Über das Civic Tech Center von 1991
Wir — sind das erste Zentrum in der Ukraine für die Entwicklung von öffentlichen Technologieorganisationen und Startups. Wir streben danach, eine maximal produktive Atmosphäre zu schaffen, sodass die Menschen wirklich coole Dinge erschaffen können.
Wir haben einen Coworking-Space für Startups, eine Veranstaltungszone und Besprechungsräume. Sie können Ihre eigenen Projekte mit uns organisieren oder Veranstaltungen besuchen, die von unserem Team durchgeführt werden.
Der Bereich, der an der Schnittstelle zwischen bürgerlichen Initiativen, Wirtschaft und IT-Lösungen arbeitet, ist das, was unser Land besonders braucht.
Warum es wichtig ist, Aufgaben zu setzen
Unabhängig von der Größe der Organisation — es ist immer sehr wichtig, Aufgaben zu setzen und deren Dynamik zu verfolgen. Definitiv unter Berücksichtigung von Zeit und Fristen.
Es ist entscheidend zu verstehen, womit Sie, Ihre Kollegen und Ihre Führungskräfte beschäftigt sind. Wenn die gesamte Palette an Aufgaben betrachtet wird, fühlen die Mitarbeiter ihre Verantwortung über die gesamte Organisation hinweg.
Dank des Aufgabenmanagers ist jeder über die Zeit informiert, und die Wahrscheinlichkeit, etwas zu vergessen, geht gegen null.
Viele Projekte kommen aufgrund des menschlichen Faktors ins Stocken. Denn alles kann auseinanderfallen, wenn sogar ein sehr kleines Detail vergessen wird.
Wie wir organisiert sind
In unserer Arbeit nutzen wir Worksection. Wir haben ein Projekt darin eingerichtet. Im Moment erstellen wir nicht mehr, da wir planen, in Zukunft weitere Projekte von der SocialBoost-Organisation anzuschließen.
Alles ist in Aufgaben unterteilt. Es gibt vier Hauptaufgaben: Veranstaltungen; Büromaterial; Rechtliche Angelegenheiten; Marketing. Alle Arbeiten erfolgen in Unteraufgaben und anhand von Checklisten. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, die alle Arbeiten in den Unteraufgaben überwacht.
Wenn ein neues Ereignis geplant wird, erstellen wir eine Kopie einer bereits bestehenden ähnlichen Aufgabe. Dann ändern wir einfach den Titel, die Fristen, die verantwortliche Person und manchmal klären wir einige Details. Das spart viel Zeit für Unternehmen mit Standardaufgaben.
Mitarbeiter und Worksection
Worksection ist das Hauptwerkzeug, und jeder nutzt das System täglich aktiv. Während der Mitarbeitereingewöhnung wurden Mini-Präsentationen gehalten, und einige Aspekte wurden erklärt. Jetzt sind alle daran gewöhnt, und es gibt keine Beschwerden.
Zunächst ist es wichtig, die Regeln für das Setzen von Aufgaben zu erklären: Fristen, Voraussetzungen, korrekte Benennungen usw.
Ich halte diese Meinung für richtig: Wie sie die Aufgabe setzen, wie klar — hängt von ihrer richtigen und rechtzeitigen Ausführung ab.
Warum Worksection?
Ich habe Asana, Basecamp, Trello, Redmine und Worksection ausprobiert. Und als ich begann, an diesem Projekt zu arbeiten, war Worksection die offensichtliche Wahl. Denn in der Spezifität unserer Arbeit ist ein kaskadisches Modell der Aufgabenstellung wichtig. Das heißt, die Fähigkeit, Aufgaben auf jeder Ebene zu setzen. In anderen Systemen gibt es Bequemlichkeitsprobleme, persönlich für mich.
Ich schätze Benutzerfreundlichkeit, eine einfache Oberfläche und die notwendige Funktionalität. Alles, was man benötigt, ist in einem Fenster.
Ich mag auch Worksection dafür, dass es eine mobile App und Anpassungsfähigkeit gibt.
Funktionalität, die das Leben besser macht
Wir nutzen alle “Funktionen” des Editors. Es ist bequem, Links einzubetten, in Checklisten und nummerierte Listen aufzuteilen.
Oft arbeiten mehrere Personen an Aufgaben, und wir markieren sie (erwähnen sie), damit persönliche Benachrichtigungen empfangen werden.
Und mein Favorit — ist das Anhängen von Dateien und die Verwendung von Emojis, um schnell auf Kommentare zu reagieren.
Zeiterfassung und Timer
Ich benutze nur die Zeiterfassung und gebe sie selbst in Aufgaben ein. Ich benutze den Zeit-Tracker nicht, weil ich im Multitasking-Modus arbeite und schnell von einer Aufgabe zur anderen wechsle. Die Mitarbeiter nutzen den Timer, aber für langfristige Aufgaben, wie das Schreiben eines Artikels.
Tags und Status
Der häufigste Tag in der Realität unseres Projekts ist “dringend”
In Worksection können Sie aufgeschobene Aufgaben erstellen, indem Sie Start- und Endfristen festlegen. Solche Aufgaben werden in einen Wartemodus versetzt. In ihnen verwenden wir den Tag “in Arbeit.” Eine Person kann früher mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, und durch das Setzen des entsprechenden Tags “in Arbeit” — versteht jeder, dass die Aufgabe bereits ausgeführt wird.
Manchmal arbeiten mehrere Personen gleichwertig an einer Aufgabe. In diesem Fall haben wir unsere eigenen Etiketten mit den Namen der Mitarbeiter erstellt. Wir fügten sie als Ausführende zu der Aufgabe hinzu, und es war ersichtlich, wer daran arbeitet.
Bericht
Der Bericht ist mehr für mich. Zur Erkenntnis, wo wir bei den Fristen hinterherhinken. Es ist bequem, sich geschlossene Aufgaben anzusehen und zu verstehen, warum das passiert ist, um zu verfolgen, wie solche Situationen andere Aufgaben beeinflussen.
Ich generiere Berichte mit den notwendigen Filtern und lade sie herunter. Der Bericht enthält einen Link zur Aufgabe, was ein erheblicher Vorteil ist. Wenn Sie eine detaillierte Historie benötigen, können Sie sofort vom Excel-Dokument zur Aufgabe wechseln.
Nachteile
Ich wünschte, eine Aufgabe könnte mehrere verantwortliche Personen haben. Ich löse dieses Problem, indem ich die notwendigen Personen in der Aufgabenbeschreibung tagge. Aber dennoch fehlt uns eine solche Funktionalität.
Und fügt ein paar Emojis hinzu, seid ihr geizig mit Emojis?
Für wen ist es geeignet?
Ich glaube, dass Worksection für jedes Unternehmen geeignet ist. Besonders für diejenigen, die Veranstaltungen planen. In jedem Fall hängt die Wahl des Systems von den festgelegten Aufgaben ab. Konkrete Beispiele könnten verschiedene digitale oder PR-Agenturen, Anwaltskanzleien sein.
Wir empfehlen Worksection gerne unseren Bewohnern, Startups und Projekten. Für sie ist es nicht nur ein großartiger Service, sondern auch ein Werkzeug, das hilft, besser zu werden und ihre Ziele schneller zu erreichen.
In unserem Fall ist Worksection die Struktur
und Zeitmanagement unseres Projekts.
Ohne es würde die Effizienz um 30% sinken
und Zeitmanagement unseres Projekts.
Ohne es würde die Effizienz um 30% sinken