Scrum Master : Comment réaliser une réunion Scrum avec votre équipe ?

• Résolution de problèmes – les problèmes sont discutés lors des réunions Scrum ;
• Formation – le Scrum master joue un rôle important dans l'adaptation des nouveaux membres de l'équipe au projet et aux autres participants ;
• Motivation – après des réunions Scrum dirigées par un bon Scrum master, l'équipe se sent connectée à quelque chose de précieux et comprend sa place au sein de l'équipe. Cela impacte positivement la motivation et la qualité de gestion du projet ;
• Poser des questions comme "Comment pouvons-nous mieux faire ce que nous faisons déjà bien ?" ou "Quels processus n'apportent pas de valeur au produit ?" etc.

1. Encourager la discussion – Les Scrum, les rétrospectives et la planification des sprints sont inutiles sans des discussions ouvertes de toute l'équipe projet. La tâche du Scrum master est d'encourager de telles interactions en utilisant des outils de collaboration (wikis d'entreprise, systèmes d'échange de documents, etc.).
2. Supprimer les obstacles à l'achèvement réussi du projet – Créer et améliorer des outils de communication (par exemple, créer une bibliothèque d'équipe), effectuer des tâches de routine pour faire avancer l'équipe (mettre à jour les plannings de processus, etc.), et résoudre les problèmes des participants abordés lors des réunions.
3. Agir en tant que "prêcheur" de Scrum – Connaissant et comprenant Scrum, ils enseignent à l'équipe comment maximiser la méthodologie.
4. Fournir une vision commune du projet – Associée au rôle de motivateur, cela est particulièrement pertinent pour les projets avec de nombreux sprints impliquant différents membres de l'équipe.
5. Résoudre les conflits – La critique constructive et l'évitement d'un environnement toxique sont cruciaux. Le Scrum master aide à gérer les disputes, garantissant que les discussions restent productives.

Qu'est-ce qu'une réunion Scrum ?

Une réunion Scrum est un outil vital dans la méthodologie Scrum. Les réunions sont organisées quotidiennement (surtout le matin) et modérées par le Scrum master, souvent le chef de projet ou le leader d'équipe.

1. Qu'ai-je fait hier pour compléter le sprint ?
2. Que ferai-je aujourd'hui ?
3. Quels problèmes ai-je rencontrés ?

En plus de synchroniser le travail de l'équipe, Scrum aide :

• Développer une vision commune du projet – tout le monde comprend la direction du projet, réduisant ainsi la probabilité de surprises désagréables.
• Définir des tâches réalistes et suivre les progrès.
• Unir l'équipe – les employés apprennent à écouter, à se comprendre et à exprimer clairement leurs pensées.
• Trouver de meilleures solutions.

1. Enregistrement de la réunion Scrum – Personne ne lira un rapport de réunion détaillé à part le Scrum master, qui peut manquer certains aspects problématiques. C'est une perte de temps et cela démotive l'équipe, car elle a l'impression que tout est enregistré.
2. Réunion Scrum uniquement pour le Scrum master – Comme le Scrum master supervise la réunion, les participants font souvent des erreurs : ils regardent seulement le Scrum master, attendent son approbation pendant que d'autres poursuivent leurs tâches. C'est un signe d'un environnement peu productif. La tâche du Scrum master ici est d'établir la connexion "participant-intervenant – autres participants".
3. Utiliser les réunions Scrum pour la planification – Une nouvelle tâche peut surgir pendant la réunion, et la tentation de distribuer et de discuter les tâches immédiatement est forte. Souvent, le Scrum master change le format de la réunion Scrum. La solution est simple : tenir une réunion de 15 minutes après le Scrum pour aborder les nouvelles tâches.
4. Discussion technique lors des réunions Scrum – Un membre de l'équipe peut en savoir plus sur les aspects techniques du projet qu'un autre. Se concentrer sur ces détails crée des inégalités et entrave les objectifs de Scrum.
5. Tenir des réunions Scrum loin du lieu de travail – Idéalement, les réunions Scrum se tiennent près du tableau Scrum (diagramme de Gantt ouvert), aidant l'équipe à évaluer rapidement l'avancement des tâches.
   
   

   

6. La réunion Scrum consiste en seulement deux questions – "Qu'ai-je fait hier ?" et "Que ferai-je aujourd'hui ?" Peu de personnes sont prêtes à discuter des problèmes et des risques, surtout pas en groupe. Cependant, sans aborder les obstacles à l'achèvement du sprint, la réunion sera inefficace.

• Qu'ai-je fait hier ?
• Que ferai-je aujourd'hui ?
• Quels obstacles se dressent sur mon chemin ?

1. Limiter les participants à 6 – Si l'équipe projet compte plus de membres, divisez-les en groupes, chacun avec son propre Scrum master. Les groupes se séparent généralement selon les tâches (par exemple, tests, développement). Ensuite, les Scrum masters discutent des problèmes entre eux et avec les parties intéressées.
2. Aborder les problèmes urgents – Certains obstacles sont critiques et nécessitent une résolution immédiate. Ne laissez pas la limite de 15 minutes entraver le travail. Si la réunion Scrum doit être prolongée, le Scrum master décide cela avec l'équipe.
3. Fixer des règles claires pour les dailys scrums – Elles doivent être claires pour tous les membres de l'équipe et accessibles à tout moment (par exemple, écrites sur un tableau lors du lieu de réunion).
4. Éviter les conversations personnelles – Discuter du match de football d'hier, des problèmes de stationnement ou des prix des supermarchés gaspille ce précieux bloc de 15 minutes. La tâche du Scrum master est de remarquer les écarts et de ramener la discussion sur la bonne voie.
5. Développer un format efficace – Si les réunions s'éternisent, suggérez de les tenir debout. Une recherche de l'Université du Texas A&M montre que se tenir debout double presque l'efficacité au travail. Si les participants manquent d'initiative, transformez le daily Scrum en jeu. Demandez au membre de l'équipe qui a répondu aux trois questions de passer la balle à un participant aléatoire pour "passer le tour".
6. Poser des questions supplémentaires si nécessaire – Si les réponses des membres de l'équipe ne mentionnent pas de problèmes, demandez : ">Quel est votre niveau de confiance pour terminer cette tâche aujourd'hui?" Cette approche encourage les participants à revoir le statut de leurs tâches, à changer les étiquettes et à identifier d'éventuels obstacles.
7. Commencer et terminer les réunions à l'heure – Même si la moitié des participants sont absents, ne retardez pas le daily Scrum. Cela inculque la discipline dans l'équipe projet et montre que les réunions ne sont pas tenues pour des questions de simple formalité. De même, le Scrum master ne doit pas être en retard.
8. Remercier les participants à la fin – Une ambiance positive au début de la journée garantit l'efficacité des tâches. L'important est d'éviter que cela ne devienne une simple formalité.