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Recopilando tareas en Worksection Usando Google Forms
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Gestión de proyectos Gestión de tareas

Recopilando tareas en Worksection Usando Google Forms

Usar Work­sec­tion para ges­tionar tar­eas es un hecho, pero existe un méto­do flu­i­do para inte­grar tar­eas de fuentes exter­nas tam­bién. Una for­ma efi­ciente es uti­lizar Google Forms vin­cu­la­do direc­ta­mente a un proyec­to especí­fi­co en Work­sec­tion, lo que per­mite la recopi­lación automáti­ca de tar­eas gen­er­adas a través de Google Forms.

¿Cuán­do es nece­sario un for­mu­la­rio de Google para crear tareas?

  • Si su equipo incluye miem­bros que no tra­ba­jan direc­ta­mente den­tro de la cuen­ta de Work­sec­tion pero que están involu­cra­dos acti­va­mente en el flu­jo de tra­ba­jo (cre­an­do tar­eas, especificaciones).
  • Si los clientes no están inte­gra­dos en Work­sec­tion, pero aún nece­si­ta recibir tar­eas de ellos.

Esce­nario de Ejemplo

Con­sidere que ust­ed es una agen­cia de via­jes con el obje­ti­vo de recopi­lar solic­i­tudes de clientes para reser­vas de tours uti­lizan­do un for­mu­la­rio de Google. Este méto­do ase­gu­ra que todas las solic­i­tudes se ges­tio­nen de man­era efi­ciente y que nada se pier­da, ya que cada solic­i­tud se con­vierte en una tarea sep­a­ra­da en su cuen­ta de Worksection.

¿Cómo recopi­lar automáti­ca­mente las entradas de Google Forms en un proyec­to de Worksection?

A con­tin­uación, se pre­sen­ta una guía paso a paso para sin­cronizar su for­mu­la­rio de Google con un proyec­to de Work­sec­tion en solo 10 min­u­tos. Puede recopi­lar entradas del for­mu­la­rio en un proyec­to exis­tente o en uno nue­vo crea­do especí­fi­ca­mente para este propósito.

Pasos para recopi­lar automáti­ca­mente Google Forms en Worksection:

  1. Crear un Nue­vo Proyec­to: Con­fig­u­rar un nue­vo proyec­to en su cuen­ta de Work­sec­tion especí­fi­ca­mente para recopi­lar entradas a través del for­mu­la­rio de Google, o uti­lizar un proyec­to existente.
  2. Crear un For­mu­la­rio de Google: Desar­rolle un for­mu­la­rio que los clientes com­ple­tarán. Puede crear un for­mu­la­rio uti­lizan­do este enlace: Google Forms.

    Impor­tante: Un for­mu­la­rio de Google solo se puede crear des­de una cuen­ta de Google acti­va. Ini­cie sesión o cree una nue­va cuen­ta de Google aquí: Cuen­ta de Google.
  3. Vin­cu­lar Cuen­ta de Google a Work­sec­tion: Asegúrese de que la direc­ción de correo elec­tróni­co aso­ci­a­da con el for­mu­la­rio de Google esté agre­ga­da a su cuen­ta de Work­sec­tion. Si no lo está, agregue este correo elec­tróni­co yen­do à la sec­ción “Per­sonas”, selec­cio­nan­do “Invi­tar” y luego ingre­san­do el correo elec­tróni­co para enviar una invitación.
  4. Agre­gar Correo Elec­tróni­co al Proyec­to: Agregue el correo elec­tróni­co de la cuen­ta de Google al proyec­to de Work­sec­tion donde se recopi­larán las respues­tas. En la con­fig­u­ración de su proyec­to, debería haber una opción para agre­gar corre­os elec­tróni­cos aso­ci­a­dos con el proyecto.



  5. Insta­lar el Plu­g­in de Correo Elec­tróni­co para Google Forms: Este plu­g­in per­mite la adi­ción automáti­ca de respues­tas com­ple­tadas del for­mu­la­rio de Google a su proyec­to de Work­sec­tion. Después de la insta­lación, apare­cerá un icono que se ase­me­ja a una pieza de rompecabezas en su inter­faz de for­mu­la­rio de Google.
  6. Con­fig­u­rar Noti­fi­ca­ciones por Correo Elec­tróni­co: Haga clic en el icono del rompecabezas, eli­ja ‘Noti­fi­ca­ciones por Correo Elec­tróni­co para For­mu­la­rios’ y luego ‘Habil­i­tar Noti­fi­ca­ciones’. Con­fig­ure una nue­va regla que vin­cule las respues­tas del for­mu­la­rio a su proyec­to de Work­sec­tion ingre­san­do la direc­ción de correo elec­tróni­co úni­ca del proyecto.
  7. Copi­ar el Correo Elec­tróni­co Úni­co del Proyec­to de Work­sec­tion: Cada proyec­to de Work­sec­tion tiene una direc­ción de correo elec­tróni­co úni­ca que, al ser envi­a­da por correo, crea una tarea. Copie este correo elec­tróni­co de la con­fig­u­ración del proyec­to en “Agre­gar tar­eas por correo electrónico”.


  8. Com­ple­tar la Con­fig­u­ración de Noti­fi­ca­ciones: En la con­fig­u­ración de noti­fi­ca­ciones del for­mu­la­rio de Google, pegue la direc­ción de correo elec­tróni­co úni­ca del proyec­to. Tam­bién puede quer­er especi­ficar el nom­bre de la regla, ver­i­ficar el correo elec­tróni­co del remi­tente y con­fig­u­rar cómo apare­cen los datos del for­mu­la­rio en las tar­eas de Worksection.

Después de estos pasos, pruebe el for­mu­la­rio de Google para ase­gu­rarse de que las entradas com­ple­tadas aparez­can automáti­ca­mente como tar­eas den­tro de su proyec­to de Worksection.

Con­clusión

Aho­ra ha con­fig­u­ra­do con éxi­to un for­mu­la­rio de Google para enviar automáti­ca­mente tar­eas a su cuen­ta de Work­sec­tion, facil­i­tan­do la recopi­lación de infor­ma­ción de los clientes o la recep­ción de nuevas tar­eas de miem­bros del equipo no inte­gra­dos en el entorno de Worksection.

Com­par­ta esta guía con sus cole­gas que tam­bién usan Work­sec­tion y ofrez­ca a sus clientes o socios una for­ma fácil de comu­nicar sus necesi­dades a través de Google Forms mien­tras inte­gran direc­ta­mente su aporte en su cuen­ta de Worksection.
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