7 мая 2018   •   Валерий Галянт   •   17 min read

Канбан, управление статусами и автоматизация бизнес процессов

Здравствуйте, Друзья!
Рады сообщить вам об очередном обновлении системы.

Хедлайнером апдейта является долгожданная Канбан-доска, но кроме неё есть множество не менее интересных и простых новинок, с которых и начнём...

Новинки


Правый клик мышью

Теперь вы можете получить доступ к меню задания из любых списков задач! Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на задачу.



Обратите внимание в мобильной версии меню задачи можно вызвать долгим придавливанием. Придавите задачу на 1 секунду и появится её меню.


Drag&Drop через долгое придавливание

Ранее все элементы, которые можно было перетаскивать хватались сразу. Теперь же необходимо сначала «оторвать» элемент от фона, и только затем тащить. Отрыв нужного элемента осуществляется через долгое придавливание мышью.


Как только элемент повернулся на несколько градусов — готово, можно тащить.


Drag&Drop группы задач

На страницах Задачи по людям и новом виде Канбан появилась возможность перетаскивать группы задач. Для этого отметьте несколько задач и тащите.




Запоминание проектных разделов

Теперь система запоминает раздел проекта, в котором вы находились в последний раз и, возвращаясь к проекту, вы попадёте в то же самое место.

Если, например, в одних проектах вы работаете с Задачами списком, а в других с Задачами по людям или Диаграммой Ганта, то переключаясь между проектами, будете сразу попадать в нужный раздел.

Если же вам необходимо, как и раньше, оставаться в текущем разделе при смене проекта, например, с Файлов одного проекта переключаться на Файлы другого, — просто отметьте чекбокс, находящийся внизу Моё меню > Мои проекты > Оставаться в текущем разделе.





Ответственный Отдел / Команда

В фильтре Я теперь можно выбрать все задания за которые ответственен не один определённый человек, а весь Отдел или Команда в целом.



Например, теперь легко можно посмотреть все задания за которые ответственна Бухгалтерия.


Рабочие процессы и Группы меток


Мы существенно обновили дизайн и функциональность раздела Аккаунт > Статусы и метки, более явно разделив их на две отдельные сущности.


Главные отличия Статусов от Меток


  • В проекте может использоваться сколько угодно разных Наборов Меток new, а Набор Статусов new может быть только один.
  • Набор меток может быть открыт для всех участников проекта (Общие метки), или же только для пользователей «Моя команда» (Внутренние метки). Набор Статусов открыт всегда.
  • В настройках проекта вы можете отключить все наборы меток и не использовать их вообще new. Набор Статусов отключить невозможно, в проекте всегда будет использоваться один из доступных Workflow.
  • На базе статусов строится Рабочий процесс проекта и Канбан-доска new. На базе меток не строится ничего.

Как выглядит и что изменилось




Появилась возможность создавать собственные группы для Статусов и Меток1, а также переименовывать предустановленные наборы2. Появилась возможность указывать, в каких проектах использовать ту или иную группу Статусов или Меток3. Для перетаскивания теперь нужно ненадолго придавить Метку или Статус4, и затем перемещать на новое место в группе или же в другую группу меток.

А также:

  • new — Рабочие процессы и Группы меток сортируются по алфавиту, вы можете переименовывать их по собственному желанию.
  • new — Редактировать Статусы и Метки могут Администраторы с правами «Разрешить управлять проектами» и «Разрешить редактировать всё». Это не наделяет их правом доступа к другим разделам Аккаунта.
  • new — Руководитель проекта может самостоятельно добавлять новые группы меток в свои проекты и наполнять их содержимым. Новые рабочие процессы он добавлять по-прежнему не сможет.

Кроме этого, изменился интерфейс непосредственного редактирования статуса или метки, в котором появился дополнительный ряд насыщенных цветов.



Информация для компаний, работающих по старым тарифам: возможность создавать дополнительные Рабочие процессы доступна с Корпоративного тарифа и выше.




КАНБАН


Канбан-доска — это новый вид задач проекта, в котором они разложены по карточкам-статусам, выполняющим роль стадий рабочего процесса



Напоминаем, что теперь вы можете самостоятельно создавать дополнительные рабочие процессы под нужды определённых проектов Аккаунт > Статусы и метки. А пока вы этого не сделали, ваш Канбан работает по основным Статусам аккаунта.

Статусы-карточки расположены горизонтально. Если часть из них не помещается на экран, — просто придавите мышью в пустое место и потащите видимую область так же, как вы это делаете на Диаграмме Ганта.

Итак, как это выглядит:



  1. Первая колонка — Backlog, она содержит все открытые задачи проекта без статусов согласно их иерархии. Задача берётся из бэклога и проходит все или только определённые статусы рабочего процесса, передвигаясь по ним слева направо, пока не будет сделана и закрыта.
  2. Карточки на доске соответствуют Статусам проекта. Администратор может изменить название, цвет и порядок, перетащив всю карточку за шапку или через меню карточки. Обратите внимание редактирование названий, добавление новых статусов, и смена их очерёдности отразится на всех проектах с аналогичным рабочим процессом.
  3. Последняя колонка — Закрытые задачи. Если вы перетащите одну или несколько заданий на эту карточку, — инициируется процесс их закрытия. Вы также можете переместить задачу из карточки Закрытых в Backlog, и она будет открыта заново.

Drag&Drop заданий на Канбан-доске


Одиночный перенос




  1. Если вам нужно переместить одно задание, просто придавите его мышкой на некоторое время, дождитесь «отрыва с поворотом», и перетащите в нужное место. Конечно же, вы по-прежнему можете сделать то же самое без перетаскивания, изменив Статусы в параметрах задачи.
  2. Обратите внимание на новые возможности работы с мышкой. Долгий клик левой кнопкой мыши — «поднимает» задачу для переноса, а клик правой кнопкой — вызывает её меню.


Массовый перенос




  1. Если вам нужно переместить несколько заданий, — сначала отметьте всё необходимое, а затем просто потяните за одно из отмеченных. В таком режиме предварительный долгий клик не нужен, пачка для переноса формируется сразу.
  2. Обратите внимание на Жёлтый / Серый колокольчик, который появляется слева вверху, в процессе «полёта». Он информирует о том, будут ли уведомлены подписчики о вашем «броске».
Например в процессе переноса задач с одной карточки на другую, виден жёлтый колокольчик (значит подписчики будут уведомлены), но вы решили «не уведомлять» — просто нажмите пробел не отпуская пачку заданий. Состояние колокольчика изменится на противоположное и отпустив задания, вы перенесёте их «без уведомлений».

Положение «не уведомлять» останется до тех пор, пока вы снова не нажмёте пробел в «полете» или не измените его в другом месте, потому что это общий параметр для любых действий.

Интерфейс и возможности Карточек-Статусов




  1. Каждую карточку можно свернуть/развернуть. Эта персональная настройка позволяет исполнителю видеть только нужные ему статусы.
  2. Переименовать или перекрасить Статус можно, кликнув в название. Обратите внимание, это повлияет на все проекты, идущие по такому же рабочему процессу. Переименование здесь равносильно аналогичному действию в Аккаунт>Статусы и Метки
  3. Изменить порядок можно, схватив карточку за пустое место шапки, используя долгий клик. Новое место карточки также повлияет на все проекты, идущие по этому рабочему процессу.
  4. Быстро добавить новую задачу в нужный статус можно, кликнув в голубой плюс.
  5. Сделать все то же самое и даже больше (+ Автоматизация и Скрытие) можно из Меню статуса. Для вызова меню кликайте в традиционные «три точки».
  6. Добавить новый Статус можно прямо на Канбан-доске
  7. Каждый статус из Рабочего процесса может быть Отключён и Скрыт в конкретном проекте. Это сделано для того, чтоб вам не приходилось создавать новые Workflow для похожих процессов. Например в проекте, идущем по стандартному процессу, отсутствует одна или несколько стадий — вы просто нажимаете Скрыть у всех лишних. Вернуть их можно через блок6, вы увидите все скрытые карточки при попытке добавить новую.



Автоматизация процессов


Для этого вновь обратимся к меню карточки



  1. Для каждой карточки можно назначить Ответственного за статус в рамках конкретного проекта. В таком случае, при попадании заданий на карточку, — они изменят своего прошлого исполнителя на указанного человека.
    Обратите внимание Этот параметр назначается и сбрасывается только из Меню статуса на странице Канбан, но влияет на весь проект!
  2. Для каждой карточки можно назначить Следующий статус, тот в который она должна попадать после прохождения текущего. В таком случае, при закрытии задачи исполнителю будет предложено две кнопки — Закрыть или Передать дальше. Если исполнитель нажмёт кнопку Передать дальше >>, то задача не будет закрыта, а перейдёт на указанный Следующий статус с возможностью автоматической смены ответственности см.1

Совет Возможность закрывать задачи исполнителями можно отключить в настройках проекта. В таком случае Исполнитель не сможет Закрыть задачу, однако сможет внести затраты и Передать дальше >> на следующий этап рабочего процесса.


Это позволяет построить автоматизацию по Push и Pull методологиям


Push — для карточек установлены конкретные ответственные. При перетаскивании задачи на карточку, или при её переходе из прошлой стадии, ответственный будет автоматически переустановлен.

Pull — для карточек установлен ответственный «Любой сотрудник». Это означает, что на следующую стадию задача будет попадать без исполнителя. Любой участник проекта сможет взять её себе в работу.



Что ещё нужно знать про Рабочий процесс и Канбан


  • Если в проекте изменился Рабочий процесс, то все задачи со статусами из прошлого процесса попадут в Backlog. Их старые статусы не исчезают, однако вы больше не сможете оперировать ими. Если вы сделали это случайно, то сможете с лёгкостью вернуть всё как было, изменив Рабочий процесс проекта на первоначальный.
  • Канбан всего аккаунта отображает все открытые Задачи из всех проектов по определённому Workflow.


На картинке выше показан выбор одного из трех Рабочих процессов аккаунта.




Новинки в настройках Проекта и Аккаунта


В настройках проекта появилось два новых блока:



  1. Выбор Рабочего процесса и Наборов меток для проекта. Напоминаем, что в проекте может быть использован только один Рабочий процесс и сколько угодно наборов меток в любых комбинациях. На рисунке мы видим, что проект идёт по процессу с названием Video-production и использует два скрытых набора меток из четырёх доступных.
  2. Усовершенствованная настройка прав исполнителя, которая дополнилась двумя новыми пунктами. Теперь исполнителю задания можно разрешить/запретить самостоятельно изменять сроки и указывать предполагаемые затраты его собственных заданий.

В настройках системы Аккаунт > Настройка системы > Опции участников появилась опция, разрешающая всем сотрудникам из компаний типа «Моя команда» видеть друг друга.



Если опция отключена, люди видят только свою команду и тех сотрудников из других команд, с которыми пересекаются в общих проектах.



Обновлённая система уведомлений




  1. Колокольчик событий теперь разделен на два таба — Входящие и Исходящие.
  2. Во Входящих уведомлениях появилась удобная фильтрация по типам событий или Автору. Это поможет вам быстро найти нужное уведомление в длинной ленте.
  3. На табе Исходящие расположена двухпозиционная иконка-переключатель. Когда виден Перечёркнутый колокольчик, — все ваши действия проходят без уведомлений, когда Волна — уведомления включены. Можете кликать прямо в иконку даже не переключаясь на таб Исходящие.

Обратите внимание в исходящих уведомлениях видна вся ваша активность. Если вы совершили какие-либо действия без отправки уведомлений, а затем решили-таки сообщить Ответственным и Подписчикам об этом, — найдите зачёркнутый колокольчик напротив нужного события и разошлите уведомления в 1 клик.


Уведомить вдогонку можно в течение первых 24 часов после события. У более старых событий эта функциональность исчезает.


Кроме этого, есть ещё невидимая часть улучшений, минимизирующая количество отправляемых уведомлений:


  • Система отложенных уведомлений позволяет склеивать однотипные действия за короткий промежуток времени в одно. Например, если вы подняли приоритет задания с 1 до 5, а спустя 20 секунд ещё раз с 5 на 10, — мы отправим только одно уведомление об изменении приоритета с 1 до 10 и опустим все промежуточные шаги.
  • При отмене действия уведомление удаляется из колокольчика, а переход в редактирование свежесозданной задачи в течение одной минуты активирует задержку уведомления до тех пор, пока вы не завершите редактирование.



И напоследок:


  1. На страницах Канбан и Задачи по людям появилось ограничение на количество выводимых данных. Хвосты слишком длинных Карточек собираются в Свёртки подобно длинным лентам комментариев. Это позволяет отображать основные данные разделов намного быстрее, и догружать остальное по мере надобности.
  2. На страницах Канбан и Задачи по людям индикатор затрат теперь виден, даже когда есть только Плановые затраты, без фактических. На панели фильтров в разделе Ещё > появилась возможность выборки с плановыми затратами.
  3. При приглашении новых людей в Проект появилась возможность выбирать не только среди текущих Пользователей системы, но и среди Контактов.
  4. При приглашении новых людей в Аккаунт появился удобный массовый выбор проектов.

Друзья, на этом всё. С нетерпением ждём ваших отзывов и кейсов о работе с Канбан-доской. Спасибо, что вы с нами ;-)
Удачной работы!
Команда Worksection
ответить
Кирилл Шуринов 7 мая 2018
Порадовали обновлением :)
+1621
ответить
Александр Чорный 2 июня 2018
Круто!
ответить
Максим Курилов 10 июля 2018
А почему ограничение на 1 набор статусов для проекта? Почти всегда получается так, что внутри одного проекта могут быть задачи по разным бизнес процессам. Планируете добавить такую возможность?

Опубликовать

Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейси PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 47...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти