Proč je Kanban od Worksection nejlepší volbou pro řízení projektů

Úkoly rozp­týlené napříč chaty a tab­ule­mi ztěžu­jí kon­trolu nad vykonáváním pro­jek­tu. Man­age­ment musí trávit většinu svého času syn­chro­ni­zováním týmu, aby zjis­til aktuál­ní stav úkolů. Výsled­kem je, že časový rozvrh týmu je pře­plněn kaž­do­den­ní­mi úkoly a zbývá čím dál méně času na soustředě­nou prá­ci na úkolech.

Kan­ban ten­to prob­lém řeší. Všech­ny úkoly jsou shromážděny na jed­nom místě, a jejich aktuál­ní stav a přidělené oso­by jsou viditel­né. Man­ažer vidí celkový přehled, a tým rozumí svým pri­or­it­ním úkolům.

Kan­ban vám pomáhá vizuál­ně posou­dit fázi, v které se každý úkol nachází, kdo je za něj zod­pověd­ný a kde doš­lo ke zpoždění. To vám umožňu­je vidět aktuál­ní pra­cov­ní zatížení týmu a sle­dovat kaž­do­den­ní prá­ci bez mikromanagementu.

• Stavové sloupce. Každý sloupec na Kan­ban tab­u­li odpovídá konkrét­ní fázi dokončení úkolu. Napřík­lad ​„Plánováno“, ​„V pro­gres­su“, ​„Hoto­vo“.
• Kar­ty úkolů. Úkoly na Kan­banu jsou reprezen­továny jako kar­ty, které obsahu­jí zák­lad­ní infor­ma­ce o úkolu.
• Pri­or­i­ty a odpověd­né oso­by. Kar­ty úkolů mají stanove­nou pri­or­itu a osobu odpověd­nou za výsledek.

Kan­ban Worksection

​Kan­ban lze snad­no přizpů­so­bit jaké­muko­liv typu pro­jek­tu, pra­cov­ní­mu sty­lu týmu nebo osob­ní­mu pro­ce­su. Sez­nam funkcí, které nástroj v Work­sec­tion poskytuje:

​

Automatizace

Filtry

Vliv Kan­banu na projekt

Složi­tosti řízení procesů

Prob­lém: Man­ažeři musí neustále kon­trolo­vat stavy úkolů v chat­e­ch nebo zvyšo­vat počet schůzek, aby sladili tým. To snižu­je efek­tiv­i­tu pro­ce­su, odvádí pozornost a zpo­ma­lu­je real­izaci projektu.

Chaos v orga­ni­zaci úkolů

Prob­lém: Úkoly se ztráce­jí po diskuzích v mes­sen­gerech nebo během schůzek. Není určen žád­ný konkrét­ní člověk odpověd­ný za výsledek, což kom­p­liku­je odpovědnost.

Opti­mal­izace pra­cov­ní zátěže týmu

Prob­lém: Man­ažer nemůže vidět, kdo v týmu je přetížen a kdo má stále vol­ný čas. Výsled­kem je, že zdro­je se využí­va­jí neefek­tivně a hrozí vyhoření týmu.

Výhody a nevýhody Kanbanu

Výhody Kan­banu

nevýhody Kan­banu

Kan­ban Work­sec­tion vs. Trello

​Work­sec­tion je vhod­ný pro týmy, které potře­bu­jí víc než jen kan­ban, ale plno­hod­not­ný sys­tém řízení pro­jek­tů. S Work­sec­tion získáte vizuál­ní zná­zornění úkolů, podrob­nos­ti podle přidělených osob a dnů, sle­dování času a možnost škálo­vat pro­jek­ty a mít je pod kontrolou.

Kan­ban v Work­sec­tion je uni­verzál­ní nástroj pro orga­ni­zaci aktuál­ních úkolů. Má široké spek­trum aplikací, což ho činí vhod­ným pro týmy různých velikostí a profilů.

Kan­ban v Work­sec­tion je ideál­ní pro týmy, které chtějí vidět celkový obraz vykonávání úkolů. Nástroj je zvlášť účin­ný pro agen­tu­ry a servis­ní společnos­ti s opaku­jící­mi se procesy.

Kan­ban také pomáhá man­ažerům, kteří potře­bu­jí vidět pokrok pro­jek­tu v reál­ném čase. Kan­ban Work­sec­tion snižu­je potře­bu neustálých schůzek a ujas­nění. Stavy se aktu­al­izu­jí v reál­ném čase a man­ažeři jsou vždy infor­mováni o pokroku práce.

Na druhé straně je Kan­ban méně pohodl­ný pro týmy pracu­jící na dlouhodobých pro­jek­tech se vzá­jem­ně provázaný­mi fáze­mi. Pokud je důležité vidět sled úkolů v čase a pláno­vat zdro­je něko­lik měsíců dopře­du, je lep­ší použít Gant­tův diagram.

V Work­sec­tion můžete přepí­nat mezi zobrazením úkolů na kan­ban tab­u­li a Gant­tově dia­gra­mu. To vám umožňu­je vybrat for­mát, který nejlépe vyhovu­je speci­fikům vaše­ho aktuál­ního pro­jek­tu nebo typu úkolu.

Work­sec­tion kom­bin­u­je for­mát Kan­ban tab­ule s plno­hod­not­ným sys­témem řízení pro­jek­tů. Pro­to je služ­ba ideál­ní pro správu úkolů, týmovou prá­ci, komu­nikaci s klien­ty a správu dodavatelů.

Work­sec­tion má vše, co servis­ní týmy potře­bu­jí: časo­vač, ruční zadávání času, zprávy o úkolech a pro­jek­tech. Můžete vidět, kdo kolik hodin odpra­co­v­al a zda to odpovídá plánu. To vám umožňu­je kon­trolo­vat pra­cov­ní zátěž a rozpočet.

Komen­táře, zmiňování kolegů, připo­jené soubo­ry — vše zůstává v rám­ci úkolu. Nic se neztrácí v chat­e­ch nebo emailech. Work­sec­tion ukládá his­torii diskuse pro pohodlí všech účast­níků procesu.

Úkoly lze rozdělit na podúkoly, přičemž lze při­dat popisy, kon­trol­ní sez­namy, soubo­ry, ter­míny, přidělené oso­by a štítky. Tato struk­tu­ra vám pomáhá pra­co­v­at na velkých pro­jek­tech, vyh­nout se ztrátě důležitých úkolů a vidět celkový pokrok v každé fázi.

Můžete poz­vat externí doda­vatele k prá­ci a ukázat jim pouze úkoly, které se jich týka­jí. To je pohodl­né pro servis­ní agen­tu­ry, aby zapo­ji­ly klien­ty a firmy, které spolupracu­jí s free­lancery, do projektu.

Tým Work­sec­tion je k dis­pozi­ci v každé fázi: od začátku práce po kom­plet­ní nas­tavení. Můžete se kdykoli zep­tat na otázku a získat odpověď od spe­cial­istů, kteří zna­jí pro­dukt a rozumí speci­fikům vašich procesů.