13 мая 2021   •   Алина Кривенец   •   12 min read

От хаоса к проекному менеджменту

Если проектный менеджмент — это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban — это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является основой проектного менеджмента, а чем эффективнее управление — тем больше проектов завершаются успешно и с соблюдением дедлайнов.

Типичная картина хаоса в управлении проектами:


  1. Проекты ведутся в таблицах, облачных документах и фиксируются в разных файлах, доступы к которым могут теряться;
  2. Коммуникация внутри команды — это переписки по электронной почте, в мессенджерах или устное обсуждение деталей проекта, которые нигде не фиксируются;
  3. Нет понимания конечной цели по проекту;
  4. Нет разбивки проекта на мелкие задачи с конкретизацией: что нужно сделать, какая цель этих действий и кто за это ответственный;
  5. Перепрыгивание из одного этапа реализации проекта в другой, или даже перепрыгивание из одного проекта в другой;
  6. Отсутствие четкого распределения ролей в команде: кто Исполнитель, кто Ответственный, кто Руководитель проекта.

То, что мы описали выше — боль компаний, которые еще далеки от проектного менеджмента или пытаются перейти к принципам проектного менеджмента в управлении проектами, но переход получается болезненным для всей команды.

Болезненно — это когда участники команды не понимают: Зачем нужен проектный менеджмент? Что дает систематизация рабочих процессов? Как влияет новый формат работы на конечный результат и эффективность?


Каким бывает проектный менеджмент

Начнем с главного: гибкость — вот что спасает большинство компаний и позволяет довести проект до конечной цели с минимальными потерями. Потери могут быть как в бюджете, так и человеческом ресурсе, в репутации.

Семейство гибких методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban


До того, как появились гибкие методы управления проектами, самым популярным методом был Waterfаll (каскадная модель или модель «водопада»). Основной принцип схемы управления проектами при Waterfаll — это переход от этапа к этапу постепенно, без возможности что-либо менять. То есть: есть проект, требования к нему, бюджет и т.д.

У проекта есть отдельные этапы работы и пока один этап не завершен — нет перехода к другому.
Каскадная модель управления проектами оправдывала себя до тех пор, пока не появились гибкие методы и не доказали, что гибкость в управлении проектами — это минимизация рисков, сохранение денег, человеческого ресурса и репутации (которая страдает в первую очередь, если проект «провалился»).


Особенности Agile метода в управлении проектами

Чтобы не было путаницы между Agile, Waterfаll, Scrum и Kanban, сразу скажем, что гибкий Agile — это как замена неповоротливому Waterfаll, а Scrum и Kanban — это уже инструменты Agile.


Пять ключевых особенностей Agile:


  • Рабочий процесс — это короткие спринты от 1 недели до 1 месяца.
  • Изменения можно вносить в процессе работы над проектом.
  • На первом месте — готовый продукт и только после — документация.
  • Во время работы над проектом идет тесное взаимодействие с клиентом. Клиент включен в рабочие процессы и может контролировать их на всех этапах.
  • Каждый участник команды несет ответственность за конечный результат по реализации проекта.

Scrum и Kanban — как инструменты реализации проекта, изначально прижились в IT сфере, но как показывает опыт других ниш — они многофункциональны.

Например Скрам и Канбан отлично подходят для инженерии или производства.



Что нужно для реализации проекта на практике

Так, как мы определили основные преимущества гибкого Agile подхода и его инструментов для реализации проектов, для практического рассмотрения возьмем Scrum и Kanban.

Система управления проектами — первое, с чем нужно определиться вашей команде.
Большинство систем управления проектами (или таск-менеджеров) построены на основе гибких инструментов реализации проектов.

Например Канбан, Диаграмма Ганта, таймер, фиксация плановых и фактических расходов — все эти инструменты внутри системы управления проектами обеспечивают гибкое управление проектами и их реализацию с максимальной эффективностью на каждом отдельном этапе.


Как применить Scrum в системе управления проектами

Когда все проекты будут заведены в систему и разбиты на отдельные задачи, самое время применить Scrum на деле:

Одна задача = один спринт. Как мы уже писали выше, Scrum предусматривает длительность одного спринта от недели до месяца. Если взять в качестве примера разработку ПО, то сам процесс разработки будет разбит на отдельные задачи, где за каждой задачей закреплен свой Исполнитель и Ответственный.

Несмотря на наличие Исполнителя и Ответственного по задаче (спринту), Scrum предусматривает коллективную ответственность за финальный результат по всему проекту. Если дедлайн по одной задаче в рамках проекта, например, сорван, не ищут «крайнего» или виноватого. Ответственность на команде. Такой подход идеален для стартапов.

Владелец компании и скрам-мастер активно задействованы во всех рабочих процессах. Контроль и внесение изменений (вовремя) ложится на плечи скрам-мастера. Если такого человека в команде еще нет, чаще всего его обязанности полностью переходят в руки владельцу компании.

Еще скрам-мастера можно узнать по другому, более распространенному названию: project manager. Можно смело сказать, что все бизнес-процессы по проекту — это зона ответственности проджект менеджера.

Если кто-то из рабочего процесса «выпал» — его работу подхватывает другой. Это важный принцип Scrum, так как спринты не должны становиться на паузу.

Таймер — ключевой помощник при Scrum подходе.
Если проект масштабный и новый, на первых этапах его реализации нет понимания, сколько продлятся спринты. Именно поэтому, участники команды запускают таймер для отдельных задач проекта, чтобы фиксировать затраченное время.


В дальнейшем, наличии зафиксированного времени работы над задачей даст возможность скорректировать спринты по похожим проектам.

Если предполагаемое время, заложенное для задачи (спринта) оказалось меньше реального (затреканного с помощью таймера), можно внести изменения в процессы работы. В этом и прелесть гибкого подхода в проектном менеджменте — адаптивность на всех этапах реализации проекта.



Выводы Scrum подход — это реализация проекта быстро, с минимальными рисками и потерями.

Также это максимальная вовлеченность в рабочий процесс участников команды и разбивка проекта на отдельные спринты (задачи) для детализации, понимания того, что и как происходит на каждом отдельном этапе и если в процессе реализации что-то пошло не так — определить быстро причину и скорректировать процесс.


Как применить Kanban в системе управления проектами

Если сравнивать Kanban и Srcum, то первый — более гибкий. Почему?

Канбан представляет собой виртуальную доску, по которой перемещаются задачи от этапа к этапу.
То есть: главная ценность Канбан в том, что эта доска позволяет отследить, на каком этапе находится задача и что с ней происходит.

Если задача задерживается по срокам, также можно увидеть, в чем причина. До появления систем управления проектами таких, например, как Worksection, Канбан представлял собой обычную физическую доску с цветными стикерами.

Сейчас менеджмент управления проектами — это гибкость и минимум рисков, на что Канбан влияет в первую очередь.


Почему Канбан важен в управлении проектами

Есть возможность переключаться между задачами. Часто бывает, что в процессе работы над одной задачей, неожиданно «прилетает» другая. Что делать: бросать первую и переходить ко второй или вторую ставить на ожидание? Этот вопрос легко решаем, если проследить этапы реализации проекта по Канбан и понять загрузку команды.

Новые задачи попадают в бэклог. Визуально это выглядит как колонка. Назовем бэклог, условно, колонкой ожидания. Все новые задачи, которые еще не приняты в работу, «выстраиваются» в бэклоге.

Когда задачу взяли в работу, она попадает на первый этап реализации и дальше «путешествует» по остальным этапам (визуально это также выглядит как отдельные колонки), пока не приходит к финишу — задача завершена.

Канбан идеально подходит для работы над короткими проектами или задачами. Там, где важна разбивка большого на мелкое — приходит на помощь Канбан.
Если информация по задаче меняется, эти изменения вносятся прямо в процессе работы, не затрагивая при этом другие задачи и процессы по ним.

Канбан, как инструмент реализации проектов, хорош со всех сторон. Еще один плюс этой доски: нет потребности в частых совещания и обсуждениях этапов реализации проекта (что приветствуется при Scrum подходе).

По Канбан можно отследить все изменения и текущую ситуацию каждого отдельного этапа, поэтому потребность в совещаниях отпадает сама собой (а это, конечно, приличная экономия времени).


Как выглядит Канбан



За каждую отдельную колонку Канбан отвечает статус. То есть: статус = этап реализации задачи. Чтобы задача могла перемещаться от этапа к этапу, она должна на старте иметь статус и в процессе реализации этот статус, как и этап, будут меняться.

Выводы Kanban — это максимальная гибкость рабочих процессов, идеальный инструмент для однотипных задач, возможность отследить задачу на каждом этапе реализации.



Если сравнивать Канбан и Скрам, то можно сделать вывод, что Скрам — больше о контроле, Канбан — о гибкости. Для новых проектов с большим количеством неизвестных и для стартапов лучше на первых порах придерживаться Scrum подхода.

Когда появятся однотипные задачи и процесс работы будет отлажен, можно переходить к Канбан, как ключевому инструменту гибкого управления проектами.



Как протестировать инструменты гибкого управления проектами

Вы можете сделать это прямо сейчас, зарегистрировав аккаунт на нашем сайте. Worksection — это система управления проектами, где гибкость и управляемость одинаковы важны и доступны для ваших проектов.

Нам важно, чтобы ваша команда могла перейти к проектному менеджменту максимально мягко.

Попробуйте перейти от хаоса к проектному менеджменту прямо сейчас.

esc
Поделиться в
или
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read
У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами – тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути. Если кривая...
12 мая 2021   •   14 min read
Планирование –– это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели. Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить...
11 мая 2021   •   8 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через