28 мая 2018   •   Саша Могир   •   6 min read

Как 1991 Civic Tech Center управляют задачами в Worksection

Анастасия Силенок
Нравится смотреть, а не читать? Мы записали видеоинтервью с Анастасией Силенок для YouTube-канала Worksection.

О 1991 Civic Tech Center

1991 Civic Tech Center — первый в Украине центр по развитию гражданских технологических организаций и стартапов. Мы создаем продуктивную атмосферу, чтобы люди создавали крутые вещи.

В 1991 Civic Tech Center входят коворкинг для стартапов, ивент-зона и митинг-румы. У нас организовывают проекты и посещают мероприятия, которые проводит центр.

Мы работаем в сфере на стыке гражданских инициатив, бизнеса, IT-решений — и это то, что нужно Украине.

Зачем компании нужен таск-менеджер

Когда сотрудники смотрят на объем задач, они чувствуют ответственность на уровне всей организации. Поэтому так важно ставить задачи и отслеживать динамику выполнения с учетом времени и сроков. Для этого используют таск-менеджеры, которые помогают выстроить четкий путь развития и ничего не забыть.

Многие проекты проваливаются из-за человеческого фактора. Даже если забыть какую-то мелкую деталь, всё может рассыпаться.

Почему выбрали Worksection для управления задачами?

Пробовали работать с Asana, Basecamp, Trello, Redmine и Worksection. Но когда начали работу над проектом, выбор стал очевиден — это Worksection.

Мы искали таск-менеджер с возможность ставить подзадачи на всех уровнях. Это важно, если вы используете каскадную модель постановки задач (Waterfall).

Также я обнаружила проблемы с удобством в других системах управления проектами и задачами. А еще мне нравится мобильное приложение Worksection.

Мне важны простой интерфейс и нужный функционал — когда всё необходимое в одном окне.
Пока адаптировали команду к Worksection, мы проводили мини-презентации и объясняли отдельные моменты. Главное — объяснить правила постановки задач в таск-менеджере: как отмечать сроки, как прописывать правильное название, как добавлять файлы с ТЗ. Все уже привыкли к Worksection, поэтому теперь это основной инструмент, которым пользуются каждый день.

Успешное выполнение задачи зависит от её постановки.

Как мы работаем с Worksection

Управление проектом

Пока что в Worksection мы создали один проект. В будущем добавим другие проекты SocialBoost — организации, которая запустила 1991 Civic Tech Center, Dosvit, ReDonbass, 1991 Open Data Incubator.

Проект разбит на четыре корневые задачи, у каждой из которых есть ответственный:
  • ивенты;
  • обеспечение офиса;
  • юридические вопросы;
  • маркетинг.
Работу ведем в подзадачах и чек-листах. Ответственный за корневую задачу контролирует работу в подзадачах.



Управление задачами

Когда планируем новое мероприятие, то копируем похожую задачу. Затем меняем название, сроки и описание. Это экономит много времени компаниям, которые работают с типовыми задачами.

При создании задачи используем все «фишки» встроенного редактора. Удобно ставить гиперлинки, прикреплять файлы, объяснять задачу через чек-листы и нумерованные списки.


Коммуникация

Над задачами часто работают несколько человек. В таком случае мы их тегаем, чтобы приходили персональные уведомления. Самое любимое — ставить смайлики, чтобы быстро реагировать на комментарии. Кстати, добавьте еще смайликов. Вам же не жалко? :)

Учет времени

Я самостоятельно вношу траты времени в задачи. Не использую тайм-трекер, потому что быстро переключаюсь между задачами. Сотрудники используют тайм-трекер только в долгосрочных задачах — например, если нужно написать статью.


Теги

Мы используем такие теги:
  • «срочно» — самый частый тег в реалиях нашего проекта;
  • «в работе» — для задачи в режиме ожидания. Это отложенная задача, у которой отдельно указаны даты старта и финиша.
  • «в работе» — для задачи, над которой сотрудник уже работает.
В будущем хочется, чтобы можно было ставить несколько ответственных на задачу. Пока решаю эту проблему тем, что ставлю теги с именами нужных людей в описании задачи.


Отчеты

Отчеты помогают понять, где мы завалили сроки. Можно посмотреть закрытые задачи и понять, почему так произошло и отследить, что влияет на остальные задачи.

По нужным фильтрам формирую отчеты и скачиваю в Excel. Круто, что в отчете есть ссылки на задачи Worksection: за подробностями можно сразу из файла перейти в нужную задачу.

Кому подходит Worksection

Считаю, что Worksection подходит любому бизнесу, особенно связанному с проведением мероприятий. Это могут быть диджитал- и пиар-агентства, юридические фирмы.

Мы с удовольствием рекомендуем Worksection нашим резидентам и стартапам. Для них это инструмент, который помогает становиться лучше и быстрее достигать своих целей.
Worksection — структурность и тайм-менеджмент проекта. Без этого сервиса эффективность упала бы на 30%.
ответить
Татьяна 30 мая 2018
метки с именами людей - интересно, попробуем использовать
ответить
asyrealtyco 31 июля 2019
Интересно

esc
Поделиться в
или
Школа PM
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через