Вас приветствует команда Worksection!
Спешим представить вам наше весеннее обновление для Канбана. Мы расширили имеющиеся функции и добавили возможности кастомизации инструмента под рабочие процессы вашего бизнеса.
Среди новинок:
- Канбан проектов;
- Канбан по срокам;
- Новые автоматизации для Канбана.
Рассмотрим подробнее новые возможности Канбана Worksection.
Канбан проектов
Теперь вам доступно отображение проектов в формате Канбана:
Этот вид отображения четко показывает, на каком этапе находится конкретный проект компании. Особенно удобным этот функционал будет для типов бизнеса, которые создают проект в системе под конкретного клиента или продукт: маркетинговые и диджитал агентства, продуктовые ИТ компании, строительства и т.д.
Суть обновления
Ранее была доступна фильтрация проектов по их статусам. Но это не давало возможности отображать проекты, статусы которых не попадали в выборку. Поэтому мы решили найти и предложить вам новое решение.
С помощью отображения проектов в виде Канбана мы расширили ваши возможности. Теперь информация об этапах каждого из проектов собрана в одном месте и сгруппирована по статусам. Проекты же не имеющие статуса будут отображаться в бэклоге, из которого вы удобно можете их переместить, когда над проектом начнется работа.
Важно! Функция статусов и меток проектов доступна на тарифах премиум и выше.
Канбан проектов для повышения эффективности
Благодаря этому вы четко можете разделять нагрузку между проектами. Ведь наглядность Канбана позволяет оценить полную картину работы компании и отвечает на актуальные организационные вопросы: сколько проектов на этапе ожидания, сколько из них началось, а какие сейчас уже подходят к концу.
Поэтому оптимизация бизнес-процессов становится еще удобнее с Worksection!
Канбан по срокам
Мы позаботились и об улучшении организации работы каждого пользователя. Теперь каждый работник будет иметь основную рабочую страницу с возможностью работать по своим задачам и одновременно видеть, что запланировано на будущее. Это поможет оперативно планировать нагрузку и держать текущие задачи под контролем.
До обновления пользователь мог контролировать задачи применяя параметры фильтра по сроку: «просроченные», «сегодня», «на завтра» и другие. Сейчас пользователь может отобразить свою нагрузку в одном рабочем поле.
Суть обновления
Группирование происходит на основе сроков текущих задач пользователя. Таким образом, работники четко видят сколько у них задач без срока, сколько просроченных, сколько из них запланировано на сегодня, а какие должны быть выполнены в ближайшее время.
Задачи также можно с легкостью перемещать по Канбану изменяя сроки при условии наличия соответствующих прав. При перемещении система позволяет выбрать конкретный день и подсвечивает выходные дни – все для удобного планирования задач на следующие недели.
Новые автоматизации для Канбана
К упомянутым выше обновлениям мы также добавили расширение возможностей автоматизации, о которых часто просили наши пользователи:
Установка срока на конкретный статус
Теперь вы можете задавать сроки для выполнения задачи конкретного статуса.
Также у вас есть возможность задать определенные условия при установлении сроков на статус:
- Установить новый срок. Это может быть полезным, если статусами вы обозначаете определенные рабочие процессы, которые имеют нормированное количество дней для их выполнения.
- Сдвинуть вперед – сместить дедлайн на N количество дней при попадании на соответствующий статус. Например, при перемещении задачи не этап со статусом «На утверждение» дедлайн автоматически будет смещаться на заданное вами количество дней.
- Очистить, то есть оставить задачу без дедлайна. Полезно для отметки задач, которые не требуют контроля сроков на дальнейших этапах.
- Не менять – оставить установленный ранее срок выполнения без изменений.
Эти удобные варианты настроек сроков на конкретный статус помогут автоматизировать планирование рабочего процесса и оптимизировать ваш менеджмент.
Назначение ответственного за статус
Выберите кто из команды будет отвечать за конкретный статус выполнения задания:
Первый ответственный
Первый ответственный — ответственный на момент создания задачи. Пригодится, если задача после прохождения нескольких этапов с разными ответственными должна вернуться к первому исполнителю.
Например, руководитель создает в системе задачу на СММ-менеджера. Он в свою очередь для успешного выполнения должен сформировать техническое задание на копирайтера и дизайнера, где каждый специалист отвечает за свой этап. После завершения каждым своей части работы задача получает статус «Готово», за которым закреплен первый исполнитель. Далее СММ-менеджер с уже полученными материалами может публиковать сообщение в соцсетях.
Предварительный ответственный
Предыдущий ответственный — ответственный на момент предыдущей автоматической смены. Удобно использовать для взаимозависимых рабочих процессов.
Например, программист выполняет задачу с трекингом времени и отдает результат на тестирование. После теста задача возвращается автоматически на программиста при установлении соответствующего статуса. Таким образом, в отчетах будет сохраняться реальный исполнитель, что важно для контроля использованных ресурсов.
Автор задачи
Автор задачи — пользователь, создавший данную задачу. Отлично подходит для этапа утверждений и согласований рабочих процессов.
Опыт клиентов
Наш клиент поделился удобством обновления на реальном примере усовершенствования рабочего процесса для согласования отпусков.
Ранее он требовал прямого привлечения HR-менеджера для контроля прохождения всех этапов, что снижало общую эффективность. С новыми возможностями автоматизации администрирования процесса принятия отпуска делегировали непосредственно Worksection.
Работник ставит задачу на HR-менеджера с запросом на отпуск. Далее HR-менеджер проверяет количество доступных дней и передает задачу на согласование руководителю. По результатам рассмотрения запроса на отпуск задача получит соответствующий статус «Согласовано руководителем» или «Не согласовано руководителем» и возвращается к ознакомлению автору задачи.
Таким образом, Worksection помог оптимизировать административный процесс и разгрузить ресурсы команды для выполнения более приоритетных задач.
Вы также можете протестировать новые возможности системы с бесплатным 14-ти дневным пробным периодом или в своем профиле, если уже имеете аккаунт Worksection!
Спасибо за выбор нашего сервиса и возможность становиться лучше!
Команда Worksection
Слава Украине и ее защитникам! 