Про 1991 Civic Tech Center
Ми — перший в Україні центр розвитку громадських технологічних організацій і стартапів. Намагаємося зробити атмосферу максимально продуктивною, щоб люди могли створювати по-справжньому круті речі.
У нас є коворкінг для стартапів, івент-зона та мітинг-руми. З нами можна організовувати власні проекти або відвідувати заходи, які проводить наша команда.
Сфера, яка працює на стику цивільних ініціатив, бізнесу, IT-рішень — це те, що потрібно нашій країні зокрема.
Чому важливо ставити завдання
Незалежно від того, якого розміру організація — завжди дуже важливо ставити завдання і відслідковувати їх динаміку. Обов’язково з урахуванням часу і термінів.
Важливо розуміти, чим займаєшся ти, твої колеги і твоє керівництво. Дивлячись на весь спектр завдань, співробітники відчувають свою відповідальність на рівні всієї організації.
Завдяки таск-менеджеру всі відчувають час, і ймовірність щось забути наближається до нуля.
Багато проектів застряють через людський фактор. Тому що, все може розсипатися якщо забути навіть якусь дуже маленьку деталь.
Як у нас все побудовано
У роботі ми використовуємо Worksection. В ньому у нас заведено один проект. Поки ми не створюємо більше, так як в подальшому плануємо приєднати інші проекти організації SocialBoost.
У нас все розбите на задачі. Є чотири кореневі задачі: Івенти; Забезпечення офісу; Юридичні питання; Маркетинг. Всю роботу ведемо в підзадачах і за допомогою чеклістів. У кожної задачі є відповідальний, він контролює всю роботу в підзадачах.
Коли планується новий івент, ми створюємо дублікат вже існуючої аналогічної задачі. Потім просто змінюємо назву, терміни виконання, відповідального і іноді щось уточнюємо. Це економить багато часу для компаній, у яких є типові задачі.
Співробітники і Worksection
Worksection — основний інструмент і всі користуються системою активно і щодня. Під час адаптації працівників проводили міні-презентації і пояснювали деякі моменти. Зараз вже всі звикли і скарг немає.
Спочатку головне пояснити правила постановки завдань: дедлайни, завчасність постановки, правильна назва і т. д.
Я дотримуюся такої думки: від того, яким чином ти поставиш задачу, наскільки чітко — залежить її коректне і своєчасне виконання.
Чому Worksection?
Пробувала користуватися Asana, Basecamp, Trello, Redmine і Worksection. І коли почала роботу над цим проектом, Worksection став очевидним вибором. Тому що, в специфіці нашої роботи важлива каскадна модель постановки тасків. Тобто можливість ставити завдання на будь-якому рівні. В інших системах є проблеми зі зручністю, особисто для мене.
Мені важливі юзабільний, простий інтерфейс і потрібний функціонал. Все, що тобі потрібно, знаходиться в одному вікні.
Worksection мені ще подобається тим, що є мобільний додаток і адаптивність.
Функціонал, який робить життя кращим
Користуємося всіма «фішками» редактора. Зручно вшивати посилання, розбивати по чек-лістам і нумерованим спискам.
Над задачами часто працюють кілька осіб, їх ми тегаємо (згадуємо), щоб приходили персональні повідомлення.
І найулюбленіше — це прикріплювати файли і ставити смайлики, щоб швидко реагувати на коментарі.
Тимчасові витрати і таймер
Я користуюся тільки тимчасовими витратами, вношу їх самостійно в задачі. Не використовую трекер робочого часу, тому що працюю в режимі багатозадачності і швидко переключаюся з однієї задачі на іншу. Співробітники включають таймер, але на більш довгострокові завдання, наприклад, на написання статті.
Теги і статуси
Найчастіший тег в реаліях нашого проекту — це «терміново»
У Worksection можна створювати відстрочені задачі, виставивши термін старту і фінішу. Такі задачі переносяться в режим очікування. У них використовуємо тег «в роботі». Людина може почати працювати із задачею раніше. І поставивши відповідний тег «в роботі» — всім стає зрозуміло, що задача вже виконується.
Іноді над задачею рівноцінно працюють кілька осіб. На цей випадок ми створили власні мітки з іменами співробітників. Додавали їх в задачу як виконавців, і було видно, хто над нею працює.
Звіт
Звіт — це більше для мене. Для розуміння того, де ми завалили терміни. Зручно подивитися закриті задачі і зрозуміти, чому так сталося, відстежити, як такі ситуації впливають на інші задачі.
Формую звіти за потрібними фільтрами і скачую їх. У звіті є посилання на задачу, і це великий плюс. Якщо тобі потрібна розгорнута історія, ти з Excel-файлу можеш відразу перейти у задачу.
Недоліки
Хочеться, щоб задача мала кілька відповідальних. Я вирішую цю проблему тим, що тегаю потрібних людей в описі задачі. Але все ж такого функціоналу, особисто нам, не вистачає.
І додайте смайликів, вам що смайликів шкода?
Для кого підходить?
Вважаю, що Worksection підходить для будь-якого бізнесу. Особливо для тих, хто планує івенти. У будь-якому випадку, вибір системи залежить від поставлених завдань. З конкретних прикладів — це можуть бути різні діджитал або піар агентства, юридичні фірми.
Ми з задоволенням рекомендуємо Worksection нашим резидентам, стартапам, проектам. Для них — це не лише гарний сервіс, а й інструмент, який допомагає ставати кращим і досягати своїх цілей швидше.
У нашому випадку Worksection — це структурність
і тайм-менеджмент нашого проекту.
Без нього ефективність впала б на 30%
і тайм-менеджмент нашого проекту.
Без нього ефективність впала б на 30%