Здравствуйте, Друзья!
Рады сообщить вам об очередном обновлении системы.
Хедлайнером апдейта является долгожданная Канбан-доска, но кроме неё есть множество не менее интересных и простых новинок, с которых и начнём...
Новинки
Правый клик мышью
Теперь вы можете получить доступ к меню задания из любых списков задач! Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на задачу.
Обратите внимание в мобильной версии меню задачи можно вызвать долгим придавливанием. Придавите задачу на 1 секунду и появится её меню.
Drag&Drop через долгое придавливание
Ранее все элементы, которые можно было перетаскивать хватались сразу. Теперь же необходимо сначала «оторвать» элемент от фона, и только затем тащить. Отрыв нужного элемента осуществляется через долгое придавливание мышью.
Как только элемент повернулся на несколько градусов — готово, можно тащить.
Drag&Drop группы задач
На страницах Задачи по людям и новом виде Канбан появилась возможность перетаскивать группы задач. Для этого отметьте несколько задач и тащите.
Запоминание проектных разделов
Теперь система запоминает раздел проекта, в котором вы находились в последний раз и, возвращаясь к проекту, вы попадёте в то же самое место.
Если, например, в одних проектах вы работаете с Задачами списком, а в других с Задачами по людям или Диаграммой Ганта, то переключаясь между проектами, будете сразу попадать в нужный раздел.
Если же вам необходимо, как и раньше, оставаться в текущем разделе при смене проекта, например, с Файлов одного проекта переключаться на Файлы другого, — просто отметьте чекбокс, находящийся внизу Моё меню > Мои проекты > Оставаться в текущем разделе.
Ответственный Отдел / Команда
В фильтре Я теперь можно выбрать все задания за которые ответственен не один определённый человек, а весь Отдел или Команда в целом.
Например, теперь легко можно посмотреть все задания за которые ответственна Бухгалтерия.
Рабочие процессы и Группы меток
Мы существенно обновили дизайн и функциональность раздела Аккаунт > Статусы и метки, более явно разделив их на две отдельные сущности.Главные отличия Статусов от Меток
- В проекте может использоваться сколько угодно разных Наборов Меток new, а Набор Статусов new может быть только один.
- Набор меток может быть открыт для всех участников проекта (Общие метки), или же только для пользователей «Моя команда» (Внутренние метки). Набор Статусов открыт всегда.
- В настройках проекта вы можете отключить все наборы меток и не использовать их вообще new. Набор Статусов отключить невозможно, в проекте всегда будет использоваться один из доступных Workflow.
- На базе статусов строится Рабочий процесс проекта и Канбан-доска new. На базе меток не строится ничего.
Как выглядит и что изменилось
Появилась возможность создавать собственные группы для Статусов и Меток1, а также переименовывать предустановленные наборы2. Появилась возможность указывать, в каких проектах использовать ту или иную группу Статусов или Меток3. Для перетаскивания теперь нужно ненадолго придавить Метку или Статус4, и затем перемещать на новое место в группе или же в другую группу меток.
А также:
- new — Рабочие процессы и Группы меток сортируются по алфавиту, вы можете переименовывать их по собственному желанию.
- new — Редактировать Статусы и Метки могут Администраторы с правами «Разрешить управлять проектами» и «Разрешить редактировать всё». Это не наделяет их правом доступа к другим разделам Аккаунта.
- new — Руководитель проекта может самостоятельно добавлять новые группы меток в свои проекты и наполнять их содержимым. Новые рабочие процессы он добавлять по-прежнему не сможет.
Кроме этого, изменился интерфейс непосредственного редактирования статуса или метки, в котором появился дополнительный ряд насыщенных цветов.
Информация для компаний, работающих по старым тарифам: возможность создавать дополнительные Рабочие процессы доступна с Корпоративного тарифа и выше.
КАНБАН
Канбан-доска — это новый вид задач проекта, в котором они разложены по карточкам-статусам, выполняющим роль стадий рабочего процесса.
Напоминаем, что теперь вы можете самостоятельно создавать дополнительные рабочие процессы под нужды определённых проектов Аккаунт > Статусы и метки. А пока вы этого не сделали, ваш Канбан работает по основным Статусам аккаунта.
Статусы-карточки расположены горизонтально. Если часть из них не помещается на экран, — просто придавите мышью в пустое место и потащите видимую область так же, как вы это делаете на Диаграмме Ганта.
Итак, как это выглядит:
- Первая колонка — Backlog, она содержит все открытые задачи проекта без статусов согласно их иерархии. Задача берётся из бэклога и проходит все или только определённые статусы рабочего процесса, передвигаясь по ним слева направо, пока не будет сделана и закрыта.
- Карточки на доске соответствуют Статусам проекта. Администратор может изменить название, цвет и порядок, перетащив всю карточку за шапку или через меню карточки. Обратите внимание редактирование названий, добавление новых статусов, и смена их очерёдности отразится на всех проектах с аналогичным рабочим процессом.
- Последняя колонка — Закрытые задачи. Если вы перетащите одну или несколько заданий на эту карточку, — инициируется процесс их закрытия. Вы также можете переместить задачу из карточки Закрытых в Backlog, и она будет открыта заново.
Drag&Drop заданий на Канбан-доске
Одиночный перенос
- Если вам нужно переместить одно задание, просто придавите его мышкой на некоторое время, дождитесь «отрыва с поворотом», и перетащите в нужное место. Конечно же, вы по-прежнему можете сделать то же самое без перетаскивания, изменив Статусы в параметрах задачи.
- Обратите внимание на новые возможности работы с мышкой. Долгий клик левой кнопкой мыши — «поднимает» задачу для переноса, а клик правой кнопкой — вызывает её меню.
Массовый перенос
- Если вам нужно переместить несколько заданий, — сначала отметьте всё необходимое, а затем просто потяните за одно из отмеченных. В таком режиме предварительный долгий клик не нужен, пачка для переноса формируется сразу.
- Обратите внимание на Жёлтый / Серый колокольчик, который появляется слева вверху, в процессе «полёта». Он информирует о том, будут ли уведомлены подписчики о вашем «броске».
Положение «не уведомлять» останется до тех пор, пока вы снова не нажмёте пробел в «полете» или не измените его в другом месте, потому что это общий параметр для любых действий.
Интерфейс и возможности Карточек-Статусов
- Каждую карточку можно свернуть/развернуть. Эта персональная настройка позволяет исполнителю видеть только нужные ему статусы.
- Переименовать или перекрасить Статус можно, кликнув в название. Обратите внимание, это повлияет на все проекты, идущие по такому же рабочему процессу. Переименование здесь равносильно аналогичному действию в Аккаунт>Статусы и Метки
- Изменить порядок можно, схватив карточку за пустое место шапки, используя долгий клик. Новое место карточки также повлияет на все проекты, идущие по этому рабочему процессу.
- Быстро добавить новую задачу в нужный статус можно, кликнув в голубой плюс.
- Сделать все то же самое и даже больше (+ Автоматизация и Скрытие) можно из Меню статуса. Для вызова меню кликайте в традиционные «три точки».
- Добавить новый Статус можно прямо на Канбан-доске
- Каждый статус из Рабочего процесса может быть Отключён и Скрыт в конкретном проекте. Это сделано для того, чтоб вам не приходилось создавать новые Workflow для похожих процессов. Например в проекте, идущем по стандартному процессу, отсутствует одна или несколько стадий — вы просто нажимаете Скрыть у всех лишних. Вернуть их можно через блок6, вы увидите все скрытые карточки при попытке добавить новую.
Автоматизация процессов
Для этого вновь обратимся к меню карточки
- Для каждой карточки можно назначить Ответственного за статус в рамках конкретного проекта. В таком случае, при попадании заданий на карточку, — они изменят своего прошлого исполнителя на указанного человека.
Обратите внимание Этот параметр назначается и сбрасывается только из Меню статуса на странице Канбан, но влияет на весь проект! - Для каждой карточки можно назначить Следующий статус, тот в который она должна попадать после прохождения текущего. В таком случае, при закрытии задачи исполнителю будет предложено две кнопки — Закрыть или Передать дальше. Если исполнитель нажмёт кнопку Передать дальше >>, то задача не будет закрыта, а перейдёт на указанный Следующий статус с возможностью автоматической смены ответственности см.1
Совет Возможность закрывать задачи исполнителями можно отключить в настройках проекта. В таком случае Исполнитель не сможет Закрыть задачу, однако сможет внести затраты и Передать дальше >> на следующий этап рабочего процесса.
Это позволяет построить автоматизацию по Push и Pull методологиям
Push — для карточек установлены конкретные ответственные. При перетаскивании задачи на карточку, или при её переходе из прошлой стадии, ответственный будет автоматически переустановлен.
Pull — для карточек установлен ответственный «Любой сотрудник». Это означает, что на следующую стадию задача будет попадать без исполнителя. Любой участник проекта сможет взять её себе в работу.
Что ещё нужно знать про Рабочий процесс и Канбан
- Если в проекте изменился Рабочий процесс, то все задачи со статусами из прошлого процесса попадут в Backlog. Их старые статусы не исчезают, однако вы больше не сможете оперировать ими. Если вы сделали это случайно, то сможете с лёгкостью вернуть всё как было, изменив Рабочий процесс проекта на первоначальный.
- Канбан всего аккаунта отображает все открытые Задачи из всех проектов по определённому Workflow.
На картинке выше показан выбор одного из трех Рабочих процессов аккаунта.
Новинки в настройках Проекта и Аккаунта
Чтобы удобнее управлять проектами, мы добавили 2 блока в настройки:
- Выбор Рабочего процесса и Наборов меток для проекта. Напоминаем, что в проекте может быть использован только один Рабочий процесс и сколько угодно наборов меток в любых комбинациях. На рисунке мы видим, что проект идёт по процессу с названием Video-production и использует два скрытых набора меток из четырёх доступных.
- Усовершенствованная настройка прав исполнителя, которая дополнилась двумя новыми пунктами. Теперь исполнителю задания можно разрешить/запретить самостоятельно изменять сроки и указывать предполагаемые затраты его собственных заданий.
В настройках системы Аккаунт > Настройка системы > Опции участников появилась опция, разрешающая всем сотрудникам из компаний типа «Моя команда» видеть друг друга.
Если опция отключена, люди видят только свою команду и тех сотрудников из других команд, с которыми пересекаются в общих проектах.
Обновлённая система уведомлений
- Колокольчик событий теперь разделен на два таба — Входящие и Исходящие.
- Во Входящих уведомлениях появилась удобная фильтрация по типам событий или Автору. Это поможет вам быстро найти нужное уведомление в длинной ленте.
- На табе Исходящие расположена двухпозиционная иконка-переключатель. Когда виден Перечёркнутый колокольчик, — все ваши действия проходят без уведомлений, когда Волна — уведомления включены. Можете кликать прямо в иконку даже не переключаясь на таб Исходящие.
Обратите внимание в исходящих уведомлениях видна вся ваша активность. Если вы совершили какие-либо действия без отправки уведомлений, а затем решили-таки сообщить Ответственным и Подписчикам об этом, — найдите зачёркнутый колокольчик напротив нужного события и разошлите уведомления в 1 клик.
Уведомить вдогонку можно в течение первых 24 часов после события. У более старых событий эта функциональность исчезает.
Кроме этого, есть ещё невидимая часть улучшений, минимизирующая количество отправляемых уведомлений:
- Система отложенных уведомлений позволяет склеивать однотипные действия за короткий промежуток времени в одно. Например, если вы подняли приоритет задания с 1 до 5, а спустя 20 секунд ещё раз с 5 на 10, — мы отправим только одно уведомление об изменении приоритета с 1 до 10 и опустим все промежуточные шаги.
- При отмене действия уведомление удаляется из колокольчика, а переход в редактирование свежесозданной задачи в течение одной минуты активирует задержку уведомления до тех пор, пока вы не завершите редактирование.
И напоследок:
- На страницах Канбан и Задачи по людям появилось ограничение на количество выводимых данных. Хвосты слишком длинных Карточек собираются в Свёртки подобно длинным лентам комментариев. Это позволяет отображать основные данные разделов намного быстрее, и догружать остальное по мере надобности.
- На страницах Канбан и Задачи по людям индикатор затрат теперь виден, даже когда есть только Плановые затраты, без фактических. На панели фильтров в разделе Ещё > появилась возможность выборки с плановыми затратами.
- При приглашении новых людей в Проект появилась возможность выбирать не только среди текущих Пользователей системы, но и среди Контактов.
- При приглашении новых людей в Аккаунт появился удобный массовый выбор проектов.
Друзья, на этом всё. С нетерпением ждём ваших отзывов и кейсов о работе с Канбан-доской. Спасибо, что вы с нами ;-)
Удачной работы!
Команда Worksection