Aufgaben, die über Chats und Boards verstreut sind, erschweren die Kontrolle der Projektausführung. Das Management muss einen Großteil seiner Zeit damit verbringen, das Team zu synchronisieren, um den aktuellen Status der Aufgaben herauszufinden. Infolgedessen ist der Zeitplan des Teams mit täglichen Aufgaben überlastet, und es bleibt immer weniger Zeit für fokussiertes Arbeiten an Aufgaben.
Kanban löst dieses Problem. Alle Aufgaben werden an einem Ort gesammelt, und ihr aktueller Status sowie die zugewiesenen Personen sind sichtbar. Der Manager hat den Überblick, und das Team versteht seine priorisierten Aufgaben.
Was ist Kanban?
Kanban ist eine einfache Möglichkeit, Aufgaben nach Status zu organisieren. Aufgaben werden als Karten angezeigt, die je nach Workflow zwischen Spalten verschoben werden.
Zum Beispiel, arbeitet ein Marketingteam täglich mit Dutzenden von Aufgaben: Veröffentlichungen planen, Mailings genehmigen, Grafiken erstellen, Änderungen vornehmen. Einige Aufgaben sind in Bearbeitung, andere warten auf Genehmigung oder Bestätigung vom Kunden.
Kanban hilft Ihnen, visuell zu beurteilen, in welchem Stadium sich jede Aufgabe befindet, wer dafür verantwortlich ist und wo die Verzögerung aufgetreten ist. Dadurch können Sie die aktuelle Arbeitslast des Teams sehen und die täglichen Arbeiten im Auge behalten, ohne Mikromanagement.
Wesentliche Komponenten von Kanban:
- Statusspalten. Jede Spalte auf dem Kanban-Board entspricht einem spezifischen Stadium des Aufgabenerledigens. Zum Beispiel: „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Fertig.“
- Aufgabenkarten. Aufgaben im Kanban werden als Karten dargestellt, die grundlegende Informationen über die Aufgabe enthalten.
- Prioritäten und verantwortliche Parteien. Aufgabenkarten haben eine definierte Priorität und eine Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist.
Das Kanban von Worksection
Kanban kann leicht an jede Art von Projekt, Teamarbeitsstil oder persönlichen Prozess angepasst werden. Liste der vom Tool in Worksection bereitgestellten Funktionen:
Kanban nach Projekt
Zeigt alle Aufgaben innerhalb eines bestimmten Projekts nach Status an: was derzeit in Bearbeitung ist, was überprüft wird und was bereits abgeschlossen ist. Dieses Format ist praktisch, um den Status eines Projekts schnell zu beurteilen.
Kanban der Projekte
Funktioniert nach dem gleichen Prinzip, jedoch auf der Ebene aller Projekte in Ihrem Worksection-Konto. Dies ist nützlich, wenn Sie für jeden Kunden ein separates Projekt erstellen. So können Sie sehen, in welchem Stadium sich die Kundenprojekte befinden und Ihre Arbeitslast entsprechend planen.
Wichtig! Die Kanban-Funktion für Projekte ist in Premium-Plänen und höher verfügbar.
Kanban nach Personen
Zeigt die Anzahl der Aufgaben für jeden Mitarbeiter separat an. Hilft Ihnen, die Arbeitslast zu bewerten und zu verstehen, wer die Fristen einhält und wer Hilfe benötigt.
Kanban nach Tagen
Persönliche Ansicht der Aufgaben für jeden Mitarbeiter. Zeigt alle Aufgaben entsprechend ihrer Frist an. Hilft den Teammitgliedern, ihre Arbeit zu planen und sich auf ihre Prioritäten zu konzentrieren.
Benutzerdefinierte Status und Labels
In Worksection können Sie Ihre eigenen Status und Labels erstellen, die zu Ihrem Prozess passen. Zum Beispiel: „Wartet auf den Kunden“, „Bereit zur Veröffentlichung“ oder „Endgültiges Feedback.”
Automatisierung
In Worksection können Sie Ihre Arbeit mit Aufgaben auf dem Kanban-Board automatisieren, um Zeit zu sparen.
- Eine verantwortliche Person für den Status zuweisen. Dies ist nützlich für Aufgaben, bei denen ein separater Spezialist oder ein Team für jede Phase verantwortlich ist.
- Eine Frist für einen bestimmten Status festlegen. Zum Beispiel, wenn eine Aufgabe in den Status „Genehmigung“ übergeht, wird automatisch eine Frist von 3 Tagen für die Fertigstellung gesetzt.
- Automatische Statusänderung nach Abschluss der Phase. Wenn eine Aufgabe in der Phase „Code Schreiben“ abgeschlossen ist, erhält sie automatisch den Status „Testen“.
Filter
Filter ermöglichen es Ihnen, die benötigten Aufgaben schnell nach Tags, zugewiesenen Personen oder Fristen zu finden. Dies ist besonders nützlich für Teams mit einem hohen Aufgabenvolumen.
Die Auswirkungen von Kanban auf ein Projekt
Kanban hilft, organisatorische Geschäftsprobleme zu lösen, einschließlich:
Komplexität der Prozesskontrolle
Problem: Manager müssen ständig die Aufgabenstatus in Chats überprüfen oder die Anzahl der Meetings erhöhen, um das Team zu koordinieren. Dies verringert die Effizienz des Prozesses, lenkt ab und verlangsamt die Projektausführung.
Lösung: Kanban Worksection visualisiert alle Aufgaben nach Status. Dies gibt Managern einen Überblick über das Projekt und minimiert die Notwendigkeit, dass das Team Zeit mit ständiger Koordination verbringt.Chaos in der Aufgabenorganisation
Problem: Aufgaben gehen nach Diskussionen in Messengern oder während Meetings verloren. Es gibt keine designated Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist, was die Verantwortlichkeit erschwert.
Lösung: Kanban ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben im System zu erfassen: mit verantwortlichen Personen, Fristen und Dateien. Alle Informationen werden an einem Ort gespeichert und sind für alle Teilnehmer zugänglich.Optimierung der Teamarbeit
Problem: Der Manager kann nicht sehen, wer im Team überlastet ist und wer noch freie Zeit hat. Infolgedessen werden Ressourcen ineffizient genutzt, und es besteht das Risiko von Burnout im Team.
Lösung: Das personengestützte Kanban von Worksection gruppiert Aufgaben nicht nach Status, sondern nach Zuweisung. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle Einschätzung der Arbeitslast jeder Person und das Ausbalancieren der Last.Vor- und Nachteile von Kanban
Kanban eignet sich gut für die tägliche Aufgabenverfolgung. Es ist aufgrund seiner einfachen Benutzeroberfläche und visuellen Natur leicht zu bedienen. Das Tool hat jedoch auch seine Einschränkungen, die vor der Implementierung berücksichtigt werden sollten.
Vorteile von Kanban
- Benutzerfreundlichkeit
- Bequemlichkeit für die tägliche Arbeit
- Visualisierung von Prozessverzögerungen
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Nachteile von Kanban
- Weniger effektiv bei einer großen Anzahl von Aufgaben
- Nicht geeignet für langfristige Planung
Kanban Worksection VS Trello
Wir haben auch einen Vergleich von Worksection und Trello Kanban vorbereitet. Dies wird Ihnen helfen, die Plattform zu wählen, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt.
Also, Trello ist praktisch für kleine Teams, die einfache Aufgaben ohne komplexe Projektstrukturen ausführen. Das Fehlen von Aufgabenzerlegung, ein eingeschränktes Verantwortlichkeitssystem und die Komplexität des Ressourcenmanagements verringern die Effektivität des Tools für komplexe Abläufe.
Worksection ist für Teams geeignet, die mehr als nur ein Kanban benötigen, sondern ein vollwertiges Projektmanagementsystem. Mit Worksection erhalten Sie eine visuelle Darstellung der Aufgaben, Details nach zugewiesenen Personen und Tagen, Zeiterfassung und die Möglichkeit, Projekte zu skalieren und die Kontrolle zu behalten.
Für wen ist Kanban Worksection geeignet?
Kanban in Worksection ist ein universelles Werkzeug zur Organisation von aktuellen Aufgaben. Es hat ein breites Anwendungsspektrum und ist für Teams unterschiedlicher Größe und Profile geeignet.
Für wen es geeignet ist
Kanban in Worksection ist ideal für Teams, die das große Ganze der Aufgabenausführung sehen möchten. Das Tool ist besonders effektiv für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen mit sich wiederholenden Prozessen.
Kanban hilft auch Managern, die den Projektfortschritt in Echtzeit sehen müssen. Kanban Worksection reduziert die Notwendigkeit ständiger Meetings und Klarstellungen. Die Status werden in Echtzeit aktualisiert, und die Manager sind stets über den Fortschritt der Arbeiten informiert.
Für wen es nicht geeignet ist
Gleichzeitig ist Kanban weniger praktisch für Teams, die an langfristigen Projekten mit voneinander abhängigen Phasen arbeiten. Wenn es wichtig ist, die Abfolge der Aufgaben im Laufe der Zeit zu sehen und Ressourcen mehrere Monate im Voraus zu planen, ist es besser, ein Gantt-Diagramm zu verwenden.
In Worksection können Sie zwischen der Anzeige von Aufgaben auf einem Kanban-Board und einem Gantt-Diagramm wechseln. So können Sie das Format wählen, das am besten zu den Besonderheiten Ihres aktuellen Projekts oder Aufgabentyps passt.
Worksection — mehr als nur Kanban
Worksection verbindet das Format des Kanban-Boards mit einem vollwertigen Projektmanagementsystem. Daher ist der Service perfekt für Aufgabenmanagement, Teamarbeit, Kommunikation mit Kunden und Management von Auftragnehmern.
Unterstützung für stundenbasierte Arbeit
Worksection hat alles, was Serviceteams benötigen: einen Timer, manuelle Zeiterfassung, Aufgaben- und Projektberichte. Sie können sehen, wer wie viel gearbeitet hat und ob es mit dem Plan übereinstimmt. Das ermöglicht Ihnen, die Arbeitslast und das Budget zu kontrollieren.
Kommunikation innerhalb von Aufgaben
Kommentare, Erwähnungen von Kollegen, angehängte Dateien — alles bleibt innerhalb der Aufgabe. Nichts geht in Chats oder E‑Mails verloren. Worksection speichert die Diskussionhistorie für den Komfort aller Prozessbeteiligten.
Praktischer Aufgabenmanager
Aufgaben können in Unteraufgaben unterteilt werden, mit Beschreibungen, Checklisten, Dateien, Fristen, Zuweisungen und Tags. Diese Struktur hilft Ihnen, an großen Projekten zu arbeiten, wichtige Aufgaben nicht zu verlieren und den Gesamtfortschritt für jede Phase zu sehen.
Zugriffsrechteinstellungen
Sie können externe Auftragnehmer zur Mitarbeit einladen und ihnen nur die Aufgaben zeigen, die sie betreffen. Dies ist bequem für Serviceagenturen, um Kunden und Unternehmen, die mit Freiberuflern arbeiten, in ein Projekt einzubeziehen.
Schneller Support
Das Worksection-Team steht Ihnen in jeder Phase zur Verfügung: vom Arbeitsbeginn bis zur vollständigen Einrichtung. Sie können jederzeit eine Frage stellen und eine Antwort von Spezialisten erhalten, die das Produkt kennen und die Besonderheiten Ihrer Prozesse verstehen.