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Perché il Kanban di Worksection è la scelta migliore per la gestione dei progetti
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Perché il Kanban di Worksection è la scelta migliore per la gestione dei progetti

I com­pi­ti spar­si tra chat e bacheche ren­dono dif­fi­cile con­trol­lare l’ese­cuzione del prog­et­to. La ges­tione deve trascor­rere la mag­gior parte del tem­po a sin­croniz­zare il team per sco­prire lo sta­to attuale dei com­pi­ti. Di con­seguen­za, il pro­gram­ma del team è sovrac­cari­co di com­pi­ti gior­nalieri e c’è sem­pre meno tem­po per lavo­rare in modo con­cen­tra­to sui compiti.

Il Kan­ban risolve questo prob­le­ma. Tut­ti i com­pi­ti sono rac­colti in un uni­co pos­to, e il loro sta­to attuale e i col­lab­o­ra­tori asseg­nati sono vis­i­bili. Il man­ag­er vede il quadro gen­erale e il team com­prende i pro­pri com­pi­ti prioritari.

Che cos’è il Kanban?

Il Kan­ban è un modo sem­plice per orga­niz­zare i com­pi­ti per sta­to. I com­pi­ti sono visu­al­iz­za­ti come schede che si spostano tra le colonne in base al flus­so di lavoro.


Ad esem­pio, un team di mar­ket­ing lavo­ra con dozzine di com­pi­ti ogni giorno: pro­gram­mare pub­bli­cazioni, approvare invii, preparare visivi, fare mod­i­fiche. Alcu­ni com­pi­ti sono in cor­so, altri sono in atte­sa di approvazione o con­fer­ma da parte del cliente.

Il Kan­ban ti aiu­ta a val­utare visi­va­mente a che pun­to si tro­va ogni com­pi­to, chi è respon­s­abile e dove si è ver­i­fi­ca­to il ritar­do. Questo ti per­me­tte di vedere il cari­co di lavoro attuale del team e di tenere trac­cia del lavoro quo­tid­i­ano sen­za micromanagement.

Com­po­nen­ti chi­ave del Kanban:

  • Colonne di sta­to. Ogni colon­na nel­la bacheca Kan­ban cor­risponde a una fase speci­fi­ca del com­ple­ta­men­to del com­pi­to. Ad esem­pio, ​“Piani­fi­ca­to”, ​“In cor­so”, ​“Fat­to”.
  • Schede dei com­pi­ti. I com­pi­ti nel Kan­ban sono rap­p­re­sen­tati come schede che con­tengono infor­mazioni di base sul compito.
  • Pri­or­ità e par­ti respon­s­abili. Le schede dei com­pi­ti han­no una pri­or­ità defini­ta e una per­sona respon­s­abile per il risultato.

Il Kan­ban di Worksection

​Il Kan­ban può essere facil­mente adat­ta­to a qual­si­asi tipo di prog­et­to, stile di lavoro di team o proces­so per­son­ale. Elen­co delle fun­zion­al­ità for­nite dal­lo stru­men­to in Worksection:

1️⃣ Kan­ban per progetto

Mostra tut­ti i com­pi­ti all’in­ter­no di un prog­et­to speci­fi­co per sta­to: cosa è attual­mente in cor­so, cosa è in revi­sione e cosa è già sta­to com­ple­ta­to. Questo for­ma­to è como­do per val­utare rap­i­da­mente lo sta­to di un progetto.


2️⃣Kan­ban dei progetti

Fun­ziona sul­lo stes­so prin­ci­pio, ma a liv­el­lo di tut­ti i prog­et­ti nel tuo account Work­sec­tion. Questo è utile se crei un prog­et­to sep­a­ra­to per ogni cliente. In questo modo, puoi vedere a che pun­to sono i prog­et­ti dei cli­en­ti e piani­fi­care il tuo cari­co di lavoro di conseguenza.

Impor­tante! La fun­zione Kan­ban del prog­et­to è disponi­bile nei piani Pre­mi­um e superiori.

3️⃣Kan­ban per persone

Visu­al­iz­za il numero di com­pi­ti per ogni dipen­dente sep­a­rata­mente. Ti aiu­ta a val­utare il cari­co di lavoro e a capire chi rispet­ta le sca­den­ze e chi ha bisog­no di aiuto.


4️⃣Kan­ban per giorni

Vista per­son­ale dei com­pi­ti per ogni dipen­dente. Mostra tut­ti i com­pi­ti in base alla loro sca­den­za. Aiu­ta i mem­bri del team a piani­fi­care il pro­prio lavoro e a con­cen­trar­si sulle pro­prie priorità.

5️⃣Sta­ti e etichette personalizzati

In Work­sec­tion, puoi creare i tuoi sta­ti ed etichette che si adat­tano al tuo proces­so. Ad esem­pio, ​“In atte­sa del cliente”, ​“Pron­to per la pub­bli­cazione” o ​“Feed­back finale.”


6️⃣Automazione

In Work­sec­tion, puoi autom­a­tiz­zare il tuo lavoro con com­pi­ti sul­la bacheca Kan­ban per risparmi­are tempo.
  • Asseg­na una per­sona respon­s­abile per lo sta­to. Questo è utile per i com­pi­ti in cui è respon­s­abile uno spe­cial­ista o un team diver­so per cias­cu­na fase.
  • Impos­ta una sca­den­za per uno sta­to speci­fi­co. Ad esem­pio, quan­do un com­pi­to pas­sa allo sta­to ​“Approvazione”, gli ven­gono auto­mati­ca­mente dati 3 giorni per completarlo.
  • Cam­bio di sta­to auto­mati­co dopo il com­ple­ta­men­to del­la fase. Ad esem­pio, quan­do un com­pi­to è com­ple­ta­to nel­la fase ​“Scrit­tura del codice”, ricev­erà auto­mati­ca­mente lo sta­to ​“Test­ing”.

7️⃣Fil­tri

​I fil­tri ti con­sentono di trovare rap­i­da­mente i com­pi­ti di cui hai bisog­no per tag, col­lab­o­ra­tori o sca­den­ze. Questo è par­ti­co­lar­mente utile per team con un alto vol­ume di compiti.


L’im­pat­to del Kan­ban su un progetto

Il Kan­ban aiu­ta a risol­vere prob­le­mi orga­niz­za­tivi azien­dali, tra cui:

Com­p­lessità del con­trol­lo dei processi

Prob­le­ma: I man­ag­er devono con­trol­lare con­tin­u­a­mente lo sta­to dei com­pi­ti nelle chat o aumentare il numero di riu­nioni per coor­dinare il team. Questo riduce l’ef­fi­cien­za del proces­so, dis­trae l’at­ten­zione e ral­len­ta l’ese­cuzione del progetto.
✅ Soluzione: Il Kan­ban di Work­sec­tion visu­al­iz­za tut­ti i com­pi­ti per sta­to. Questo offre ai man­ag­er una panoram­i­ca del prog­et­to, min­i­miz­zan­do la neces­sità per il team di spendere tem­po in con­tin­ua coordinazione.

Caos nel­l’or­ga­niz­zazione dei compiti

Prob­le­ma: I com­pi­ti si per­dono dopo dis­cus­sioni in mes­sag­gi o durante riu­nioni. Non c’è una per­sona des­ig­na­ta respon­s­abile del risul­ta­to, il che com­pli­ca la responsabilità.
✅ Soluzione: Il Kan­ban con­sente di reg­is­trare tut­ti i com­pi­ti nel sis­tema: con per­sone respon­s­abili, sca­den­ze e file. Tutte le infor­mazioni sono archivi­ate in un uni­co pos­to e acces­si­bili a tut­ti i partecipanti.

Ottimiz­zazione del cari­co di lavoro del team

Prob­le­ma: Il man­ag­er non può vedere chi nel team è sovrac­cari­co e chi ha anco­ra del tem­po libero. Di con­seguen­za, le risorse ven­gono uti­liz­zate in modo inef­fi­ciente e c’è il ris­chio di burnout del team.
✅ Soluzione: Il Kan­ban basato sulle per­sone di Work­sec­tion rag­grup­pa i com­pi­ti non per sta­to, ma per asseg­natario. Questo con­sente di val­utare rap­i­da­mente il cari­co di lavoro di cias­cu­na per­sona e bilan­cia­re il carico.

Pro e con­tro del Kanban

Il Kan­ban è ben adat­to per il mon­i­tor­ag­gio quo­tid­i­ano dei com­pi­ti. È facile da usare gra­zie alla sua sem­plice inter­fac­cia e natu­ra visi­va. Tut­tavia, lo stru­men­to ha anche le sue lim­i­tazioni, che è impor­tante con­sid­er­are pri­ma dell’implementazione.

Pro del Kanban

  • Facil­ità d’uso
Il Kan­ban è uno stru­men­to intu­iti­vo. Questo lo rende facile da usare anche per spe­cial­isti non tecnici.
  • Comod­ità per il lavoro quotidiano
Lo stru­men­to è effi­cace per lavo­rare con pro­ces­si ripet­i­tivi. Il Kan­ban con­sente di mon­i­torare lo sta­to dei com­pi­ti in tem­po reale.
  • Visu­al­iz­zazione dei ritar­di di processo
Il Kan­ban con­sente di rispon­dere rap­i­da­mente a ritar­di e sovrac­carichi. Se un com­pi­to è bloc­ca­to in una deter­mi­na­ta fase, è imme­di­ata­mente visibile.
  • Flessibil­ità e personalizzazione
Puoi cam­biare i nomi delle fasi, aggiun­gere etichette e pri­or­ità e visu­al­iz­zare i com­pi­ti in un for­ma­to che ti è comodo.

Con­tro del Kanban

  • Meno effi­cace con un gran numero di compiti
Se ci sono trop­pi com­pi­ti, la bacheca perde chiarez­za. Sen­za una strut­tura e fil­tri, la nav­igazione diven­ta difficile.
  • Non adat­to per la piani­fi­cazione a lun­go termine
Lo stru­men­to non mostra quan­to dur­erà un prog­et­to o come le fasi sono col­le­gate nel tempo.

Kan­ban Work­sec­tion VS Trello

Abbi­amo anche prepara­to un con­fron­to tra Work­sec­tion e Trel­lo Kan­ban. Questo ti aiuterà a scegliere la piattafor­ma che meglio si adat­ta alle esi­gen­ze del tuo team.

Quin­di, Trel­lo è como­do per pic­coli team che svol­go­no com­pi­ti sem­pli­ci sen­za strut­ture di prog­et­to com­p­lesse. La man­can­za di decom­po­sizione dei com­pi­ti, un sis­tema di respon­s­abil­ità lim­i­ta­to e la com­p­lessità del­la ges­tione delle risorse riducono l’ef­fi­ca­cia del­lo stru­men­to per flus­si di lavoro complessi.

Work­sec­tion è adat­to per team che neces­si­tano di più di un kan­ban, ma di un sis­tema di ges­tione prog­et­ti com­ple­to. Con Work­sec­tion, ottieni una rap­p­re­sen­tazione visi­va dei com­pi­ti, det­tagli per asseg­natari e giorni, trac­cia­men­to del tem­po e la pos­si­bil­ità di scalare prog­et­ti e man­tenere il controllo.

A chi è adat­to Kan­ban Worksection?

Il Kan­ban in Work­sec­tion è uno stru­men­to uni­ver­sale per orga­niz­zare i com­pi­ti attuali. Ha una vas­ta gam­ma di appli­cazioni, ren­den­do­lo adat­to per team di diverse dimen­sioni e profili.

A chi è adatto

Il Kan­ban in Work­sec­tion è ide­ale per team che vogliono vedere il quadro gen­erale del­l’ese­cuzione dei com­pi­ti. Lo stru­men­to è par­ti­co­lar­mente effi­cace per agen­zie e aziende di servizi con pro­ces­si ripetitivi.

Il Kan­ban aiu­ta anche i man­ag­er che han­no bisog­no di vedere i pro­gres­si del prog­et­to in tem­po reale. Il Kan­ban Work­sec­tion riduce la neces­sità di riu­nioni e chiari­men­ti con­tinui. Gli sta­ti ven­gono aggior­nati in tem­po reale e i man­ag­er sono sem­pre aggior­nati sui pro­gres­si del lavoro.

A chi non è adatto

Allo stes­so tem­po, il Kan­ban è meno como­do per i team che lavo­ra­no su prog­et­ti a lun­go ter­mine con fasi inter­dipen­den­ti. Se è impor­tante vedere la sequen­za dei com­pi­ti nel tem­po e piani­fi­care le risorse diver­si mesi in anticipo, è meglio uti­liz­zare un dia­gram­ma di Gantt.

In Work­sec­tion, puoi pas­sare dal­la visu­al­iz­zazione dei com­pi­ti su una bacheca Kan­ban a un dia­gram­ma di Gantt. Questo ti con­sente di scegliere il for­ma­to che meglio si adat­ta alle speci­fiche del tuo prog­et­to o tipo di com­pi­to attuale.

Work­sec­tion — più di sem­plice Kanban

Work­sec­tion com­bi­na il for­ma­to del­la bacheca Kan­ban con un sis­tema di ges­tione prog­et­ti com­ple­to. Ecco per­ché il servizio è per­fet­to per la ges­tione dei com­pi­ti, col­lab­o­razione nel team, comu­ni­cazione con i cli­en­ti e ges­tione dei fornitori.

Sup­por­to per lavoro a ore

Work­sec­tion ha tut­to ciò di cui le squadre di servizio han­no bisog­no: un timer, inser­i­men­to man­uale del tem­po, report su com­pi­ti e prog­et­ti. Puoi vedere chi ha lavo­ra­to quan­to e se cor­risponde al piano. Questo ti con­sente di con­trol­lare il cari­co di lavoro e il budget.


Comu­ni­cazione all’in­ter­no dei compiti

Com­men­ti, men­zioni di col­leghi, file alle­gati — tut­to rimane all’in­ter­no del com­pi­to. Niente si perde in chat o email. Work­sec­tion sal­va la cronolo­gia delle dis­cus­sioni per la comod­ità di tut­ti i parte­ci­pan­ti al processo.

Gestore di com­pi­ti comodo

I com­pi­ti pos­sono essere sud­di­visi in sot­to­com­pi­ti, con descrizioni, liste di con­trol­lo, file, sca­den­ze, asseg­natari ed etichette aggiun­ti. Ques­ta strut­tura ti aiu­ta a lavo­rare su prog­et­ti di gran­di dimen­sioni, a evitare di perdere com­pi­ti impor­tan­ti e a vedere i pro­gres­si com­p­lessivi per cias­cu­na fase.


Impostazioni di accesso

Puoi invitare for­n­i­tori esterni a lavo­rare e mostrare loro solo i com­pi­ti che li riguardano. Questo è como­do per le agen­zie di servizi che coin­vol­go­no cli­en­ti e aziende che lavo­ra­no con liberi pro­fes­sion­isti in un progetto.

Sup­por­to rapido

Il team di Work­sec­tion è disponi­bile in ogni fase: dal­l’inizio del lavoro fino alla con­fig­u­razione com­ple­ta. Puoi sem­pre fare una doman­da e rice­vere una rispos­ta da spe­cial­isti che conoscono il prodot­to e com­pren­dono le speci­ficità dei tuoi processi.​
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