Задачи и комментарии  >  Управление задачей

Как закрыть задачу? Кто может закрывать ?

Для того, чтобы закрыть задачу — ответственный должен перейти в задачу и нажать большую кнопку «Закрыть». Или же вы можете выбрать несколько задач на странице «Задачи» и закрыть их сразу группой, используя контекстное меню.

Закрывать задачу может Автор, Ответственный(опционально), Администратор с правами «Задачи».

При создании проекта вы можете выбрать, кто может закрывать задачу: «Только Автор» или «Автор или Ответственный». Для этого на странице «Создать проект» в соответствующем блоке перетащите ползунок в нужное положение1 .

Также, вы можете изменить эту настройку позже, перейдя в настройки проекта, изменив параметр и нажав «Обновить проект».



Примечание! Если же перед закрытием нужно проверить задачу, то Вы изначально выставляете параметры, что «Только Автор» может закрыть ее. Ответственный, после выполнения задачи, выставляет метку, например, о том, что задача «ждет проверки», и отправляет @mention проверяющему, а уже после проверки — Автор закрывает задачу.

Как изменить задачу? Какие еще действия можно произвести с задачей?

Чтобы изменить задачу, перейдите в эту задачу и нажмите на контекстное меню «три точки».



В меню выберите пункт «Редактировать»1:



Если же вы находитесь в разделе Задачи, наведите указатель мышки на задачу. В правом верхнем углу появится пункт «Редактировать».



После этого задача будет открыта для редактирования. Здесь вы можете:



1 Изменить название
2 Сменить приоритет
3 Назначить другого ответственного
4 Добавить/удалить метки и статус
5 Сменить сроки
6 Отредактировать предполагаемые затраты
7 Изменить описание задачи
8 Прикрепить файлы
9 Изменить список подписчиков, а также тех, кто видит данную задачу

В меню задачи находятся также и другие действия, которые можно производить над задачей. А именно:

  • Добавить подзадачу — добавить подзадачу к данной задаче;
  • Сделать подзадачей — сделать задачу подзадачей
  • Перенести — перенести задачу в другой проект, либо (здесь же) преобразовать задачу в подзадачу;
  • Скопировать — скопировать задачу в другой проект;
  • История — отобразить историю событий по задаче;
  • Распечатать — распечатать задачу;
  • Получить ссылку — получить ссылку на выбранную задачу;
  • Удалить — удалить задачу со всеми подзадачами.

Подробнее действия над задачей рассмотрены в следующих вопросах этого раздела.
Задачу может редактировать автор задачи, проектный менеджер и Администратор с правом задачи

Кто получает уведомления о событиях в задаче? Как изменить список подписчиков?

При внесении изменений в задачу (редактировании задачи, добавлении файлов или комментариев) об этом рассылаются email уведомления. Получать уведомления по задаче могут:

  1. исполнитель (сотрудник, ответственный за выполнение задачи)
  2. руководитель (руководитель проекта, в котором находится задача)
  3. подписчики (группа пользователей из числа участников проекта, которым необходимо знать о событиях в задаче)

При внесении изменений вы сами выбираете пункты, по которым будут отправлены уведомления. По-умолчанию уведомляются только подписчики, однако вы можете отметить других адресатов (исполнителя и руководителя) вручную.

Настроить список подписчиков можно при редактировании задачи, кликнув по ссылке «Подписчики»1 в нижнем блоке окна задачи. При этом под ссылкой раскроется список всех участников проекта.




Отметьте тех сотрудников, кто станет подписчиками (сможет получать уведомления о задаче) и нажмите кнопку «Обновить задачу». Новый список подписчиков будет сохранён.

О том, как настроить список подписчиков для группы задач,вы можете найти в разделе «Задачи».

Как сменить ответственного у задачи?

Чтобы быстро сменить ответственного у задачи, нажмите на имя текущего ответственного в строке задачи.



После этого откроется окно выбора нового ответственного.



В нём выберите нового ответственного1, а также тех, кому нужно отправить уведомление об этом2, и нажмите «ОК»3.

Как изменить сроки задачи?

Сроки можно изменить в детальном виде задачи, на странице списка задач, на календаре и в диаграмме Ганта. Сроки могут менять администраторы с правом Задачи, проектный менеджер, и автор задачи.

Ответственный — не может поменять сроки задачи.

На странице списка задач — чтобы поменять дату просто нажмите на текущую дату в строке нужной задачи.



Откроется окно выбора даты «Новая дата завершения» в виде календаря.



В нём задайте новую дату1, выберите тех, кому нужно отправить уведомление об этом2, и нажмите «Применить»3. Дата будет изменена.

Два типа: Срок и Старт-Финиш

Для задач, у которых нет даты старта, но зато есть дедлайн, день, в который она должна быть сделана, есть отдельный тип даты, который называется — Срок1. Для задачу у которых есть дата старта и дата финиша — соседний таб Старт-Финиш2.


Например: если вам просто нужно, чтобы во Вторник 22 марта задача была сделана и начинать можно хоть сегодня, — используйте Срок 1 (одна дата). Если же начать работу над задачей необходимо в Среду 24 Февраля и закончить через 20 рабочих дней во Вторник 22 Марта, — используйте Старт-Финиш2 (две даты).

Обновленное окно установки всего, что касается сроков

В большинстве случаев установка Сроков или диапазонов Старт-Финиш происходит именно в этом окне. Здесь же, при необходимости, можно точно указать Время завершения или настроить Повторения.



1 — Вы на лету можете переключаться между табами Срок / Старт-Финиш

2 — new Поле для ввода количества дней.
Например, вы знаете что задачу нужно закончить через 15 дней: просто вводите число, и система сама установит соответствующую дату. Конечно, вы можете указать нужный день, кликнув в календарь: в таком случае система просто подскажет, сколько дней осталось до указанной вами даты.

3 — new Возможность указать точное время завершения задачи (шаг 15 минут)

4 — new Обновленная настройка повторений теперь также находится здесь

5 — Двухпозиционный переключатель Уведомлять / Не уведомлять подписчиков задачи о том, что ві изменили ее сроки


Обратите внимание: формат поля для ввода дней может быть как в календарных, так и в рабочих днях. Это зависит от того, разрешено или запрещено ставить задачи на выходные дни в Настройках системы alt+A в блоке Рабочее время. Пока вы не активируете его1 и не запретите ставить задачи на выходные дни2, просчет продолжительности будет производиться в календарных днях.



совет
Как вы уже знаете, появилась новая возможность ставить задачи с точным временем завершения. Для таких задач вы можете включить себе дополнительное уведомление о сроке завершения в своемПрофиле alt+M в блоке Уведомления.



Например, задачу нужно завершить в 14:00 и если вы активируете опцию «Дополнительно уведомлять о времени за 1 час», то ваш колокольчик прозвенит дважды: заранее в 13:00 и точно в срок в 14:00. Если опция отключена, колокольчик прозвенит только в 14:00. Такие «звоночки» не отправляются на email, но их можно получать как push-уведомления на ваш смартфон.

Как установить приоритет для задачи?

Чтобы установить приоритет задачи, в окне редактирования кликните на квадратик с приоритетом. Откроется список возможных значений приоритета (значения от 1 до 10 и нулевой приоритет «пауза»). Кликните на нужное значение и приоритет будет установлен.


Как назначить метку или статус задаче?

Для назначения новой метки (или изменения существующих) нажмите в область меток в окне задаче или нажмите alt+L, находясь на странице детального просмотра задачи.



После этого откроется окно «Выбора меток», в котором отображены все метки вашего аккаунта (как добавить/изменить метки аккаунта описано здесь).

Кликом мыши выберите нужные метки1, укажите тех, кого стоит уведомить2 об их изменении, и нажмите кнопку «ОК». Метки будут изменены.


Как добавить задачу в избранное?

Вы можете добавить задание в избранное как на общем списке заданий, так и на детальной странице каждого задания.Для этого кликните в серую звездочку за названием задачи. Клик в серую звездочку задачи (или подзадачи) отметит его оранжевой звездой и автоматически добавит в Закладки.



Повторный клик в оранжевую звездочку «снимает» отметку и автоматически убирает это задание из списка закладок.




Как добавить файл к задаче, подзадаче или комментарию?

Файлы можно прикрепить как при создании задач и подзадач (см. здесь), так и при их редактировании. Сделать это вы сможете везде, где встретите блок добавления файлов (в задачах, подзадачах, комментариях, а также в разделе Файлы):

Для того, чтобы добавить файл к уже созданной ранее задаче (подзадаче), сначала нужно открыть её на редактирование, выбрав в меню пункт «Редактировать»1:



После чего выбрать действие «Вложить новый файл»1 или «Загруженный ранее»2 (если нужный файл уже добавлен в проект).



Также добавлять файлы можно простым перетягиванием Drag-and-drop. Просто перетащите выбранные файлы на нужное место, и они будут добавлены.




Как запустить таймер у задачи?

Запуск таймера возможен у любой задачи и подзадачи, как из окна просмотра задачи (подзадачи),



так и из раздела Задачи (из строки задачи):



Запущенный таймер отображается в самом верху на всех страницах аккаунта.



После остановки время автоматически добавляется к общему времени, потраченному на задачу, и закрепляется за конкретным исполнителем.


Как внести в задачу затраты времени и финансов?

Для этого нажмите на значок "Затраты«в правой части строки описания задачи. Откроется окно внесения затрат.



Внесите в соответствующие графы потраченное время и (/или) деньги, а также, если необходимо, добавьте комментарий и нажмите кнопку «Добавить». При необходимости можно добавить сразу несколько записей. По окончании внесения затрат, нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.

Как закрыть выполненную [под-]задачу?

Чтобы закрыть задачу, откройте её и нажмите кнопку «Закрыть» вверху справа.



Если у закрываемой задачи имеются открытые подзадачи, то отобразится окно-предупреждение об этом:



Тут можно либо прекратить закрытие задачи (и затем проверить, почему не закрыты подзадачи), либо нажать «Закрыть принудительно» (тогда закроются и задача и все её подзадачи).

Если у задачи нет незакрытых подзадач (или после выбора принудительного закрытия), для неё откроется окно затрат, в котором для этой задачи можно будет скорректировать затраты времени и финансов перед закрытием2:



После корректировки (если она необходима) отметьте, кому отправить уведомления о закрытии задачи3, и нажмите «Закрыть задачу». Задача будет закрыта.

Как посмотреть историю событий в задаче?

Все важные события, касающиеся процесса работы над задачей отображаются в ленте ее комментариев. Изменения сроков, приоритетов, смена ответственных и переназначение меток — все это теперь вклинивается в общую хронологию.

Запись о событии видна всем участникам задачи, однако у руководителя проекта есть возможность убрать определенные события из ленты1
. Кроме этого, есть возможность отменить последнее событие в серии одного типа. Например, исполнитель сделав свое задание поставил метку Resolved, а руководитель проекта, не приняв его, просто вернул статус в исходное положение2.



Если по каким-либо причинам события в ленте комментариев вам мешают — вы можете убрать их все одним махом через новое меню.



Здесь же можно вернуть отображение всех ранее скрытых событий или же перейти к полной истории по данной задаче (раздел только для администраторов).

Внимание! Лог событий ведется с момента обновления функциональности ваших аккаунтов, поэтому вы не сможете увидеть в нем старые события.

Кроме этого, вы можете отфильтровать комментарии по заданным параметрам:



1 — по упоминаниям вас в комментарии
2 — по избранным комментариям
3 — по комментариям с файлами
4 — по комментариям с чеклистами


Как передавать ответственность по задаче?

Чтобы сменить ответственного по задаче, нажмите на имя нынешнего ответственного в строке задачи.



После нажатия откроется окно выбора нового ответственного.



В нём задайте нового ответственного1, выберите, кому нужно отправить уведомление об этом2, и нажмите «ОК»3.

Как удалить задачу или подзадачу?

В меню задачи (подзадачи) выберите пункт «Удалить»1.



Затем подтвердите во всплывающем диалоге своё решение — и задача (подзадача) будет удалена.

Как скопировать задачу из проекта в проект?

Чтобы скопировать задачу в другой проект, выберите в меню задачи пункт «Скопировать»1.



Откроется модальное окно, в котором необходимо выбрать проект2,в который будет скопирована задача.



После выбора проекта для переноса задачи, на следующем шаге вы можете:

1 Задать, какие подзадачи будут скопированы в новый проект вместе с задачей;
2 Изменить даты старта и завершения новой задачи и подзадач (по клику на дату);
3 Изменить ответственного (по клику на имя);
4 Выбрать пользователей, которым нужно сообщить о новой задаче по email.

Красный цвет имени исполнителя означает, что его нет в проекте, куда копируется задача. В этом случае нужно либо сменить исполнителя, либо добавить его в проект на первом шаге копирования.

После нажатия кнопки «Создать копию» задача будет скопирована в выбранный проект.

Как настроить шаблоны названия для повторяющихся задач?

Шаблоны позволяют добавлять дату и/или порядковый номер в название создаваемых задач.

Чтобы добавить порядковый номер, добавьте в шаблон %n. Если необходимо, чтобы номер обязательно содержал 2 или 3 цифры, укажите %nn и %nnn соответственно. Нумерация начинается с единицы, но вы можете сдвинуть ее добавив шаблон число, например: %n+10

Чтобы добавить дату, месяц, год или квартал в шаблон — напишите слитно текст вида %dmy с любой комбинацией букв d, D, m, M, q, Q, y, Y, где:

  • d — день месяца 1-31,
  • D — день месяца с нулем 01-31
  • m — номер месяца с нулем 01-12
  • M — название месяца (зависит от основного языка аккаунта)
  • q — квартал года (I, II, III, IV)
  • Q — квартал года с добавлением слова «квартал»
  • y — год 2 цифры
  • Y — год 4 цифры
Если сегодня 25 февраля 2013 года — шаблону %dmy соответствует текст 25.02.13, %dM — 25 февраля, %MY — Февраль 2013 (для ежемесячной уплаты налогов), %QY — I квартал 2013 (например для сдачи отчета в налоговую раз в 3 месяца)
Кроме того вы можете указать в шаблоне прошлую или будущую дату. Так шаблон %dmy-1 соответствует вчерашней дате, %M+1 — названию следующего месяца, а %QY-2 — позапрошлый квартал.

Как повторять задачу со вложенными подзадачами?

Вначале Вам нужно на самой задаче нажать на «Срок» исполнения задачи:



Затем необходимо выставить функцию в сроке на «Повторять» с необходимым для Вас периодом и выбрать графу «Включая вложенные подзадачи»



После закрытия повторяющегося задания создается новая задача с подзадачами с новым сроком (или диапазоном) согласно графику повторений.

Как в подзадачу вложить/извлечь подзадачу? Подзадачи второго уровня.

В случае, когда нужно создать вложенную подзадачу — выбираем подзадачу, в которую нужно ее вложить, затем заходим в меню ( ) и выбираем «Добавить вложенную»:




Если же есть необходимость уже существующую подзадачу вложить в подзадачу, то можно использовать метод «перетаскивания» подзадачи в подзадачу, что автоматически сделает подзадачу вложенной:



Когда Вы хотите извлечь вложенную подзадачу и сделать ее отдельной подзадачей, то в таком случае необходимо просто «перетащить» вложенную подзадачу поверх подзадачи:



Примечание: перетягивать таким образом подзадачи могут владелец аккаунта и администраторы с правами «Задачи» (должна стоять птичка возле пункта «разрешить редактировать все»)

Как узнать заходил ли ответственный в свою задачу/подзадачу?

Теперь, для более тщательного контроля выполнения работы сотрудниками, нами предусмотрен по умолчанию «значок» о том, что ответственный просмотрел задачу/подзадачу или же последний комментарий.

Для этого в разделе «Задачи» или «Задачи и общение» необходимо навести на задачу или подзадачу курсор и увидите возле имени ответственного значок «две птички», а наводя на него отобразится окно о том, что задача или подзадача просмотрены.


В самой задаче мы этот значок увидим возле имени ответственного после того, как наведем курсор на поле с условиями задачи:


В комментариях «двумя птичками» отмечается, какое последнее сообщение было просмотрено ответственным. Наводя на них курсор, появится надпись о просмотре:


Как узнать кто просрочил задачи и как перейти к их списку?

Заходите в раздел «Проекты». Просроченные задачи отображаются иконкой красного цвета с их количеством возле аватарки ответственного.

Чтобы перейти к списку горящих задач — нажмите на надпись с количеством горящих в поле задач1 или же на иконку возле аватарки2.


Кроме того, кто просрочил задачи проекта Вы можете посмотреть в «Обзоре» каждого проекта и также перейти в список этих задач.


Как копировать задачи со связями с одного проекта в другой?

Отмечайте нужные задачи (подзадачи отмечать не нужно) и нажмите на меню Копировать:


В открывшемся окне нажимаете на Копировать в другой проект:



Затем выбираете проект, в который будете копировать задачи1



После этого, нажимаете на Продолжить


Чтобы скопировать задачи с их подзадачами, комментариями и файлами — поставьте соответствующие галочки в ячейки. Чтобы сохранить при копировании сроки и связи поставьте галочку возле поля Сроками и связями1. При необходимости, укажите новую дату старта задачи2 или же оставьте предыдущую дату. Точкой отсчета является старт самой ранней задачи в копируемой группе.



Примечание: Копировать задачи может любой пользователь, который может ставить новые задачи. А переносить задачи может не только администратор, но и автор.

Обратите внимание: при нехватке уровней вложенности, подзадания выносятся на уровень выше с префиксом своего бывшего родителя.

Как изменить название задачи/подзадачи?

Чтобы изменить название задачи/подзадачи на лету — нажмите на само название и в появившемся окне внесите изменения. Затем нажмите на ОК



Или же нажмите на меню «три точки» и выберите пункт редактировать:



Примечание: редактировать название задачи/подзадачи может автор, руководитель проекта и администратор с правами Задачи (с отметкой в правах «Разрешить редактировать всё»)

Можно ли назначить несколько ответственных на одну задачу?

Назначить несколько ответственных на одну задачу нельзя. Но Вы можете создать задачу и к ней подзадачи, а затем назначить на каждую подзадачу ответственного.
Или, как вариант, после своего выполнения части задания, ответственный будет передавать права другому, чья очередь пришла на выполнения своей функции в этой задаче.

Как проверить задачу перед ее закрытием?

Когда задачу нужно проверить перед ее закрытием — выставьте в самом проекте, что задания может закрыть только «Автор»:



Затем поставьте задачу и назначьте на нее ответственного. Ответственный, после выполнения задачи, выставляет метку, например, «На проверку»1 :



и отправляет @mention2 проверяющему, а уже после проверки — Автор закрывает задачу.



Примечание: Добавить статусы и метки могут владелец и администратор аккаунта в разделе Аккаунт — Настройки системы.

Как копировать задачу со связями внутри проекта?

Выбираете в списке задач и отмечаете нужную задачу (выделять отдельно подзадачи не нужно), которую хотите скопировать, а затем в меню нажимаете на Копировать:


В открывшемся окне выбираете задачу1, в которую хотите скопировать ранее выбранную задачу (эта задача станет ее подзадачей). Затем нажимаете на Продолжить.
Чтобы скопировать задачу в другой проект — нажимаете на Копировать в другой проект2.



Чтобы скопировать задачу с ее подзадачами, комментариями и файлами — поставьте соответствующие галочки в ячейки. Чтобы сохранить при копировании сроки и связи, поставьте галочку возле поля Сроками и связями 1. При необходимости, укажите новую дату старта задачи2 или же оставьте предыдущую дату. Точкой отсчета является старт самой ранней задачи в копируемой группе. После этого, нажимаете на Скопировать.



При внесении изменений в дату старта заданий1 на диаграмме Ганта Вы увидите точно восстановленную структуру связей и продолжительность заданий, но с новой, указанной вами даты2:



Примечание: Копировать задачи может любой пользователь, который может ставить новые задачи. А переносить задачи может не только администратор, но и автор.

Обратите внимание: при нехватке уровней вложенности, подзадания выносятся на уровень выше с префиксом своего бывшего родителя.
ответы по темам
поиск ответа

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2017 Worksection™ / Made in Ukraine
RU