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Pourquoi le Kanban de Worksection est le meilleur choix pour la gestion de projet
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Pourquoi le Kanban de Worksection est le meilleur choix pour la gestion de projet

Les tâch­es éparpil­lées à tra­vers les dis­cus­sions et les tableaux ren­dent dif­fi­cile le con­trôle de l’exé­cu­tion des pro­jets. La direc­tion doit pass­er la majeure par­tie de son temps à syn­chro­nis­er l’équipe pour con­naître l’é­tat actuel des tâch­es. En con­séquence, le plan­ning de l’équipe est sur­chargé de tâch­es quo­ti­di­ennes, et il reste de moins en moins de temps pour un tra­vail con­cen­tré sur les tâches.

Le Kan­ban résout ce prob­lème. Toutes les tâch­es sont regroupées en un seul endroit, et leur état actuel ain­si que les per­son­nes respon­s­ables sont vis­i­bles. Le respon­s­able a une vue d’ensem­ble, et l’équipe com­prend ses tâch­es prioritaires.

Qu’est-ce que le Kanban ?

Le Kan­ban est une méth­ode sim­ple pour organ­is­er les tâch­es par état. Les tâch­es sont affichées sous forme de cartes qui se dépla­cent entre les colonnes selon le flux de travail.


Par exem­ple, une équipe mar­ket­ing tra­vaille avec des dizaines de tâch­es chaque jour : plan­i­fi­ca­tion des pub­li­ca­tions, appro­ba­tion des envois, pré­pa­ra­tion des visuels, mod­i­fi­ca­tions. Cer­taines tâch­es sont en cours, d’autres atten­dent l’ap­pro­ba­tion ou la con­fir­ma­tion du client.

Le Kan­ban vous aide à éval­uer visuelle­ment à quel stade se trou­ve chaque tâche, qui en est respon­s­able et où le retard s’est pro­duit. Cela vous per­met de voir la charge de tra­vail actuelle de l’équipe et de suiv­re le tra­vail quo­ti­di­en sans micromanagement.

Com­posants clés du Kanban :

  • Colonnes d’é­tat. Chaque colonne sur le tableau Kan­ban cor­re­spond à une étape spé­ci­fique d’achève­ment des tâch­es. Par exem­ple, « Prévu », « En cours », « Terminé ».
  • Cartes de tâch­es. Les tâch­es sur Kan­ban sont représen­tées sous forme de cartes qui con­ti­en­nent des infor­ma­tions de base sur la tâche.
  • Pri­or­ités et par­ties respon­s­ables. Les cartes de tâch­es ont une pri­or­ité définie et une per­son­ne respon­s­able du résultat.

Le Kan­ban de Worksection

​Le Kan­ban peut être facile­ment adap­té à tout type de pro­jet, style de tra­vail d’équipe ou proces­sus per­son­nel. Liste des fonc­tion­nal­ités offertes par l’outil dans Worksection :

1️⃣ Kan­ban par projet

Affiche toutes les tâch­es au sein d’un pro­jet spé­ci­fique par état : ce qui est actuelle­ment en cours, ce qui est en cours de révi­sion, et ce qui a déjà été com­plété. Ce for­mat est pra­tique pour éval­uer rapi­de­ment l’é­tat d’un projet.


2️⃣Kan­ban des projets

Fonc­tionne sur le même principe, mais au niveau de tous les pro­jets dans votre compte Work­sec­tion. Cela est utile si vous créez un pro­jet dis­tinct pour chaque client. De cette manière, vous pou­vez voir à quel stade se trou­vent les pro­jets clients et plan­i­fi­er votre charge de tra­vail en conséquence.

Impor­tant ! La fonc­tion Kan­ban de pro­jet est disponible sur les plans Pre­mi­um et supérieurs.

3️⃣Kan­ban par personnes

Affiche le nom­bre de tâch­es pour chaque employé séparé­ment. Vous aide à éval­uer la charge de tra­vail et à com­pren­dre qui respecte les délais et qui a besoin d’aide.


4️⃣Kan­ban par jours

Vue per­son­nelle des tâch­es pour chaque employé. Mon­tre toutes les tâch­es selon leur date lim­ite. Aide les mem­bres de l’équipe à plan­i­fi­er leur tra­vail et à se con­cen­tr­er sur leurs priorités.

5️⃣Statuts et éti­quettes personnalisés

Dans Work­sec­tion, vous pou­vez créer vos pro­pres statuts et éti­quettes qui cor­re­spon­dent à votre proces­sus. Par exem­ple, « En attente du client », « Prêt pour pub­li­ca­tion », ou « Retour final ».


6️⃣Automatisation

Dans Work­sec­tion, vous pou­vez automa­tis­er votre tra­vail avec les tâch­es sur le tableau kan­ban pour gag­n­er du temps.
  • Assignez une per­son­ne respon­s­able pour le statut. Cela est utile pour les tâch­es où un spé­cial­iste ou une équipe dis­tincte est respon­s­able de chaque stade.
  • Fix­ez une date lim­ite pour un statut spé­ci­fique. Par exem­ple, lorsque une tâche passé au statut « Appro­ba­tion », elle se voit automa­tique­ment accorder 3 jours pour être complétée.
  • Change­ment automa­tique de statut après l’achève­ment du stade. Par exem­ple, lorsqu’une tâche est com­plétée au stade « Écri­t­ure de code », elle recevra automa­tique­ment le statut « Test ». 

7️⃣Fil­tres

​Les fil­tres vous per­me­t­tent de trou­ver rapi­de­ment les tâch­es dont vous avez besoin par éti­quettes, per­son­nes assignées ou délais. Cela est par­ti­c­ulière­ment utile pour les équipes avec un grand vol­ume de tâches.


L’im­pact du Kan­ban sur un projet

Le Kan­ban aide à résoudre des prob­lèmes organ­i­sa­tion­nels dans les affaires, notamment :

Com­plex­ité du con­trôle des processus

Prob­lème : Les respon­s­ables doivent con­stam­ment véri­fi­er les états des tâch­es dans les dis­cus­sions ou aug­menter le nom­bre de réu­nions pour coor­don­ner l’équipe. Cela réduit l’ef­fi­cac­ité des proces­sus, dis­trait l’at­ten­tion et ralen­tit l’exé­cu­tion du projet.
✅ Solu­tion : Le Kan­ban de Work­sec­tion visu­alise toutes les tâch­es par état. Cela offre aux respon­s­ables une vue d’ensem­ble du pro­jet, min­imisant la néces­sité pour l’équipe de pass­er du temps sur une coor­di­na­tion constante.

Chaos dans l’or­gan­i­sa­tion des tâches

Prob­lème : Les tâch­es se per­dent après des dis­cus­sions sur des mes­sageries ou lors de réu­nions. Il n’y a pas de per­son­ne désignée respon­s­able du résul­tat, ce qui com­plique la responsabilité.
✅ Solu­tion : Le Kan­ban vous per­met d’en­reg­istr­er toutes les tâch­es dans le sys­tème : avec des per­son­nes respon­s­ables, des délais et des fichiers. Toutes les infor­ma­tions sont stock­ées au même endroit et acces­si­bles à tous les participants.

Opti­mi­sa­tion de la charge de tra­vail de l’équipe

Prob­lème : Le respon­s­able né peut pas voir qui dans l’équipe est sur­chargé et qui a encore du temps libre. En con­séquence, les ressources sont util­isées de manière inef­fi­cace et il y a un risqué d’épuise­ment de l’équipe.
✅ Solu­tion : Le Kan­ban basé sur les per­son­nes de Work­sec­tion regroupe les tâch­es non par statut, mais par per­son­ne assignée. Cela vous per­met d’é­val­uer rapi­de­ment la charge de tra­vail de chaque per­son­ne et d’équili­br­er la charge.

Avan­tages et incon­vénients du Kanban

Le Kan­ban est bien adap­té pour le suivi des tâch­es quo­ti­di­ennes. Il est facile à utilis­er grâce à son inter­face sim­ple et sa nature visuelle. Cepen­dant, l’outil a égale­ment ses lim­ites, qu’il est impor­tant de con­sid­ér­er avant la mise en œuvre.

Avan­tages du Kanban

  • Facil­ité d’utilisation
Le Kan­ban est un out­il intu­itif. Cela le rend facile à utilis­er même pour les spé­cial­istes non techniques.
  • Con­ve­nance pour le tra­vail quotidien
L’outil est effi­cace pour tra­vailler avec des proces­sus répéti­tifs. Le Kan­ban per­met de suiv­re l’é­tat des tâch­es en temps réel.
  • Visu­al­i­sa­tion des retards de processus
Le Kan­ban per­met de réa­gir rapi­de­ment aux retards et aux sur­charges. Si une tâche est blo­quée à un cer­tain stade, c’est immé­di­ate­ment visible.
  • Flex­i­bil­ité et personnalisation
Vous pou­vez chang­er les noms des étapes, ajouter des éti­quettes et des pri­or­ités, et visu­alis­er les tâch­es dans un for­mat qui vous convient.

Incon­vénients du Kanban

  • Moins effi­cace avec un grand nom­bre de tâches
S’il y a trop de tâch­es, le tableau perd sa clarté. Sans struc­ture ni fil­tres, la nav­i­ga­tion devient difficile.
  • Pas adap­té à la plan­i­fi­ca­tion à long terme
L’outil né mon­tre pas com­bi­en de temps un pro­jet pren­dra ou com­ment les étapes sont liées dans le temps.

Kan­ban Work­sec­tion VS Trello

Nous avons égale­ment pré­paré une com­para­i­son entre Work­sec­tion et Trel­lo Kan­ban. Cela vous aidera à choisir la plate­forme qui cor­re­spond le mieux aux besoins de votre équipe.

Donc, Trel­lo est pra­tique pour les petites équipes qui effectuent des tâch­es sim­ples sans struc­tures de pro­jet com­plex­es. L’ab­sence de décom­po­si­tion des tâch­es, un sys­tème de respon­s­abil­ité lim­ité, et la com­plex­ité de la ges­tion des ressources réduisent l’ef­fi­cac­ité de l’outil pour les flux de tra­vail complexes.

Work­sec­tion est adap­té pour les équipes qui ont besoin de plus qu’un sim­ple kan­ban, mais d’un sys­tème de ges­tion de pro­jet com­plet. Avec Work­sec­tion, vous obtenez une représen­ta­tion visuelle des tâch­es, des détails par assignés et par jours, le suivi du temps, et la pos­si­bil­ité d’évoluer dans les pro­jets et de garder le contrôle.

Pour qui le Kan­ban Work­sec­tion est-il adapté ?

Le Kan­ban dans Work­sec­tion est un out­il uni­versel pour organ­is­er les tâch­es en cours. Il a un large éven­tail d’ap­pli­ca­tions, le ren­dant adap­té aux équipes de dif­férentes tailles et profils.

Pour qui est-il adapté

Le Kan­ban dans Work­sec­tion est idéal pour les équipes qui veu­lent voir la vue d’ensem­ble de l’exé­cu­tion des tâch­es. L’outil est par­ti­c­ulière­ment effi­cace pour les agences et les entre­pris­es de ser­vices avec des proces­sus répétitifs.

Le Kan­ban aide égale­ment les respon­s­ables qui ont besoin de voir l’a­vance­ment des pro­jets en temps réel. Le Kan­ban Work­sec­tion réduit le besoin de réu­nions et de clar­i­fi­ca­tions con­stantes. Les statuts sont mis à jour en temps réel, et les respon­s­ables sont tou­jours au courant de l’a­vance­ment du travail.

Pour qui n’est-il pas adapté

En même temps, le Kan­ban est moins pra­tique pour les équipes tra­vail­lant sur des pro­jets à long terme avec des étapes inter­dépen­dantes. S’il est impor­tant de voir la séquence des tâch­es dans le temps et de plan­i­fi­er les ressources plusieurs mois à l’a­vance, il est préférable d’u­tilis­er un dia­gramme de Gantt.

Dans Work­sec­tion, vous pou­vez pass­er d’une visu­al­i­sa­tion des tâch­es sur un tableau kan­ban à un dia­gramme de Gantt. Cela vous per­met de choisir le for­mat qui con­vient le mieux aux spé­ci­ficités de votre pro­jet ou type de tâche actuel.

Work­sec­tion — plus qu’un sim­ple Kanban

Work­sec­tion com­bine le for­mat de tableau Kan­ban avec un sys­tème de ges­tion de pro­jet com­plet. C’est pourquoi ce ser­vice est par­fait pour la ges­tion des tâch­es, le tra­vail d’équipe, la com­mu­ni­ca­tion avec les clients, et la ges­tion des sous-traitants.

Sup­port pour le tra­vail à l’heure

Work­sec­tion a tout ce dont les équipes de ser­vice ont besoin : un min­u­teur, une saisie manuelle du temps, des rap­ports de tâch­es et de pro­jets. Vous pou­vez voir qui a tra­vail­lé com­bi­en et si cela cor­re­spond au plan. Cela vous per­met de con­trôler la charge de tra­vail et le budget.


Com­mu­ni­ca­tion au sein des tâches

Com­men­taires, men­tions de col­lègues, fichiers joints — tout reste dans la tâche. Rien né se perd dans les dis­cus­sions ou les e‑mails. Work­sec­tion sauve­g­arde l’his­torique des dis­cus­sions pour le con­fort de tous les par­tic­i­pants au processus.

Ges­tion­naire de tâch­es pratique

Les tâch­es peu­vent être décom­posées en sous-tâch­es, avec des descrip­tions, des listes de con­trôle, des fichiers, des délais, des per­son­nes assignées et des éti­quettes ajoutées. Cette struc­ture vous aide à tra­vailler sur de grands pro­jets, à éviter de per­dre des tâch­es impor­tantes, et à voir l’a­vance­ment glob­al de chaque étape.


Paramètres d’ac­cès

Vous pou­vez inviter des sous-trai­tants externes à tra­vailler et leur mon­tr­er unique­ment les tâch­es qui les con­cer­nent. Cela est pra­tique pour les agences de ser­vices afin d’im­pli­quer des clients et des entre­pris­es tra­vail­lant avec des free­lancers dans un projet.

Sup­port rapide

L’équipe Work­sec­tion est disponible à chaque étape : du début du tra­vail à la con­fig­u­ra­tion com­plète. Vous pou­vez tou­jours pos­er une ques­tion et obtenir une réponse de la part de spé­cial­istes qui con­nais­sent le pro­duit et com­pren­nent les spé­ci­ficités de vos processus.​
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