Scrum Master: Come condurre una riunione Scrum con il tuo team?

• Risoluzione dei prob­le­mi – i prob­le­mi ven­gono dis­cus­si durante le riu­nioni Scrum;
• For­mazione – lo Scrum mas­ter gio­ca un ruo­lo impor­tante nel­l’a­dattare i nuovi mem­bri del team al prog­et­to e ad altri partecipanti;
• Moti­vazione – dopo le riu­nioni Scrum con­dotte da un buon Scrum mas­ter, il team si sente con­nes­so a qual­cosa di prezioso e com­prende il pro­prio ruo­lo all’in­ter­no del team. Questo influisce pos­i­ti­va­mente sul­la moti­vazione e sul­la qual­ità del­la ges­tione del prog­et­to;
• Fare domande come “Come pos­si­amo fare meglio ciò che già fac­ciamo bene?” o “Quali pro­ces­si non aggiun­gono val­ore al prodot­to?” e così via.

1. Incor­ag­gia­re la dis­cus­sione – Scrum, ret­ro­spet­tive e piani­fi­cazione del­lo sprint sono inutili sen­za dis­cus­sioni aperte da parte del­l’in­tero team di prog­et­to. Com­pi­to del­lo Scrum mas­ter è incor­ag­gia­re tale inter­azione uti­liz­zan­do stru­men­ti di col­lab­o­razione (wiki azien­dali, sis­te­mi di scam­bio doc­u­men­ti, ecc.).
2. Rimuo­vere gli osta­coli per il com­ple­ta­men­to effi­cace del prog­et­to – creare e miglio­rare stru­men­ti di comu­ni­cazione (ad esem­pio, costru­en­do una bib­liote­ca di team), eseguire com­pi­ti di rou­tine per far pro­gredire il team (aggior­nan­do i pro­gram­mi di proces­so, ecc.) e risol­vere i prob­le­mi dei parte­ci­pan­ti dis­cus­si durante le riunioni.
3. Agire da “pred­i­ca­tore” di Scrum – conoscen­do e com­pren­den­do Scrum, inseg­nano al team come mas­simiz­zare la metodologia.
4. Fornire una visione comune del prog­et­to – com­bi­na­ta con il ruo­lo di moti­va­tore, è par­ti­co­lar­mente ril­e­vante per prog­et­ti con molti sprint che coin­vol­go­no diver­si mem­bri del team.
5. Risoluzione dei con­flit­ti – una crit­i­ca costrut­ti­va e l’e­vitare un ambi­ente tossi­co sono fon­da­men­tali. Lo Scrum mas­ter aiu­ta a gestire le con­tro­ver­sie, assi­cu­ran­do che le dis­cus­sioni rimangano produttive.

Che cos’è una riu­nione Scrum?

Una riu­nione Scrum è uno stru­men­to vitale nel­la metodolo­gia Scrum. Le riu­nioni sono orga­niz­zate quo­tid­i­ana­mente (per lo più al mat­ti­no) e mod­er­ate dal­lo Scrum mas­ter, spes­so il project man­ag­er o il team lead.

1. Cosa ho fat­to ieri per com­pletare lo sprint?
2. Cosa farò oggi?
3. Quali prob­le­mi ho incontrato?

Oltre a sin­croniz­zare il lavoro del team, Scrum aiuta:

• Svilup­pare una visione comune del prog­et­to – tut­ti com­pren­dono la direzione del prog­et­to, riducen­do la prob­a­bil­ità di spi­acevoli sorprese.
• Sta­bilire com­pi­ti real­is­ti­ci e mon­i­torare i progressi.
• Unire il team – i dipen­den­ti impara­no ad ascoltare, com­pren­dere gli altri ed esprimere chiara­mente le pro­prie idee.
• Trovare soluzioni migliori.

1. Reg­is­trare la riu­nione Scrum – Nes­suno leg­gerà un rap­por­to det­taglia­to del­la riu­nione tranne lo Scrum mas­ter, che potrebbe man­care alcu­ni aspet­ti prob­lem­ati­ci. È una perdi­ta di tem­po e demo­ti­va il team, poiché si sente che tut­to viene registrato.
2. Riu­nione Scrum solo per lo Scrum mas­ter – Poiché lo Scrum mas­ter cura la riu­nione, i parte­ci­pan­ti spes­so com­met­tono errori: guardano solo lo Scrum mas­ter, aspet­tan­do la loro approvazione men­tre altri con­tin­u­ano i loro com­pi­ti. Questo è un seg­no di un ambi­ente non pro­dut­ti­vo. Il com­pi­to del­lo Scrum mas­ter in questo caso è sta­bilire la con­nes­sione “parte­ci­pante-rela­tore – altri partecipanti”.
3. Uti­liz­zare le riu­nioni Scrum per la piani­fi­cazione – Un nuo­vo com­pi­to può sorg­ere durante la riu­nione, e la ten­tazione di dis­tribuire e dis­cutere i com­pi­ti imme­di­ata­mente è forte. Spes­so, lo Scrum mas­ter cam­bia il for­ma­to del­la riu­nione Scrum. La soluzione è sem­plice: tenere una riu­nione di 15 minu­ti dopo lo Scrum per affrontare nuovi compiti.
4. Dis­cus­sione tec­ni­ca durante le riu­nioni Scrum – Un mem­bro del team potrebbe sapere di più sug­li aspet­ti tec­ni­ci del prog­et­to di un altro. Con­cen­trar­si su questi det­tagli crea dis­ug­uaglian­za e osta­co­la gli obi­et­tivi di Scrum.
5. Tenere riu­nioni Scrum lon­tano dal luo­go di lavoro – Ideal­mente, le riu­nioni Scrum si ten­gono vici­no alla lavagna Scrum (grafi­co di Gantt aper­to), aiu­tan­do il team a val­utare rap­i­da­mente i pro­gres­si delle attività.
   
   

   

6. La riu­nione Scrum con­siste solo di due domande – “Cosa ho fat­to ieri?” e “Cosa farò oggi?” Pochi sono dis­posti a dis­cutere prob­le­mi e rischi, soprat­tut­to non in un con­testo di grup­po. Tut­tavia, sen­za affrontare gli osta­coli al com­ple­ta­men­to del­lo sprint, la riu­nione sarà inefficace.

• Cosa ho fat­to ieri?
• Cosa farò oggi?
• Quali osta­coli ci sono nel mio cammino?

1. Lim­itare i parte­ci­pan­ti a 6 – Se il team di prog­et­to ha più mem­bri, divider­li in grup­pi, cias­cuno con il pro­prio Scrum mas­ter. I grup­pi di soli­to si divi­dono in base ai com­pi­ti (ad esem­pio, test­ing, svilup­po). Poi, gli Scrum mas­ter dis­cu­tono i prob­le­mi tra loro e con le par­ti interessate.
2. Affrontare i prob­le­mi urgen­ti – Alcu­ni osta­coli sono crit­i­ci e neces­si­tano di risoluzione imme­di­a­ta. Non las­cia­re che il lim­ite di 15 minu­ti osta­coli il lavoro. Se la riu­nione Scrum deve essere este­sa, lo Scrum mas­ter decide con il team.
3. Sta­bilire regole chiare per gli scrum quo­tid­i­ani – Queste dovreb­bero essere chiare per tut­ti i mem­bri del team e acces­si­bili in qual­si­asi momen­to (ad esem­pio, scritte su un flipchart nel luo­go del­la riunione).
4. Evi­ta con­ver­sazioni per­son­ali – Dis­cutere del­la par­ti­ta di cal­cio di ieri, dei prob­le­mi di parcheg­gio o dei prezzi del super­me­r­ca­to spre­ca il prezioso bloc­co di 15 minu­ti. Il com­pi­to del­lo Scrum mas­ter è notare devi­azioni e riportare la dis­cus­sione in carreggiata.
5. Svilup­pare un for­ma­to effi­cace – Se le riu­nioni si pro­l­ungano, sug­gerire di ten­er­le in pie­di. Ricerche del­l’U­ni­ver­sità del Texas A&M mostra­no che stare in pie­di qua­si rad­doppia l’ef­fi­cien­za lavo­ra­ti­va. Se i parte­ci­pan­ti man­cano di inizia­ti­va, trasfor­ma lo Scrum quo­tid­i­ano in un gio­co. Fai in modo che il mem­bro del team che ha rispos­to alle tre domande lan­ci una pal­la a un parte­ci­pante a caso per “pas­sare il turno.”
6. Fai domande aggiun­tive quan­do nec­es­sario – Se le risposte dei mem­bri del team non men­zio­nano prob­le­mi, chie­di: “Quan­to sei fiducioso nel com­pletare questo com­pi­to oggi?” Questo approc­cio incor­ag­gia i parte­ci­pan­ti a rivedere lo sta­to del com­pi­to, cam­biare etichette e iden­ti­fi­care poten­ziali ostacoli.
7. Iniziare e ter­minare le riu­nioni in orario – Anche se metà dei parte­ci­pan­ti è assente, non riman­dare lo Scrum quo­tid­i­ano. Questo instil­la dis­ci­plina nel team di prog­et­to e dimostra che le riu­nioni non si ten­gono per mera for­mal­ità. Allo stes­so modo, lo Scrum mas­ter non dovrebbe essere in ritardo.
8. Ringraziare i parte­ci­pan­ti alla fine – Un’u­more pos­i­ti­vo all’inizio del­la gior­na­ta garan­tisce l’ef­fi­cien­za nei com­pi­ti. L’im­por­tante è evitare di ren­dere questo una mera formalità.