7 травня 2018   •   Valeriy Galyant   •   16 min read

Канбан, керування статусами та автоматизація бізнес процесів

Привіт, Друзі!
Раді повідомити вам про чергове оновлення системи.

Хедлайнером апдейта є довгоочікувана Канбан-дошка, але крім неї є безліч не менш цікавих і простих новинок, з яких і почнемо...

Новинки


Правий клік мишею

Тепер ви можете отримати доступ до меню завдання з будь-яких списків задач! Для цього достатньо клікнути правою кнопкою миші на задачу.



Зверніть увагу в мобільній версії меню задачі можна викликати довгим придавлюванням. Натисніть на задачу на 1 секунду і з’явиться меню.


Drag&Drop через довге натискання

Раніше всі елементи, які можна було перетягувати, хапалися відразу. Тепер же, необхідно спочатку «відірвати» елемент від фону, і тільки потім тягнути. Відрив потрібного елемента здійснюється через довге натискання мишею.


Як тільки елемент повернувся на кілька градусів — готово, можна тягнути.


Drag&Drop групи задач

На сторінках Задачі по людям і новому вигляді Канбан з’явилася можливість перетягувати групи задач. Для цього відмітьте кілька задач і тягніть.




Запам’ятовування проектних розділів

Тепер система запам’ятовує розділ проекту, в якому ви перебували в останній раз і, повертаючись до проекту, ви потрапите в те ж саме місце.

Якщо, наприклад, в одних проектах ви працюєте з Задачами списком, а в інших — із Задачами по людям або Діаграмою Ганта, то, перемикаючись між проектами, будете одразу потрапляти в потрібний розділ.

Якщо ж вам необхідно, як і раніше, залишатись у даному розділі при зміні проекту, наприклад, із Файлів одного проекту перемикатися на Файли іншого, — просто відмітьте чекбокс, що знаходиться внизу Моє меню > Мої проекти > Залишатися в даному розділі.





Відповідальний Відділ / Команда

У фільтрі Я тепер можна вибрати всі завдання, за які відповідальний не одна певна особа, а весь Відділ або Команда в цілому.



Наприклад, тепер легко можна подивитися всі завдання, за які відповідальна Бухгалтерія.


Робочі процеси і Групи міток


Ми суттєво оновили дизайн і функціональність розділу Запис > Статуси і мітки, більш явно розділивши їх на дві окремі сутності.


Головні відмінності Статусів від Міток


  • У проекті можна використовувати скільки завгодно різних Наборів Міток new, а Набір Статусів new може бути тільки один.
  • Набір тегів може бути відкритий для всіх учасників проекту (Загальні мітки) або ж тільки для користувачів «Моя команда» (Внутрішні мітки). Набір Статусів відкритий завжди.
  • У налаштуваннях проекту ви можете відключити всі набори міток і не використовувати їх взагалі new. Набір Статусів відключити неможливо, у проекті завжди буде використовуватися один з доступних Workflow.
  • На базі статусів будується Робочий процес проекту і Канбан-дошка new. На базі міток не будується нічого.

Як виглядає і що змінилося




З’явилася можливість створювати власні групи для Статусів і Міток1, а також перейменовувати встановлені набори2. З’явилася можливість вказувати, в яких проектах використовувати ту чи іншу групу Статусів або Міток3. Для перетягування тепер потрібно ненадовго придавити Мітку або Статус4 і потім перемістити на нове місце в групі або ж в іншу групу міток.

А також:

  • new — Робочі процеси і Групи міток сортуються за алфавітом, ви можете перейменовувати їх за власним бажанням.
  • new — Редагувати Статуси і Мітки можуть Адміністратори з правами «Дозволити керувати проектами» і «Дозволити редагувати все». Це не наділяє їх правом доступу до інших розділів акаунта.
  • new — Керівник проекту може самостійно додавати нові групи міток в свої проекти і наповнювати їх змістом. Нові робочі процеси він додавати, як і раніше, не зможе.

Крім цього, змінився інтерфейс безпосереднього редагування статусу або мітки, у якому з’явився додатковий ряд насичених кольорів.



Інформація для компаній, що працюють за старими тарифами: можливість створювати додаткові Робочі процеси доступна з Корпоративного тарифу і вище.




КАНБАН


Канбан-дошка — це новий вигляд задач проекту, в якому вони розкладені по картках-статусам, що виконують роль стадій робочого процесу



Нагадуємо, що тепер ви можете самостійно створювати додаткові робочі процеси під потреби певних проектів Запис > Статуси і мітки. А поки ви цього не зробили, ваш Канбан працює за основними Статусами акаунта.

Статуси-картки розташовані горизонтально. Якщо частина з них не поміщається на екран, — просто натисніть мишею на порожнє місце і перетягніть видиму область, так само, як ви це робите на Діаграмі Ганта.

Отже, як це виглядає:



  1. Перша колонка — Backlog, вона містить всі відкриті задачі проекту без статусів відповідно до їх ієрархії. Задача береться з бэклога і проходить всі або тільки певні статуси робочого процесу, пересуваючись за ним зліва направо, поки не буде зроблена і закрита.
  2. Картки на дошці відповідають Статусів проекту. Адміністратор може змінити назву, колір і порядок, перетягнувши всю картку за шапку або через меню картки. Зверніть увагу редагування назв, додавання нових статусів і зміна їх черговості позначиться на всіх проектах з аналогічним робочим процесом.
  3. Остання колонка — Закриті задачі. Якщо ви перетягнете одну або кілька задач на цю картку, — ініціюється процес їх закриття. Ви також можете перемістити задачу з картки Закритих в Backlog, і вона буде відкрита заново.

Drag&Drop завдань на Канбан-дошці


Одиночне перенесення




  1. Якщо вам потрібно перемістити одне завдання, просто натисніть на нього мишкою на деякий час, дочекайтеся «відриву з поворотом», і перетягніть його в потрібне місце. Звичайно ж, ви можете зробити те ж саме без перетягування, змінивши Статуси у параметрах задачі.
  2. Зверніть увагу на нові можливості роботи з мишкою. Довгий клік лівою кнопкою миші — «піднімає» задачу для перенесення, а клік правою кнопкою миші викликає меню.


Масове перенесення




  1. Якщо вам потрібно перемістити кілька завдань, спочатку відмітьте все необхідне, а потім просто потягніть за одне із відміченних. В такому режимі попередній довгий клік не потрібен, пачка для перенесення формується відразу.
  2. Зверніть увагу на Жовтий / Сірий дзвіночок, який з’являється зліва вгорі, в процесі «польоту». Він інформує про те, чи будуть повідомлені підписники про ваш «кидок».
Наприклад в процесі перенесення задач з однієї картки на іншу, видно жовтий дзвіночок (значить підписники будуть повідомлені), але ви вирішили «не повідомляти», — просто натисніть пробіл, не відпускаючи пачку завдань. Стан дзвоника зміниться на протилежний, і відпустивши завдання, ви перенесете їх «без повідомлень».

Положення «не повідомляти» залишиться до тих пір, поки ви не натиснете пробіл у «польоті» чи не відредагуйте його в іншому місці, тому що, це загальний параметр для будь-яких дій.

Інтерфейс і можливості Карток-Статусів




  1. Кожну картку можна згорнути/розгорнути. Ця персоналізація дозволяє виконавцю бачити тільки потрібні йому статуси.
  2. Перейменувати або перефарбувати Статус можна, клікнувши на назву. Зверніть увагу, це вплине на всі проекти, які йдуть таким же робочого процесу. Перейменування тут, рівносильно аналогічного дії Запис>Статуси і Мітки
  3. Змінити порядок можна схопивши картку за порожнє місце шапки, використовуючи довгий клік. Нове місце картки також вплине на всі проекти, що йдуть згідно такого ж робочого процесу.
  4. Швидко додати нову задачу в потрібний статус можна, клікнувши в блакитний плюс.
  5. Зробити все те ж саме і навіть більше (+ Автоматизація та Приховування) можна із Меню статусу. Для виклику меню клікайте в традиційні «три крапки».
  6. Додати новий Статус можна прямо на Канбан-дошці
  7. Кожен статус Робочого процесу може бути Відключений і Прихований в конкретному проекті. Це зроблено для того, щоб вам не доводилося створювати нові Workflow для схожих процесів. Наприклад в проекті, що йде за стандартним процесом, відсутня одна або кілька стадій — ви просто натискаєте Приховати у всіх зайвих. Повернути їх можна через блок6, ви побачите всі приховані картки при спробі додати нову.



Автоматизація процесів


Для цього знову звернемося до меню картки



  1. Для кожної картки можна призначити Відповідального за статус в рамках конкретного проекту. У такому випадку, при попаданні завдань на картку, — вони змінять свого минулого виконавця на вказану людину.
    Зверніть увагу Цей параметр призначається і скидається тільки із Меню статусу на сторінці Канбан, але впливає на весь проект!
  2. Для кожної картки можна призначити Наступний статус, той в який вона повинна потрапляти після проходження даного. У такому випадку, при закритті задачі, виконавцю буде запропоновано дві кнопки — Закрити або Передати далі. Якщо виконавець натисне кнопку Надіслати далі >>, то задача не буде закрита, а перейде на вказаний Наступний статус з можливістю автоматичної зміни відповідальності див.1

Порада Можливість закривати задачі виконавцями можна відключити в налаштуваннях проекту. У такому разі Виконавець не зможе Закрити задачу, проте зможе внести витрати і Передати далі >> на наступний етап робочого процесу.


Це дозволяє побудувати автоматизацію по Push і Pull методологіям


Push — для карток встановлені конкретні відповідальні. При перетягуванні задачі на картку або при її переході з минулої стадії відповідальний буде автоматично змінений.

Pull — для карток встановлено відповідальний «Будь-який співробітник». Це означає, що на наступну стадію задача буде потрапляти без виконавця. Будь-який учасник проекту зможе взяти її собі в роботу.



Що ще потрібно знати про Робочий процес і Канбан


  • Якщо в проекті змінився Робочий процес, то всі задачі зі статусами з минулого процесу потраплять в Backlog. Їх старі статуси не зникають, проте ви більше не зможете оперувати ними. Якщо ви зробили це випадково, то зможете з легкістю повернути все як було, змінивши Робочий процес проекту на початковий.
  • Канбан всього акаунта відображає всі відкриті Задачі з усіх проектів за певним Workflow.


На картинці вище показаний вибір одного з трьох Робочих процесів акаунта.




Новинки в налаштуваннях Проекту та Акаунта


У налаштуваннях проекту з’явилося два нових блоки:



  1. Вибір Робочого процесу і Наборів міток для проекту. Нагадуємо, що в проекті може бути використаний тільки один Робочий процес і скільки завгодно наборів позначок у будь-яких комбінаціях. На малюнку ми бачимо, що проект йде по процесу з назвою Video production і використовує два прихованих набору міток з чотирьох доступних.
  2. Вдосконалене налаштування прав виконавця, яке доповнилося двома новими пунктами. Тепер виконавцю завдання можна дозволити/заборонити самостійно змінювати терміни та вказувати передбачувані витрати його власних завдань.

В налаштуваннях системи Акаунт > Налаштування системи > Опції учасників з’явилася опція, яка дозволяє всім співробітникам з компаній типу «Моя команда» бачити один одного.



Якщо опція відключена, люди бачать тільки свою команду і тих співробітників з інших команд, з якими перетинаються в спільних проектах.



Оновлена система сповіщень




  1. Дзвіночок подій тепер розділений на два таба — Вхідні та Вихідні.
  2. У Вхідних повідомленнях з’явилася зручна фільтрація за типами подій або Автором. Це допоможе вам швидко знайти потрібне повідомлення в довгій стрічці.
  3. На табі Вихідні розташована двопозиційна іконка-перемикач. Коли видно Перекреслений дзвіночок, — всі ваші дії проходять без сповіщень, коли Хвиля — сповіщення включені. Можете кликати прямо в іконку, навіть не перемикаючись на таб Вихідні.

Зверніть увагу у вихідних повідомленнях видно всю вашу активність. Якщо ви зробили якісь дії без відправки сповіщень, а потім вирішили все таки сповістити Відповідальних і Підписників про це, — знайдіть закреслений дзвіночок навпроти потрібного події, і розішліть сповіщення в 1 клік.



Повідомити навздогін можна протягом перших 24 годин після події. У більш старих подій ця функціональність зникає.


Крім цього, є ще невидима частина поліпшень, яка мінімізує кількість відправлених повідомлень:


  • Система відкладених повідомлень дозволяє склеювати однотипні дії за короткий проміжок часу в одну. Наприклад, якщо ви підняли пріоритет завдання з 1 до 5, а через 20 секунд ще раз з 5 на 10, — ми надішлемо тільки одне повідомлення про зміну пріоритету з 1 до 10 і опустимо всі проміжні кроки.
  • При скасуванні дії повідомлення видаляється з дзвіночка, а перехід до редагування свіжоствореної задачі протягом однієї хвилини активує затримку повідомлення до тих пір, поки ви не завершите редагування.



І наостанок:


  1. На сторінках Канбан та Задачі по людям з’явилося обмеження на кількість виведених даних. Хвости занадто довгих Карток збираються в Згортки, на подобі довгих стрічок коментарів. Це дозволяє відображати основні дані розділів набагато швидше, і довантажувати решту по мірі потреби.
  2. На сторінках Канбан та Задачі по людям індикатор витрат тепер видно, навіть коли є тільки Планові витрати, без фактичних. На панелі фільтрів в розділі Ще > з’явилася можливість вибірки з плановими витратами.
  3. При запрошенні нових людей в Проект з’явилася можливість вибирати не тільки серед поточних Користувачів системи, але і серед Контактів.
  4. При запрошенні нових людей в Акаунт з’явився зручний масовий вибір проектів.

Друзі, на цьому все. З нетерпінням чекаємо ваших відгуків та кейсів про роботу з Канбан-дошкою. Дякуємо, що ви з нами ;-)
Вдалої роботи!
Команда Worksection
відповісти
Кирилл Шуринов 7 травня 2018
Порадовали обновлением :)
+1823
відповісти
Azamat K. 26 квітня 2019
Как прикрепить нескольких исполнителей для выполнение одной задачи?
відповісти
Светлана 13 січня 2021
Как вернуть карточку обратно? я перетащила её вперед, но сделала это рано. Когда хочу перетащить назад, то предыдущее поле уже не активно, только следующее
відповісти
Dmytro 13 січня 2021
Для более корректного ответа необходимы дополнительные детали по вашей ситуации, поэтому напишите нам, пожалуйста, через форму обратной связи на нашем сайте.

esc
Поділитись у
или
Ми раді представити чергове оновлення Worksection. Продовжуємо розвиватися разом з вами та робити сервіс з управління проектами ще зручніше, краще, швидше, зберігаючи при цьому звичну простоту роботи...
1 вересня 2021   •   7 min read
Весняне оновлення 2021 року розширює можливості таймера і спрощує роботу з прихованими файлами. А завдання звільненного співробітника тепер легко передати іншим учасникам команди за допомогою нової функції «Передати справи».
19 березня 2021   •   6 min read
Зустрічайте перше оновлення 2021 року основна тема якого — ефективність використання робочого часу вашої команди.
25 січня 2021   •   13 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через