Zarządzanie projektami to coś więcej niż tylko metodologia; obejmuje specyficzne metody, takie jak Waterfall, Agile, Scrum i Kanban, które są niezbędne do efektywnego osiągania celów projektowych. Mówiąc prosto, fundamentem zarządzania projektami jest samo efektywne zarządzanie, które bezpośrednio wpływa na sukces projektu i dotrzymywanie terminów.
Typowy chaos w zarządzaniu projektami
W wielu organizacjach, które są jeszcze nowe w zasadach zarządzania projektami, sytuacja często wygląda chaotycznie:
- Projekty są zarządzane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów w chmurze i różnych plików, a czasami dostęp do nich zostaje utracony;
- Komunikacja w zespołach jest fragmentaryczna, rozproszona w e‑mailach, komunikatorach lub ustnych dyskusjach, które nigdy nie są dokumentowane;
- Często nie ma jasnego zrozumienia ostatecznego celu projektu;
- Projekty nie są podzielone na mniejsze zadania z określonymi celami, odpowiedzialnościami oraz osobami odpowiedzialnymi;
- Zespoły często przeskakują z jednego etapu projektu na inny lub przełączają się między projektami bez ich ukończenia;
- Brakuje wyraźnego podziału ról w zespole – zamieszanie wokół tego, kto jest Wykonawcą, Osobą Odpowiedzialną i Kierownikiem Projektu.
Jak wygląda efektywne zarządzanie projektami
Rodzina Agile: Agile, Scrum, Kanban
Przed Agile, Waterfall (model sekwencyjny lub kaskadowy) był najpopularniejszą metodą. Waterfall działa na zasadzie liniowego projektowania sekwencyjnego, co oznacza, że kiedy faza rozwoju jest zakończona, deweloperzy przechodzą do następnego etapu i nie mogą wrócić. Było to praktyczne, dopóki elastyczne metody, takie jak Agile, nie udowodniły, że zdolność dostosowywania się może znacznie zmniejszyć ryzyko i oszczędzać zasoby, w tym budżet i reputację – często pierwszą ofiarą, gdy projekt kończy się niepowodzeniem.
Cechy zarządzania projektami Agile
Aby wyjaśnić, Agile to elastyczna alternatywa dla sztywnej metody Waterfall, a Scrum i Kanban to narzędzia w ramach Agile.
Kluczowe cechy Agile obejmują:
- Procesy robocze są podzielone na krótkie sprinty trwające od jednego tygodnia do jednego miesiąca.
- Zmiany mogą być wprowadzane w trakcie cyklu życia projektu.
- Główny nacisk kładziony jest na dostarczenie gotowego produktu zamiast obszernych dokumentacji.
- Ścisła współpraca z klientem przez cały cykl życia projektu, umożliwiająca zaangażowanie klienta w każdy proces.
- Kazdy członek zespołu odpowiada za końcowy wynik projektu.
Scrum i Kanban, początkowo popularne w IT, okazały się wszechstronne w różnych branżach, w tym inżynierii i produkcji.
Wdrażanie Scrum w systemach zarządzania projektami
Kroki do efektywnego stosowania Scrum:
- Jasno definiuj zadania — każde zadanie równa się jednemu sprintowi.
- Pomimo indywidualnych odpowiedzialności, Scrum kładzie nacisk na zbiorową odpowiedzialność za ogólny wynik projektu.
- Ciągłe zaangażowanie właściciela firmy i scrum mastera jest kluczowe do monitorowania i terminowych dostosowań.
Scrum jest idealnie dostosowany do startupów ze względu na swoje skupienie na odpowiedzialności zespołu bez wskazywania winy za opóźnienia.
Wdrażanie Kanban w systemach zarządzania projektami
Kluczowe aspekty Kanban:
- Kanban używa wirtualnej tablicy do przenoszenia zadań przez różne etapy, widocznej dla całego zespołu.
- Umożliwia elastyczność i aktualizacje w czasie rzeczywistym, co czyni go odpowiednim dla projektów wymagających ciągłych dostosowań.
- Kanban jest idealny dla projektów krótkoterminowych lub zadań, które zyskują na podziale na mniejsze komponenty.
Podsumowanie: Podczas gdy Scrum koncentruje się na kontroli i strukturze, Kanban kładzie nacisk na elastyczność. Dla nowych projektów z wieloma niewiadomymi lub startupów zaleca się rozpoczęcie od podejścia Scrum. Gdy zadania stają się bardziej rutynowe i obieg pracy stabilizuje się, przejście na Kanban może zapewnić większą elastyczność i efektywność.
Narzędzia do testowania dla Agile w zarządzaniu projektami
Możesz zacząć odkrywać te narzędzia do zarządzania projektami od razu, rejestrując się na naszej stronie internetowej. Worksection oferuje system zarządzania projektami, w którym elastyczność i zarządzalność są równie ważne dla Twoich projektów.
Spróbuj przejść od chaosu do ustrukturyzowanego zarządzania projektami już dziś.