казаться, что мониторить ключевые показатели реально и в ручном режиме. На самом деле, это правда, но такие вещи занимают много времени, поэтому оперативность принятия решений не будет высокой. А в маркетинге часто приходится действовать быстро, чтобы иметь удачный результат.
Совет №5. Документируйте все, что возможно
Отвечая на вопрос, как стать лучшими в маркетинге или в любой другой сфере, следует понимать, что залог постоянного усовершенствования отдельных команд и компании в целом — опыт. При этом он должен содержаться не в голове отдельных сотрудников, а в документах.
Как удачные решения, так и факапы нужно фиксировать. В будущем эта информация убережет компанию от ошибок и позволит даже новичкам решать задачи максимально эффективно на основе прошлого опыта.
Эти советы по управлению маркетинговыми командами точно дают результат при их интеграции в жизнь вашего бизнеса. Если соблюдать их системно и четко, положительные изменения в работе начнут появляться довольно быстро. Со временем вы поймете, как использовать каждый из советов, учитывая особенности компании и заказчиков, с которыми вы работаете.