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Collecte de tâches dans Worksection Utilisation de Google Forms
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Gestion de projet Gestion des tâches

Collecte de tâches dans Worksection Utilisation de Google Forms

Utilis­er Work­sec­tion pour gér­er les tâch­es est une évi­dence, mais il existe une méth­ode trans­par­ente pour inté­gr­er des tâch­es provenant de sources externes égale­ment. Un moyen effi­cace con­siste à utilis­er Google Forms lié directe­ment à un pro­jet spé­ci­fique dans Work­sec­tion, per­me­t­tant la col­lecte automa­tique des tâch­es générées via Google Forms.

Quand un Google Form est-il néces­saire pour créer des tâches ?

  • Si votre équipe com­prend des mem­bres qui né tra­vail­lent pas directe­ment dans le compte Work­sec­tion mais sont active­ment impliqués dans le flux de tra­vail (créa­tion de tâch­es, spécifications).
  • Si les clients né sont pas inté­grés dans Work­sec­tion, mais que vous devez tout de même recevoir des tâch­es de leur part.

Exem­ple de scénario

Imag­inez que vous êtes une agence de voy­ages cher­chant à col­lecter les deman­des de réser­va­tion de vos clients via un Google Form. Cette méth­ode garan­tit que toutes les deman­des sont gérées effi­cace­ment et que rien n’est per­du, chaque demande devenant une tâche dis­tincte dans votre compte Worksection.

Com­ment col­lecter automa­tique­ment les entrées de Google Forms dans un pro­jet Worksection ?

Voici un guide étape par étape pour syn­chro­nis­er votre Google Form avec un pro­jet Work­sec­tion en seule­ment 10 min­utes. Vous pou­vez col­lecter les entrées du for­mu­laire dans un pro­jet exis­tant ou un nou­veau spé­ci­fique­ment créé à cet effet.

Étapes pour col­lecter automa­tique­ment les Google Forms dans Worksection :

  1. Créer un nou­veau pro­jet : Créez un nou­veau pro­jet dans votre compte Work­sec­tion spé­ci­fique­ment pour col­lecter les entrées via Google Form, ou utilisez un pro­jet existant.
  2. Créer un Google Form :Développez un for­mu­laire que les clients rem­pliront. Vous pou­vez créer un for­mu­laire en util­isant ce lien : Google Forms.

    Impor­tant : Un Google Form né peut être créé qu’à par­tir d’un compte Google act­if. Con­nectez-vous ou créez un nou­veau compte Google ici : Compte Google.
  3. Lier le compte Google à Work­sec­tion : Assurez-vous que l’adresse e‑mail asso­ciée au Google Form est ajoutée à votre compte Work­sec­tion. Si ce n’est pas le cas, ajoutez cet e‑mail en allant dans la sec­tion « Per­son­nes », sélec­tion­nez « Inviter », puis entrez l’e-mail pour envoy­er une invitation.
  4. Ajouter un e‑mail au pro­jet : Ajoutez l’e-mail du compte Google au pro­jet Work­sec­tion où les répons­es seront col­lec­tées. Dans les paramètres de votre pro­jet, il devrait y avoir une option pour ajouter des e‑mails asso­ciés au projet.



  5. Installer le plu­g­in Email Google Forms : Ce plu­g­in per­met l’a­jout automa­tique des répons­es rem­plies du Google Form à votre pro­jet Work­sec­tion. Après instal­la­tion, une icône ressem­blant à une pièce de puz­zle appa­raî­tra sur votre inter­face Google Form.
  6. Con­fig­ur­er les noti­fi­ca­tions par e‑mail : Cliquez sur l’icône du puz­zle, choi­sis­sez ‘Noti­fi­ca­tions par e‑mail pour les for­mu­laires’, puis ‘Activ­er les noti­fi­ca­tions’. Créez une nou­velle règle qui liera les répons­es du for­mu­laire à votre pro­jet Work­sec­tion en entrant l’adresse e‑mail unique du projet.
  7. Copi­er l’e-mail unique du pro­jet Work­sec­tion : Chaque pro­jet Work­sec­tion a une adresse e‑mail unique qui, lorsqu’elle est envoyée par e‑mail, crée une tâche. Copiez cet e‑mail à par­tir des paramètres du pro­jet sous « Ajouter des tâch­es par e‑mail ».


  8. Com­pléter la con­fig­u­ra­tion des noti­fi­ca­tions : Dans les paramètres de noti­fi­ca­tion du Google Form, collez l’adresse e‑mail unique du pro­jet. Vous voudrez peut-être égale­ment spé­ci­fi­er le nom de la règle, véri­fi­er l’e-mail de l’ex­pédi­teur, et con­fig­ur­er com­ment les don­nées du for­mu­laire appa­rais­sent dans les tâch­es Worksection.

Après ces étapes, testez le Google Form pour vous assur­er que les entrées rem­plies appa­rais­sent automa­tique­ment comme des tâch­es dans votre pro­jet Worksection.

Con­clu­sion

Vous avez main­tenant con­fig­uré avec suc­cès un Google Form pour envoy­er automa­tique­ment des tâch­es à votre compte Work­sec­tion, facil­i­tant ain­si la col­lecte d’in­for­ma­tions de la part des clients ou la récep­tion de nou­velles tâch­es de la part des mem­bres de l’équipe non inté­grés dans l’en­vi­ron­nement Worksection.

Partagez ce guide avec vos col­lègues qui utilisent égale­ment Work­sec­tion, et offrez à vos clients ou parte­naires un moyen facile de com­mu­ni­quer leurs besoins via Google Forms tout en inté­grant directe­ment leurs con­tri­bu­tions dans votre compte Worksection.
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