Das Wachstum des Unternehmens hängt von einer effizienten Arbeitsorganisation ab. Ein Projektmanagementsystem kann dabei helfen. Sowohl Worksection als auch Notion werden von Unternehmen häufig gewählt, um ihren Arbeitsablauf zu organisieren.
Heute werden wir darüber sprechen, für welche Aufgaben Worksection und Notion geeignet sind und warum Unternehmen sich für sie entscheiden, um zu skalieren und sich zu entwickeln.
Über Worksection und Notion
Worksection
Worksection ist ein System zur Organisation von Teamarbeit, das seit 2008 im Einsatz ist. Der Dienst bietet Werkzeuge für eine effektive Zusammenarbeit, Aufgabenmanagement und Projektverfolgung. Worksection hat über 1600 Unternehmen in verschiedenen Branchen von Marketing bis Fertigung geholfen, die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern.
Hauptwerkzeuge: Aufgabenmanager, Zeiterfassung, Gantt-Diagramm, Kanban, Berichte, Kalender, Zugriffssteuerung.
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Notion
Notion ist ein universeller All-in-One-Arbeitsbereich. Der Dienst ist bekannt für seine Flexibilität bei der Erstellung eines Arbeitsbereichs. Er ist auch bekannt für eine Reihe von Einstellungen zur grafischen Darstellung von Informationen und der Wissensbasis.
Hauptwerkzeuge: Aufgaben, To-do-Listen, Datenbanken, Vorlagen, Tags, Kategorien, Diagramme und Grafiken.
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Wer kann Worksection und Notion nutzen?
Worksection
Worksection ist geeignet
- Unternehmen mit 10 bis 100 Teammitgliedern: Worksection verwaltet effektiv die Organisation sowohl kleiner als auch großer Projekte und sorgt für Ordnung und Systematisierung.
- Dienstleistungsunternehmen, die auf Stundenbasis arbeiten: Berechnen Sie die Kosten für Kundenprojekte genau, optimieren Sie Prozesse und steigern Sie die Effizienz des Teams mit dem integrierten Timer und dem Verantwortlichkeitssystem.
- Für diejenigen mit begrenzter Erfahrung mit Projektmanagementsystemen: Die praktische Aufteilung in Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben auf zwei Ebenen sorgt für eine transparente Organisation der Geschäftsprozesse und erleichtert den Einstieg.
- Für diejenigen, die mit mehreren Projektmanagement-Tools innerhalb eines Systems arbeiten möchten: Worksection bietet Ihnen Zugang zu Kanban, Gantt-Diagramm, Berichten und einem Zeiterfassungs-Tool mit jedem kostenpflichtigen Plan. Dies ermöglicht Ihnen die optimale Nutzung des Systems, unabhängig davon, welchen Plan Sie wählen.
Sie sollten andere Optionen in Betracht ziehen, wenn
- Sie suchen eine Lösung mit hohem Automatisierungsgrad in den Arbeitsabläufen und Vorlagen zum Arbeiten. Worksection bietet keine vorgefertigten Vorlagen zur Arbeitsorganisation, was für einige Nutzer wichtig sein kann.
- Sie haben ein technisches Team und Arbeitsabläufe, die DevOps-Unterstützung erfordern. Worksection ist besser für das allgemeine Projektmanagement und die Organisation von nicht-technischen Teams geeignet, da es in seiner Fähigkeit, den Produktlebenszyklus vollständig zu steuern, eingeschränkt ist.
Notion
Notion ist geeignet
- Für diejenigen, die visuelle Klarheit und Einfachheit suchen: Das intuitive Design von Notion hilft Ihnen, Ihre Daten mit seiner grafischen Gestaltung und minimalen Werkzeugen zu organisieren.
- Für diejenigen, die Anpassungen benötigen: Der größte Vorteil von Notion ist seine Vielseitigkeit. Benutzer sind nicht auf vordefinierte Strukturen beschränkt und können das System an ihren Arbeitsablauf anpassen.
- Arbeiten mit Datenbanken und Filtern: Die Möglichkeit, strukturierte Datenbanken zu erstellen und Filter sowie Sortierungen anzuwenden, macht Notion ideal für Organisationen mit großen Informationsbibliotheken und Inhalten in mehreren Formaten.
- Für diejenigen, die eine Vielzahl von Vorlagen benötigen: Um Zeit und Aufwand zu sparen, bietet Notion viele Vorlagen, die schnell in Projekte integriert werden können.
Sie sollten andere Optionen in Betracht ziehen, wenn
- Sie benötigen Analysen und Berichterstattung: Notion fehlt es an umfassenden Analyse- und Reporting-Tools, was die Überwachung von KPIs und die Skalierung der Ergebnisse erschwert.
- Sie haben ein begrenztes Budget: Die eingeschränkte Geschäftsfunktionalität erfordert oft zusätzliche Dienste, um die Lücken zu schließen, was für kleine Unternehmen finanziell nachteilig sein kann.
Vergleichstabelle
Werfen Sie einen Blick auf unsere Vergleichstabelle für einen schnellen Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen den Diensten.
Warum sollten Sie Worksection wählen?
Unterstützung für Stundensätze
Worksection bietet transparente Zeit- und Ressourcenverfolgung für Serviceteams, die auf Stundenbasis arbeiten. Mit Worksection:
- Wissen Sie immer wie lange es gedauert hat, Aufgaben zu erledigen und den tatsächlichen Projektumsatz. Verfolgen Sie Überschreitungen, kontrollieren Sie Margen und optimieren Sie Ressourcen mit einer genauen Abrechnung der aufgewendeten Stunden.
- Verstehen Sie vollständig, welche Teammitglieder an welchen Projekten beteiligt sind und wieviele Ressourcen zugewiesen sind. Dies hilft Ihnen, eine Überlastung einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen zu vermeiden.
Worksection-Berichte und Zeiterfassung
Wie funktioniert es?
Es gibt fünf einfache Schritte zur Implementierung von Stundenarbeit in Worksection:
- Projekt erstellen: Planen Sie ein Projekt und geben Sie die Anzahl der Stunden an, die dafür benötigt werden.
- Aufgaben zuweisen: Teilen Sie das Projekt in einzelne Aufgaben auf und verwenden Sie den Zeitverfolger, um deren Fortschritt zu überwachen.
- Durchführung einer Plan-Ist-Analyse: Analysieren Sie die für einzelne Aufgaben oder das Projekt als Ganzes verwendeten Ressourcen. Das interaktive Dashboard zeigt wichtige Kennzahlen an: Gesamtstunden und Projektzeitplan.
- Arbeitslast anpassen: Verwenden Sie automatisierte Berichte, um die Arbeitslast Ihres Teams anzupassen. Worksection ermöglicht es Ihnen, Berichte an Ihre Bedürfnisse anzupassen und gruppiert automatisch alle benötigten Daten an einem Ort.
- Kontrollieren Sie Ihre Margen: Kontrollieren Sie die Margen und passen Sie die Kosten der Dienste mit der Stundenabrechnung von Worksection an. Wachsen Sie Ihr Unternehmen durch bessere Kontrolle der Ressourcen mit Sichtbarkeit in Arbeitsabläufe und deren Dokumentation.
Struktur
Das Worksection-Konto ist in Projekte unterteilt, in denen Sie Aufgaben und Unteraufgaben in zwei Ebenen festlegen können. Dies ermöglicht es Ihnen, die Prozesse einer bestimmten Abteilung zu systematisieren oder an einem bestimmten Kundenprojekt zu arbeiten und alle notwendigen Informationen an einem Ort zu halten.
Worksection-Aufgabenstruktur
Sie können die Priorität der Aufgabe festlegen, wann sie erledigt sein muss und wer verantwortlich dafür ist. Darüber hinaus können Sie Labels und Status hinzufügen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Phase und Spezifika von Aufgaben zu unterscheiden.
Management-Tools
Worksection Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die für Aufgaben von jedem Mitarbeiter aufgewendete Zeit genau zu verfolgen. Das System erstellt automatisch Berichte gemäß den angegebenen Parametern, die Ihnen eine effektive Planung zukünftiger Projekte basierend auf den gesammelten Daten ermöglichen.
Das Gantt-Diagramm ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Visualisierung des Fortschritts eines Projekts in Echtzeit. Durch die Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können Sie sehen, welcher Prozess die Verzögerung verursacht hat und ob Sie pünktlich mit dem Projekt abschließen.
Durch die Ansicht eines Projekts auf einem Kanban-Board können Sie sehen, wie viel Arbeit erledigt wurde, an welchen Aufgaben das Team derzeit arbeitet und welche Aufgaben als nächstes abgeschlossen werden sollen. Dies wird durch die praktische Organisation der Aufgaben nach Status und Tags ermöglicht, die Klarheit und Struktur in die Arbeitsabläufe bringt.
Zugriffslevel im System
Worksection bietet ein fortschrittliches System zur Verteilung des Zugriffs, das der standardmäßigen Teamhierarchie entspricht. Dies bietet Flexibilität und Kontrolle über den Zugriff auf Informationen, was die Effizienz und Sicherheit erhöht.
Worksection-Teilnehmerberechtigungen
Zum Beispiel hat ein Mitarbeiter mit der Rolle „Gast“ nur Zugang zu den Aufgaben, für die er oder sie verantwortlich oder Abonnent ist. Dies ist ideal für die Arbeit mit Auftragnehmern.
Transparente Datenanzeige
Worksection bietet eine transparente Ansicht aller Informationen, die mit der Projektinteraktion verbunden sind. Dazu gehören überfällige Termine, neue Aufgaben und deren Eigentümer sowie die für spezifische Aufgaben aufgewendete Zeit.
Kommunikation in Worksection
Sowohl Manager als auch Kunden finden diese Informationen nützlich. Durch die Anpassung ihres Zugriffslevels können Sie Kunden nach Bedarf in Ihre Projekte einbeziehen.
Preis
In Worksection beginnt der Preis pro Benutzer bei 3,40 USD, und jeder Plan umfasst alle grundlegenden Funktionen mit unterschiedlichen Quoten (Anzahl der Personen, Projekte und GB). Der Preis pro Benutzer in Notion beginnt bei 8 USD, hat aber dennoch bestimmte Einschränkungen: 30-tägige Seitenhistorie, keine Unterstützung durch den Customer Success Manager, kein Analyse-Tool für Arbeitsbereiche usw.
Unsere Kunden haben außerdem die Möglichkeit, ihrem Plan Premium-Funktionen für zusätzlich 30 USD pro Monat hinzuzufügen. Dies ermöglicht Ihnen, Überzahlungen zu vermeiden und das Beste aus unserem System herauszuholen.