1991 Civic Tech Center: Worksection — это структурированность и управление временем в рамках нашего проекта

О Гражданском Техноцентре 1991 года

Мы — первый центр в Украине для развития общественных технологических организаций и стартапов. Мы стремимся создать максимально продуктивную атмосферу, чтобы люди могли создавать по-настоящему крутые вещи.

У нас есть коворкинг для стартапов, зона для мероприятий и переговорные комнаты. Вы можете организовывать свои проекты у нас или посещать мероприятия, проводимые нашей командой.

Область, которая работает на пересечении гражданских инициатив, бизнеса и ИТ-решений, особенно нужна нашей стране.

Почему это важно — ставить задачи

Неважно, какого размера организация — всегда очень важно ставить задачи и отслеживать их динамику. Обязательно с учетом времени и дедлайнов.

Крайне важно понимать, чем занимаются вы, ваши коллеги и ваше руководство. Смотрев на весь спектр задач, сотрудники ощущают свою ответственность за всю организацию.

Благодаря менеджеру задач, каждый в курсе времени, и вероятность забыть что-то приближается к нулю.

Как мы организованы

В нашей работе мы используем Worksection. У нас есть один проект, настроенный в нем. Пока мы не создаем больше, так как планируем подключить другие проекты из организации SocialBoost в будущем.

Все разделено на задачи. Есть четыре корневые задачи: Мероприятия; Офисные принадлежности; Юридические вопросы; Маркетинг. Вся работа ведется в подзадачах и с использованием контрольных списков. У каждой задачи есть ответственный человек, который курирует всю работу в подзадачах.

Когда планируется новое мероприятие, мы создаем дубликат уже существующей аналогичной задачи. Затем мы просто изменяем название, сроки, ответственного человека и иногда уточняем некоторые детали. Это экономит много времени для компаний, у которых есть стандартные задачи.

Сотрудники и Worksection

Почему Worksection?

Я пробовал использовать Asana, Basecamp, Trello, Redmine и Worksection. И когда я начал работать над этим проектом, Worksection был очевидным выбором. Потому что в специфике нашей работы важна каскадная модель постановки задач. То есть возможность ставить задачи на любом уровне. В других системах есть проблемы с удобством, лично для меня.

Я ценю удобство, простой интерфейс и необходимую функциональность. Все необходимое находится в одном окне.

Мне также нравится Worksection за то, что есть мобильное приложение и адаптивность.

Функциональность, которая улучшает жизнь

Мы используем все “функции” редактора. Удобно вставлять ссылки, разбивать на контрольные списки и нумерованные списки.

Множество людей часто работают над задачами, и мы отмечаем их (упоминаем) так, чтобы они получали личные уведомления.

А моя любимая — это прикрепление файлов и использование эмодзи для быстрого реагирования на комментарии.

Отслеживание времени и таймер

Я использую только отслеживание времени, вводя его сам в задачи. Я не использую таймер времени, потому что работаю в многозадачном режиме и быстро переключаюсь с одной задачи на другую. Сотрудники используют таймер, но для долгосрочных задач, таких как написание статьи.

Теги и Статусы

Самый распространенный тег в реалиях нашего проекта — “срочно”

В Worksection вы можете создавать отложенные задачи, устанавливая сроки начала и завершения. Такие задачи переводятся в режим ожидания. В них мы используем тег “в процессе.” Человек может начать работу над задачей ранее, и разместив соответствующий тег “в процессе” — все понимают, что задача уже выполняется.

Иногда над задачей работают несколько человек. В этом случае мы создали свои собственные метки с именами сотрудников. Мы добавили их в задачу как исполнителей, и было видно, кто над ней работает.

Отчет

Отчет больше для меня. Для понимания, где мы отстали по срокам. Удобно смотреть на закрытые задачи и понимать, почему это произошло, отслеживать, как такие ситуации влияют на другие задачи.

Я генерирую отчеты с необходимыми фильтрами и загружаю их. Отчет содержит ссылку на задачу, что является значительным плюсом. Если нужна подробная история, можно сразу перейти из Excel-файла к задаче.

Недостатки

Хотелось бы, чтобы у задачи могло быть несколько ответственных лиц. Я решаю эту проблему, отмечая необходимых людей в описании задачи. Но всё же такой функциональности нам не хватает.

И добавьте немного эмодзи, вы скупитесь на эмодзи?

Кому это подходит?

Я считаю, что Worksection подходит для любого бизнеса. Особенно для тех, кто планирует мероприятия. В любом случае, выбор системы зависит от поставленных задач. Конкретные примеры могут включать различные цифровые или PR-агентства, юридические фирмы.

Мы с радостью рекомендуем Worksection нашим жителям, стартапам и проектам. Для них это не только отличная услуга, но и инструмент, который помогает стать лучше и быстрее достигать своих целей.

В нашем случае Worksection является структурой
и управлением временем нашего проекта.
Без нее эффективность упала бы на 30%