13 декабря 2017   •   Федченков Евгений   •   7 min read

Как правильно ставить SMART-задачи: чек-лист для Worksection

Закончить проект в срок и максимально рассеять риски — базовые задачи проектного менеджера. Многое зависит от того, насколько правильно были поставлены цели. Для этого существует система постановки целей и задач SMART. Мы расскажем, из чего состоит SMART и покажем на примере Worksection как ставить задачи в вашей CRM.

Из чего состоит SMART-задача

Specific (Конкретная):

Как и зачем это делать, кто ответственный?


Measurable(Измеримая):

Какие метрики определяют успешность выполнения?

Achievable (Достижимая):

Сколько времени и денег нужно потратить на выполнение задачи? Какие требуются навыки?

Relevant (Актуальная):

Задача поможет достигнуть цель компании или отдела?

Time-bound (Ограниченная во времени):

До какой даты нужно закрыть проект? Сколько времени примерно уйдет на выполнение задачи?


Пример SMART-задачи



Общая схема SMART-задачи

Видеопродакшн

Specific (Конкретная)

Зачем это делать, каким образом и кто ответственный?

Нужно получить 5 новых клиентов из среднего или крупного продуктового бизнеса

Measurable (Измеримая)

Какие метрики определяют успешность выполнения?

Прогресс измеряется количеством новых привлеченных клиентов. При этом важно не забывать о работе со старыми.


Achievable (Достижимая)

Сколько времени и денег нужно потратить для выполнения задачи? Какие требуются навыки исполнителей?

Попросить у текущих клиентов написать отзывы о работе с нашим видеопродакшеном в соцсетях. Запустить маркетинговую кампанию в социальных сетях. Обновить дизайн и контент сайта.

Relevant (Актуальная)

Задача поможет достигнуть цель компании или отдела?


Заполучив 5 новых клиентов, мы увеличим доходы бизнеса.


Time-bound (Ограниченная во времени)

До какой даты нужно закрыть проект? Сколько времени примерно уйдет на выполнение задачи?

Найти 5 новых клиентов нужно за три месяца.


Задача видеопродакшена в таблице — это пример для всей команды (компании). У исполнителей действия по выполнению задачи будут отличаться. Возьмем для примера директора по маркетингу, менеджера по контент-маркетингу и SMM-менеджера.


Директор по маркетингу

Менеджер по контент-маркетингу

SMM-менеджер

Каждые 2 недели я буду сообщать о количестве привлеченных клиентов за это время.

Я буду руководить SEO-оптимизацией контента до 1 июля 2019 года.


Каждый день я буду публиковать 1 полезную статью для нашего аккаунта на LinkedIn.

Я буду следить, чтобы бюджет оставался в рамках запланированного, и буду отчитываться о расходах каждые 2 недели.

К июлю 2019 я договорюсь с тремя медиа-платформами о постоянной публикации нашего контента.

Я буду выполнять каждую задачу в срок на протяжении года.

В первую пятницу каждого квартала я буду обсуждать с контент-отделом, какую стратегию выбрали наши конкуренты и как мы это можем использовать.

К августу 2019 моя команда увеличит количество статей в блог в неделю от 1 до 3.

Я увеличу посещаемость нашей группы в Linkedin на 50% к 1 августа 2019 года.


Как поставить SMART-задачу в CRM на примере Worksection

Создайте новую задачу в существующем проекте или создайте новый. В нашем случае это будет проект «Обновление сайта». О том, как поставить задачу через Telegram читайте здесь.



Каждый элемент в окне задачи отвечает за конкретный элемент в SMART. Дальше мы покажем каждый из них в скриншотах.

SMART касается только достижимых и измеримых целей. Эта система не подойдет для циклических задач (например, обеспечивать актуальный backup данных на сервере) и задач, которые в принципе нельзя завершить (например, изучение языка).

Specific (Конкретная)

Пропишите название задачи. По нашему опыту в название задачи лучше добавить дату, до которой её нужно выполнить, и подробно сформулировать задачу. «22.04. Написать новый текст „О нас“ для обновленного сайта» лучше, чем «Новый текст „О нас“».

Чек-лист поможет определить, что нужно сделать для выполнения задачи. Например:
  • «Опубликовать посты на Work.ua и „Лучшая работа для лучших людей“ про поиск копирайтера»
  • «Сформулировать ТЗ для копирайтера»
  • «Подготовить тестовое задание»
  • «Встреча с копирайтером и подписание договора»
  • «Утверждение текста»
  • «Оплата»
  • «Загрузка текста на сайт».


Выберите сотрудников, ответственных за выполнение задачи. Как настроить видимость задачи для сотрудников с разных команд и для клиента читайте здесь.



Measurable (Измеримая)

Проставьте уровень приоритетности. В нашем случае подзадача «Подготовить тестовое задание» приоритетнее, чем «Опубликовать посты на Work.ua и „Лучшая работа для лучших людей“ про поиск копирайтера». Так мы сможем лучше отобрать специалистов для выполнения основной задачи: «22.04 Написать новый текст „О нас“ для обновленного сайта».



Achievable (Достижимая)

Определите планируемые затраты времени и денег на выполнение задачи. Как быстро выставлять счет-фактуру клиенту и определять зарплату сотрудников с почасовой ставкой читайте здесь.



Relevant (Актуальная)

Выберите проект, в котором будет задача. Так вам легче будет ориентироваться в проекте. О том, как сразу создать группу задач в проекте читайте здесь.



Time-bound (Ограниченная во времени)

Определите сроки выполнения. Это может быть конкретная дата (до 12 апреля 2019 года), так и сроки работы (с 5 марта по 12 апреля 2019 года). Как отслеживать затраченное на выполнение задачи время с помощью трекера Worksection читайте здесь.


Как понять, что SMART-задача поставлена правильно?

Посмотрите на задачу в CRM и задайте себе 5 вопросов:
  1. Для чего поставлена эта задача?
  2. Как мы будем измерять успех задачи?
  3. Как достичь этого успеха?
  4. Насколько задача актуальна для достижения цели компании/команды?
  5. Сколько времени и ресурсов уйдет на задачу?

Если смогли ответить на все вопросы, это SMART-задача. Продуктивной работы!

.

Опубликовать

Бизнес-кейсы
О компании: Digital агентство120 сотрудников13 лет на рынкеБолее 6 лет с WorksectionКлиенты: Toshiba, PepsiCo, Freshline, Prostor, Morosha и другие ArtJoker на рынке с 2006 года. Мы занимаемся разработкой...
10 апреля 2019   •   6 min read
Бизнес-кейсы
Большинство task-менеджеров заточены под IT-компании и плохо приспособлены для реалий работы digital-агентства. Мы нашли наш инструмент, это — Worksection!
8 апреля 2019   •   8 min read
Бизнес-кейсы
Каждый руководитель должен контролировать работу команды, знать, что и когда происходит, кто и чем занимается, понимать, сколько на это требуется времени.
9 января 2019   •   6 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 48...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Artjoker Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти