Нравится смотреть, а не читать? Мы записали видеоинтервью с Анастасией Силенок для YouTube-канала Worksection. [VIDEO:https://www.youtube.com/?v=B0SWUfW6BHo]
О 1991 Civic Tech Center
1991 Civic Tech Center — первый в Украине центр по развитию гражданских технологических организаций и стартапов. Мы создаем продуктивную атмосферу, чтобы люди создавали крутые вещи.
Мы работаем в сфере на стыке гражданских инициатив, бизнеса, IT-решений — и это то, что нужно Украине.
Зачем компании нужен таск-менеджер
Когда сотрудники смотрят на объем задач, они чувствуют ответственность на уровне всей организации. Поэтому так важно ставить задачи и отслеживать динамику выполнения с учетом времени и сроков. Для этого используют таск-менеджеры, которые помогают выстроить четкий путь развития и ничего не забыть.Многие проекты проваливаются из-за человеческого фактора. Даже если забыть какую-то мелкую деталь, всё может рассыпаться.
Почему выбрали Worksection для управления задачами?
Пробовали работать с Asana, Basecamp, Trello, Redmine и Worksection. Но когда начали работу над проектом, выбор стал очевиден — это Worksection.Мы искали таск-менеджер с возможность ставить подзадачи на всех уровнях. Это важно, если вы используете каскадную модель постановки задач (Waterfall).
Также я обнаружила проблемы с удобством в других системах управления проектами и задачами. А еще мне нравится мобильное приложение Worksection.
Мне важны простой интерфейс и нужный функционал — когда всё необходимое в одном окне.
Пока адаптировали команду к Worksection, мы проводили мини-презентации и объясняли отдельные моменты. Главное — объяснить правила постановки задач в таск-менеджере: как отмечать сроки, как прописывать правильное название, как добавлять файлы с ТЗ. Все уже привыкли к Worksection, поэтому теперь это основной инструмент, которым пользуются каждый день.
Успешное выполнение задачи зависит от её постановки.
Как мы работаем с Worksection
Управление проектом
Пока что в Worksection мы создали один проект. В будущем добавим другие проекты SocialBoost — организации, которая запустила 1991 Civic Tech Center, Dosvit, ReDonbass, 1991 Open Data Incubator.
Проект разбит на четыре корневые задачи, у каждой из которых есть ответственный:
Проект разбит на четыре корневые задачи, у каждой из которых есть ответственный:
- ивенты;
- обеспечение офиса;
- юридические вопросы;
- маркетинг.
Управление задачами
Когда планируем новое мероприятие, то копируем похожую задачу. Затем меняем название, сроки и описание. Это экономит много времени компаниям, которые работают с типовыми задачами.
При создании задачи используем все «фишки» встроенного редактора. Удобно ставить гиперлинки, прикреплять файлы, объяснять задачу через чек-листы и нумерованные списки.
Коммуникация
Над задачами часто работают несколько человек. В таком случае мы их тегаем, чтобы приходили персональные уведомления. Самое любимое — ставить смайлики, чтобы быстро реагировать на комментарии. Кстати, добавьте еще смайликов. Вам же не жалко? :)
Учет времени
Я самостоятельно вношу траты времени в задачи. Не использую тайм-трекер, потому что быстро переключаюсь между задачами. Сотрудники используют тайм-трекер только в долгосрочных задачах — например, если нужно написать статью.
Теги
Мы используем такие теги:
- «срочно» — самый частый тег в реалиях нашего проекта;
- «в работе» — для задачи в режиме ожидания. Это отложенная задача, у которой отдельно указаны даты старта и финиша.
- «в работе» — для задачи, над которой сотрудник уже работает.
Отчеты
Отчеты помогают понять, где мы завалили сроки. Можно посмотреть закрытые задачи и понять, почему так произошло и отследить, что влияет на остальные задачи.
Кому подходит Worksection
Считаю, что Worksection подходит любому бизнесу, особенно связанному с проведением мероприятий. Это могут быть диджитал- и пиар-агентства, юридические фирмы.
Мы с удовольствием рекомендуем Worksection нашим резидентам и стартапам. Для них это инструмент, который помогает становиться лучше и быстрее достигать своих целей.