Worksection je struktura a řízení času našeho projektu.

O občan­ském tech­no­log­ick­ém cen­tru z roku 1991

My — jsme první cen­trum na Ukra­jině pro rozvoj veře­jných tech­no­log­ick­ých orga­ni­za­cí a star­tupů. Snažíme se vytvořit max­imál­ně pro­duk­tivní atmos­féru, aby lidé mohli vytvářet oprav­du skvělé věci.

Máme coworkingový pros­tor pro star­tupy, zónu pro akce a zasedací míst­nos­ti. Můžete s námi orga­ni­zo­vat své vlast­ní pro­jek­ty nebo navštěvo­vat akce, které pořádá náš tým.

Oblast, která fun­gu­je na pomezí občan­ských ini­cia­tiv, pod­nikání a IT řešení, je to, co naše země potře­bu­je zejména.

Proč je důležité stanovo­vat úkoly

Bez ohle­du na velikost orga­ni­zace — je vždy vel­mi důležité stanovit úkoly a sle­dovat jejich dynamiku. Určitě se zohled­něním času a termínů.

Je zásad­ní pocho­pit, čemu se vy, vaši kole­gové a vaše vedení věnu­jí. Díky pohle­du na celou škálu úkolů zaměst­nan­ci cítí svou odpověd­nost napříč celou organizací.

Díky správ­ci úkolů jsou všich­ni infor­mováni o čase a pravděpodob­nost zapomenutí na něco se blíží nule.

Jak jsme organizováni

V naší prá­ci používáme Work­sec­tion. Máme v něm nas­taven jeden pro­jekt. Proza­tím nevytváříme další, pro­tože plánu­jeme v budouc­nu připo­jit další pro­jek­ty z orga­ni­zace SocialBoost.

Vše je rozděleno na úkoly. Exis­tu­jí čtyři hlavní úkoly: Akce; Kancelářské potře­by; Právní záleži­tosti; Mar­ket­ing. Vešk­erá práce se provádí v podúkolech a pomocí kon­trol­ních sez­namů. Každý úkol má odpověd­ného člově­ka, který dohlíží na vešker­ou prá­ci v podúkolech.

Když je plánová­na nová akce, vytvoříme dup­likát již exis­tu­jícího podob­ného úkolu. Pak jednoduše změníme název, ter­míny, odpověd­nou osobu a někdy upřes­níme něk­teré detai­ly. Tím­to způ­sobem šetříme spous­tu času pro firmy, které mají stan­dard­ní úkoly.

Zaměst­nan­ci a Worksection

Proč Work­sec­tion?

Zkoušel jsem použí­vat Asanu, Base­camp, Trel­lo, Red­mine a Work­sec­tion. A když jsem začal pra­co­v­at na tom­to pro­jek­tu, Work­sec­tion byl zře­j­mou vol­bou. Pro­tože v speci­fikaci naší práce je důležitý kaská­dový mod­el stanovování úkolů. To zna­mená, schop­nost stanovit úkoly na jakéko­liv úrovni. V jiných sys­témech se vysky­tu­jí otázky ohled­ně pohodlí, osob­ně pro mě.

Ceníme si použitel­nos­ti, jednoduchého rozhraní a potřeb­né funkčnos­ti. Vše, co potře­bu­jete, je v jed­nom okně.

Také se mi Work­sec­tion líbí pro­to, že exis­tu­je mobil­ní aplikace a přizpůsobivost.

Funkčnost, která zlepšu­je život

Používáme všech­ny ​“funkce” edi­toru. Je pohodl­né vklá­dat odkazy, rozdělo­vat do kon­trol­ních sez­namů a číslo­vaných seznamů.

Na úkolech čas­to pracu­je více lidí, a my je označu­jeme (změňu­jeme) tak, aby byly při­jímány osob­ní notifikace.

A moje oblíbené — je připo­jování souborů a používání emo­ji pro rychlou reak­ci na komentáře.

Sle­dování času a časovač

Štítky a stavy

Nejčastějším štítkem v real­itě naše­ho pro­jek­tu je ​“urgent­ní”

Ve Work­sec­tion můžete vytvářet odložené úkoly nas­tavením ter­mínů zahá­jení a dokončení. Takové úkoly jsou pře­sunuty do čekacího režimu. Používáme pro ně štítek ​“v pro­ce­su.” Člověk může začít pra­co­v­at na úkolu dříve, a umístěním odpoví­da­jícího štítku ​“v pro­ce­su” — každý chápe, že úkol se již vykonává.

Někdy na úkolu pracu­je něko­lik lidí ste­jně. V tom­to pří­padě jsme vytvořili vlast­ní štítky se jmény zaměst­nanců. Při­dali jsme je do úkolu jako vykon­a­vatele a bylo vidět, kdo na něm pracuje.

Report

Report je víc pro mě. Pro pochopení, kde jsme zaostali za ter­míny. Je pohodl­né podí­vat se na uza­vřené úkoly a pocho­pit, proč se to sta­lo, sle­dovat, jak takové situ­ace ovlivňu­jí ostat­ní úkoly.

Generu­ji reporty s potřeb­ný­mi fil­try a stahu­ji je. Report obsahu­je odkaz na úkol, což je výz­nam­ný plus. Pokud potře­bu­jete podrob­nou his­torii, můžete okamžitě pře­jít ze souboru Excel na úkol.

Nevýhody

Přál bych si, aby úkol mohl mít něko­lik odpověd­ných osob. Ten­to prob­lém řeším označením potřeb­ných lidí v popisu úkolu. Ale přesto, taková funkčnost nám chybí.

A přide­jte nějaké emo­ji, jste lakomí na emoji?

Pro koho je to vhodné?

Mys­lím, že Work­sec­tion je vhod­ný pro jak­oukoli fir­mu. Zvláště pro ty, kteří plánu­jí akce. V každém pří­padě závisí výběr sys­té­mu na stanovených úkolech. Konkrét­ní přík­la­dy mohou zahrnovat různé dig­itál­ní nebo PR agen­tu­ry, právnické firmy.

Rádi doporuču­jeme Work­sec­tion našim oby­vatelům, star­tupům a pro­jek­tům. Pro ně to není jen skvělá služ­ba, ale také nástroj, který pomáhá stát se lep­ší­mi a dosa­ho­vat svých cílů rychleji.

V našem pří­padě je Work­sec­tion struk­tur­ou
a řízením času naše­ho pro­jek­tu.
Bez ní by efek­tivi­ta klesla o 30%