Привіт, Друзі!
Раді повідомити вам про чергове оновлення системи.
Хедлайнером апдейта є довгоочікувана Канбан-дошка, але крім неї є безліч не менш цікавих і простих новинок, з яких і почнемо...
Новинки
Правий клік мишею
Тепер ви можете отримати доступ до меню завдання з будь-яких списків задач! Для цього достатньо клікнути правою кнопкою миші на задачу.
Зверніть увагу в мобільній версії меню задачі можна викликати довгим придавлюванням. Натисніть на задачу на 1 секунду і з’явиться меню.
Drag&Drop через довге натискання
Раніше всі елементи, які можна було перетягувати, хапалися відразу. Тепер же, необхідно спочатку «відірвати» елемент від фону, і тільки потім тягнути. Відрив потрібного елемента здійснюється через довге натискання мишею.
Як тільки елемент повернувся на кілька градусів — готово, можна тягнути.
Drag&Drop групи задач
На сторінках Задачі по людям і новому вигляді Канбан з’явилася можливість перетягувати групи задач. Для цього відмітьте кілька задач і тягніть.
Запам’ятовування проектних розділів
Тепер система запам’ятовує розділ проекту, в якому ви перебували в останній раз і, повертаючись до проекту, ви потрапите в те ж саме місце.
Якщо, наприклад, в одних проектах ви працюєте з Задачами списком, а в інших — із Задачами по людям або Діаграмою Ганта, то, перемикаючись між проектами, будете одразу потрапляти в потрібний розділ.
Якщо ж вам необхідно, як і раніше, залишатись у даному розділі при зміні проекту, наприклад, із Файлів одного проекту перемикатися на Файли іншого, — просто відмітьте чекбокс, що знаходиться внизу Моє меню > Мої проекти > Залишатися в даному розділі.
Відповідальний Відділ / Команда
У фільтрі Я тепер можна вибрати всі завдання, за які відповідальний не одна певна особа, а весь Відділ або Команда в цілому.
Наприклад, тепер легко можна подивитися всі завдання, за які відповідальна Бухгалтерія.
Робочі процеси і Групи міток
Ми суттєво оновили дизайн і функціональність розділу Запис > Статуси і мітки, більш явно розділивши їх на дві окремі сутності.
Головні відмінності Статусів від Міток
- У проекті можна використовувати скільки завгодно різних Наборів Міток new, а Набір Статусів new може бути тільки один.
- Набір тегів може бути відкритий для всіх учасників проекту (Загальні мітки) або ж тільки для користувачів «Моя команда» (Внутрішні мітки). Набір Статусів відкритий завжди.
- У налаштуваннях проекту ви можете відключити всі набори міток і не використовувати їх взагалі new. Набір Статусів відключити неможливо, у проекті завжди буде використовуватися один з доступних Workflow.
- На базі статусів будується Робочий процес проекту і Канбан-дошка new. На базі міток не будується нічого.
Як виглядає і що змінилося
З’явилася можливість створювати власні групи для Статусів і Міток1, а також перейменовувати встановлені набори2. З’явилася можливість вказувати, в яких проектах використовувати ту чи іншу групу Статусів або Міток3. Для перетягування тепер потрібно ненадовго придавити Мітку або Статус4 і потім перемістити на нове місце в групі або ж в іншу групу міток.
А також:
- new — Робочі процеси і Групи міток сортуються за алфавітом, ви можете перейменовувати їх за власним бажанням.
- new — Редагувати Статуси і Мітки можуть Адміністратори з правами «Дозволити керувати проектами» і «Дозволити редагувати все». Це не наділяє їх правом доступу до інших розділів акаунта.
- new — Керівник проекту може самостійно додавати нові групи міток в свої проекти і наповнювати їх змістом. Нові робочі процеси він додавати, як і раніше, не зможе.
Крім цього, змінився інтерфейс безпосереднього редагування статусу або мітки, у якому з’явився додатковий ряд насичених кольорів.
Інформація для компаній, що працюють за старими тарифами: можливість створювати додаткові Робочі процеси доступна з Корпоративного тарифу і вище.
КАНБАН
Канбан-дошка — це новий вигляд задач проекту, в якому вони розкладені по картках-статусам, що виконують роль стадій робочого процесу
Нагадуємо, що тепер ви можете самостійно створювати додаткові робочі процеси під потреби певних проектів Запис > Статуси і мітки. А поки ви цього не зробили, ваш Канбан працює за основними Статусами акаунта.
Статуси-картки розташовані горизонтально. Якщо частина з них не поміщається на екран, — просто натисніть мишею на порожнє місце і перетягніть видиму область, так само, як ви це робите на Діаграмі Ганта.
Отже, як це виглядає:
- Перша колонка — Backlog, вона містить всі відкриті задачі проекту без статусів відповідно до їх ієрархії. Задача береться з бэклога і проходить всі або тільки певні статуси робочого процесу, пересуваючись за ним зліва направо, поки не буде зроблена і закрита.
- Картки на дошці відповідають Статусів проекту. Адміністратор може змінити назву, колір і порядок, перетягнувши всю картку за шапку або через меню картки. Зверніть увагу редагування назв, додавання нових статусів і зміна їх черговості позначиться на всіх проектах з аналогічним робочим процесом.
- Остання колонка — Закриті задачі. Якщо ви перетягнете одну або кілька задач на цю картку, — ініціюється процес їх закриття. Ви також можете перемістити задачу з картки Закритих в Backlog, і вона буде відкрита заново.
Drag&Drop завдань на Канбан-дошці
Одиночне перенесення
- Якщо вам потрібно перемістити одне завдання, просто натисніть на нього мишкою на деякий час, дочекайтеся «відриву з поворотом», і перетягніть його в потрібне місце. Звичайно ж, ви можете зробити те ж саме без перетягування, змінивши Статуси у параметрах задачі.
- Зверніть увагу на нові можливості роботи з мишкою. Довгий клік лівою кнопкою миші — «піднімає» задачу для перенесення, а клік правою кнопкою миші викликає меню.
Масове перенесення
- Якщо вам потрібно перемістити кілька завдань, спочатку відмітьте все необхідне, а потім просто потягніть за одне із відміченних. В такому режимі попередній довгий клік не потрібен, пачка для перенесення формується відразу.
- Зверніть увагу на Жовтий / Сірий дзвіночок, який з’являється зліва вгорі, в процесі «польоту». Він інформує про те, чи будуть повідомлені підписники про ваш «кидок».
Положення «не повідомляти» залишиться до тих пір, поки ви не натиснете пробіл у «польоті» чи не відредагуйте його в іншому місці, тому що, це загальний параметр для будь-яких дій.
Інтерфейс і можливості Карток-Статусів
- Кожну картку можна згорнути/розгорнути. Ця персоналізація дозволяє виконавцю бачити тільки потрібні йому статуси.
- Перейменувати або перефарбувати Статус можна, клікнувши на назву. Зверніть увагу, це вплине на всі проекти, які йдуть таким же робочого процесу. Перейменування тут, рівносильно аналогічного дії Запис>Статуси і Мітки
- Змінити порядок можна схопивши картку за порожнє місце шапки, використовуючи довгий клік. Нове місце картки також вплине на всі проекти, що йдуть згідно такого ж робочого процесу.
- Швидко додати нову задачу в потрібний статус можна, клікнувши в блакитний плюс.
- Зробити все те ж саме і навіть більше (+ Автоматизація та Приховування) можна із Меню статусу. Для виклику меню клікайте в традиційні «три крапки».
- Додати новий Статус можна прямо на Канбан-дошці
- Кожен статус Робочого процесу може бути Відключений і Прихований в конкретному проекті. Це зроблено для того, щоб вам не доводилося створювати нові Workflow для схожих процесів. Наприклад в проекті, що йде за стандартним процесом, відсутня одна або кілька стадій — ви просто натискаєте Приховати у всіх зайвих. Повернути їх можна через блок6, ви побачите всі приховані картки при спробі додати нову.
Автоматизація процесів
Для цього знову звернемося до меню картки
- Для кожної картки можна призначити Відповідального за статус в рамках конкретного проекту. У такому випадку, при попаданні завдань на картку, — вони змінять свого минулого виконавця на вказану людину.
Зверніть увагу Цей параметр призначається і скидається тільки із Меню статусу на сторінці Канбан, але впливає на весь проект! - Для кожної картки можна призначити Наступний статус, той в який вона повинна потрапляти після проходження даного. У такому випадку, при закритті задачі, виконавцю буде запропоновано дві кнопки — Закрити або Передати далі. Якщо виконавець натисне кнопку Надіслати далі >>, то задача не буде закрита, а перейде на вказаний Наступний статус з можливістю автоматичної зміни відповідальності див.1
Порада Можливість закривати задачі виконавцями можна відключити в налаштуваннях проекту. У такому разі Виконавець не зможе Закрити задачу, проте зможе внести витрати і Передати далі >> на наступний етап робочого процесу.
Це дозволяє побудувати автоматизацію по Push і Pull методологіям
Push — для карток встановлені конкретні відповідальні. При перетягуванні задачі на картку або при її переході з минулої стадії відповідальний буде автоматично змінений.
Pull — для карток встановлено відповідальний «Будь-який співробітник». Це означає, що на наступну стадію задача буде потрапляти без виконавця. Будь-який учасник проекту зможе взяти її собі в роботу.
Що ще потрібно знати про Робочий процес і Канбан
- Якщо в проекті змінився Робочий процес, то всі задачі зі статусами з минулого процесу потраплять в Backlog. Їх старі статуси не зникають, проте ви більше не зможете оперувати ними. Якщо ви зробили це випадково, то зможете з легкістю повернути все як було, змінивши Робочий процес проекту на початковий.
- Канбан всього акаунта відображає всі відкриті Задачі з усіх проектів за певним Workflow.
На картинці вище показаний вибір одного з трьох Робочих процесів акаунта.
Новинки в налаштуваннях Проекту та Акаунта
У налаштуваннях проекту з’явилося два нових блоки:
- Вибір Робочого процесу і Наборів міток для проекту. Нагадуємо, що в проекті може бути використаний тільки один Робочий процес і скільки завгодно наборів позначок у будь-яких комбінаціях. На малюнку ми бачимо, що проект йде по процесу з назвою Video production і використовує два прихованих набору міток з чотирьох доступних.
- Вдосконалене налаштування прав виконавця, яке доповнилося двома новими пунктами. Тепер виконавцю завдання можна дозволити/заборонити самостійно змінювати терміни та вказувати передбачувані витрати його власних завдань.
В налаштуваннях системи Акаунт > Налаштування системи > Опції учасників з’явилася опція, яка дозволяє всім співробітникам з компаній типу «Моя команда» бачити один одного.
Якщо опція відключена, люди бачать тільки свою команду і тих співробітників з інших команд, з якими перетинаються в спільних проектах.
Оновлена система сповіщень
- Дзвіночок подій тепер розділений на два таба — Вхідні та Вихідні.
- У Вхідних повідомленнях з’явилася зручна фільтрація за типами подій або Автором. Це допоможе вам швидко знайти потрібне повідомлення в довгій стрічці.
- На табі Вихідні розташована двопозиційна іконка-перемикач. Коли видно Перекреслений дзвіночок, — всі ваші дії проходять без сповіщень, коли Хвиля — сповіщення включені. Можете кликати прямо в іконку, навіть не перемикаючись на таб Вихідні.
Зверніть увагу у вихідних повідомленнях видно всю вашу активність. Якщо ви зробили якісь дії без відправки сповіщень, а потім вирішили все таки сповістити Відповідальних і Підписників про це, — знайдіть закреслений дзвіночок навпроти потрібного події, і розішліть сповіщення в 1 клік.
Повідомити навздогін можна протягом перших 24 годин після події. У більш старих подій ця функціональність зникає.
Крім цього, є ще невидима частина поліпшень, яка мінімізує кількість відправлених повідомлень:
- Система відкладених повідомлень дозволяє склеювати однотипні дії за короткий проміжок часу в одну. Наприклад, якщо ви підняли пріоритет завдання з 1 до 5, а через 20 секунд ще раз з 5 на 10, — ми надішлемо тільки одне повідомлення про зміну пріоритету з 1 до 10 і опустимо всі проміжні кроки.
- При скасуванні дії повідомлення видаляється з дзвіночка, а перехід до редагування свіжоствореної задачі протягом однієї хвилини активує затримку повідомлення до тих пір, поки ви не завершите редагування.
І наостанок:
- На сторінках Канбан та Задачі по людям з’явилося обмеження на кількість виведених даних. Хвости занадто довгих Карток збираються в Згортки, на подобі довгих стрічок коментарів. Це дозволяє відображати основні дані розділів набагато швидше, і довантажувати решту по мірі потреби.
- На сторінках Канбан та Задачі по людям індикатор витрат тепер видно, навіть коли є тільки Планові витрати, без фактичних. На панелі фільтрів в розділі Ще > з’явилася можливість вибірки з плановими витратами.
- При запрошенні нових людей в Проект з’явилася можливість вибирати не тільки серед поточних Користувачів системи, але і серед Контактів.
- При запрошенні нових людей в Акаунт з’явився зручний масовий вибір проектів.
Друзі, на цьому все. З нетерпінням чекаємо ваших відгуків та кейсів про роботу з Канбан-дошкою. Дякуємо, що ви з нами ;-)
Вдалої роботи!
Команда Worksection