Worksection to struktura i zarządzanie czasem naszego projektu.

O Cen­trum Tech­nologii Oby­wa­tel­skiej 1991

My — jesteśmy pier­wszym cen­trum w Ukrainie dla roz­wo­ju orga­ni­za­cji tech­nologii pub­licznej i star­tupów. Dążymy do stworzenia maksy­mal­nie pro­duk­ty­wnej atmos­fery, aby ludzie mogli tworzyć naprawdę fajne rzeczy.

Mamy przestrzeń coworkingową dla star­tupów, stre­fę wydarzeń i sale kon­fer­en­cyjne. Możesz orga­ni­zować swo­je pro­jek­ty z nami lub uczest­niczyć w wydarzeni­ach prowad­zonych przez nasz zespół.

Obszar, który dzi­ała na prze­cię­ciu inic­jatyw oby­wa­tel­s­kich, biz­ne­su i rozwiązań IT, jest tym, czego nasz kraj szczegól­nie potrzebuje.

Dlaczego ważne jest usta­lanie zadań

Bez wzglę­du na wielkość orga­ni­za­cji — zawsze bard­zo ważne jest usta­lanie zadań i śledze­nie ich dynami­ki. Na pewno z uwzględ­nie­niem cza­su i terminów.

Istotne jest zrozu­mie­nie, czym zaj­mu­jesz się Ty, Twoi koledzy i zarząd. Patrząc na cały zakres zadań, pra­cown­i­cy czu­ją swo­ją odpowiedzial­ność w całej organizacji.

Dzię­ki menedżerowi zadań, każdy jest świadomy cza­su, a praw­dopodobieńst­wo zapom­nienia o czymś zbliża się do zera.

Jak się organizujemy

W naszej pra­cy korzys­tamy z Work­sec­tion. Mamy tam ustaw­iony jeden pro­jekt. Na razie nie tworzymy więcej, ponieważ planu­je­my w przyszłoś­ci podłączyć inne pro­jek­ty z orga­ni­za­cji SocialBoost.

Wszys­tko jest podzielone na zada­nia. Ist­nieją cztery główne zada­nia: Wydarzenia; Artykuły biurowe; Kwest­ie prawne; Mar­ket­ing. Cała pra­ca prowadzi do podzadań i przy uży­ciu list kon­trol­nych. Każde zadanie ma osobę odpowiedzial­ną, która nad­zoru­je całą pracę w podzadań.

Kiedy planowane jest nowe wydarze­nie, tworzymy dup­likat już ist­niejącego podob­ne­go zada­nia. Następ­nie po pros­tu zmieni­amy tytuł, ter­miny, osobę odpowiedzial­ną i cza­sa­mi pre­cyzu­je­my kil­ka szczegółów. To oszczędza dużo cza­su fir­mom, które mają stan­dar­d­owe zadania.

Pra­cown­i­cy i Worksection

Dlaczego Work­sec­tion?

Próbowałem korzys­tać z Asana, Base­camp, Trel­lo, Red­mine i Work­sec­tion. A kiedy zacząłem pra­cow­ać nad tym pro­jek­tem, Work­sec­tion był oczy­wistym wyborem. Ponieważ w specy­fice naszej pra­cy ważny jest kaskad­owy mod­el usta­la­nia zadań. To znaczy możli­wość usta­la­nia zadań na każdym poziomie. W innych sys­temach są prob­le­my z wygodą, oso­biś­cie dla mnie.

Cenię użyteczność, prosty inter­fe­js i potrzeb­ną funkcjon­al­ność. Wszys­tko, czego potrze­bu­jesz, jest w jed­nym oknie.

Podo­ba mi się również Work­sec­tion za to, że jest aplikac­ja mobil­na i elastyczność.

Funkcjon­al­ność, która popraw­ia życie

Korzys­tamy ze wszys­t­kich ​„funkcji” edy­to­ra. Wygod­nie jest osadzać lin­ki, dzielić na listy kon­trolne i listy numerowane.

Wiele osób częs­to pracu­je nad zada­ni­a­mi, a my oznacza­my ich (wspom­i­namy), aby otrzymy­wać oso­biste powiadomienia.

A moim ulu­bionym — jest dołączanie plików i uży­wanie emotikonów do szy­bkiej reakcji na komentarze.

Śledze­nie cza­su i timer

Tagi i statusy

Najczęst­szy tag w reali­ach naszego pro­jek­tu to ​“pilne”

W Work­sec­tion moż­na tworzyć zada­nia odroc­zone, usta­la­jąc ter­miny rozpoczę­cia i zakończenia. Takie zada­nia są przenos­zone do try­bu oczeki­wa­nia. W nich uży­wamy tagu ​“w toku”. Oso­ba może zacząć pra­cow­ać nad zadaniem wcześniej, a umieszcza­jąc odpowied­ni tag ​„w toku” — wszyscy rozu­mieją, że to zadanie jest już wykonywane.

Cza­sa­mi kil­ka osób pracu­je równo nad zadaniem. W tym przy­pad­ku stworzyliśmy własne etyki­ety z imion­a­mi pra­cown­ików. Dodal­iśmy je do zada­nia jako wykon­aw­ców, a było widoczne, kto nad nim pracował.

Raport

Raport jest bardziej dla mnie. Dla zrozu­mienia, gdzie opóźnil­iśmy się z ter­mi­na­mi. Wygod­nie jest spo­jrzeć na zamknięte zada­nia i zrozu­mieć, dlaczego to się wydarzyło, aby śledz­ić, jak takie sytu­acje wpły­wa­ją na inne zadania.

Generu­ję raporty z potrzeb­ny­mi fil­tra­mi i je pobier­am. Raport zaw­iera link do zada­nia, co jest istot­nym plusem. Jeśli potrze­bu­jesz szczegółowej his­torii, możesz od razu prze­jść z pliku Excel do zadania.

Wady

Chci­ałbym, żeby jed­no zadanie mogło mieć kilku odpowiedzial­nych. Rozwiązu­ję ten prob­lem poprzez oznaczanie potrzeb­nych osób w opisie zada­nia. Ale wciąż, taka funkcjon­al­ność nam brak.

I dodaj trochę emotikonów, oszczędza­sz na emotikonach?

Dla kogo to jest odpowiednie?

Uważam, że Work­sec­tion jest odpowied­ni dla każdego biz­ne­su. Szczegól­nie dla tych, którzy planu­ją wydarzenia. W każdym razie wybór sys­te­mu zależy od postaw­ionych zadań. Konkretne przykłady mogą obe­j­mować różne agenc­je cyfrowe lub PR, kance­lar­ie prawne.

Z ogrom­ną przy­jem­noś­cią pole­camy Work­sec­tion naszym rezy­den­tom, star­tupom i pro­jek­tom. Dla nich to nie tylko wspani­ała usłu­ga, ale także narzędzie, które poma­ga stać się lep­szym i szy­b­ciej osiągnąć swo­je cele.

W naszym przy­pad­ku Work­sec­tion to struk­tu­ra
i zarządzanie cza­sem naszego pro­jek­tu.
Bez niego efek­ty­wność spadła­by o 30%