Задачи, разбросанные по чатам и доскам, затрудняют контроль за выполнением проекта. Менеджерам приходится тратить большую часть своего времени на синхронизацию команды, чтобы узнать текущий статус задач. В результате расписание команды перегружено повседневными задачами, и остается все меньше времени для сосредоточенной работы над задачами.
Канбан решает эту проблему. Все задачи собраны в одном месте, и их текущий статус и исполнители видны. Менеджер видит общую картину, а команда понимает свои приоритетные задачи.
Что такое Канбан?
Канбан — это простой способ организовать задачи по статусу. Задачи отображаются как карточки, которые перемещаются между колонками в соответствии с рабочим процессом.
Например, маркетинговая команда работает с десятками задач каждый день: планирование публикаций, утверждение рассылок, подготовка визуальных материалов, внесение правок. Некоторые задачи находятся в процессе выполнения, другие ожидают одобрения или подтверждения от клиента.
Канбан помогает визуально оценить, на каком этапе находится каждая задача, кто за неё отвечает и где произошла задержка. Это позволяет увидеть текущую загрузку команды и отслеживать повседневную работу без микроменеджмента.
Ключевые компоненты Канбан:
- Столбцы статуса. Каждый столбец на доске Канбан соответствует конкретному этапу выполнения задачи. Например, «Запланировано», «В процессе», «Сделано».
- Задачные карточки. Задачи в Канбан представлены как карточки, которые содержат основную информацию о задаче.
- Приоритеты и ответственные лица. Задачные карточки имеют определенный приоритет и лицо, ответственное за результат.
Канбан Worksection
Канбан можно легко адаптировать к любому типу проекта, стилю работы команды или личному процессу. Список функций, предоставляемых инструментом в Worksection:
Канбан по проекту
Показывает все задачи в рамках конкретного проекта по статусу: что сейчас в процессе, что на рассмотрении и что уже завершено. Этот формат удобен для быстрой оценки статуса проекта.
Канбан проектов
Работает по тому же принципу, но на уровне всех проектов в вашем аккаунте Worksection. Это полезно, если вы создаете отдельный проект для каждого клиента. Таким образом, вы можете видеть, на каком этапе находятся клиентские проекты, и соответственно планировать свою загрузку.
Важно! Функция проектного канбана доступна на премиум-планах и выше.
Канбан по людям
Отображает количество задач для каждого сотрудника по отдельности. Помогает оценить нагрузку и понять, кто укладывается в сроки, а кто нуждается в помощи.
Канбан по дням
Личный вид задач для каждого сотрудника. Показывает все задачи в соответствии с их сроками выполнения. Помогает членам команды планировать свою работу и сосредотачиваться на приоритетах.
Пользовательские статусы и метки
В Worksection вы можете создавать свои собственные статусы и метки, которые подходят вашему процессу. Например, «Ожидание клиента», «Готово к публикации» или «Финальные отзывы».
Узнайте больше о том, как выглядит Канбан и почему он полезен в Worksection на нашем канале YouTube 
Автоматизация
В Worksection вы можете автоматизировать свою работу с задачами на канбан-доске, чтобы сэкономить время.
- Назначить ответственного за статус. Это полезно для задач, где отдельный специалист или команда отвечает за каждый этап.
- Установить срок для конкретного статуса. Например, когда задача переходит в статус «Утверждение», ей автоматически дается 3 дня на выполнение.
- Автоматическая смена статуса после завершения этапа. Например, когда задача завершена на этапе «Написание кода», она автоматически получает статус «Тестирование».
Фильтры
Фильтры позволяют быстро находить необходимые задачи по меткам, исполнителям или срокам. Это особенно полезно для команд с большим объемом задач.
Влияние Канбан на проект
Канбан помогает решить организационные бизнес-проблемы, включая:
Сложность контроля процесса
Проблема: Менеджерам постоянно приходится проверять статусы задач в чатах или увеличивать количество встреч для координации команды. Это снижает эффективность процессов, отвлекает внимание и замедляет выполнение проекта.
Решение: Канбан в Worksection визуализирует все задачи по статусу. Это дает менеджерам общее представление о проекте, что минимизирует необходимость команде тратить время на постоянную координацию.Хаос в организации задач
Проблема: Задачи теряются после обсуждений в мессенджерах или во время встреч. Нет назначенного ответственного за результат, что усложняет подотчетность.
Решение: Канбан позволяет зафиксировать все задачи в системе: с ответственными лицами, сроками и файлами. Вся информация хранится в одном месте и доступна всем участникам.Оптимизация нагрузки команды
Проблема: Менеджер не может видеть, кто в команде перегружен, а кто еще имеет свободное время. В результате ресурсы используются неэффективно, и существует риск выгорания команды.
Решение: Канбан Worksection, основанный на людях, группирует задачи не по статусу, а по исполнителям. Это позволяет быстро оценивать нагрузку каждого и балансировать ее.Плюсы и минусы Канбан
Канбан хорошо подходит для отслеживания ежедневных задач. Им легко пользоваться благодаря простому интерфейсу и визуальному характеру. Однако у этого инструмента также есть свои ограничения, которые важно учитывать перед внедрением.
Плюсы Канбан
- Простота в использовании
- Удобство для повседневной работы
- Визуализация задержек в процессах
- Гибкость и настройка
Минусы Канбан
- Менее эффективно при большом количестве задач
- Не подходит для долгосрочного планирования
Канбан Worksection VS Trello
Мы также подготовили сравнение Канбан в Worksection и Trello. Это поможет вам выбрать платформу, которая лучше всего соответствует потребностям вашей команды.
Итак, Trello удобно для небольших команд, выполняющих простые задачи без сложных проектных структур. Недостаток разбиения задач, ограниченная система подотчетности и сложности управления ресурсами снижают эффективность инструмента для сложных рабочих процессов.
Для кого подходит Канбан Worksection?
Канбан в Worksection — это универсальный инструмент для организации текущих задач. У него широкий спектр применения, что делает его подходящим для команд разных размеров и профилей.
Для кого он подходит
Канбан в Worksection идеально подходит для команд, которые хотят видеть общую картину выполнения задач. Инструмент особенно эффективен для агентств и сервисных компаний с повторяющимися процессами.
Канбан также помогает менеджерам, которым нужно видеть прогресс проекта в реальном времени. Канбан Worksection снижает необходимость в постоянных встречах и уточнениях. Статусы обновляются в реальном времени, и менеджеры всегда в курсе хода работы.
Для кого он не подходит
В то же время, Канбан менее удобен для команд, работающих над долгосрочными проектами с взаимозависимыми этапами. Если важно видеть последовательность задач во времени и планировать ресурсы за несколько месяцев вперед, лучше использовать диаграмму Ганта.
В Worksection вы можете переключаться между отображением задач на доске канбан и диаграмме Ганта. Это позволяет выбрать формат, который лучше всего подходит для особенностей вашего текущего проекта или типа задачи.
Worksection — это больше, чем просто Канбан
Worksection объединяет формат канбан-доски с полноценной системой управления проектами. Вот почему сервис идеально подходит для управления задачами, командной работы, коммуникации с клиентами и управления подрядчиками.
Поддержка почасовой работы
В Worksection есть все необходимое для сервисных команд: таймер, ручной ввод времени, отчеты по задачам и проектам. Вы можете видеть, кто сколько времени потратил и соответствует ли это плану. Это позволяет контролировать загрузку и бюджет.
Коммуникация внутри задач
Комментарии, упоминания коллег, прикрепленные файлы — всё остается внутри задачи. Ничто не теряется в чатах или электронных письмах. Worksection сохраняет историю обсуждений для удобства всех участников процесса.
Удобный менеджер задач
Задачи могут быть разбиты на подзадачи, в которые добавляются описания, контрольные списки, файлы, сроки, исполнители и метки. Эта структура помогает работать над крупными проектами, избегать потери важных задач и видеть общий прогресс для каждого этапа.
Настройки доступа
Вы можете приглашать внешних подрядчиков для работы и показывать им только те задачи, которые их касаются. Это удобно для сервисных агентств, чтобы вовлекать клиентов и компании, работающие с фрилансерами, в проект.
Быстрая поддержка
Команда Worksection доступна на каждом этапе: от начала работы до полной настройки. Вы всегда можете задать вопрос и получить ответ от специалистов, которые знают продукт и понимают особенности ваших процессов.