28 травня 2018   •   Sasha Mogir   •   7 min read

1991 Civic Tech Center: Worksection — це структурність і тайм-менеджмент нашого проекту

Анастасия Силенок

Про 1991 Civic Tech Center

Ми  перший в Україні центр розвитку громадських технологічних організацій і стартапів. Намагаємося зробити атмосферу максимально продуктивною, щоб люди могли створювати по-справжньому круті речі.

У нас є коворкінг для стартапів, івент-зона та мітинг-руми. З нами можна організовувати власні проекти або відвідувати заходи, які проводить наша команда.

Сфера, яка працює на стику цивільних ініціатив, бізнесу, IT-рішень — це те, що потрібно нашій країні зокрема.

Чому важливо ставити завдання

Незалежно від того, якого розміру організація  завжди дуже важливо ставити завдання і відслідковувати їх динаміку. Обов’язково з урахуванням часу і термінів.

Важливо розуміти, чим займаєшся ти, твої колеги і твоє керівництво. Дивлячись на весь спектр завдань, співробітники відчувають свою відповідальність на рівні всієї організації.

Завдяки таск-менеджеру всі відчувають час, і ймовірність щось забути наближається до нуля.

Багато проектів застряють через людський фактор. Тому що, все може розсипатися якщо забути навіть якусь дуже маленьку деталь.
Такі сервіси покликані вибудувати чіткий шлях розвитку і вести вас у цьому напрямку, не забуваючи нічого.


Як у нас все побудовано

У роботі ми використовуємо Worksection. В ньому у нас заведено один проект. Поки ми не створюємо більше, так як в подальшому плануємо приєднати інші проекти організації SocialBoost.

У нас все розбите на задачі. Є чотири кореневі задачі: Івенти; Забезпечення офісу; Юридичні питання; Маркетинг. Всю роботу ведемо в підзадачах і за допомогою чеклістів. У кожної задачі є відповідальний, він контролює всю роботу в підзадачах.


Коли планується новий івент, ми створюємо дублікат вже існуючої аналогічної задачі. Потім просто змінюємо назву, терміни виконання, відповідального і іноді щось уточнюємо. Це економить багато часу для компаній, у яких є типові задачі.

Співробітники і Worksection

Worksection — основний інструмент і всі користуються системою активно і щодня. Під час адаптації працівників проводили міні-презентації і пояснювали деякі моменти. Зараз вже всі звикли і скарг немає.

Спочатку головне пояснити правила постановки завдань: дедлайни, завчасність постановки, правильна назва і т. д.

Я дотримуюся такої думки: від того, яким чином ти поставиш задачу, наскільки чітко — залежить її коректне і своєчасне виконання.

Чому Worksection?

Пробувала користуватися Asana, Basecamp, Trello, Redmine і Worksection. І коли почала роботу над цим проектом, Worksection став очевидним вибором. Тому що, в специфіці нашої роботи важлива каскадна модель постановки тасків. Тобто можливість ставити завдання на будь-якому рівні. В інших системах є проблеми зі зручністю, особисто для мене.

Мені важливі юзабільний, простий інтерфейс і потрібний функціонал. Все, що тобі потрібно, знаходиться в одному вікні.

Worksection мені ще подобається тим, що є мобільний додаток і адаптивність.

Функціонал, який робить життя кращим

Користуємося всіма «фішками» редактора. Зручно вшивати посилання, розбивати по чек-лістам і нумерованим спискам.

Над задачами часто працюють кілька осіб, їх ми тегаємо (згадуємо), щоб приходили персональні повідомлення.

І найулюбленіше це прикріплювати файли і ставити смайлики, щоб швидко реагувати на коментарі.


Тимчасові витрати і таймер


Я користуюся тільки тимчасовими витратами, вношу їх самостійно в задачі. Не використовую таймер, тому що працюю в режимі багатозадачності і швидко переключаюся з однієї задачі на іншу. Співробітники включають таймер, але на більш довгострокові завдання, наприклад, на написання статті.

Теги і статуси

Найчастіший тег в реаліях нашого проекту — це «терміново»

У Worksection можна створювати відстрочені задачі, виставивши термін старту і фінішу. Такі задачі переносяться в режим очікування. У них використовуємо тег «в роботі». Людина може почати працювати із задачею раніше. І поставивши відповідний тег «в роботі» — всім стає зрозуміло, що задача вже виконується.

Іноді над задачею рівноцінно працюють кілька осіб. На цей випадок ми створили власні мітки з іменами співробітників. Додавали їх в задачу як виконавців, і було видно, хто над нею працює.


Звіт

Звіт — це більше для мене. Для розуміння того, де ми завалили терміни. Зручно подивитися закриті задачі і зрозуміти, чому так сталося, відстежити, як такі ситуації впливають на інші задачі.

Формую звіти за потрібними фільтрами і скачую їх. У звіті є посилання на задачу, і це великий плюс. Якщо тобі потрібна розгорнута історія, ти з Excel-файлу можеш відразу перейти у задачу.

Недоліки

Хочеться, щоб задача мала кілька відповідальних. Я вирішую цю проблему тим, що тегаю потрібних людей в описі задачі. Але все ж такого функціоналу, особисто нам, не вистачає.

І додайте смайликів, вам що смайликів шкода?


Для кого підходить?


Вважаю, що Worksection підходить для будь-якого бізнесу. Особливо для тих, хто планує івенти. У будь-якому випадку, вибір системи залежить від поставлених завдань. З конкретних прикладів — це можуть бути різні діджитал або піар агентства, юридичні фірми.


Ми з задоволенням рекомендуємо Worksection нашим резидентам, стартапам, проектам. Для них — це не лише гарний сервіс, а й інструмент, який допомагає ставати кращим і досягати своїх цілей швидше.

У нашому випадку Worksection — це структурність
і тайм-менеджмент нашого проекту.
Без нього ефективність впала б на 30%

І відео версія, як завжди, на нашому Youtube Worksection
відповісти
Татьяна 30 травня 2018
метки с именами людей - интересно, попробуем использовать
відповісти
asyrealtyco 31 липня 2019
Интересно

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через