Scrum Master: Jak przeprowadzić spotkanie Scrum z Twoim zespołem?

• Rozwiązy­wanie prob­lemów – prob­le­my są omaw­iane pod­czas spotkań Scrum;
• Szkole­nie – Scrum mas­ter odgry­wa ważną rolę w adap­tacji nowych członków zespołu do pro­jek­tu i innych uczestników;
• Motywację – po spotka­ni­ach Scrum prowad­zonych przez dobrego Scrum mas­tera zespół czu­je się związany z czymś wartoś­ciowym i rozu­mie swo­je miejsce w zes­pole. To pozy­ty­wnie wpły­wa na motywację i jakość zarządza­nia pro­jek­tem;
• Zadawanie pytań takich jak “Jak może­my lep­iej robić to, co już robimy dobrze?” czy “Które pro­cesy nie doda­ją wartoś­ci do pro­duk­tu?” i tak dalej.

1. Zachę­cać do dyskusji – Scrum, ret­ro­spek­ty­wy i planowanie sprintu są bezużyteczne bez otwartych dyskusji całego zespołu pro­jek­towego. Zadaniem Scrum mas­tera jest zachę­canie do takiej inter­akcji przy uży­ciu narzędzi współpra­cy (fir­mowe wiki, sys­te­my wymi­any doku­men­tów itp.).
2. Usuwać przeszkody w pomyśl­nym zakończe­niu pro­jek­tu –tworze­nie i ulep­szanie narzędzi komu­nika­cyjnych (np. budowanie bib­liote­ki zespołowej), wykony­wanie rutynowych zadań do wspar­cia zespołu (aktu­al­i­zowanie har­mono­gramów pro­cesów itp.) oraz rozwiązy­wanie prob­lemów uczest­ników omaw­ianych pod­czas spotkań.
3. Dzi­ałać jako “kazn­odzie­ja” Scrum –zna­jąc i rozu­miejąc Scrum, uczą zespół, jak maksy­mal­i­zować tę metodologię.
4. Dostar­czać wspól­ną wiz­ję pro­jek­tu –połąc­zona z rolą moty­wa­to­ra, jest to szczegól­nie istotne dla pro­jek­tów z wielo­ma sprint­a­mi, w które zaan­gażowani są różni członkowie zespołu.
5. Rozwiązy­wać kon­flik­ty –kon­struk­ty­w­na kry­ty­ka i unikanie toksy­cznego środowiska są kluc­zowe. Scrum mas­ter poma­ga zarządzać spo­ra­mi, zapew­ni­a­jąc, że dyskus­je pozosta­ją produktywne.

Czym jest spotkanie Scrum?

Spotkanie Scrum to kluc­zowe narzędzie w metodologii Scrum. Spotka­nia orga­ni­zowane są codzi­en­nie (głównie rano) i moderowane przez Scrum mas­tera, częs­to kierown­i­ka pro­jek­tu lub lid­era zespołu.

1. Co zro­biłem wczo­raj, aby zakończyć sprint?
2. Co zro­bię dzisiaj?
3. Jakie prob­le­my napotkałem?

Oprócz syn­chro­ni­zowa­nia pra­cy zespołu, Scrum pomaga:

• Rozwinąć wspól­ną wiz­ję pro­jek­tu – wszyscy rozu­mieją kierunek pro­jek­tu, co zmniejsza praw­dopodobieńst­wo nieprzy­jem­nych niespodzianek.
• Usta­lać real­isty­czne zada­nia i śledz­ić postęp.
• Jed­noczyć zespół – pra­cown­i­cy uczą się słuchać, rozu­mieć się nawza­jem i jas­no wyrażać swo­je myśli.
• Zna­j­dować lep­sze rozwiązania.

1. Skra­canie spotkań Scrum – Nikt nie przeczy­ta szczegółowego rapor­tu ze spotka­nia, poza Scrum mas­terem, który może prze­gapić niek­tóre prob­lematy­czne aspek­ty. To stra­ta cza­su i demo­ty­wu­je zespół, gdyż czu­ją, że wszys­tko jest rejestrowane.
2. Spotkanie Scrum tylko dla Scrum mas­tera – Ponieważ Scrum mas­ter kuratu­je spotkanie, uczest­ni­cy częs­to popeł­ni­a­ją błędy: patrząc tylko na Scrum mas­tera, czeka­jąc na jego apro­batę, pod­czas gdy inni kon­tynu­u­ją swo­je zada­nia. To znak niepro­duk­ty­wnego środowiska. Zadaniem Scrum mas­tera jest tutaj ustanowie­nie połączenia “uczest­nik-mów­ca – inni uczestnicy”.
3. Uży­wanie spotkań Scrum do planowa­nia – Nowe zadanie może pojaw­ić się pod­czas spotka­nia, a pokusa naty­ch­mi­as­towego roz­dawa­nia i omaw­ia­nia zadań jest sil­na. Częs­to Scrum mas­ter zmienia for­mat spotka­nia Scrum. Rozwiązanie jest proste: zor­ga­ni­zować 15-min­u­towe spotkanie po Scru­mie, aby zająć się nowy­mi zadaniami.
4. Dyskus­je tech­niczne pod­czas spotkań Scrum – Jeden członek zespołu może wiedzieć więcej o tech­nicznych aspek­tach pro­jek­tu niż inny. Skupi­e­nie się na tych deta­lach tworzy nierównoś­ci i utrud­nia osią­ganie celów Scrum.
5. Trzy­manie spotkań Scrum daleko od miejs­ca pra­cy – Ide­al­nie spotka­nia Scrum odby­wa­ją się blisko tabl­i­cy Scrum (otwarty wykres Gant­ta), co poma­ga zespołowi szy­bko ocenić postęp zadań.
   
   

   

6. Spotkanie Scrum skła­da się tylko z dwóch pytań – “Co zro­biłem wczo­raj?” i “Co zro­bię dzisi­aj?” Niewielu jest gotowych omaw­iać prob­le­my i ryzy­ka, zwłaszcza w grupowym otocze­niu. Jed­nak bez omaw­ia­nia przeszkód w ukończe­niu sprintu, spotkanie nie będzie efektywne.

• Co zro­biłem wczoraj?
• Co zro­bię dzisiaj?
• Jakie przeszkody mam na swo­jej drodze?

1. Ograniczyć uczest­ników do 6 – Jeśli zespół pro­jek­towy ma więcej członków, podziel ich na grupy, każdą z włas­nym Scrum mas­terem. Grupy zwyk­le dzielą się na pod­staw­ie zadań (np. testowanie, rozwój). Następ­nie Scrum mas­terzy omaw­ia­ją prob­le­my między sobą i z zain­tere­sowany­mi stronami.
2. Zająć się pil­ny­mi prob­le­ma­mi – Niek­tóre przeszkody są kry­ty­czne i wyma­ga­ją naty­ch­mi­as­towego rozwiąza­nia. Nie pozwól, aby 15-min­u­towy lim­it utrud­ni­ał pracę. Jeśli spotkanie Scrum trze­ba wydłużyć, Scrum mas­ter pode­j­mu­je tę decyzję z zespołem.
3. Ustaw­ić jasne zasady dla codzi­en­nych scrumów – powin­ny być jasne dla wszys­t­kich członków zespołu i dostęp­ne w każdej chwili (np. zapisane na flipchar­cie w miejs­cu spotkania).
4. Unikać oso­bistych rozmów – Omaw­ian­ie wczo­ra­jszego meczu piłkarskiego, prob­lemów z parkowaniem lub cen w super­marke­cie mar­nu­je cen­ny 15-min­u­towy blok. Zadaniem Scrum mas­tera jest zauważe­nie odchyleń i skierowanie dyskusji na właś­ci­wą drogę.
5. Rozwinąć efek­ty­wny for­mat – Jeśli spotka­nia prze­cią­ga­ją się, zasugeruj przeprowadze­nie ich na sto­ją­co. Bada­nia z Texas A&M Uni­ver­si­ty pokazu­ją, że stanie pod­wa­ja efek­ty­wność pra­cy. Jeśli uczest­ni­cy braku­je inic­jaty­wy, zamień codzi­enne Scru­ma w grę. Niech członek zespołu, który odpowiedzi­ał na trzy pyta­nia, rzu­ci piłkę do losowego uczest­ni­ka, aby “przekazać kolejkę.”
6. Zadawać dodatkowe pyta­nia w razie potrze­by – Jeśli odpowiedzi członków zespołu nie wspom­i­na­ją o prob­lemach, zapy­taj, “Jak pewni jesteś­cie w real­iza­cji tego zada­nia dzisi­aj?” To pode­jś­cie zachę­ca uczest­ników do prze­myśle­nia sta­tusu zadań, zmi­any etyki­et i ziden­ty­fikowa­nia potenc­jal­nych przeszkód.
7. Rozpoczy­nać i kończyć spotka­nia na czas – Nawet jeśli połowa uczest­ników jest nieobec­na, nie odkładaj codzi­en­nego Scru­ma. To wprowadza dyscy­plinę w zes­pole pro­jek­towym i pokazu­je, że spotka­nia nie są orga­ni­zowane dla samej formy. Podob­nie Scrum mas­ter nie powinien się spóźniać.
8. Podz­iękować uczest­nikom na koniec – Pozy­ty­wny nas­trój na początku dnia gwaran­tu­je efek­ty­wność zadań. Najważniejsze jest, aby nie uczynić z tego jedynie formalności.