Scrum Master: Como Conduzir uma Reunião Scrum com Sua Equipe?

• Resolução de problemas – questões são discutidas durante as reuniões Scrum;
• Treinamento – o Scrum master desempenha um papel importante na adaptação de novos membros da equipe ao projeto e a outros participantes;
• Motivação – após reuniões Scrum lideradas por um bom Scrum master, a equipe se sente conectada a algo valioso e compreende seu lugar dentro da equipe. Isso impacta positivamente a motivação e a qualidade da gestão do projeto;
• Fazendo perguntas como "Como podemos melhorar o que já fazemos bem?" ou "Quais processos não agregam valor ao produto?" e assim por diante.

1. Incentivar a discussão – Scrum, retrospectivas e planejamento de sprint são inúteis sem discussões abertas por toda a equipe do projeto. A tarefa do Scrum master é incentivar tal interação usando ferramentas de colaboração (wikis corporativos, sistemas de troca de documentos, etc.).
2. Remover obstáculos à conclusão bem-sucedida do projeto – criar e melhorar ferramentas de comunicação (por exemplo, construir uma biblioteca da equipe), realizar tarefas rotineiras para avançar a equipe (atualização de cronogramas de processos, etc.), e resolver questões dos participantes discutidas durante as reuniões.
3. Atuar como um "pregador" do Scrum – conhecendo e entendendo o Scrum, eles ensinam a equipe a maximizar a metodologia.
4. Fornecer uma visão comum do projeto – combinada com o papel de motivador, isso é especialmente relevante para projetos com muitos sprints envolvendo diferentes membros da equipe.
5. Resolver conflitos – críticas construtivas e evitar um ambiente tóxico são cruciais. O Scrum master ajuda a gerenciar disputas, garantindo que as discussões permaneçam produtivas.

O que é uma Reunião Scrum?

Uma reunião Scrum é uma ferramenta vital na metodologia Scrum. As reuniões são organizadas diariamente (maioritariamente pela manhã) e moderadas pelo Scrum master, que muitas vezes é o gerente de projeto ou líder da equipe.

1. O que fiz ontem para completar o sprint?
2. O que farei hoje?
3. Quais problemas encontrei?

Além de sincronizar o trabalho da equipe, o Scrum ajuda:

• A desenvolver uma visão comum do projeto – todos entendem a direção do projeto, reduzindo a probabilidade de surpresas desagradáveis.
• Estabelecer tarefas realistas e acompanhar o progresso.
• Unir a equipe – os funcionários aprendem a ouvir, entender uns aos outros e expressar seus pensamentos com clareza.
• Encontrar melhores soluções.

1. Registrar a reunião Scrum – Ninguém vai ler um relatório detalhado da reunião, exceto o Scrum master, que pode perder alguns aspectos problemáticos. É uma perda de tempo e desmotiva a equipe, pois eles sentem que tudo está sendo registrado.
2. Reunião Scrum apenas para o Scrum master – Como o Scrum master curadoria da reunião, os participantes costumam cometer erros: olhando apenas para o Scrum master, esperando sua aprovação enquanto outros continuam suas tarefas. Isso é um sinal de um ambiente improdutivo. A tarefa do Scrum master aqui é estabelecer a conexão "participante-falante – outros participantes".
3. Usar reuniões Scrum para planejamento – Uma nova tarefa pode surgir durante a reunião, e a tentação de distribuir e discutir tarefas imediatamente é forte. Frequentemente, o Scrum master muda o formato da reunião Scrum. A solução é simples: realizar uma reunião de 15 minutos após o Scrum para tratar de novas tarefas.
4. Discussão técnica durante as reuniões Scrum – Um membro da equipe pode saber mais sobre os aspectos técnicos do projeto do que outro. Focar nesses detalhes cria desigualdade e dificulta os objetivos do Scrum.
5. Realizar reuniões Scrum longe do local de trabalho – Idealmente, as reuniões Scrum são realizadas perto do quadro Scrum (gráfico de Gantt aberto), ajudando a equipe a avaliar rapidamente o progresso das tarefas.
   
   

   

6. A reunião Scrum consiste em apenas duas perguntas – "O que fiz ontem?" e "O que farei hoje?" Poucos estão dispostos a discutir problemas e riscos, especialmente não em um ambiente de grupo. No entanto, sem abordar os obstáculos à conclusão do sprint, a reunião será ineficaz.

• O que fiz ontem?
• O que farei hoje?
• Quais obstáculos estão no meu caminho?

1. Limitar participantes a 6 – Se a equipe do projeto tem mais membros, divida-os em grupos, cada um com seu próprio Scrum master. Os grupos geralmente se dividem com base nas tarefas (por exemplo, teste, desenvolvimento). Então, os Scrum masters discutem as questões entre si e com as partes interessadas.
2. Tratar problemas urgentes – Alguns obstáculos são críticos e precisam de resolução imediata. Não deixe que o limite de 15 minutos atrapalhe o trabalho. Se a reunião Scrum precisar ser estendida, o Scrum master decide isso com a equipe.
3. Estabelecer regras claras para scrums diários – Essas devem ser claras para todos os membros da equipe e acessíveis a qualquer momento (por exemplo, escritas em um flipchart no local da reunião).
4. Evitar conversas pessoais – Discutir o jogo de futebol de ontem, problemas de estacionamento ou preços de supermercado desperdiça o precioso bloco de 15 minutos. O trabalho do Scrum master é notar desvios e redirecionar a discussão de volta ao foco.
5. Desenvolver um formato eficaz – Se as reuniões se arrastam, sugira realizá-las em pé. Pesquisas da Texas A&M University mostram que ficar de pé quase dobra a eficiência do trabalho. Se os participantes carecem de iniciativa, transforme o Scrum diário em um jogo. Faça o membro da equipe que respondeu às três perguntas passar uma bola para um participante aleatório para "passar a vez."
6. Fazer perguntas adicionais quando necessário – Se as respostas dos membros da equipe não mencionam problemas, pergunte: ">Quão confiante você está em completar esta tarefa hoje?" Essa abordagem incentiva os participantes a revisar o status da tarefa, mudar rótulos e identificar possíveis obstáculos.
7. Iniciar e finalizar reuniões pontualmente – Mesmo que metade dos participantes esteja ausente, não adie o Scrum diário. Isso incute disciplina na equipe do projeto e demonstra que as reuniões não são realizadas por mera formalidade. Da mesma forma, o Scrum master não deve se atrasar.
8. Agradecer aos participantes ao final – Um clima positivo no início do dia garante eficiência nas tarefas. O principal é evitar fazer disso uma mera formalidade.