Worksection est la gestion de la structure et du temps de notre projet.

À pro­pos du Civic Tech Cen­ter de 1991

Nous — sommes le pre­mier cen­tre en Ukraine pour le développe­ment d’or­gan­i­sa­tions de tech­nolo­gie publique et de star­tups. Nous nous efforçons de créer une atmo­sphère maxime­ment pro­duc­tive afin que les gens puis­sent créer des choses vrai­ment cool.

Nous avons un espace de cowork­ing pour les star­tups, une zone d’événe­ments et des salles de réu­nion. Vous pou­vez organ­is­er vos pro­pres pro­jets avec nous ou assis­ter à des événe­ments organ­isés par notre équipe.

La zone qui opère à l’in­ter­sec­tion des ini­tia­tives civiles, des affaires et des solu­tions infor­ma­tiques est ce dont notre pays a par­ti­c­ulière­ment besoin.

Pourquoi est-il impor­tant de fix­er des tâches

Peu importe la taille de l’or­gan­i­sa­tion — il est tou­jours très impor­tant de fix­er des tâch­es et de suiv­re leur dynamique. Défini­tive­ment en ten­ant compte du temps et des délais.

Il est cru­cial de com­pren­dre sur quoi vous, vos col­lègues et votre direc­tion êtes engagés. En regar­dant l’ensem­ble des tâch­es, les employés ressen­tent leur respon­s­abil­ité dans l’ensem­ble de l’organisation.

Grâce au ges­tion­naire de tâch­es, tout le monde est con­scient du temps, et la prob­a­bil­ité d’ou­bli­er quelque chose s’ap­proche de zéro.

Com­ment nous sommes organisés

Dans notre tra­vail, nous util­isons Work­sec­tion. Nous avons un pro­jet con­fig­uré à l’in­térieur. Pour l’in­stant, nous né créons pas plus, car nous prévoyons de con­necter d’autres pro­jets de l’or­gan­i­sa­tion Social­Boost à l’avenir.

Tout est divisé en tâch­es. Il y a qua­tre tâch­es prin­ci­pales : Événe­ments ; Four­ni­tures de bureau ; Ques­tions juridiques ; Mar­ket­ing. Tout le tra­vail est effec­tué en sous-tâch­es et à l’aide de listes de con­trôle. Chaque tâche a une per­son­ne respon­s­able qui super­vise tout le tra­vail dans les sous-tâches.

Lorsqu’un nou­v­el événe­ment est plan­i­fié, nous créons un dupli­ca­ta d’une tâche sim­i­laire déjà exis­tante. Ensuite, nous changeons sim­ple­ment le titre, les délais, la per­son­ne respon­s­able, et par­fois pré­cisons cer­tains détails. Cela per­met d’é­conomiser beau­coup de temps pour les entre­pris­es qui ont des tâch­es standard.

Employés et Worksection

Pourquoi Work­sec­tion ?

J’ai essayé d’u­tilis­er Asana, Base­camp, Trel­lo, Red­mine et Work­sec­tion. Et quand j’ai com­mencé à tra­vailler sur ce pro­jet, Work­sec­tion était le choix évi­dent. Parce que, dans la spé­ci­ficité de notre tra­vail, un mod­èle de fix­a­tion des tâch­es en cas­cade est impor­tant. Autrement dit, la capac­ité à fix­er des tâch­es à n’im­porte quel niveau. Dans d’autres sys­tèmes, il y a des prob­lèmes de com­mod­ité, per­son­nelle­ment pour moi.

J’é­val­ue l’er­gonomie, une inter­face sim­ple et les fonc­tion­nal­ités néces­saires. Tout ce dont vous avez besoin est dans une seule fenêtre.

J’aime aus­si Work­sec­tion pour le fait qu’il existe une appli­ca­tion mobile et une adaptabilité.

Fonc­tion­nal­ités qui améliorent la vie

Nous util­isons toutes les ​“fonc­tion­nal­ités” de l’édi­teur. Il est pra­tique d’in­té­gr­er des liens, de se décom­pos­er en listes de con­trôle et en listes numérotées.

Plusieurs per­son­nes tra­vail­lent sou­vent sur des tâch­es, et nous les taguons (les men­tion­nons) afin que des noti­fi­ca­tions per­son­nelles soient reçues.

Et mon préféré — est d’at­tach­er des fichiers et d’u­tilis­er des emo­jis pour réa­gir rapi­de­ment aux commentaires.

Suivi du temps et minuterie

Tags et Statuts

Le tag le plus courant dans les réal­ités de notre pro­jet est ​“urgent”

Dans Work­sec­tion, vous pou­vez créer des tâch­es dif­férées en fix­ant des dates de début et de fin. Ces tâch­es sont déplacées en mode d’at­tente. Dans celles-ci, nous util­isons le tag ​“en cours”. Une per­son­ne peut com­mencer à tra­vailler sur une tâche plus tôt, et en plaçant le tag cor­re­spon­dant ​“en cours” — tout le monde com­prend que la tâche est déjà en cours d’exécution.

Par­fois, plusieurs per­son­nes tra­vail­lent égale­ment sur une tâche. Dans ce cas, nous avons créé nos pro­pres éti­quettes avec les noms des employés. Nous les avons ajoutés à la tâche en tant qu’exé­cu­teurs, et il était vis­i­ble qui tra­vail­lait dessus.

Rap­port

Le rap­port est plus pour moi. Pour com­pren­dre où nous avons pris du retard sur les délais. Il est pra­tique de regarder les tâch­es fer­mées et de com­pren­dre pourquoi cela s’est pro­duit, de suiv­re com­ment de telles sit­u­a­tions impactent d’autres tâches.

Je génère des rap­ports avec les fil­tres néces­saires et les télécharge. Le rap­port con­tient un lien vers la tâche, ce qui est un plus sig­ni­fi­catif. Si vous avez besoin d’une his­toire détail­lée, vous pou­vez immé­di­ate­ment pass­er du fichi­er Excel à la tâche.

Incon­vénients

Je souhait­erais qu’une tâche puisse avoir plusieurs per­son­nes respon­s­ables. Je résous ce prob­lème en taguant les per­son­nes néces­saires dans la descrip­tion de la tâche. Mais pour­tant, une telle fonc­tion­nal­ité nous fait défaut.

Et ajoutez quelques emo­jis, êtes-vous avare en emojis ?

Pour qui est-ce adapté ?

Je crois que Work­sec­tion est adap­té à toute entre­prise. Surtout pour ceux qui plan­i­fient des événe­ments. Dans tous les cas, le choix du sys­tème dépend des tâch­es fixées. Des exem­ples spé­ci­fiques peu­vent inclure divers­es agences numériques ou de PR, des cab­i­nets d’avocats.

Nous recom­man­dons volon­tiers Work­sec­tion à nos rési­dents, star­tups et pro­jets. Pour eux, ce n’est pas seule­ment un excel­lent ser­vice mais aus­si un out­il qui aide à s’amélior­er et à attein­dre leurs objec­tifs plus rapidement.

Dans notre cas, Work­sec­tion est la struc­ture
et la ges­tion du temps de notre pro­jet.
Sans elle, l’ef­fi­cac­ité tomberait de 30%