Nu există nimic mai permanent decât temporarul. Când gestionăm proiecte, proiectul în sine poate părea mic și ușor de executat. Dar o săptămână se transformă într-o lună, o lună într-un trimestru, termenele limită se ard, iar un mic proiect temporar devine un monstruleț care consumă timp și resurse.
Am revizuit deja diverse metodologii de gestionare a proiectelor în precedentele prezentări. Te poți familiariza cu Lean, CPM, Six Sigma și Prince2.
Astăzi, vom discuta:
- Cum să estimezi și să prezici termenele proiectului de la zero în CCPM
- Ce reguli trebuie să știi pentru un calcul corect al timpului
- De ce Metoda Lanțului critic este alegerea a sute de companii de succes
- Cum să introduci Metoda Lanțului Critic (CCPM) în compania ta
- Cum să implementezi CCPM folosind serviciul Worksection
Metoda Lanțului Critic
Originea Metodologiei
Termenul „Metoda Lanțului Critic” a apărut pentru prima dată în cartea lui E. Goldratt, "Lanț Critic". În cărțile anterioare ale lui Eliyahu, au fost prezentate idei și metodologii individuale care mai târziu s-au fuzionat în CCPM: de la metoda "Drum-Buffer-Rope" (DBR) la Teoria Limitărilor (TOC). Aceasta din urmă s-a transformat în cele din urmă într-una dintre cele mai populare metodologii de gestionare a proiectelor.
TOC (Teoria Limitărilor) este o metodologie de gestionare a proiectelor și organizațiilor creată de Eliyahu Goldratt. Esența TOC este identificarea și gestionarea constrângerii cheie a unui sistem care determină eficiența acestuia.
DBR (Drum-Buffer-Rope) este o metodă TOC destinat "extinderii" constrângerilor sistemului, aliniind producția cu cea mai eficientă utilizare a constrângerii. Aceasta se bazează pe utilizarea unui program de lucru pentru constrângere (drum), care include un buffer de protecție pentru a preveni timpul mort (buffer) și organizarea unui mecanism pentru eliberarea oportună a lucrului în producție.
Până în 1997, Goldratt a realizat că pentru ca metodologia să fie implementată în viața reală, trebuia să fie cât mai simplă și ușor de înțeles. O abordare prietenoasă, cu 20 de ani după crearea Teoriei Limitărilor, a dus la versiunea sa de afaceri — CCPM (Managementul Proiectului Lanțului Critic). Și, așa cum tot ceea ce este nou este bine uitat, CCPM s-a dovedit a fi similar cu TOC de Goldratt și cu metoda PERT. Aceasta din urmă a fost dezvoltată pentru a calcula durata așteptată a implementării proiectului sau a finalizării sarcinilor în anumite etape și a fost folosită în multe organizații în forme modificate.
PERT este atât o metodă, cât și un instrument pentru planificarea rețelelor. Metoda permite estimarea duratei sarcinilor pe baza a trei evaluări, cu utilizarea ulterioară în construcția diagramelor.
Toate metodele anterioare dezvoltate până la începutul celei de-a doua jumătăți a secolului XX au devenit învechite. Metoda Lanțului Critic a devenit prima metodă eficientă de management al proiectelor după dezvoltarea PERT, care a fost inventată cu 45 de ani în urmă!
Publicarea a patru cărți care au popularizat implementarea metodologiei în managementul proiectelor de afaceri nu a încheiat dezvoltarea CCPM. În fiecare an, zeci de cărți despre managementul proiectelor apar, utilizând Metoda Lanțului Critic într-un fel sau altul (recomandăm cartea lui Lawrence Leach "Managementul Proiectului Lanțului Critic"), iar compania britanică Goldratt, fondată de creatorul metodologiei, oferă servicii pentru implementarea CCPM în managementul proiectelor.
Estimarea Termenelor Proiectului de la Zero Folosind CCPM
Când începi să lucrezi pe lanțul critic al unui proiect (CC), este imposibil să ignori problema estimării duratelor sarcinilor și a termenului general al proiectului.
Calcularea termenelor proiectului este mai dificilă decât pare la prima vedere. Dacă pui direct întrebarea executorilor pentru a specifica timpul mediu necesar pentru a finaliza o sarcină, ei vor oferi fie un buffer de timp, fie vor asigura finalizarea rapidă, punând întregul proiect în pericol.
Pentru a evita această greșeală comună, ia în considerare următoarele reguli:
- Estimatează termenele pe baza încarcărilor de 100% ale executorului. Aceasta va menține toți executorii pe alertă, prevenind timpul mort și reducând semnificativ durata generală a proiectului.
- O parte din timpul estimat ar trebui să fie alocată bufferelor — calculează această porțiune împărțind timpul total estimat în jumătate, cu a doua jumătate devenind buffer.
- Diferența dintre estimările de timp mediu și probabil ar trebui să fie substanțială — folosește un factor de 2x sau mai mult (mai multe detalii despre acest subiect mai târziu). Aceasta ajută la evitarea distincțiilor formale între diferitele tipuri de termene și este utilă atunci când utilizezi metoda PERT.
Este convenabil să calculezi timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor individuale și a finalizării proiectului folosind metoda PERT. Cu toate acestea, determinarea termenelor pe baza a trei valori temporale (cel mai bun, probabil și cel mai rău) nu ia în considerare potențialele întreruperi și întârzieri. Principala unealtă pentru combaterea acestor probleme este bufferul de proiect, plasat între data de finalizare a ultimei sarcini și data de finalizare a proiectului. Astfel, lungimea lanțului critic, și prin urmare termenul proiectului, este calculată de la prima sarcină (în cadrul CC) până la începutul bufferului de proiect.
În plus față de bufferul de proiect, este important să iei în considerare bufferul de alimentare (bufferul căilor de fuziune) — o rezervă de timp plasată între etapa de lucru a lanțului non-critical și etapa de lucru a lanțului critic. Lungimea unui astfel de buffer este de obicei 50% din lungimea lanțului non-critical la care este adăugat.
Decodificarea PERT ca Metodă și Diagramă
Discutând despre Metoda Lanțului Critic, nu se poate trece cu vederea una dintre metodele populare de planificare a rețelelor — PERT (Program Evaluation and Review Technique).
PERT a fost utilizat pentru prima dată în 1958 pentru a crea submarinul Polaris, elaborând un program care includea lucrările a peste 3.300 de contractori. Acest lucru evidențiază specificitatea PERT ca metodă de planificare a rețelelor pentru proiecte mari (de obicei, peste 300–400 de operațiuni).
Potrivit metodei, durata fiecărei sarcini are limite calculate pe baza distribuției statistice.
Punctul cheie este că trei valori sunt folosite pentru a estima timpul pentru fiecare sarcină:
- Optimist (cel mai bun)
- Așteptat (probabil)
- Pesimist (cel mai rău)
Asta a inspirat crearea planificării „pe val”. De exemplu, proiectul Mars One al lui Bas Lansdorp a estimat o durată de 22 de ani — de la 2011 până în 2033. Fiecare etapă a durat 1–2 ani și a fost detaliată pe site-ul oficial al proiectului. Cu toate acestea, lipsa de experiență în soluționarea sarcinilor stabilite și unicitatea proiectului au dus la schimbarea termenelor estimate. Durata estimată a proiectului a crescut la 24 de ani!
De ce ai nevoie de trei valori? Acestea sunt folosite într-o formulă matematică pentru a estima timpul mediu ponderat necesar pentru finalizarea unei operațiuni (proiect):
tE = (tO + 4tM + tP) / 6
Unde:
- tE este timpul operațiunii (proiect)
- tO este timpul optimist (cel mai bun)
- tM este timpul așteptat (probabil)
- tP este timpul pesimist (cel mai rău)
După cum se întâmplă cu toate calculele, erorile sunt posibile aici. PERT, prin natura sa, subestimează durata prognozată a sarcinilor proiectului. Prin urmare, cu cât sunt mai multe sarcini, cu atât mai multe erori poți întâlni.
Din acest motiv, este recomandabil să implici experți în domeniul proiectelor care pot reduce dispersia între cele trei estimări de timp, reducând astfel rata de eroare.
Diagramă PERT
O diagramă PERT reprezintă sarcinile necesare pentru finalizarea întregului proiect. Aceasta constă din elemente:
- Săgeți care indică direcția de la o sarcină la alta și sunt orientate către evenimentele care trebuie să aibă loc
- Numere atribuite fiecărei sarcini pentru control și urmărire convenabilă
- Zile/Săptămâni/Luni specificate sub fiecare sarcină pe baza rezultatelor formulei PERT și în programul orizontal care definește timpul în care toate sarcinile proiectului sunt executate.
Cum să creezi o diagramă PERT funcțională? Iată 4 pași simpli:
- Fă o listă de etape (segmente mari ale proiectului) și sarcini în cadrul etapelor. Scrie-le ca sarcini de proiect.
- Folosește formula PERT pentru a determina timpul necesar pentru a finaliza fiecare eveniment. Specifică datele de început și sfârșit ale sarcinilor.
- Determină dependențele dintre sarcini pentru a crea legături. Ia în considerare zonele buffer.
- Linile din diagramă ar trebui să conducă la sarcini legate de finalizarea celei anterioare. Vizualizează diagrama pe hârtie sau pe o tablă în timpul întâlnirilor de echipă.
Avantajele și Dezavantajele Metodologiei
Ca orice altă metodă de management al proiectelor, CCPM are atât avantaje, cât și dezavantaje. Dacă o folosești pentru a atinge obiectivele companiei depinde de formatul și dimensiunea companiei, de serviciile sau bunurile furnizate, de cultura corporativă și de alte factori.
Deci, de ce companii precum American Express, Boeing Commercial Airplanes, Ford Motor Company și Heineken folosesc Metoda Lanțului Critic în operațiunile lor zilnice?
Avantajele CCPM:
- Încărcare echilibrată a resurselor în timp: Spre deosebire de metoda drumului critic, nu ești constrâns de o secvență strictă de sarcini sau de o planificare rigidă.
- O singură sarcină pe unitate de timp: Aceasta poate fi văzută atât ca un avantaj (fără risc de suprapunere a sarcinilor), cât și ca un dezavantaj, deoarece necesită executorilor să schimbe rapid între sarcini și lanțuri de sarcini.
- Ușor de identificat întârzierile și amenințările la adresa termenelor limită ale proiectului: Datorită bufferelor (proiect, resurse, timp și buffer de alimentare), managerul de proiect poate "proteja" data de finalizare a proiectului de variațiile sarcinilor.
- Focus pe sarcinile critice: Aceasta elimină competiția pentru resurse în cadrul proiectului.
- Elimină problemele comune ale proiectului: Cum ar fi "sindromul studentului," multitaskingul, și legile lui Parkinson și Murphy.
Dezavantajele CCPM:
- Timpul crescut de implementare a proiectului: Acest lucru se întâmplă din cauza bufferelor de timp, deoarece factorul cheie în CCPM este data de finalizare a proiectului, nu data finalizării sarcinilor individuale. În general, cu cât durează mai mult proiectul, cu atât costul său este mai mare.
- Cereri mai mari pentru calificările managerului de proiect: Implementarea cu succes a CCPM necesită mai mult decât citirea câtorva cărți; necesită practică și planificare detaliată pe hârtie.
- Natura voluminoasă a CCPM în forma sa "uscată": Crearea unui plan CCPM implică considerarea a zeci de factori: sarcini, termene, bufferi și multe altele. Chiar dacă managerul de proiect gestionează aceste complexități, cum poate arăta conducerii cum funcționează de fapt? La urma urmei, planul inițial se va schimba pe măsură ce proiectul se dezvoltă. Obiectivul principal al proiectului este realizarea eficientă a obiectivelor stabilite, nu doar urmarea planului.
- Nevoia de a forma echipe separate pentru fiecare proiect: Aceasta apare din incapacitatea de a utiliza o resursă simultan în mai multe proiecte diferite. Potrivit lui Oded Cohen, un expert internațional TOC, CCPM este mai potrivit pentru proiecte mari și întreprinderi, în special în domeniul instalării rețelelor de telecomunicații, reparației și modernizării aeronavelor și dezvoltării produselor de tehnologie wireless de generație următoare.
Există patru bariere în viața oricărei organizații prin care trec toți managerii de proiect sau renunță, făcând ca proiectul să nu ajungă la etapa finală.
- "Sindromul Studentului": Cu cât mai mult timp este alocat pentru o sarcină (inclusiv buffer), cu atât mai târziu începe persoana să o execute. Dorința de a amâna execuția sarcinii până în ultimul moment este explicată prin procrastinare, lene și management slab. Acesta din urmă poate fi combătut prin limitarea timpului pentru execuția sarcinii.
- Multitasking: Executarea simultană a mai multor sarcini duce de obicei la întârzieri în termene sau la o deteriorare a calității muncii. Potrivit studiilor realizate de Departamentul de Psihologie al Universității din Utah, doar 2% dintre oamenii de pe Pământ pot lucra eficient în modul multitasking. Asociația Americană de Psihologie a observat că schimbarea constantă a sarcinilor reduce productivitatea cu 40% în comparație cu executarea sarcinilor în mod secvențial.
- Legea lui Parkinson: Munca tinde să se extindă pentru a umple timpul disponibil pentru finalizarea acesteia.
- Legea lui Murphy: "Dacă ceva poate merge prost, va merge prost." Subconștientul știe de asemenea despre Legea lui Murphy, așa că participanții la proiect tind să se protejeze rezervând timp și extinzând termenele sarcinilor de mai multe ori.
Viziune Alternativă: Diferențele Dintre Metoda Lanțului Critic (CCPM) și Metoda Drumului Critic (CPM)
Principalele diferențe dintre Metoda Lanțului Critic și Metoda Drumului Critic:
- Drumul critic în CPM este "idealizat," în timp ce drumul CCPM este construit având în vedere constrângerile de resurse.
- Principalele sarcini ale CPM: planificarea proiectului, determinarea celor mai priorități sarcini; sarcina principală a Metodei Lanțului Critic: completarea proiectului cât mai repede posibil, având în vedere constrângerile de resurse.
- Metoda drumului critic este concentrată pe prezicerea termenelor proiectului, în timp ce CCPM se concentrează pe incertitudinea inițială în duratele sarcinilor.
- Metoda drumului critic este mai bine adaptată pentru a defini termenele de lansare a produselor, în timp ce CCPM este pentru proiecte cu termene limită cunoscute.
- Metoda drumului critic se bazează pe o secvență strictă de sarcini, în timp ce Metoda Lanțului Critic se bazează pe planificarea flexibilă.
Lawrence Leach, în cartea sa "Managementul Proiectului Lanțului Critic," avertizează asupra unei greșeli comune. Deseori, managerii folosesc lanțul critic inițial construit ca bază pentru constrângerile de execuție ale proiectului. Este mai corect să construiești un nou lanț bazat pe lanțul principal, având în vedere constrângerile de resurse.
Lanțul Critic Virtual
Prin natura sa, este similar unui lanț obișnuit. Este important să rămâi puternic sub tensiune. Forța fiecărui lanț este determinată de puterea celui mai slab link. Dacă agăți o sarcină de câteva tone de un lanț în care un link este din lemn iar celelalte sunt din titan puternic, este mai bine să te retragi: va cădea în următoarea secundă.
Cel mai evident exemplu de cum un link slab distruge întregul proiect este jocul video No Man's Sky. O întreagă campanie de marketing a fost lansată pentru acesta, legată de datele principalelor expoziții de jocuri E3 2014 și 2015. Acestea erau linkuri puternice în lanțul critic "Lansarea No Man's Sky," oferind proiectului evaluări preliminare ridicate din partea presei și titluri precum "Cel Mai Bun Joc Original" și "Cel Mai Bun Joc de la un Producător Terț" înainte de lansare. Unul dintre cele mai importante linkuri a fost crearea documentului de design, iar așa cum au arătat recenziile negative după lansarea produsului, acesta a fost cel mai slab.Gameplay-ul plictisitor al lui No Man's Sky, lipsa ideilor originale și a conceptului de joc coerent au îngropat speranțele de succes. Chiar și o campanie de marketing puternică, comandând reclame în publicații specializate mari, și un design grafic decent nu au salvat proiectul de eșecul complet pe piață. Așadar, linkul slab—documentul de design (o descriere detaliată a jocului video dezvoltat, a poveștii și a esenței proiectului), fundația proiectului de joc—s-a crăpat, iar întregul lanț s-a destrămat, pierzându-și semnificația.
Exemplul lui No Man's Sky arată că forța lanțului este determinată de linkurile sale cele mai slabe. Reguli din viața reală se aplică de asemenea unui lanț condiționat: Lasă linkul slab să devină puternic, iar lanțul critic va deveni viabil. De ce este necesar acest lucru?
Teoria Limitărilor (TOC) intră în joc, susținând Metoda Lanțului Critic. O regulă TOC este că un proiect poate avansa doar atât cât permite cel mai slab link. Pe scurt, începe lucrul în funcție de capacitatea celui mai slab link.
În cazul lui No Man's Sky, identificând documentul de design ca fiind elementul cel mai slab, developerii aveau două opțiuni:
- Redistribuie sarcina și crește resursele pentru crearea documentului de design;
- Reduce resursele cheltuite pe campania de marketing și pe alte linkuri care consumă cele mai multe resurse.
Sfaturi Practice pentru Utilizarea CCPM
Unicitatea fiecărui proiect nu poate fi contestată: scopurile, termenele, resursele, gradul de noutate și dimensiunea companiei diferă în fiecare caz specific, iar o schemă corectă, 100% funcțională nu poate fi creată.Oferim un set cuprinzător de pași practici pentru utilizarea CCPM în planificarea individuală a proiectului. Îți va fi util, chiar dacă ai întâlnit deja CCPM în munca de proiect. Dacă CCPM este nou pentru tine, un checklist detaliat este furnizat mai jos. Te va ajuta să construiești o diagramă a planului de proiect utilizând Metoda Lanțului Critic.
7 Pași Practici:
- Explică echipei care lucrează la proiect importanța protejării duratei sarcinilor și a estimărilor resurselor de management. Din păcate, execuția haotică și rapidă a sarcinilor poate părea impresionantă dar nu eficientă, devenind o adevărată catastrofă pentru managerul de proiect.
În Worksection, poți atribui permisiuni fiecărui membru al echipei astfel încât doar PM-ul să poată stabili termene și buget, dar o va face doar după acordul și aprobarea cu întreaga echipă. - Elimină competiția pentru resurse prin uniformizarea sarcinii de lucru. Acest lucru va elimina, de asemenea, necesitatea de a transfera resurse între sarcini.
Poți observa inegalitatea încărcărilor în Worksection în tab-ul People, unde poți vedea numărul de sarcini pentru fiecare executor specific. - Planifică sarcini care nu depind de alte sarcini, începând de la data de finalizare a proiectului până la începutul său!
În diagrama Gantt încorporată, poți indica ce sarcini sunt legate și care sunt independente de altele. - Pentru a rezolva în cele din urmă problema indisponibilității resurselor, adaugă bufferuri de resurse la lanțul critic.
Poți folosi etichete pentru a indica ce resurse sunt necesare pentru o sarcină și a controla încărcătura de muncă în lista sarcinilor. - Introdu un buffer de proiect la sfârșitul proiectului pentru a acumula timp rezervă (aproximativ 50% din întreaga lungime a lanțului critic).
Specifica aceasta în numele proiectului sau al sarcinii principale. Poți crea o sarcină "Finalizare/Finalizarea Proiectului" și să-i stabilesti data de început pentru ziua de după finalizarea tuturor sarcinilor plus timpul rezervă. Această dată ar trebui, de asemenea, comunicată clienților. - Calculează și stabilește bufferuri de alimentare pentru toate căile care afectează lanțurile critice.
Asta ar trebui să fie făcută înainte de a stabili datele de început și de finalizare ale sarcinilor. - Dezvoltă un sistem de lucru pentru a urmări productivitatea executorilor în munca de sarcini. Aceștia ar trebui să lucreze cât mai repede posibil și să nu întârzie să submită rezultatele muncii după finalizare.
În secțiunea Raport, poți selecta formatul People și urmări sarcinile finalizate pentru o perioadă selectată.
Exemplu de Checklist: Eurovision 2017 și Proiectele Lockheed
Crearea unui plan de proiect cu lanț critic de la zero nu este ușoară, dar dacă ai un checklist pentru a alege calea CC optimă, totul devine mai simplu. Dacă ai fost organizatorii celui mai mare concurs internațional, Eurovision, în Ucraina, ce ar trebui să faci conform CCPM?
1. Identifică toate sarcinile necesare pentru finalizarea proiectului.
Aceasta include blocuri mari (publicitate, suport tehnic, securitate) împărțite în sarcini mai mici: publicitate (SMM, înregistrare jingle-uri radio, producția de emisiuni TV tematice); suport tehnic (analizarea rider-urilor artiștilor, găsirea și selectarea specialiștilor, crearea unei rețele tehnice unificate); securitate (instruirea poliției și a Gărzii Naționale, planificarea punctelor de închidere a străzilor, organizarea punctelor de control cu detector de metale).
2. Integrează sarcinile formate într-un lanț logic, indicând durata medie.
Dacă echipa ta este responsabilă pentru organizarea Eurovision, ai câștigat un tender de stat și ai experiența necesară pentru a determina durata medie a fiecărei sarcini. De exemplu, instruirile poliției și Gărzii Naționale vor dura aproximativ o săptămână, inclusiv exerciții de simulare a situațiilor de conflict și lecții teoretice, în timp ce închiderea străzilor pentru ceremonia de deschidere va dura aproximativ 8 ore.
3. Specifică resursele inițiale — executori, finanțe, bază materială și tehnică. Cele mai multe companii au o listă de specialiști cu care mențin relații.
Așadar, găsirea și selectarea specialiștilor pentru suportul tehnic al arenei va începe cu lista existentă. Înainte de a face o solicitare, actualizează baza materială, tehnică și financiară pentru a înțelege ce specialiști, în ce cantitate și în ce condiții poți implici.
4. Identifică posibilele conflicte de resurse — mai puține resurse înseamnă mai multe conflicte în durata de viață a proiectului. Schimbând termenele sarcinilor, elimină complet contradicțiile de resurse. Lanțul rezultat de resurse interconectate și termenele sarcinilor vor fi critice.
Doi coordonatori de voluntari la Eurovision din echipa ta gestionează 900 de voluntari. Fiecare dintre ei lucrează adesea în două sectoare. Utilizarea deficitară a unei resurse umane atât de puternice poate duce la confuzie și la o eficiență scăzută. Prin urmare, este mai logic să stabilești un program de schimb, astfel încât anumiți voluntari să fie întotdeauna liberi și să poată fi folosiți pentru sarcini urgente sau mici în curs, cum ar fi pregătirea pachetelor suvenir pentru delegațiile străine, verificarea documentelor de acreditare pentru presă etc.
5. Lucrează la lanț, scurtându-i durata cât mai mult posibil. Acest lucru se poate realiza prin schimbarea priorității și ordinii sarcinilor în schemă.
Poți aranja aleatoriu sesiuni de instruire pentru voluntarii Eurovision: prim ajutor, evacuare, curs de engleză conversațională etc. Totuși, în timpul selecției, deja ai cerut "competențe de engleză de cel puțin nivel intermediar." Și chiar dacă nu toți voluntarii vor comunica direct cu delegațiile străine, oricine ar putea avea nevoie să salveze o viață. Prin urmare, prioritatea se dă instruirii în prim ajutor, făcându-o obligatorie, și eliminând statutul de "obligatoriu" din cursul de engleză conversațională, eliberând 2 zile în lanțul critic.
6. Adaugă un buffer de proiect la sfârșitul duratei de viață a proiectului (până la 50% din durata totală a CCPM).
Deviind de la Eurovision, compania Lockheed, specializată în crearea aeronavelor de aviație civilă, decide să lanseze un nou proiect pentru un vehicul aerian fără pilot pentru fotografie aeriană în zone de conflict din Extremul Orient. Data proiectului este destul de clară — 19 februarie 2017. Lucrând la planul folosind Metoda Lanțului Critic, îți dai seama că ai nevoie de 1 an și 3 luni pentru a lansa prototipul de test.
Având în vedere posibilele inovații tehnologice, problemele birocratice cu înregistrarea prototipului și noutatea proiectului în aviația civilă, este recomandabil să adaugi un buffer de proiect de 9 luni. Ca rezultat, obții un termen clar de 2 ani, timp în care poți oferi cu încredere un prototip funcțional și, cel mai important, sigur, primind certificarea necesară.
7. Asigură-te că toate sarcinile sunt necesare pentru atingerea obiectivului final.
Politica Lockheed implică o acoperire extinsă a muncii interne—în principal pentru publicitatea companiei și atractivitate față de acționarii potențiali. Cu toate acestea, când dezvolți un vehicul aerian fără pilot pentru fotografie aeriană militară, blocul de sarcini "Publicitate" nu este necesar pentru atingerea obiectivului final. În viitor, atunci când adaptezi dispozitivul pentru utilizare civilă, acest bloc de sarcini va deveni relevant. Același lucru este valabil pentru soluțiile de design.
8. Adaugă bufferuri de siguranță—același mecanism ca în bufferul de proiect, dar pentru lanțuri critice individuale, nu pentru întregul proiect. Această pernă de siguranță este pentru manageri și echipe care lucrează la proiecte cu termene stricte.
Buffer de Siguranță: Un exemplu vizual de cum să salvezi un proiect de întârzieri în termene.
Mai multe departamente Lockheed participă la dezvoltarea UAV-ului, fiecare fiind responsabil pentru un component al aeronavei. Pentru sarcinile lor în cadrul întregului lanț critic, se aplică regula de la pasul 6 — un buffer de siguranță de 50% din lungimea lanțului critic pentru crearea unui component specific UAV va proteja proiectul de problemele de timp.
9. Verifică lanțul critic pentru erori, conflicte de resurse și timp.
Pe Habrhabr, o echipă optimă este considerată a fi de 7 persoane, plus sau minus două angajați. Ce te faci dacă sunt 30, cum în proiectul UAV al Lockheed? Ce te faci dacă sunt mai mult de 1.000, cum în proiectul de pregătire a Eurovision?
Verificarea dublă nu a făcut niciodată rău vreunui plan (chiar dacă durează câteva zile în lanțul critic), iar resursele pe care le economisește prin detectarea timpurie a erorilor sunt inestimabile.
Planul de Management al Proiectului Folosind Metoda Lanțului Critic
Planul de management al proiectului folosind Metoda Lanțului Critic este fundamentul pentru schimbul de informații, făcând acțiunile din cadrul lanțului critic clare nu doar pentru managerul de proiect, ci și pentru alți executori ai planului.
Planul de management al proiectului include:
- O descriere detaliată a proiectului: Fără înțelegerea specificului, importanței și obiectivelor proiectului, este imposibil să creezi un plan de management al proiectului de calitate.
- Structura de lucru ierarhică pentru execuția proiectului: Pentru crearea unui UAV pentru fotografiere aeriană și video, ierarhia simplificată este: mai întâi, creează conceptul UAV-ului, apoi efectuează toate calculele necesare, și abia apoi construiește un prototip. Schimbând ordinea, proiectul nu va ajunge niciodată la finalitatea sa logică.
- Lista celor responsabili pentru execuția sarcinilor în cadrul structurii ierarhice: Aceasta include managerul de proiect, departamentele specifice ale companiei și specialiștii planificați a fi implicați pe bază de freelance.
- Programul proiectului folosind Metoda Lanțului Critic.
Specificitatea proiectelor mari duce la adăugiri în plan. În afară de lanțul critic (programul proiectului cu resurse nivelate), acestea includ:
- Planuri separate pentru securitate, aprovizionare, provisionare de personal etc. În ISO 21500:2012 Standardul Internațional de Management al Proiectelor, acestea sunt denumite "grupuri subiecte." În cazul creării unui UAV de către Lockheed, planul subiect al aprovizionării include procese necesare pentru achiziționarea serviciilor specialiștilor freelance și sistemelor electronice de control UAV și gestionarea interacțiunilor cu furnizorii la nivel de tender și comunicarea directă după semnarea contractului.
- Recomandări privind schimbul de informații în proiect, reguli de raportare, distribuția documentelor și aprobatul: Pentru aceasta, de exemplu, forme tipice de raportare sunt create în întreprinderile mari.
- Specificații și standarde: În cazul pregătirii cateringului pentru delegațiile străine, acestea pot fi reguli și standarde sanitare, igienice și anti-epidemice pentru unitățile de catering public. Acestea sunt importante atât din perspectiva siguranței alimentației la recepție, cât și a respectării condițiilor de tender pe care s-a bazat selecția serviciilor de catering.
- Plan de gestionare a schimbărilor: Asigură-te că toată lumea lucrează conform aceluiași plan de management al proiectului, cu același conținut și cerințe consistente pentru produs.
Planul de Management al Proiectului Ajută la Rezolvarea Următoarelor Sarcini:
- Definirea direcției pentru lucrul la proiect
- Fixarea condițiilor și setărilor inițiale care au stat la baza planului
- Urmărește rezultatele selecției cu diferite opțiuni disponibile
- Stabilirea comunicării între participanții la proiect
- Definirea criteriilor pentru management, managerul de proiect și participanți pentru a controla și analiza proiectul.
Companii Care Utilizează cu Succes CCPM
Cazurile de succes sunt un must-have pentru orice metodă de management al proiectelor, determinând soarta sa viitoare. Să aruncăm o privire asupra celor mai cunoscute exemple de CCPM.Proiectul de Consolidare a Malului Împotriva Inundațiilor, Sunagogumi (Japonia)
Inițial, proiectul era planificat să fie finalizat nu mai devreme de mijlocul toamnei, dar aplicând CCPM, a fost finalizat cu două luni mai devreme — în începutul lunii august. Acest lucru a permis râului Tonebezu să se confrunte cu sezonul taifunurilor complet echipat. Nu doar datorită malurilor întărite, ci și datorită comunicării stabilite cu populația locală și guvernul cu privire la progrese.
Compania a inspirat guvernul să promoveze un concept de management de proiect centrat pe oameni. În 2007, această inițiativă a fost lansată împreună cu "Reforma Lucrărilor Publice," care, la rândul său, a devenit o inițiativă publică susținută național în 2009.
Livrarea de Refrigerare și Aer Condiționat, Danfoss
Danfoss, o companie internațională care vinde camere frigorifice și aer condiționat în peste 100 de țări, s-a confruntat cu probleme clasice de management: multitasking productiv, lipsa înțelegerii stării proiectului și prioritățile. Acest lucru a dus la termene de livrare extinse, care au fost criticate. Loialitatea clienților a scăzut rapid și compania a trebuit să ia decizii.
Alegerea s-a dovedit a fi corectă. În decurs de doi ani — de la începutul lui 2015 până la sfârșitul anului 2016 — Danfoss a reușit să asigure livrarea la timp a produselor în 91% din cazuri. Din 2016, compania a primit doar o singură plângere din partea clienților cu privire la problemele de livrare. Lucrând cu noua metodologie, Danfoss a folosit managementul proiectului de la Exepron.
Transformarea Proiectelor la un Nou Nivel Înalt, Radianz
Creând Radianz, o rețea de servicii financiare, în 2000, managementul s-a confruntat imediat cu dezorganizarea echipei. Unii specialiști respectau teoria riscurilor, în timp ce alții se concentrau pe vânzările pure de produse. Proiectele Radianz presupuneau niveluri ridicate de incertitudine și complexitate, necesitând o metodologie ideală de management al proiectului pentru astfel de condiții.
Mark Steven, Director de Planificare a Afacerilor la Radianz, a identificat următoarele sarcini:
- Vizualizarea clară a rapoartelor de stare ale proiectului pentru toate proiectele companiei;
- Capacitatea de a planifica utilizarea resurselor cheie în diferite proiecte;
- Capacitatea de a urmări legătura dintre eficiența proiectului și motivele succesului său, pentru a înțelege căile de dezvoltare și îmbunătățire ulterioare.
În prima etapă, metoda a fost folosită în două proiecte pilot, în a doua — șase proiecte suplimentare au fost adăugate, iar până în toamna anului 2002, Metoda Lanțului Critic a fost folosită în lansarea simultană a 35 de proiecte.
Ca rezultat:
- Eficiența proiectului a crescut cu 50%;
- Raportarea vizuală clară a activităților companiei și ale proiectelor individuale a apărut;
- A devenit posibil să urmărești legătura dintre succesul proiectului și eșecurile sale și cauzele acestora;
- Formarea diferitelor statistici, ajutând la îmbunătățirea performanței companiei.
Programe și Extensii
Software-ul care lucrează pe algoritmul Lanțului Critic facilitează foarte mult munca managerilor de proiect și a executorilor de sarcini în cadrul proiectelor.
Înainte de a folosi aplicații sau extensii, va fi util să stăpânești construirea lanțului critic în modul tradițional — manual. În primul rând, vei înțelege mai bine cum să aplici diverse funcții ale software-ului specializat și ce oferă pentru construcția lanțului, iar în al doilea rând, vei înțelege de unde provin rezultate neașteptate în urma utilizării programelor.
Worksection
Worksection este un serviciu cloud ucrainean pentru managementul proiectelor și colaborarea echipei folosind Metoda Lanțului Critic. Foarte convenabil pentru agențiile digitale și de design.
Pentru CCPM, oferă:
- Controlul sarcinilor de lucru pentru fiecare membru al echipei (filtrare după oameni), evitând timpii morți și suprasarcinile colegilor.
- Construirea legăturilor cronologice între sarcini printr-o diagramă Gantt.
- Stabilirea termenelor limită, având în vedere bufferurile de siguranță.
- Prioritățile sarcinilor.
- Calcul convenabil al resurselor cheltuite pe o sarcină: timp, bani, angajați.
Edrow Max
Cu Edrow Max, poți crea diagrame nu doar folosind Metoda Lanțului Critic, ci și Metoda Drumului Critic — desenând "de la zero" sau folosind șabloane încorporate.
Verdict
Fiecare proiect se caracterizează prin parametrii specifici: scop, durată, resurse, grad de noutate. Dar sarcina principală este planificarea corectă: stabilirea obiectivelor, definirea resurselor — atât umane, cât și materiale, organizarea sarcinilor proiectului.
Metoda Lanțului Critic este destinată gestionării proiectelor mari, ale căror executorii și formatul nu garantează finalizarea la timp a proiectului de 100%. Prin determinarea priorităților sarcinilor, distribuirea resurselor și adăugarea de bufferi de timp, CCPM reduce semnificativ costurile finale de timp și resurse ale implementării proiectului.
