Es gibt nichts Permanenteres als Temporäres. Bei der Projektverwaltung mag das Projekt selbst klein und leicht ausführbar erscheinen. Aber eine Woche verwandelt sich in einen Monat, ein Monat in ein Vierteljahr, Fristen brennen und ein kleines temporäres Projekt wächst zu einem Monster, das Zeit und Ressourcen frisst.
Wir haben bereits verschiedene Projektmanagementmethoden in früheren Übersichten überprüft. Sie können sich mit Lean, CPM, Six Sigma und Prince2 vertraut machen.
Heute werden wir diskutieren:
- Wie man Projektzeitpläne von Grund auf in CCPM schätzt und prognostiziert
- Welche Regeln Sie für eine genaue Zeitschätzung kennen müssen
- Warum die Methode der kritischen Kette die Wahl von Hunderten erfolgreicher Unternehmen ist
- Wie Sie die Methode der kritischen Kette (CCPM) in Ihrem Unternehmen einführen
- Wie Sie CCPM mit dem Worksection-Service umsetzen
Die Methode der kritischen Kette
Ursprung der Methodik
Der Begriff „Methode der kritischen Kette“ erschien erstmals in E. Goldratts Buch "Kritische Kette". In früheren Büchern von Eliyahu wurden Einzelideen und -methoden vorgestellt, die später zu CCPM zusammenflossen: von der Methode „Drum-Buffer-Rope“ (DBR) bis zur Theorie der Einschränkungen (TOC). Letztere hat sich schließlich zu einer der beliebtesten Projektmanagementmethoden entwickelt.
TOC (Theorie der Einschränkungen) ist eine Projekt- und Organisationsmanagementmethode, die von Eliyahu Goldratt entwickelt wurde. Der Kern von TOC besteht darin, die wichtigste Einschränkung eines Systems zu identifizieren und zu verwalten, die seine Effektivität bestimmt.
DBR (Drum-Buffer-Rope) ist eine TOC-Methode, die darauf abzielt, die Einschränkungen des Systems zu „erweitern“ und die Produktion mit der effizientesten Nutzung der Einschränkung in Einklang zu bringen. Sie basiert auf der Verwendung eines Arbeitsplans für die Einschränkung (drum), der einen schützenden Puffer enthält, um Leerlaufzeiten zu vermeiden (buffer), und auf der Organisation eines Mechanismus für die rechtzeitige Freigabe von Arbeiten in die Produktion.
Bis 1997 erkannte Goldratt, dass die Methodik im wirklichen Leben so einfach und verständlich wie möglich umgesetzt werden musste. Ein benutzerfreundlicher Ansatz, 20 Jahre nach der Schaffung der Theorie der Einschränkungen, führte zu seiner Geschäftsversion — CCPM (Kritisches Ketten-Projektmanagement). Und wie alles Neue ist gut vergessene Alte, stellte sich heraus, dass CCPM TOC von Goldratt und die PERT-Methode ähnelt. Letztere wurde entwickelt, um die erwartete Dauer der Projektumsetzung oder des Abschlusses von Aufgaben zu bestimmten Phasen zu berechnen und wurde in vielen Organisationen in modifizierten Formen eingesetzt.
PERT ist sowohl eine Methode als auch ein Werkzeug zur Netzwerkplanung. Die Methode ermöglicht es, die Dauer der Aufgabe auf der Grundlage von drei Bewertungen zu schätzen, mit anschließendem Gebrauch beim Diagrammaufbau.
Alle vorherigen Methoden, die bis zum Beginn der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts entwickelt wurden, sind veraltet. Die Methode der kritischen Kette wurde die erste effektive Projektmanagementmethode nach der Entwicklung von PERT, die 45 Jahre zuvor erfunden wurde!
Die Veröffentlichung von vier Büchern, die die Implementierung der Methodik im Geschäftsprojektmanagement populär machten, endete nicht mit der Entwicklung von CCPM. Jedes Jahr erscheinen Dutzende von Projektmanagementbüchern, die die Methode der kritischen Kette auf die eine oder andere Weise nutzen (wir empfehlen Lawrence Leachs "Kritisches Ketten-Projektmanagement"), und die britische Firma Goldratt, die vom Schöpfer der Methodik gegründet wurde, bietet Dienstleistungen zur Implementierung von CCPM im Projektmanagement an.
Projektzeitpläne von Grund auf mit CCPM schätzen
Bei der Arbeit an der kritischen Kette eines Projekts (CC) kann das Thema der Schätzung von Aufgabendauer und des gesamten Projektzeitplans nicht übersehen werden.
Die Berechnung von Projektzeitplänen ist schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint. Wenn Sie die Ausführenden direkt nach der durchschnittlichen Zeit fragen, die für den Abschluss einer Aufgabe benötigt wird, werden sie entweder einen Zeitpuffer anbieten oder schnelle Fertigstellung versichern, was das gesamte Projekt in Gefahr bringt.
Um diesen häufigen Fehler zu vermeiden, sollten Sie die folgenden Regeln beachten:
- Schätzen Sie die Zeitpläne basierend auf 100% Auslastung der Ausführenden. Dies hält alle Ausführenden auf Trab, verhindert Leerlaufzeiten und reduziert die Gesamtdauer des Projekts erheblich.
- Ein Teil der geschätzten Zeit sollte für Puffer eingeplant werden — berechnen Sie diesen Teil , indem Sie die gesamte geschätzte Zeit halbieren, wobei die zweite Hälfte zum Puffer wird.
- Der Unterschied zwischen den durchschnittlichen und wahrscheinlichen Zeitabschätzungen sollte erheblich sein — verwenden Sie einen Faktor von 2x oder mehr (mehr Details dazu später). Dies hilft, formale Unterscheidungen zwischen verschiedenen Arten von Zeitplänen zu vermeiden und ist nützlich, wenn die PERT-Methode verwendet wird.
Es ist praktisch, die erforderliche Zeit zur Ausführung einzelner Aufgaben und zum Abschluss des Projekts mit der PERT-Methode zu berechnen. Das Festlegen von Zeitplänen basierend auf drei Zeitwerten (best, wahrscheinlich und schlechtesten) berücksichtigt jedoch nicht mögliche Störungen und Verzögerungen. Das Hauptwerkzeug zur Bekämpfung dieser ist der Projektpuffer, der zwischen dem Abschlussdatum der letzten Aufgabe und dem Abschlussdatum des Projekts platziert wird. Somit wird die Länge der kritischen Kette und damit der Projektzeitplan vom ersten Task (innerhalb des CC) bis zum Anfang des Projektpuffers berechnet.
Zusätzlich zum Projektpuffer ist es wichtig, den Versorgungsbuffer (Zuführungsbuffer) zu berücksichtigen — eine Zeitreserve, die zwischen der nicht-kritischen Kettenarbeitsphase und der kritischen Kettenarbeitsphase platziert wird. Die Länge eines solchen Puffers beträgt normalerweise 50% der Länge der nicht-kritischen Kette, zu der er hinzugefügt wird.
Das Entschlüsseln von PERT als Methode und Diagramm
Bei der Diskussion über die Methode der kritischen Kette kann eine der populären Netzwerkplanungsmethoden — PERT (Program Evaluation and Review Technique). nicht ignoriert werden.
PERT wurde 1958 erstmals verwendet, um das Polaris-U-Boot zu erstellen, und erstellte einen Zeitplan, der die Arbeiten von über 3.300 Auftragnehmern umfasste. Das hebt PERTs Spezifität als Netzwerkplanungsmethode für große Projekte (typischerweise über 300–400 Operationen) hervor.
Nach der Methode hat die Dauer jeder Aufgabe Grenzen, die auf statistischer Verteilung basieren.
Der Schlüsselpunkt ist, dass drei Werte zur Schätzung der Zeit für jede Aufgabe verwendet werden:
- Optimistisch (best)
- Erwartet (wahrscheinlich)
- Pessimistisch (schlechtesten)
Das inspirierte die Schaffung von "Wellenplanung." Zum Beispiel schätzte das Mars-One-Projekt von Bas Lansdorp eine Dauer von 22 Jahren — von 2011 bis 2033. Jede Phase dauerte 1–2 Jahre und wurde auf der offiziellen Webseite des Projekts detailliert beschrieben. Das Fehlen von Erfahrung bei der Lösung fester Aufgaben und die Einzigartigkeit des Projekts führten dazu, dass sich die erwarteten Zeitpläne verschoben. Die geschätzte Dauer des Projekts erhöhte sich auf 24 Jahre!
Warum benötigen Sie drei Werte? Sie werden in einer mathematischen Formel verwendet, um die gewichtete durchschnittliche Zeit zur Durchführung einer Operation (Projekt) zu schätzen:
tE = (tO + 4tM + tP) / 6
Wo:
- tE ist die Zeit für die Operation (Projekt)
- tO ist die optimistische (beste) Zeit
- tM ist die erwartete (wahrscheinliche) Zeit
- tP ist die pessimistische (schlechtesten) Zeit
Wie bei allen Berechnungen sind hier Fehler möglich. PERT unterschätzt von Natur aus die vorhergesagte Dauer von Projektaufgaben. Daher, je mehr Aufgaben es gibt, desto mehr Fehler können Sie antreffen.
Aus diesem Grund ist es ratsam, Fachleute im Projektbereich einzubeziehen, die die Streuung zwischen den drei Zeitschätzungen reduzieren können, wodurch die Fehlerquote gesenkt wird.
PERT-Diagramm
Ein PERT-Diagramm stellt die Aufgaben dar, die notwendig sind, um ein gesamtes Projekt abzuschließen. Es besteht aus Elementen:
- Pfeile, die die Richtung von einer Aufgabe zur anderen anzeigen und auf Ereignisse verweisen, die eintreten müssen
- Zahlen, die jeder Aufgabe zugewiesen sind, um eine bequeme Kontrolle und Verfolgung zu ermöglichen
- Tage/Wochen/Monate, die unter jeder Aufgabe angegeben sind, basierend auf den Ergebnissen der PERT-Formel und im horizontalen Zeitplan, der den Zeitraum definiert, in dem alle Projektaufgaben ausgeführt werden.
Wie erstelle ich ein funktionierendes PERT-Diagramm? Hier sind 4 einfache Schritte:
- Erstellen Sie eine Liste von Phasen (großen Projektsegmenten) und Aufgaben innerhalb der Phasen. Schreiben Sie sie als Projektaufgaben.
- Verwenden Sie die PERT-Formel, um die benötigte Zeit zum Abschluss jedes Ereignisses zu bestimmen. Geben Sie Start- und Enddaten für die Aufgaben an.
- Bestimmen Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um Verknüpfungen zu erstellen. Berücksichtigen Sie Pufferzonen.
- Linien im Diagramm sollten zu Aufgaben führen, die mit dem Abschluss der vorherigen verknüpft sind. Visualisieren Sie das Diagramm auf Papier oder einem Board während Teammeetings.
Vorteile und Nachteile der Methodik
Wie jede andere Projektmanagementmethode hat auch CCPM sowohl Vor- als auch Nachteile. Ob Sie sie zur Erreichung der Unternehmensziele einsetzen, hängt von der Unternehmensformat und -größe, den angebotenen Dienstleistungen oder Waren, der Unternehmens kulturellen und anderen Faktoren ab.
Warum verwenden Unternehmen wie American Express, Boeing Commercial Airplanes, Ford Motor Company und Heineken die Methode der kritischen Kette in ihren täglichen Operations?
Vorteile von CCPM:
- Ausgewogene Ressourcenauslastung über die Zeit: Im Gegensatz zur kritischen Pfad Methode sind Sie nicht durch eine strikte Reihenfolge von Aufgaben oder starre Planung eingeschränkt.
- Eine Aufgabe pro Zeiteinheit: Dies kann sowohl als Vorteil (kein Risiko von Aufgabenkollisionen) als auch als Nachteil gesehen werden, da es erforderlich ist, dass die Ausführenden schnell zwischen Aufgaben und Aufgabenketten wechseln.
- Einfache Identifizierung von Verzögerungen und Bedrohungen für Projektfristen: Dank Puffer (Projekt-, Ressourcen-, Zeit- und Versorgungsbuffer) kann der Projektleiter das Abschlussdatum des Projekts „schützen“ vor Aufgabenkollisionen.
- Fokus auf kritische Aufgaben: Dies beseitigt den Wettbewerb um Ressourcen innerhalb des Projekts.
- Eliminiert häufige Projektprobleme: Wie "Studentensyndrom”, Multitasking und Parkinsons und Murphy-Gesetze.
Nachteile von CCPM:
- Erhöhte Projektumsetzungszeit: Dies geschieht aufgrund von Zeitpuffern, da der Schlüsselfaktor in CCPM das Abschlussdatum des Projekts ist, nicht das Abschlussdatum der einzelnen Aufgaben. Im Allgemeinen gilt: Je länger das Projekt dauert, desto höher sind die Kosten.
- Höhere Anforderungen an die Qualifikationen des Projektmanagers: Der erfolgreiche Einsatz von CCPM erfordert mehr als das Lesen von ein paar Büchern; es benötigt Praxis und gründliche papiergebundene Planung.
- Umständliche Natur von CCPM in seiner „trockenen“ Form: Die Erstellung eines CCPM-Plans erfordert die Berücksichtigung eines Dutzends von Faktoren: Aufgaben, Zeitpläne, Puffer und mehr. Selbst wenn der Projektmanager mit diesen Komplexitäten umgeht, wie kann er der Geschäftsführung zeigen, wie es tatsächlich funktioniert? Schließlich wird der ursprüngliche Plan sich ändern, während sich das Projekt entwickelt. Das Hauptziel des Projekts ist die effektive Erreichung der angegebenen Ziele, nicht nur das Befolgen des Plans.
- Notwendigkeit, separate Teams für jedes Projekt zu bilden: Dies ergibt sich aus der Unfähigkeit, eine Ressource gleichzeitig in mehreren unterschiedlichen Projekten zu nutzen. Laut Oded Cohen, einem internationalen TOC-Experten, ist CCPM besser für große Projekte und Unternehmen geeignet, insbesondere in den Bereichen Installation von Telekommunikationsnetzwerken, Flugzeugreparatur und -aufrüstungen sowie Entwicklung von Produkten der drahtlosen Technologie der nächsten Generation.
Es gibt vier Barrieren im Leben jeder Organisation, die alle Projektmanager durchlaufen oder aufgeben, was dazu führt, dass das Projekt nicht das endgültige Stadium erreicht.
- "Studentensyndrom": Je mehr Zeit für eine Aufgabe (einschließlich Puffer) eingeplant wird, desto später beginnt die Person mit der Ausführung. Der Wunsch, die Aufgabenausführung bis zur letzten Minute aufzuschieben, wird durch Prokrastination, Faulheit und schlechtes Management erklärt. Letzteres kann bekämpft werden, indem die Zeit für die Aufgabenausführung begrenzt wird.
- Multitasking: Die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben führt normalerweise zu verpassten Fristen oder verschlechterter Arbeitsqualität. Laut Studien des Departments für Psychologie an der University of Utah können nur 2% der Menschen auf der Erde effektiv im Multitasking-Modus arbeiten. Die American Psychological Association wies darauf hin, dass ständiges Umschalten von Aufgaben die Produktivität um 40% im Vergleich zur sequenziellen Aufgabenausführung reduziert.
- Parkinsons Gesetz: Arbeit hat die Tendenz, sich in die verfügbare Zeit für ihren Abschluss auszudehnen.
- Murphys Gesetz: "Wenn etwas schiefgehen kann, wird es das tun.“ Das Unterbewusstsein kennt auch Murphys Gesetz, sodass Projektteilnehmer dazu neigen, Vorsicht walten zu lassen, indem sie Zeit reservieren und die Fristen für Aufgaben mehrfach verlängern.
Alternative Sichtweise: Unterschiede zwischen der Methode der kritischen Kette (CCPM) und der kritischen Pfad Methode (CPM)
Hauptunterschiede zwischen der Methode der kritischen Kette und der kritischen Pfad Methode:
- Der kritische Pfad in CPM ist „idealisierte“, während der CCPM-Pfad unter Berücksichtigung der Ressourcenschränkungen aufgebaut ist.
- Hauptaufgaben von CPM: Projektplanung, Bestimmung der prioritären Aufgaben; Hauptaufgabe der Methode der kritischen Kette: das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen, wobei die Ressourcenschränkungen berücksichtigt werden.
- Die kritische Pfad Methode konzentriert sich auf die Vorhersage von Projektzeitplänen, während CCPM sich auf anfängliche Unsicherheit in der Aufgabendauer konzentriert.
- Die kritische Pfad Methode ist besser geeignet, um Produktveröffentlichungszeiträume zu definieren, während CCPM für Projekte mit bekannten Fristen gedacht ist.
- Die kritische Pfad Methode basiert auf einer strikten Aufgabenfolge, während die Methode der kritischen Kette auf flexibler Planung basiert.
Lawrence Leach warnt in seinem Buch "Kritisches Ketten-Projektmanagement“ vor einem häufigen Fehler. Oft verwenden Manager die zunächst gebaute kritische Kette als Grundlage für die Projektumsetzungsbeschränkungen. Es ist korrekter, eine neue Kette basierend auf der Primärkette zu bilden, unter Berücksichtigung der Ressourcenschränkungen.
Die virtuelle kritische Kette
Von ihrer Natur her ähnelt sie einer regulären Kette. Es ist wichtig, unter Spannung stark zu bleiben. Die Stärke jeder Kette wird durch die Stärke des schwächsten Gliedes bestimmt. Wenn Sie eine mehrtonnige Last an eine Kette hängen, bei der ein Glied aus Holz und die anderen aus starkem Titan bestehen, ist es besser, sich zurückzulehnen: denn sie wird in der nächsten Sekunde fallen.
Das eindrucksvollste Beispiel dafür, wie ein schwaches Glied das gesamte Projekt zerstört, ist das Computerspiel No Man's Sky. Eine ganze Marketingkampagne wurde dafür gestartet, die an die Termine wichtiger Gaming-Messen E3 2014 und 2015 gebunden war. Sie waren starke Glieder in der kritischen Kette „No Man's Sky Veröffentlichung“ und gaben dem Projekt hohe vorläufige Pressebewertungen und den Titel „Bestes Originalspiel“ und „Bestes Spiel von einem Dritthersteller“ vor der Veröffentlichung. Eines der wichtigsten Glieder war die Erstellung des Entwurfsdokumentes, und wie die negativen Bewertungen nach der Veröffentlichung des Produkts zeigten, war es das schwächste.Das eintönige Gameplay von No Man's Sky, der Mangel an originellen Ideen und das kohärente Spielkonzept begruben die Hoffnung auf Erfolg. Selbst eine starke Marketingkampagne, die Werbung in großen Fachpublikationen bestellte, und ein anständiges Grafikdesign retteten das Projekt nicht vor einem kompletten Misserfolg auf dem Markt. So brach das schwache Glied — das Entwurfsdokument (eine detaillierte Beschreibung des entwickelten Computerspiels, der Handlung und des Projektinhalts), das Fundament des Gaming-Projekts — zusammen, und die gesamte Kette zerfiel und verlor ihren Sinn.
Das Beispiel von No Man’s Sky zeigt, dass die Stärke der Kette durch ihre schwächsten Glieder bestimmt wird. Die Regeln des wirklichen Lebens gelten auch für eine bedingte Kette: Lassen Sie das schwache Glied stark werden und die kritische Kette wird lebensfähig. Warum ist das notwendig?
Die Theorie der Einschränkungen (TOC) kommt ins Spiel und unterstützt die Methode der kritischen Kette. Eine TOC-Regel besagt, dass ein Projekt nur so weit fortschreiten kann, wie es das schwächste Glied erlaubt. Einfach ausgedrückt, beginnen Sie mit der Arbeit gemäß der Kapazität des schwächsten Gliedes.
Im Fall von No Man’s Sky, bei der Identifizierung des Entwurfsdokuments als schwächstem Element, hatten die Entwickler zwei Optionen:
- Die Last neu verteilen und Ressourcen für die Erstellung des Entwurfsdokuments erhöhen;
- Ressourcen, die für die Marketingkampagne und andere Glieder, die die meisten Ressourcen verbrauchen, aufwenden, einschränken.
Praktische Tipps zur Verwendung von CCPM
Die Einzigartigkeit jedes Projekts kann nicht geleugnet werden: Ziele, Zeitpläne, Ressourcen, Neuheitsgrad und Unternehmensgröße unterscheiden sich in jedem konkreten Fall, und ein einziges korrektes, 100% funktionierendes Schema kann nicht erstellt werden.Wir bieten ein umfassendes Set praktischer Schritte zur Verwendung von CCPM in der individuellen Projektplanung an. Es wird für Sie nützlich sein, auch wenn Sie bereits mit CCPM in der Projektarbeit zu tun hatten. Wenn CCPM neu für Sie ist, wird unten eine detaillierte Checkliste bereitgestellt. Sie hilft Ihnen, ein Projektplan-Diagramm mithilfe der Methode der kritischen Kette zu erstellen.
7 praktische Schritte:
- Erklären Sie dem Team, das am Projekt arbeitet, die Bedeutung des Schutzes der Aufgabendauer und der Ressourcenschätzungen vor dem Management. Leider kann chaotische und schnelle Auftragserfüllung impressionant aber ineffektiv erscheinen und zu einer echten Katastrophe für den Projektleiter werden.
In Worksection können Sie Berechtigungen für jedes Teammitglied festlegen, sodass nur der PM Fristen und Budgets festlegen kann, dies aber nur nach Zustimmung und Genehmigung mit dem gesamten Team tut. - Beseitigen Sie den Ressourcenwettbewerb, indem Sie die Arbeitslast ausgleichen. Dies wird auch die Notwendigkeit beseitigen, Ressourcen zwischen Aufgaben zu übertragen.
Sie können die Ungleichmäßigkeit der Arbeitslast in Worksection im People-Tab bemerken, in dem Sie die Anzahl der Aufgaben für jeden spezifischen Ausführenden sehen können. - Planen Sie Aufgaben, die nicht von anderen Aufgaben abhängen, beginnend vom Abschlussdatum des Projekts bis zu seinem Beginn!
Im eingebauten Gantt-Diagramm können Sie angeben, welche Aufgaben verknüpft sind und welche unabhängig von anderen sind. - Um das Problem der Ressourcenverfügbarkeit endgültig zu lösen, fügen Sie Ressourcennuffer zur kritischen Kette hinzu.
Sie können Labels verwenden, um anzugeben, welche Ressourcen für eine Aufgabe benötigt werden und die Arbeitslast in der Aufgabenliste zu steuern. - Fügen Sie einen Projektpuffer am Ende des Projekts hinzu, um Reservezeit zu akkumulieren (ca. 50% der gesamten Länge der kritischen Kette).
Geben Sie dies im Projektnamen oder im Hauptaufgabenamen an. Sie können die Aufgabe "Projektabschluss/Abschluss" erstellen und das Startdatum auf den Tag nach allen Aufgaben plus der Reservezeit setzen. Dieses Datum sollte auch den Kunden mitgeteilt werden. - Berechnen und setzen Sie Versorgungsbuffern für alle Pfade, die die kritischen Ketten betreffen.
Dies sollte geschehen, bevor die Start- und Enddaten für Aufgaben festgelegt werden. - Entwickeln Sie ein funktionierendes Schema zur Verfolgung der Produktivität der Ausführenden in der Aufgabenerfüllung. Sie sollten so schnell wie möglich arbeiten und die Einreichung der Arbeitsergebnisse nach Abschluss nicht verzögern.
Im Berichte-Bereich können Sie das Personenformat auswählen und erledigte Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum verfolgen.
Beispiel-Checkliste: Eurovision 2017 und Lockheed-Projekte
Die Erstellung eines Projektplans für die kritische Kette von Grund auf ist nicht einfach, aber wenn Sie eine Checkliste zur Auswahl des optimalen CC-Pfades haben, wird alles einfacher. Wenn Sie die Organisatoren des größten internationalen Wettbewerbs, Eurovision, in der Ukraine waren, was müssten Sie gemäß CCPM tun?
1. Identifizieren Sie alle für den Projektabschluss notwendigen Aufgaben.
Dies umfasst große Blöcke (Werbung, technische Unterstützung, Sicherheit), die in kleinere Aufgaben unterteilt sind: Werbung (SMM, Aufnahme von Radio-Jingles, Produktion thematischer Fernsehsendungen); technische Unterstützung (Analyse von Künstleranforderungen, Finden und Auswählen von Spezialisten, Schaffung eines einheitlichen technischen Netzwerks); Sicherheit (Briefing der Polizei und der Nationalgarde, Planung von Straßensperren, Organisieren von Metalldetektor-Kontrollen).
2. Integrieren Sie die gebildeten Aufgaben in eine logische Kette und geben Sie die durchschnittliche Dauer an.
Wenn Ihr Team für die Organisation von Eurovision verantwortlich ist, haben Sie eine staatliche Ausschreibung gewonnen und ausreichend Erfahrung, um die durchschnittliche Dauer jeder Aufgabe zu bestimmen. Zum Beispiel werden die Briefings der Polizei und der Nationalgarde etwa eine Woche dauern, einschließlich praktischer Übungen für Konfliktsituationen und theoretischer Vorträge, während die Schließung von Straßen für die Eröffnungszeremonie etwa 8 Stunden dauern wird.
3. Geben Sie die anfänglichen Ressourcen an — Ausführende, Finanzen, materielle und technische Basis. Die meisten Unternehmen haben eine Liste von Spezialisten, mit denen sie Beziehungen pflegen.
So beginnt das Finden und Auswählen von Spezialisten für die technische Unterstützung der Arena mit der bestehenden Liste. Aktualisieren Sie vor der Anfrage die materielle, technische und finanzielle Basis, um zu verstehen, welche Spezialisten, in welcher Anzahl und unter welchen Bedingungen Sie einbeziehen können.
4. Identifizieren Sie mögliche Ressourcen-Konflikte — weniger Ressourcen bedeuten mehr Konflikte während der Lebensdauer des Projekts. Die Änderung der Aufgabenzeitpläne beseitigt vollständig Ressourcenkonflikte. Die resultierende Kette von miteinander verbundenen Ressourcen und Aufgabenzeitplänen wird kritisch sein.
Zwei Koordinatoren von Freiwilligen bei Eurovision in Ihrem Team verwalten 900 Freiwillige. Jeder von ihnen arbeitet oft in zwei Sektoren. Eine schlechte Auslastung einer so mächtigen humanen Ressource kann zu Verwirrung und geringer Effizienz führen. Daher ist es logischer, einen Schichtplan festzulegen, bei dem einige Freiwillige immer frei sind und für dringende oder kleine laufende Aufgaben genutzt werden können, wie das Vorbereiten von Souvenirpaketen für ausländische Delegationen, das Überprüfen der Akkreditierungsdokumente für die Presse usw.
5. Arbeiten Sie an der Kette, um ihre Dauer so weit wie möglich zu verkürzen. Dies kann erreicht werden, indem die Priorität und die Reihenfolge der Aufgaben im Schema geändert werden.
Sie können Schulungen für die Eurovision-Freiwilligen zufällig anordnen: Erste Hilfe, Evakuierung, Konversationsenglischkurs usw. Allerdings haben Sie bei der Auswahl bereits „Englischkenntnisse mindestens auf mittlerem Niveau“ gefordert. Und wenn nicht alle Freiwilligen direkt mit ausländischen Delegationen kommunizieren, könnte jeder jemanden retten müssen. Daher wird der Erste-Hilfe-Kurs Priorität gegeben und obligatorisch gemacht, während der „obligatorische“ Status des Konversationsenglischkurses einer Freigabe von 2 Tagen in der kritischen Kette entfernt wird.
6. Fügen Sie am Ende der Lebensdauer des Projekts einen Projektpuffer hinzu (bis zu 50% der gesamten CCPM-Dauer).
Abgesehen von Eurovision entscheidet das Unternehmen Lockheed, das auf die Erstellung von ziviler Luftfahrt spezialisiert ist, ein neues Projekt für ein unbemanntes Luftfahrzeug für Luftaufnahmen in Krisengebieten im Fernen Osten zu starten. Der Projektdatum ist ziemlich klar — 19. Februar 2017. Während der Planung mithilfe der Methode der kritischen Kette stellen Sie fest, dass Sie 1 Jahr und 3 Monate benötigen, um den Testprototyp zu starten.
Unter Berücksichtigung möglicher technologischer Innovationen, bürokratischer Fragen bei der Registrierung des Prototyps und der Neuheit des Projekts in der Zivilluftfahrt ist es ratsam, einen Projektpuffer von 9 Monaten hinzuzufügen. Dadurch erhalten Sie eine saubere Zeitspanne von 2 Jahren, in der Sie sicher einen funktionsfähigen und vor allem sicheren Prototyp bereitstellen können, der die notwendige Zertifizierung erhält.
7. Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben benötigt werden, um das endgültige Ziel zu erreichen.
Lockheeds Politik impliziert eine umfassende interne Arbeitsabdeckung — hauptsächlich zur Werbung und Attraktivität für potenzielle Aktionäre. Allerdings ist beim Entwickeln eines unbemannten Luftfahrzeugs für militärische Luftaufnahmen der Aufgabenblock „Werbung“ nicht erforderlich, um das endgültige Ziel zu erreichen. In Zukunft, wenn Sie das Gerät für den zivilen Einsatz anpassen, wird dieser Aufgabenblock relevant. Das gilt auch für entworfene Lösungen.
8. Fügen Sie Sicherheitsbuffer hinzu — dasselbe Mechanismus wie im Projektbuffer, aber für einzelne kritische Ketten, nicht das gesamte Projekt. Diese Sicherheitsreserve ist für Manager und Teams gedacht, die an Projekten mit strengen Fristen arbeiten.
Sicherheitsbuffer: Ein visuelles Beispiel dafür, wie ein Projekt vor verpassten Fristen gerettet werden kann.
Mehrere Lockheed-Abteilungen beteiligen sich an der Entwicklung von UAV, jede verantwortlich für eine separate Flugzeuggestalt. Für ihre Aufgaben innerhalb der Gesamtkritischen Kette gilt die Regel aus Schritt 6 — ein Sicherheitsbuffer von 50% der kritischen Kettenlänge für die Erstellung einer bestimmten UAV-Komponente schützt das Projekt vor Zeitproblemen.
9. Überprüfen Sie die kritische Kette auf Fehler, Ressourcen- und Zeitkonflikte.
Auf Habrhabr wird ein optimales Team auf 7 Personen, plus oder minus zwei Mitarbeiter, geschätzt. Was ist, wenn es 30 sind, wie im Lockheed-UAV-Projekt? Was ist, wenn es mehr als 1.000 sind, wie im Eurovision-Vorbereitungsprojekt?
Das Überprüfen hat keinem Plan geschadet (auch wenn es einige Tage in der kritischen Kette dauert), und die Ressourcen, die es durch frühzeitige Erkennung von Fehlern spart, sind unbezahlbar.
Projektmanagementplan unter Verwendung der Methode der kritischen Kette
Der Projektmanagementplan unter Verwendung der Methode der kritischen Kette ist die Grundlage für den Informationsaustausch und macht die Maßnahmen innerhalb der kritischen Kette nicht nur für den Projektmanager, sondern auch für andere Ausführenden des Plans klar.
Der Projektmanagementplan umfasst:
- Eine detaillierte Projektbeschreibung: Ohne Verständnis für die Spezifika, Wichtigkeit und Ziele des Projekts ist es unmöglich, einen qualitativ hochwertigen funktionierenden Projektmanagementplan zu erstellen.
- Hierarchische Arbeitsstruktur für die Projektausführung: Um ein UAV für Luftbilder und –videos zu erstellen, sieht die vereinfachte Hierarchie vor: Zuerst das UAV-Konzept erstellen, dann alle erforderlichen Berechnungen durchführen und erst dann einen Prototyp bauen. Wenn die Reihenfolge geändert wird, wird das Projekt niemals sein logisches Ende erreichen.
- Liste der Verantwortlichen für die Aufgabenerfüllung innerhalb der hierarchischen Struktur: Hierzu gehören der Projektmanager, spezifische Abteilungen des Unternehmens und Spezialisten, die geplant sind, auf freiberuflicher Basis einbezogen zu werden.
- Projektzeitplan unter Verwendung der Methode der kritischen Kette.
Spezifika großer Projekte führen zu Planerweiterungen. Neben der kritischen Kette (Projektzeitplan mit ausgeglichener Ressourcenauslastung) fügen sie hinzu:
- Getrennte Fachpläne für Sicherheit, Beschaffung, Personalbereitstellung usw. In der ISO 21500:2012 International Project Management Standard werden sie als „Fachgruppen“ bezeichnet. Im Fall der Erstellung eines UAV durch Lockheed umfasst der Beschaffungsfachplan Prozesse, die notwendig sind, um Dienstleistungen von freiberuflichen Spezialisten und elektronischen Systemen zur Steuerung des UAV zu erwerben sowie die Interaktion mit Lieferanten auf der Ebene der Ausschreibung und der Kommunikation direkt nach Vertragsunterzeichnung zu verwalten.
- Empfehlungen zum Informationsaustausch im Projekt, Berichtsregeln, Dokumentenverteilung und Genehmigung: Zu diesem Zweck werden beispielsweise in großen Unternehmen typische Berichtsformen erstellt.
- Spezifikationen und Standards: Im Fall der Cateringvorbereitung für ausländische Delegationen können dies sanitäre, hygienische und anti-epidemische Regeln und Standards für öffentliche Catering-Einrichtungen sein. Sie sind wichtig aus der Perspektive der Catering-Sicherheit bei der Empfänge sowie der Einhaltung der Ausschreibungsbedingungen, auf deren Grundlage das Catering ausgewählt wurde.
- Änderungsmanagementplan: Stellt sicher, dass alle nach dem gleichen Projektmanagementplan mit demselben Inhalt und konsistenten Produktanforderungen arbeiten.
Der Projektmanagementplan hilft, folgende Aufgaben zu lösen:
- Richtung für die Projektarbeit definieren
- Ursprüngliche Bedingungen und Einstellungen festlegen, die die Grundlage des Plans bildeten
- Die Auswahlsergebnisse mit verschiedenen verfügbaren Optionen verfolgen
- Die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten festlegen
- Kriterien für das Management, den Projektmanager und die Teilnehmer zur Kontrolle und Analyse des Projekts definieren.
Unternehmen, die CCPM erfolgreich nutzen
Erfolgreiche Fälle sind ein Muss für jede Projektmanagementmethode, die über ihr zukünftiges Schicksal entscheidet. Schauen wir uns die berühmtesten CCPM-Beispiele an.Flussuferverstärkung Projekt gegen Hochwasser, Sunagogumi (Japan)
Ursprünglich war geplant, dass das Projekt nicht vor Mitte Herbst fertiggestellt wird, aber durch die Anwendung von CCPM wurde es zwei Monate früher — Anfang August — abgeschlossen. Dies ermöglichte dem Tonebezu-Fluss, der Taifun-Saison vollständig ausgerüstet gegenüberzutreten. Nicht nur dank der verstärkten Ufer, sondern auch aufgrund der etablierten Kommunikation mit der lokalen Bevölkerung und der Regierung über den Fortschritt.
Das Unternehmen inspirierte die Regierung, ein menschenorientiertes Projektmanagementkonzept voranzutreiben. Im Jahr 2007 wurde diese Initiative zusammen mit der „Reform der öffentlichen Arbeiten“ gestartet, die wiederum im Jahr 2009 zu einer national unterstützten öffentlichen Initiative wurde.
Lieferung von Kühlung und Klimaanlagen, Danfoss
Danfoss, ein internationales Unternehmen, das Kühlräume und Klimaanlagen in über 100 Ländern verkauft, sah sich klassischen Managementproblemen gegenüber: unproduktivem Multitasking, mangelndem Verständnis des Projektstatus und der Prioritäten. Dies führte zu verlängerten Lieferzeiten, die kritisiert wurden. Die Kundenloyalität nahm schnell ab, und das Unternehmen musste Entscheidungen treffen.
Die Wahl stellte sich als richtig heraus. Innerhalb von zwei Jahren — von Anfang 2015 bis Ende 2016 — konnte Danfoss in 91% der Fälle eine termingerechte Produktlieferung sicherstellen. Seit 2016 erhielt das Unternehmen nur eine Kundenbeschwerde über Lieferprobleme. Bei der Arbeit mit der neuen Methodik verwendete Danfoss Projektmanagement von Exepron.
Projektübergang auf ein neues hohes Niveau, Radianz
Bei der Erstellung von Radianz, einem Netzwerk für Finanzdienstleistungen, trat das Management 2000 sofort mit Teamorganisation in Kontakt. Einige Spezialisten hielten sich an Risikotheorien, während andere sich auf den reinen Produktvertrieb konzentrierten. Radianz-Projekte setzten ein hohes Maß an Unsicherheit und Komplexität voraus, was eine ideale Projektmanagementmethode für solche Bedingungen erforderte.
Mark Steven, Direktor für Unternehmensplanung bei Radianz, identifizierte die folgenden Aufgaben:
- Klare Visualisierung der Projektstatusberichte für alle Unternehmensprojekte;
- Fähigkeit, den Schlüsselressourceneinsatz in verschiedenen Projekten zu planen;
- Fähigkeit, die Beziehung zwischen Projekteffizienz und den Gründen des Erfolges sowie die weiteren Entwicklungs- und Verbesserungspfade nachzuvollziehen.
In der ersten Phase wurde die Methode in zwei Pilotprojekten verwendet, in der zweiten wurden sechs weitere Projekte hinzugefügt, und im Herbst 2002 wurde die Methode der kritischen Kette bei der gleichzeitigen Einführun von 35 Projekten verwendet.
Das Ergebnis:
- Die Projekteeffizienzsteigerung betrug 50 %;
- Es entstand eine klare visuelle Berichterstattung der Aktivitäten des Unternehmens und einzelner Projekte;
- Es wurde möglich, den Zusammenhang zwischen Projekterfolg und Misserfolg sowie ihren Ursachen nachzuvollziehen;
- Es wurden verschiedene Statistiken gebildet, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitrugen.
Programme und Erweiterungen
Software, die mit dem Algorithmus der kritischen Kette arbeitet, erleichtert die Arbeit der Projektmanager und Aufgabenausführenden im Rahmen von Projekten erheblich.
Bevor Sie Anwendungen oder Erweiterungen verwenden, ist es nützlich, die kritische Kette auf die altmodische Weise manuell aufzubauen. Erstens werden Sie besser verstehen, wie Sie verschiedene Funktionen spezialisierter Software anwenden und was sie für die Errichtung der Kette bietet, und zweitens werden Sie verstehen, woher unerwartete Ergebnisse aus der Verwendung von Programmen stammen.
Worksection
Worksection ist ein ukrainischer Cloud-Dienst für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit, der die Methode der kritischen Kette verwendet. Sehr praktisch für digitale und Designagenturen.
Für CCPM bietet es:
- Kontrolle der Aufgabenbelastung für jedes Teammitglied (Filter nach Personen), um Ausfallzeiten und Überlastungen bei Kollegen zu vermeiden.
- Aufbau chronologischer Verbindungen zwischen Aufgaben über ein Gantt-Diagramm.
- Festlegung von Fristen unter Berücksichtigung von Sicherheitsbuffer.
- Aufgabenprioritäten.
- Bequeme Berechnung der für eine Aufgabe benötigten Ressourcen: Zeit, Geld, Mitarbeiter.
Edrow Max
Mit Edrow Max können Sie Diagramme nicht nur mit der Methode der kritischen Kette, sondern auch mit der kritischen Pfad Methode — „von Grund auf“ oder mit integrierten Vorlagen zeichnen.
Urteil
Jedes Projekt ist durch spezifische Parameter gekennzeichnet: Ziel, Dauer, Ressourcen, Neuheitsgrad. Aber die Hauptaufgabe ist die richtige Planung: Ziele zu setzen, Ressourcen zu definieren — sowohl menschliche als auch materielle, organisatorische Projektaufgaben.
Die Methode der kritischen Kette ist für das Management großer Projekte gedacht, deren Zahl und Format nicht garantieren, dass das Projekt pünktlich und vollständig abgeschlossen wird. Durch das Festlegen von Aufgabenprioritäten, das Verteilen von Ressourcen und das Hinzufügen von Zeitpuffern reduziert CCPM die endgültigen Zeit- und Ressourcenkosten der Projektdurchführung erheblich.
