Růst společnosti závisí na efektivní organizaci práce. Systém řízení projektů může pomoci. Jak Worksection, tak Notion jsou často voleny firmami k organizaci jejich pracovních postupů.
Dnes budeme hovořit o tom, na jaké úkoly se Worksection a Notion hodí. A proč je firmy vybírají pro škálování a rozvoj.
O Worksection a Notion
Worksection
Worksection je systém pro organizaci týmové práce, který je v provozu od roku 2008. Služba nabízí nástroje pro efektivní spolupráci, řízení úkolů a sledování projektů. Worksection pomohl více než 1600 společnostem v různých odvětvích od marketingu po výrobu zlepšit efektivitu jejich obchodních procesů.
Hlavní nástroje: správce úkolů, sledovač času, Ganttův diagram, Kanban, reporty, kalendář, řízení přístupu.
Hodnocení v katalozích
Notion
Notion je univerzální multifunkční pracovní prostor. Služba je známa svou flexibilitou při vytváření pracovního prostoru. Je také známá sadou nastavení pro grafické zobrazení informací a znalostní základny.
Hlavní nástroje: úkoly, seznamy úkolů, databáze, šablony, štítky, kategorie, grafy a diagramy.
Hodnocení v katalozích
Kdo může používat Worksection a Notion?
Worksection
Worksection je vhodný
- Firmy s 10 až 100 členy týmu: Worksection efektivně řídí organizaci jak malých, tak velkých projektů, což zajišťuje pořádek a systematizaci.
- Servisní společnosti, které pracují na hodinové bázi: Přesně spočítat náklady na projekty pro klienty, zjednodušit procesy a zvýšit efektivitu týmu díky vestavěnému časovači a systému zodpovědnosti.
- Pro ty, kteří mají omezené zkušenosti se systémy řízení projektů: Pohodlné rozdělení na projekty, úkoly a podúkoly na dvou úrovních zajišťuje transparentní organizaci obchodních procesů a usnadňuje začátek.
- Pro ty, kteří chtějí pracovat s více nástroji pro řízení projektů v rámci jednoho systému: Worksection vám dává přístup k Kanbanu, Ganttovu diagramu, reportům a sledovači času s jakýmkoli placeným plánem. To vám umožňuje získat maximum z systému, ať už zvolíte kterýkoli plán.
Měli byste zvážit jiné možnosti, pokud
- Hledáte řešení s vysokou úrovní automatizace pracovního postupu a šablonami pro práci. Worksection neposkytuje hotové šablony pro organizaci práce, což může být pro některé uživatele důležité.
- Máte technický tým a pracovní postupy, které vyžadují podporu DevOps. Worksection je lépe vhodný pro obecné řízení projektů a organizaci netechnických týmů, protože má omezené možnosti kontrolovat celý životní cyklus produktu.
Notion
Notion je vhodný
- Pro ty, kteří hledají vizuální jasnost a jednoduchost: Intuitivní design Notion vám pomáhá organizovat vaše data pomocí jeho grafického designu a minimálních nástrojů.
- Pro ty, kteří potřebují přizpůsobení: Největší výhodou Notion je jeho univerzálnost. Uživatelé nejsou omezeni předdefinovanými strukturami a mohou systém přizpůsobit svému pracovnímu postupu.
- Práce s databázemi a filtry: Možnost vytvářet strukturované databáze a aplikovat filtry a třídění činí Notion ideálním pro organizace s velkými knihovnami informací a obsahu v různých formátech.
- Pro ty, kteří potřebují různé šablony: Aby ušetřili čas a úsilí, Notion nabízí mnoho šablon, které lze rychle integrovat do projektů.
Měli byste zvážit jiné možnosti, pokud
- Potřebujete analýzu a reporty: Notion postrádá komplexní analytické a reportovací nástroje, což ztěžuje sledování KPI a škálování výsledků.
- Máte omezený rozpočet: Omezená obchodní funkčnost často vyžaduje další služby k zaplnění mezer, což může být finančně nevýhodné pro malé firmy.
Porovnávací tabulka
Při pohledu na naši porovnávací tabulku získáte rychlý přehled o klíčových rozdílech mezi službami.
Proč byste si měli vybrat Worksection?
Podpora hodinové sazby
Worksection poskytujetransparentní sledování času a zdrojů pro servisní týmy pracující na hodinové bázi. S Worksection víte:
- Vždy víte jak dlouho trvalo dokončit úkoly a skutečné příjmy projektu. Sledujte překročení, kontrolujte marže a optimalizujte zdroje s přesným vyúčtováním odpracovaných hodin.
- Úplně rozumíte, kteří členové týmu se podílejí na kterých projektech a kolik zdrojů je alokováno. To vám pomůže vyhnout se přetížení jednotlivých zaměstnanců nebo oddělení.
Pravidelné zprávy a sledovač času Worksection
Jak to funguje?
Existuje pět jednoduchých kroků k implementaci hodinové práce v Worksection:
- Vytvořte projekt: Naplánujte projekt a specifikujte počet hodin potřebných k jeho dokončení.
- Přiřaďte úkoly: Sdělte projekt na jednotlivé úkoly a použijte sledovač času k monitorování jejich pokroku.
- Proveďte analýzu plánu vůči skutečnosti: Analyzujte použité zdroje pro jednotlivé úkoly nebo projekt jako celek. Interaktivní panel zobrazuje klíčové metriky: celkový počet hodin a harmonogram projektu.
- Upravte zátěž: Použijte automatizované zprávy k úpravě zátěže vašeho týmu. Worksection vám umožní přizpůsobit zprávy tak, aby vyhovovaly vašim potřebám a automaticky seskupuje všechna potřebná data na jednom místě.
- Kontrolujte své marže: Kontrolujte marže a upravujte náklady na služby pomocí hodinového účtování Worksection. Rozvíjejte svůj podnik prostřednictvím lepšího řízení zdrojů, s přehledem o pracovních postupech a jejich dokumentaci.
Struktura
Účet Worksection je rozdělen na projekty, kde můžete nastavit úkoly a podúkoly ve dvou úrovních. To vám umožňuje systematizovat procesy konkrétního oddělení nebo pracovat na konkrétním projektu pro klienta a uchovat všechny potřebné informace na jednom místě.
Struktura úkolů Worksection
Můžete nastavit prioritu úkolu, kdy má být vykonán a kdo je za něj odpovědný. Kromě toho můžete přidat štítky a stavy. To vám umožňuje rozlišovat fázi a specifika úkolů.
Nástroje pro řízení
Worksection Sledovač času vám umožňuje přesně sledovat čas strávený na úkolech každým zaměstnancem. Systém automaticky generuje zprávy podle zadaných parametrů, což vám umožňuje efektivně plánovat budoucí projekty na základě získaných údajů.
Ganttův diagram je nezbytným nástrojem pro vizualizaci pokroku projektu v reálném čase. Nastavením závislostí mezi úkoly můžete vidět, který proces způsobil zpoždění a zda jste na cestě k včasnému dokončení projektu.
Zobrazením projektu na Kanban tabuli můžete vidět, kolik práce bylo odvedeno, na jakých úkolech tým aktuálně pracuje a které úkoly mají být dokončeny následně. To je umožněno pohodlnou organizací úkolů podle stavu a štítků, což přináší jasnost a strukturu do pracovních postupů.
Úrovně přístupu v systému
Worksection nabízí pokročilý systém distribuce přístupu, který odpovídá standardní hierarchii týmu. To poskytuje flexibilitu a kontrolu nad přístupem k informacím, zvyšující efektivitu a bezpečnost.
Oprávnění účastníků Worksection
Příklad, zaměstnanec s rolí „Host“ má přístup pouze k úkolům, za které je odpovědný nebo je odběratel. To je ideální pro práci s dodavateli.
Transparentní zobrazení dat
Worksection poskytuje transparentní pohled na všechny informace související s interakcí projektu. To zahrnuje prošlé termíny, nové úkoly a jejich vlastníky, a čas strávený na konkrétních úkolech.
Komunikace v Worksection
Jak manažeři, tak klienti naleznou tyto informace užitečné. Přizpůsobením úrovně přístupu můžete zapojit klienty do svých projektů podle potřeby.
Cena
V Worksection začíná cena na uživatele na $3.4 a každý plán zahrnuje všechny základní funkce s různými kvótami (počet lidí, projektů a GB). Cena na uživatele v Notion začíná na $8, ale stále máte určitá omezení: 30denní historie stránek, žádná podpora managera úspěchu zákazníků, žádný nástroj pro analýzu pracovního prostoru atd.
Naši zákazníci mají také možnost přidat prémiové funkce do svého plánu za další $30 měsíčně. To vám umožňuje vyhnout se přeplatku a maximálně využít náš systém.