Задачи и комментарии  >  Создание задачи

Как создать задачу (и сразу группу задач)?

Находясь на одной из страниц проекта, нажмите в главном меню кнопку «Создать задачу».

Откроется страница создания задачи. На странице вы можете добавить следующую информацию:


  1. название задачи
  2. выбрать приоритет
  3. назначить ответственного по задаче (вы можете оставлять задачу без ответственного)
  4. назначить метки и статусы задаче
  5. задать сроки (старт-финиш или дедлайн) задачи
  6. внести предполагаемые затраты (времени и финансов)
  7. ввести детальное описание задачи
  8. прикрепить к задаче файлы
  9. подписать/отписать на задачу других сотрудников, а также
  10. ограничить видимость задачи

Также вы можете создавать сразу группу задач, а благодаря специальным стрелочкам — изменять иерархию задач. Иными словами, за один раз вы можете добавить как задачи, так и вложенные в них подзадачи, и даже — под-подзадачи.
Для этого нажмите кнопку «Добавить группу задач».


Внесите необходимые данные и нажмите «Создать задачи».




Как создать подзадачу?

Если у вас комплексная задача — ее можно разбить на подзадачи. Подзадачи — функционально аналогичны задачам, там тоже можно назначать ответственных( себя или на других пользователей), ставить сроки, приоритеты и метки. И там точно также есть свои подписчики.

Создать подзадачу просто. Зайдя в любую задачу — справа, есть блок подзадачи



Также, вы можете создать подзадачу второго уровня или, например, создать из комментария задачу.

Как подписать людей на уведомления по задаче?

Человек, который ставит новую задачу, может сразу отметить тех участников, которые по его мнению, должны получать e-mail уведомления. Для этого в нижнем блоке создания задачи нажмите на кнопку «Подписчики»1 и отметьте тех участников, которых вы хотите подписать на получение уведомлений.



Сразу после того, как задача будет создана, все подписанные участники получат уведомление на свой почтовый ящик. Через минуту они уже будут знать о новой задаче. Кроме этого, все они будут получать уведомления о каждом новом комментарии к этой задаче или о каждой новой подзадаче.

Также, вы можете подписать сотрудников на получение уведомлений о новых событиях по созданной раннее задаче.

Для этого перейдите во вкладку «Задачи и общение», выделите нужную задачу(-и) и в всплывающем вверху меню выберите пункт «Подписчики»2. Откроется новое окно, в котором вы сможете подписать (или отписать) нужных участников, просто отметив их имена в чекбоксе.


Как ставить задачи без ответственного?

Чтобы ставить задачи без ответственного, просто оставьте поле «Ответственный» пустым. Ответственность за такие задачи сможет взять любой сотрудник из команды проекта.

Обратите внимание! Ответственный всегда только один у задачи. Мы отказались от нескольких ответственных, потому что у «семи нянек дите без глаза». Если вам надо распределить ответственность по задаче — используйте подзадачи. Также есть возможность «передавать» ответственность.





Обратите внимание! Если в проекте у вас установлен ответственный по умолчанию, то в поле Ответственный будет указан пользователь, которого вы назначили. Чтобы удалить ответственного, просто наведите мышь в поле и нажмите «Удалить».



Как сделать задачу регулярной (повторяющейся)? Как отменить повторение?

Любую задачу, которая должна выполняться повторно, можно сделать регулярной. Будь то еженедельный отчет для клиента, начисление месячного оклада или квартальный отчет для налоговой. Чтобы включить повторение, выберите в модальном окне установки сроков задачи пункт «Повторять».


В окне установки сроков появится меню с вариантами повторений.



1 — Вы можете отменить повторение любой задачи, просто сбросив это свойство
2 — Установка вариантов дальнейшего развития событий после закрытия повторяющейся задачи

У повторяющейся задачи может быть варианта дальнейшего развития событий после закрытия:

1-й вариант: Создать новую задачу

После закрытия повторяющегося задания создается новая задача с новым сроком (или диапазоном) согласно графику повторений. Этот алгоритм действует по умолчанию.

2-й вариант: Перенос даты

Используйте этот тип повторений для периодических заданий, которые не требуют отчетности и допускают невыполнение. Это будет не копия закрытой задачи, а всегда одна и та же открытая задача. Сразу после закрытия она открывается заново со следующей по графику датой повторения.

Для этого передвиньте слайдер в положение перенести дату


Обратите внимание! Закрывать задачу такого типа не обязательно. Такая задача никогда не будет горящей, и сразу по достижении дедлайна сама сдвинет срок на следующий по графику день или период повторения. Такой тип повторений удобно использовать в качестве напоминаний о тех или иных регулярных событиях.

Все повторяющиеся задачи в системе отмечаются соответствующим значком1.


Как создать шаблонную задачу?

Для начала создайте проект и назовите его, например, «Шаблон». В статусе отметьте режим «Спящий» и затем наполните его типовыми задачами и подзадачами. Задачи из такого проекта не появляются в списках заданий и календаре активности.
Для того, чтобы наполнить шаблонными задачами каждый новый проект, используйте функцию массового копирования.


К примеру, создадим шаблонную задачу для процесс «Найма нового сотрудника»

Создадим проект «Типовые процессы» где будем хранить в режиме Спящий




Создадим шаблонную задачу, в которой создадим чек-лист с действиями по сотруднику. Задаче поставим на «Паузу» и назначим ответственного по умолчанию . В описании задачи — напишем чек-лист. Можно использовать @mention ( упоминания ), если за пункт ответственнен конкретный человек.




После этого создадим действующий операционный проект «Прием сотрудников на работу»


И когда у нас появиться новый сотрудник — просто скопируем шаблонную задачу из проекта с шаблонами «Типовые процессы» в боевой проект «Прием сотрудников на работу».







Как внести запланированные и фактические затраты в задачу?

Внести запланированные задачи вы можете в окне редактирования задачи.



Также, вы можете внести фактические затраты. Для этого нажмите на значок «Затраты» в верхней части описания задачи.



В открывшемся окне внесите в соответствующие графы количество времени и (/или) денег и нажмите на кнопку «Добавить». При необходимости можно добавить несколько записей. По окончании внесения затрат нажмите кнопку «ОК» и изменения будут сохранены.




Изменить или установить предполагаемые затраты можете прямо из окна внесения затрат:


Как добавить чеклист? (интерактивный список мелких дел)

Самые мелкие и простые подзадачи можно добавлять в задачу с помощью чеклистов. Чеклисты можно добавлять как в описание задачи — так и в любой комментарий. Также вы можете фильтровать ленту на наличие «комментариев с чеклистами». А списки задач — можно фильтровать на «задачи с чеклистами».





Как создать задачу из комментария?

Из любого комментария вы можете создать задачу. Для этого воспользуйтесь контекстным меню три точки в правом верхнем углу комментария и выберите опцию «Сделать задачей»

Как создать или комментировать задачу через почту?

Если вам, как руководителю, часто приходится делать из писем заказчика задачи, вы можете просто пересылать их в worksection. На странице добавления задачи в самом низу вы можете увидеть специальный email, на который можно отправлять такие письма.



Если отправить письмо на этот email, оно будет преобразовано в задачу: тема письма станет названием задачи, текст и вложенные файлы письма — описанием и файлами задачи соответственно.

Дополнительные возможности:

  • чтобы сразу назначить участника проекта ответственным за задачу, добавьте в тему письма его email в угловых скобках;
  • чтобы установить приоритет — напишите его в квадратных скобках, например 5;
  • чтобы указать длительность задачи в днях — напишите её в круглых скобках, например (5 дней) или (5 days), (5d), (5д).

Таким образом, если вы отправите письмо с темой Сделать макет сайта 9 (1 день) — Worksection создаст задачу с приоритетом 9, сроком выполнения «сегодня» и ответственным с почтой test@test.com

Обратите внимание! Ссылка видна только руководителю проекта, но он может передать ее любому участнику проекта.
ответы по темам
поиск ответа

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2017 Worksection™ / Made in Ukraine
RU