In Scrum, als Vertreter der agilen Methoden, liegt der Fokus auf Qualität und Prozesskontrolle in der Entwicklung. Daher spielen Scrum-Meetings, die vom Scrum Master geleitet werden, eine bedeutende Rolle. Das Hauptziel des Meetings (oder “Scrum”) besteht darin, die Arbeit des Projektteams zu synchronisieren.
Wer ist ein Scrum Master?
Die beste Beschreibung eines Scrum Masters ist der englische Begriff “dienender Führer”.
Ihre Aufgabe besteht darin, dem Team zu helfen, die Effizienz zu steigern durch:
- Problemlösung – Probleme werden während der Scrum-Meetings besprochen;
- Schulung – der Scrum Master spielt eine wichtige Rolle, um neue Teammitglieder an das Projekt und die anderen Teilnehmer heranzuführen;
- Motivation – nach von einem guten Scrum Master geleiteten Scrum-Meetings fühlt sich das Team mit etwas Wertvollem verbunden und versteht seinen Platz im Team. Dies hat positive Auswirkungen auf die Motivation und die Qualität des Projektmanagements;
- Fragen stellen wie “Wie können wir das, was wir bereits gut machen, besser machen?” oder “Welche Prozesse fügen dem Produkt keinen Wert hinzu?” und so weiter.
Gemeinsam mit dem Team ist der Scrum Master verantwortlich für das Arbeitstempo und die Geschwindigkeit des Projektabschlusses.
Außerdem plant der Scrum Master zusammen mit den Teilnehmern und dem Produktinhaber den Sprint während des ersten Scrum-Meetings, wofür das Team Punkte verdient. Jeff Sutherland, Autor des Buches “Scrum: Die Kunst, die doppelte Menge an Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen”, bezeichnet den Scrum Master treffend als den Führer des Teams.
Wie sollte ein Scrum Master sein?
Einige Projektteams experimentieren mit der Einführung eines monatlichen Rotationsmodells für den Scrum Master, bei dem jeder Teilnehmer die Rolle übernehmen kann. Bei der Betrachtung der Fähigkeiten und Situationen, mit denen der Master täglich konfrontiert ist, wird jedoch deutlich, dass ein solches Format ineffektiv ist.
Ein idealer Scrum Master sollte folgende Qualitäten haben:
- Diskussion anregen – Scrum, Retrospektiven und Sprintplanung sind ohne offene Diskussionen des gesamten Projektteams nutzlos. Die Aufgabe des Scrum Masters ist es, eine solche Interaktion mit Kollaborationstools (Unternehmenswikis, Dokumentenaustauschsystemen usw.) zu fördern.
- Hindernisse für einen erfolgreichen Projektabschluss beseitigen – Kommunikationsmittel erstellen und verbessern (z.B. Aufbau einer Teambibliothek), Routineaufgaben zur Förderung des Teams ausführen (Aktualisierung von Prozesszeitplänen usw.) und die während der Meetings besprochenen Teilnehmerprobleme lösen.
- Als “Verkünder” von Scrum fungieren – indem sie Scrum kennen und verstehen, lehren sie das Team, wie man die Methodik maximiert.
- Eine gemeinsame Projektvision bereitstellen – kombiniert mit der Rolle eines Motivators ist dies besonders relevant für Projekte mit vielen Sprints, an denen unterschiedliche Teammitglieder beteiligt sind.
- Konflikte lösen – Konstruktive Kritik und die Vermeidung einer toxischen Umgebung sind entscheidend. Der Scrum Master hilft, Streitigkeiten zu verwalten und sicherzustellen, dass die Diskussionen produktiv bleiben.
Was ist ein Scrum-Meeting?
Ein Scrum-Meeting ist ein wichtiges Werkzeug in der Scrum-Methodik. Die Meetings werden täglich (meist morgens) abgehalten und vom Scrum Master moderiert, der oft der Projektleiter oder Teamleiter ist.
Während des Meetings beantworten oder schreiben die Teammitglieder, die am aktuellen Sprint beteiligt sind, auf die Tafel Antworten auf drei Fragen:
- Was habe ich gestern getan, um den Sprint abzuschließen?
- Was werde ich heute tun?
- Welche Probleme bin ich aufgetroffen?
Neben der Synchronisierung der Teamarbeit hilft Scrum:
- Eine gemeinsame Projektvision zu entwickeln – jeder versteht die Richtung des Projekts, wodurch die Wahrscheinlichkeit unangenehmer Überraschungen verringert wird.
- Realistische Aufgaben zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.
- Das Team zu vereinen – die Mitarbeiter lernen zuzuhören, einander zu verstehen und ihre Gedanken klar auszudrücken.
- Bessere Lösungen zu finden.
Unterschiede zwischen einem “Scrum-Meeting” und einem “Meetup”
Während sowohl “Meetup” als auch “Meeting” im Englischen mit “Meeting” übersetzt werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.
In einem Meetup sind die Teilnehmer normalerweise zufällige Personen, die durch das Thema vereint sind. In einem Scrum-Meeting sind die Teilnehmer von Anfang an bekannt und bereits miteinander vertraut.
Weitere Unterschiede zwischen Scrum-Meetings und Meetups sind in unserer Tabelle aufgeführt:
Scrum-Meeting | Meetup |
Teilnehmer | Scrum Master, Projektteammitglieder, die am aktuellen Sprint beteiligt sind, Produktinhaber. Andere können als Zuhörer teilnehmen. |
Dauer | Etwa 15 Minuten |
Standort | Konferenzraum oder Büro – so nah wie möglich am Sprintort. |
Organisator | Scrum Master |
Format | Strukturiertes Format von “drei Fragen.” |
Anzahl der Teilnehmer | Idealerweise bis zu 6 |
6 Häufige Scrum-Fehler
- Das Scrum-Meeting aufzeichnen – Niemand wird einen detaillierten Meetingbericht lesen, außer dem Scrum Master, der möglicherweise einige problematische Aspekte verpasst. Es ist eine Zeitverschwendung und demotiviert das Team, da sie das Gefühl haben, dass alles aufgezeichnet wird.
- Scrum-Meeting nur für den Scrum Master – Da der Scrum Master das Meeting leitet, machen die Teilnehmer oft Fehler: Sie schauen nur auf den Scrum Master, warten auf seine Genehmigung, während andere ihre Aufgaben fortsetzen. Dies ist ein Zeichen für ein unproduktives Umfeld. Die Aufgabe des Scrum Masters hier besteht darin, die Verbindung “Teilnehmer-Sprecher – andere Teilnehmer” herzustellen.
- Scrum-Meetings für die Planung nutzen – Während des Meetings kann eine neue Aufgabe auftauchen, und die Versuchung, Aufgaben sofort zu verteilen und zu diskutieren, ist groß. Oft ändert der Scrum Master das Format des Scrum-Meetings. Die Lösung ist einfach: Halten Sie ein 15-minütiges Meeting nach dem Scrum ab, um neue Aufgaben zu besprechen.
- Technische Diskussion während der Scrum-Meetings – Ein Teammitglied könnte mehr über die technischen Aspekte des Projekts wissen als ein anderes. Der Fokus auf diese Details schafft Ungleichheit und hindert an den Zielen von Scrum.
- Scrum-Meetings weit weg vom Arbeitsplatz abhalten – Idealerweise finden Scrum-Meetings in der Nähe des Scrum-Boards (offenes Gantt-Diagramm) statt, was dem Team hilft, den Fortschritt der Aufgaben schnell zu beurteilen.
- Das Scrum-Meeting besteht nur aus zwei Fragen – “Was habe ich gestern getan?” und “Was werde ich heute tun?” Nur wenige sind bereit, Probleme und Risiken zu besprechen, besonders nicht in einer Gruppensituation. Allerdings wird das Meeting ohne das Ansprechen von Hindernissen für den Sprintabschluss ineffektiv sein.
Wie führt man ein Scrum-Meeting durch?
Jeden Tag des Sprints hält das Team tägliche Meetings – Scrum-Meetings oder tägliche Scrums. Die Meetings finden normalerweise am selben Ort und zur selben Zeit statt und sind auf 15 Minuten begrenzt. Diese Zeitbeschränkung hilft, Ablenkungen zu vermeiden und die Diskussionen fokussiert zu halten.
Während des täglichen Scrums beantwortet jedes Teammitglied drei Fragen:
- Was habe ich gestern getan?
- Was werde ich heute tun?
- Welche Hindernisse stehen mir im Weg?
Wie führt man ein Scrum-Meeting richtig durch
- Begrenzen Sie die Teilnehmer auf 6 – Wenn das Projektteam mehr Mitglieder hat, teilen Sie sie in Gruppen auf, wobei jede Gruppe ihren eigenen Scrum Master hat. Gruppen werden normalerweise aufgrund von Aufgaben (z.B. Testen, Entwicklung) aufgeteilt. Dann diskutieren die Scrum Master die Probleme miteinander und mit stakeholders.
- Dringliche Probleme ansprechen – Einige Hindernisse sind kritisch und benötigen sofortige Lösung. Lassen Sie die 15-minütige Begrenzung die Arbeit nicht behindern. Wenn das Scrum-Meeting verlängert werden muss, entscheidet der Scrum Master dies mit dem Team.
- Klare Regeln für tägliche Scrums festlegen – Diese sollten allen Teammitgliedern klar und jederzeit zugänglich sein (z.B. auf einem Flipchart am Meetingstandort niedergeschrieben).
- Persönliche Gespräche vermeiden – Diskussionen über das gestrige Fußballspiel, Parkplatzprobleme oder Supermarktpreise verschwenden die wertvollen 15 Minuten. Die Aufgabe des Scrum Masters besteht darin, Abweichungen zu bemerken und die Diskussion wieder auf den richtigen Kurs zu lenken.
- Ein effektives Format entwickeln – Wenn Meetings sich hinziehen, schlagen Sie vor, sie im Stehen abzuhalten. Forschung von der Texas A&M University zeigt, dass Stehen die Arbeiteffizienz fast verdoppelt. Wenn den Teilnehmern die Initiative fehlt, verwandeln Sie das tägliche Scrum in ein Spiel. Lassen Sie das Teammitglied, das die drei Fragen beantwortet hat, einen Ball an ein zufälliges Mitglied werfen, um den “Übertrag zu machen.”
- Zusätzliche Fragen stellen, wenn nötig – Wenn die Antworten der Teammitglieder keine Probleme erwähnen, fragen Sie: “Wie zuversichtlich sind Sie, diese Aufgabe heute abzuschließen?” Dieser Ansatz ermutigt die Teilnehmer, den Aufgabenstatus zu überprüfen, Labels zu ändern und potenzielle Hindernisse zu identifizieren.
- Beginnen und beenden Sie Meetings pünktlich – Selbst wenn die Hälfte der Teilnehmer fehlt, verschieben Sie das tägliche Scrum nicht. Dies fördert Disziplin im Projektteam und zeigt, dass Meetings nicht nur aus Formalitäten abgehalten werden. Ebenso sollte der Scrum Master nicht zu spät kommen.
- Danke den Teilnehmern am Ende – Eine positive Stimmung zu Beginn des Tages garantiert die Effizienz der Aufgaben. Das Wichtigste dabei ist, dies nicht zu einer bloßen Formalität werden zu lassen.
Fazit
Ein Scrum Master ist unerlässlich für die Koordination im Team.
Es geht nicht nur darum, die Scrum-Prinzipien zu befolgen, sondern auch darum, einen Fürsprecher für die Ziele des Projekts in Scrum-Meetings zu haben. Der Scrum Master sorgt für eine einheitliche Produktarchitektur, Teamgeist, eine gesunde Atmosphäre und ein stabiles Entwicklungstempo.
Scrum-Meetings sind ein kraftvolles Werkzeug zur Verfolgung des Projektstatus und ‑fortschritts.
Sie synchronisieren nicht nur die Arbeit des Teams, sondern helfen auch, Probleme zu lösen, Mitarbeiter zu vereinen und ihnen beizubringen, realistische Aufgaben zu setzen und öffentlich für Ergebnisse verantwortlich zu sein.