Tarefas espalhadas por conversas e quadros dificultam o controle da execução do projeto. A gestão precisa gastar a maior parte do tempo sincronizando a equipe para descobrir o status atual das tarefas. Como resultado, o cronograma da equipe fica sobrecarregado com tarefas diárias, e há cada vez menos tempo disponível para trabalho focado nas tarefas.
O Kanban resolve esse problema. Todas as tarefas são coletadas em um só lugar, e seu status atual e assignados são visíveis. O gerente vê o quadro geral, e a equipe entende suas tarefas prioritárias.
O que é Kanban?
Kanban é uma maneira simples de organizar tarefas por status. As tarefas são exibidas como cartões que se movem entre colunas conforme o fluxo de trabalho.
Por exemplo, uma equipe de marketing trabalha com dezenas de tarefas todos os dias: programar publicações, aprovar envios, preparar visuais, fazer edições. Algumas tarefas estão em andamento, outras aguardam aprovação ou confirmação do cliente.
O Kanban ajuda a avaliar visualmente em que estágio cada tarefa está, quem é o responsável por ela e onde ocorreu o atraso. Isso permite que você veja a carga de trabalho atual da equipe e acompanhe o trabalho diário sem microgerenciamento.
Componentes-chave do Kanban:
- Colunas de status. Cada coluna no quadro Kanban corresponde a uma etapa específica da conclusão da tarefa. Por exemplo, “Planejado”, “Em andamento”, “Concluído.”
- Carnês de tarefas. As tarefas no Kanban são representadas como cartões que contêm informações básicas sobre a tarefa.
- Prioridades e partes responsáveis. Os cartões de tarefa têm uma prioridade definida e uma pessoa responsável pelo resultado.
Kanban do Worksection
O Kanban pode ser facilmente adaptado a qualquer tipo de projeto, estilo de trabalho em equipe ou processo pessoal. Lista de recursos fornecidos pela ferramenta no Worksection:
Kanban por projeto
Mostra todas as tarefas dentro de um projeto específico por status: o que está atualmente em andamento, o que está sendo revisado e o que já foi concluído. Este formato é conveniente para uma rápida avaliação do status de um projeto.
Kanban de projetos
Funciona sobre o mesmo princípio, mas no nível de todos os projetos na sua conta Worksection. Isso é útil se você criar um projeto separado para cada cliente. Dessa forma, você pode ver em que estágio estão os projetos dos clientes e planejar sua carga de trabalho em conformidade.
Importante! O recurso do Kanban do projeto está disponível nos planos Premium e superiores.
Kanban por pessoas
Exibe o número de tarefas para cada empregado separadamente. Ajuda a avaliar a carga de trabalho e entender quem está cumprindo prazos e quem precisa de ajuda.
Kanban por dias
Visão pessoal das tarefas para cada empregado. Mostra todas as tarefas de acordo com o seu prazo. Ajuda os membros da equipe a planejar seu trabalho e focar em suas prioridades.
Status e etiquetas personalizados
No Worksection, você pode criar seus próprios status e etiquetas que se adequem ao seu processo. Por exemplo, “Aguardando cliente,” “Pronto para publicação,” ou “Feedback final.”
Automação
No Worksection, você pode automatizar seu trabalho com tarefas no quadro kanban para economizar tempo.
- Atribuir uma pessoa responsável pelo status. Isso é útil para tarefas onde um especialista ou equipe separada é responsável por cada etapa.
- Definir um prazo para um status específico. Por exemplo, quando uma tarefa passa para o status “Aprovação”, automaticamente recebe 3 dias para conclusão.
- Mudança automática de status após a conclusão da etapa. Por exemplo, quando uma tarefa é concluída na etapa “Escrita de Código”, ela automaticamente recebe o status “Teste”.
Filtros
Filtros permitem que você encontre rapidamente as tarefas que precisa por tags, responsáveis ou prazos. Isso é especialmente útil para equipes com um grande volume de tarefas.
O impacto do Kanban em um projeto
O Kanban ajuda a resolver problemas organizacionais de negócios, incluindo:
Complexidade do controle de processos
Problema: Os gerentes precisam verificar constantemente os status das tarefas em conversas ou aumentar o número de reuniões para coordenar a equipe. Isso reduz a eficiência do processo, distrai a atenção e retarda a execução do projeto.
Solução: O Worksection Kanban visualiza todas as tarefas por status. Isso proporciona aos gerentes uma visão geral do projeto, minimizando a necessidade de a equipe gastar tempo em constante coordenação.Caos na organização de tarefas
Problema: As tarefas se perdem após discussões em mensageiros ou durante reuniões. Não há uma pessoa designada responsável pelo resultado, o que complica a prestação de contas.
Solução: O Kanban permite registrar todas as tarefas no sistema: com responsáveis, prazos e arquivos. Todas as informações são armazenadas em um só lugar e acessíveis a todos os participantes.Otimização da carga de trabalho da equipe
Problema: O gerente não consegue ver quem na equipe está sobrecarregado e quem ainda tem tempo livre. Como resultado, os recursos são utilizados de forma ineficiente e há risco de burnout na equipe.
Solução: O Kanban baseado em pessoas do Worksection agrupa tarefas não por status, mas por responsável. Isso permite avaliar rapidamente a carga de trabalho de cada pessoa e equilibrar a carga.Prós e contras do Kanban
O Kanban é bem adequado para acompanhamento diário de tarefas. É fácil de usar graças à sua interface simples e natureza visual. No entanto, a ferramenta também possui suas limitações, que são importantes considerar antes da implementação.
Prós do Kanban
- Facilidade de uso
- Conveniência para trabalho diário
- Visualização de atrasos no processo
- Flexibilidade e personalização
Contras do Kanban
- Menos eficaz com um grande número de tarefas
- Não é adequado para planejamento de longo prazo
Kanban Worksection VS Trello
Também preparamos uma comparação entre o Worksection e o Trello Kanban. Isso ajudará você a escolher a plataforma que melhor se adequa às necessidades da sua equipe.
Assim, Trello é conveniente para pequenas equipes que realizam tarefas simples sem estruturas de projetos complexas. A falta de decomposição de tarefas, sistema de responsabilidade limitado e complexidade na gestão de recursos reduzem a eficácia da ferramenta para fluxos de trabalho complexos.
Worksection é adequado para equipes que precisam de mais do que apenas um kanban, mas de um sistema de gerenciamento de projetos completo. Com o Worksection, você obtém uma representação visual das tarefas, detalhes por responsáveis e dias, acompanhamento de tempo e a capacidade de escalar projetos e manter o controle.
Para quem o Kanban Worksection é adequado?
O Kanban no Worksection é uma ferramenta universal para organizar tarefas atuais. Tem uma ampla gama de aplicações, tornando‑o adequado para equipes de diferentes tamanhos e perfis.
Para quem é adequado
O Kanban no Worksection é ideal para equipes que querem ver o quadro geral da execução de tarefas. A ferramenta é especialmente eficaz para agências e empresas de serviços com processos repetitivos.
O Kanban também ajuda gerentes que precisam ver o progresso do projeto em tempo real. O Kanban Worksection reduz a necessidade de reuniões constantes e esclarecimentos. Os status são atualizados em tempo real, e os gerentes estão sempre cientes do progresso do trabalho.
Para quem não é adequado
Ao mesmo tempo, o Kanban é menos conveniente para equipes que trabalham em projetos de longo prazo com etapas interdependentes. Se é importante ver a sequência das tarefas ao longo do tempo e planejar recursos vários meses à frente, é melhor usar um gráfico de Gantt.
No Worksection, você pode alternar entre a exibição de tarefas em um quadro kanban e em um gráfico de Gantt. Isso permite escolher o formato que melhor se adapta às especificidades do seu projeto ou tipo de tarefa atual.
Worksection — mais do que apenas Kanban
O Worksection combina o formato do quadro Kanban com um sistema de gerenciamento de projetos completo. É por isso que o serviço é perfeito para gerenciamento de tarefas, trabalho em equipe, comunicação com clientes e gerenciamento de contratos.
Suporte para trabalho por hora
O Worksection tem tudo o que equipes de serviço precisam: um cronômetro, entrada de tempo manual, relatórios de tarefas e projetos. Você pode ver quem trabalhou quanto e se isso corresponde ao planejamento. Isso permite controlar a carga de trabalho e o orçamento.
Comunicação dentro das tarefas
Comentários, menções de colegas, arquivos anexados — tudo permanece dentro da tarefa. Nada se perde em conversas ou e‑mails. O Worksection salva o histórico de discussões para a conveniência de todos os participantes do processo.
Gerenciador de tarefas conveniente
As tarefas podem ser divididas em subtarefas, com descrições, listas de verificação, arquivos, prazos, responsáveis e tags adicionados. Essa estrutura ajuda a trabalhar em grandes projetos, evitar a perda de tarefas importantes e acompanhar o progresso geral de cada etapa.
Configurações de acesso
Você pode convidar contratantes externos para trabalhar e mostrar apenas as tarefas que lhes dizem respeito. Isso é conveniente para agências de serviço que envolvem clientes e empresas que trabalham com freelancers em um projeto.
Suporte rápido
A equipe do Worksection está disponível em cada etapa: desde o início do trabalho até a configuração completa. Você pode sempre fazer uma pergunta e obter uma resposta de especialistas que conhecem o produto e entendem as especificidades dos seus processos.