Матриця Ейзенхауера: Опановуємо пріоритезацію завдань для управління часом

Вступ до матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера пропонує ефективний підхід до визначення пріоритетів та управління часом. Заснований на принципах Дуайта Д. Ейзенхауера, цей стратегічний інструмент спрощує організацію завдань, класифікуючи їх за ступенем терміновості та важливості, сприяючи більш сфокусованому та ефективному методу управління численними завданнями.
Як універсальна система, матриця прийняття рішень Ейзенхауера виходить за межі простої методології. Вона забезпечує надійний механізм для покращення процесу прийняття рішень у динамічному робочому середовищі. Вона слугує допоміжним засобом навігації, що дозволяє фахівцям визначати та встановлювати пріоритети завдань, які є важливими для негайного виконання, а також тих, які є ключовими для досягнення довгострокового успіху.

Розуміння матриці Ейзенхауера

Поняття та походження матриці Ейзенхауера

Цей інструмент керування часом заснований на принципах Дуайта Д. Ейзенхауера, який під час свого президентства був відомий своєю винятковою здатністю до управління завданнями. 

Матриця пріоритетів Ейзенхауера ґрунтується на принципі Ейзенхауера: «Важливе рідко буває терміновим, а термінове рідко буває важливим». Це розуміння суті завдань і пріоритетів лежить в основі Матриці Ейзенхауера, визначаючи її конструкцію і застосування. Метод Ейзенхауера спрощує процес прийняття рішень, розподіляючи завдання на чотири квадранти за ступенем терміновості та важливості.

Матриця Ейзенхауера розділена на чотири сектори, кожен з яких представляє певну категорію завдань:


  • Термінові та важливі (Зробити): Завдання, які потребують негайної уваги.
  • Важливі, але не термінові (Запланувати): Завдання, які мають значення для довгострокового успіху, але не вимагають негайних дій.
  • Термінові, але не важливі (Делегувати): Завдання, які потрібно виконати найближчим часом, але з ними можуть впоратися інші.
  • Ані термінові, ані важливі (Вилучити): Завдання, які не мають ніякої цінності та мають бути вилучені з вашого плану.

Термінове та Важливе: Розрізнення пріоритетності завдань

Розуміння різниці між терміновістю і важливістю є основою для ефективного використання матриці Ейзенхауера. Терміновість стосується завдань, які потребують негайної уваги, часто в контексті задоволення потреб інших. Натомість важливість стосується завдань, які сприяють досягненню довгострокових цілей і цінностей. Ця відмінність дозволяє ефективніше розподіляти свій час і ресурси та зосереджуватися на тому, що дійсно має значення.

Застосовуючи матрицю Ейзенхауера, керівники можуть більш чітко орієнтуватися у своїх щоденних завданнях, гарантуючи, що їхні зусилля будуть спрямовані на діяльність, яка суттєво впливає на стратегічні цілі та завдання. Такий підхід не лише підвищує продуктивність, але й прокладає шлях до більш збалансованого, повноцінного професійного життя.

Дослідження чотирьох секторів матриці Ейзенхауера

Сектор 1️⃣: Невідкладні та важливі (Зробити)

Завдання, які потрапляють у цей сектор матриці Ейзенхауера, є терміновими та важливими. Вони потребують невідкладного рішення через їх вплив на поточний проєкт або цілі. Прикладами можуть бути кризовий менеджмент, завдання з дедлайнами або непередбачувані проблеми, які потребують термінового вирішення.


Стратегії вирішення завдань сектору I матриці Ейзенхауера:
  • Пріоритезуйте ці завдання над рештою.
  • Виділяйте сталі відрізки часу для ефективного виконання цих завдань.
  • Використовуйте техніки керування часом, такі як техніка Помодоро, для збереження фокуса та продуктивності.
  • Періодично переглядайте плани проєктів і робочі процеси, щоб запобігти перетворенню важливих завдань на термінові, тим самим зменшуючи частоту виконання завдань сектору I.

Сектор 2️⃣: Важливо, але не терміново (Запланувати)

Завдання з сектору II Матриці Ейзенхауера є важливими, але не терміновими. Ці завдання є важливими для досягнення довгострокових цілей і передбачають стратегічне планування, дослідження або налагодження зв’язків.


Ефективно плануйте час за Ейзенхауером:
  • Виділіть у своєму розкладі окремий час для цих завдань, щоб вони отримали необхідну увагу.
  • Використовуйте інструменти управління проєктами для встановлення нагадувань і дедлайнів для цих завдань, щоб не допустити їх переходу в категорію термінових.
  • Регулярно переглядайте і коригуйте свої довгострокові плани, щоб включити в них ці завдання і переконатися, що вони відповідають вашим стратегічним цілям.

Сектор 3️⃣: Терміново, але не важливо (Делегувати)

Завдання в цьому секторі є терміновими, але не важливими для ваших власних цілей. Вони можуть бути важливими для досягнення зовнішніх потреб або вимагати негайної уваги, але вони напряму не сприяють досягненню ваших довгострокових цілей.


Принципи делегування:
  • Визначте завдання, які можуть бути ефективно виконані іншими членами команди або позаштатними фахівцями.
  • Обирайте уповноважених на основі їхніх навичок, робочого навантаження та потреб у професійному вдосконаленні.
  • Чітко повідомляйте про очікування, дедлайни та будь-яку необхідну довідкову інформацію, щоб забезпечити успішне виконання завдань.
  • Регулярно підтримуйте зв’язок з виконавцями, щоб відстежувати прогрес і надавати підтримку в разі необхідності.

Сектор 4️⃣: Ані терміново, ані важливо (Вилучити)

Сектор IV матриці Ейзенхауера включає завдання, які є ані терміновими, ані важливими. Це діяльність, яка не приносить ніякої практичної користі та потенційно може відвертати увагу від пріоритетніших завдань.


Важливість усунення непотрібних завдань:
  • Регулярно переглядайте свій список завдань і проєктні плани, щоб виявити та усунути їх.
  • Навчіться говорити «ні» завданням, які не відповідають вашим стратегічним цілям або не сприяють ефективності роботи.
  • Використовуйте цей сектор як фільтр для усунення безладу у вашому робочому процесі, звільняючи простір і енергію для завдань секторів I та II.

Практичні поради щодо визначення пріоритетності завдань за допомогою матриці Ейзенхауера

Впроваджуючи ці поради у практику використання матриці Ейзенхауера, ви зможете ще більше розвинути свої навички визначення пріоритетів у роботі. Пам’ятайте, що ключ до успішного управління завданнями – це не просто працювати більше, а працювати розумніше, і ці стратегії допоможуть вам у цьому.

1️⃣Впровадження кольорового маркування
для управління завданнями

Візуальні позначки можуть суттєво покращити управління завданнями. Завдяки кольоровому маркуванню ви зможете швидко визначити терміновість і важливість завдань з першого погляду. Надайте кожному сектору матриці Ейзенхауера відповідний колір.

Наприклад:
  1. 🔴— червоний для термінових і важливих завдань (сектор I матриці);
  2. 🟢— зелений для важливих, але не термінових завдань (сектор II); 
  3. 🟡— жовтий — термінові, але не важливі завдання (сектор III);
  4. 🔵— синій — ані термінові, ані важливі завдання (сектор IV). 
Ось як за допомогою статусів у Worksection легко реалізувати кольорове маркування секторів матриці Ейзенхауера:

Статуси Work­sec­tion
Ця візуальна стратегія полегшує процес визначення того, які завдання потребують термінової уваги, а які можуть бути відкладені або делеговані.

2️⃣Обмеження кількості завдань у секторі

Щоб зберегти фокус і ефективність, дуже важливо обмежити кількість завдань у кожному секторі матриці Ейзенхауера. Надмірне навантаження на сектор може призвести до втрати концентрації та зниження продуктивності. Прагніть до контрольованої кількості завдань у кожному секторі, в ідеалі — не більше п’яти-семи. Таке лімітування спонукає вас оцінювати справжній пріоритет кожного завдання і робить ваш список справ стислим і дієвим.

Керуйте своїм навантаженням візуально в Worksection за допомогою відображення Канбан:

Канбан Worksection

3️⃣Баланс між особистими та професійними завданнями

Баланс між особистими та професійними завданнями має вирішальне значення для ефективного управління ними. Розділіть свої завдання на дві окремі категорії за допомогою матриці Ейзенхауера: персональні та професійні завдання. 

Їхнє відокремлення дозволяє забезпечити достатню увагу до обох категорій і не допустити, щоб одна з них витіснила іншу. Це також є кроком до досягнення кращого балансу між роботою та особистим життям, зменшення стресу та зростання загальної продуктивності.

4️⃣Стратегія усунення перед визначенням пріоритетів

Прийміть стратегію виключення, перш ніж занурюватися в визначення пріоритетів. Перегляньте свої завдання. Відкиньте ті, які не сходяться з вашими цілями або стали неактуальними.

Після того, як список зменшиться, ви зможете більш ефективно розставити пріоритети для решти завдань і зосередити свою енергію та ресурси на завданнях, які є по-справжньому важливими й нагальними.

Приклад матриці Ейзенхауера в дії

Розглянемо компанію N, яка займається розробкою програмного забезпечення середньої величини, перед якою стоїть завдання збалансувати щільний графік розробки продукту з поточними завданнями підтримки клієнтів. Ось як матриця Ейзенхауера допоможе компанії ефективно справлятися з цим.

Сектор I матриці Ейзенхауера: Зробити

Компанія N збирається випустити велике оновлення свого головного продукту, але в ньому виявлено суттєву помилку. Розв’язання цієї задачі є терміновим і важливим для запобігання потенційним ризикам для безпеки клієнтів компанії. Команда управління проєктом визначає це завдання пріоритетним і виділяє ресурси для швидкого розв’язання проблеми.

Сектор II матриці Ейзенхауера: Запланувати

Поряд з нагальними проблемами, команда планує серію сесій із залучення клієнтів, щоб зібрати відгуки про нові функції для майбутніх оновлень. Це завдання є критично важливим для довгострокового розвитку продукту, але не є терміновим з огляду на майбутній реліз. Воно знаходиться у квадранті II, а сесії заплановані на наступний квартал, щоб забезпечити ретельну підготовку та залучення клієнтів.

Сектор III матриці Ейзенхауера: Делегувати

З наближенням дати релізу зростає попит на регулярне оновлення статусу проєкту з боку внутрішніх стейкхолдерів. Хоча своєчасне оновлення є нагальною потребою, створення детальних звітів не є оптимальним використанням часу менеджерів проєкту. Команда вирішує делегувати це завдання молодшому координатору проєкту, щоб забезпечити інформування зацікавлених сторін без відволікання ключових ресурсів від критично важливої роботи над продуктом.

Сектор IV матриці Ейзенхауера: Вилучити

Протягом цього часу команда отримує численні запрошення відвідати галузеві вебінари та загальні збори компанії. Хоча вони можуть принести користь у довгостроковій перспективі, вони не є ні терміновими, ні критично важливими для успіху поточного проєкту. Усвідомлюючи необхідність зосередитися на нагальних цілях проєкту, команда ввічливо відхиляє ці запрошення, звільняючи цінний час для критично важливих для проєкту заходів.

Розрізняючи термінові та важливі завдання, ефективно делегуючи повноваження та усуваючи фактори, що відволікають, команда може зосередитися на тому, що є критично важливим для успіху проєкту та зростання бізнесу. Такий підхід підтримує стратегічне планування та розподіл ресурсів для майбутніх ініціатив, а також забезпечує успішне завершення поточних проєктів.

Застосування матриці Ейзенхауера: Кейс Worksection

Вважаю, що матриці Ейзенхауера — ідеальний інструмент для керівників для щоденної операційної діяльності.

Владислав Радзієвський, CMO Worksection

Як ти застосовуєш матрицю Ейзенхауера в роботі?

Я використовую матрицю Ейзенхауера щодня. Для мене це ключовий інструмент для пріоритезації завдань та делегування. 

В реальному житті це виглядає так:
Виникає задача, далі я оцінюю ступінь важливості та дедлайн. Якщо я не можу делегувати цю задачу, то розміщую її в сектор №1 «Важливо та терміново». Задачі з цього сектору я виконую самостійно, всі інші — делегую. Також зазвичай я намагаюсь не тримати задачі в секторі №1 та №4.


Таким чином, за день я можу мати до 10 нових завдань. За допомогою матриці я легко аналізую їх «фактичну вагу», що значно спрощує організацію робочого процесу.

А що стосовно сектору 4: Неважливі та нетермінові?

Для мене це задачі, які не виконуються через потребу в допрацюванні: відсутність чіткого ТЗ, недостатня кількість вихідних даних тощо. Якщо завдання потрапило в 4 сектор, то значить вона не до кінця сформульована. Тому як тільки це завдання допрацьовується, воно потрапляє в один з інших трьох секторів.

Використання інструментів управління завданнями для побудови матриці Ейзенхауера

Worksection підвищує цінність матриці Ейзенхауера, забезпечуючи прямий підхід від категоризації завдань до дієвого управління. Комплексний набір інструментів гарантує, що завдання не лише класифікуються, але й ефективно керуються, узгоджуючи щоденні зусилля з довгостроковими цілями проєкту та особистими стратегіями продуктивності.

Дашборд Worksection

Сектор 1 матриці Ейзенхауера: Важливі та термінові

Завдання, які потребують негайної уваги. Сповіщення в реальному часі та відстеження термінів виконання в Worksection допомагають менеджерам швидко визначати, призначати та забезпечувати виконання цих важливих завдань.

Сектор 2 матриці Ейзенхауера: Важливо, але не терміново

Орієнтуючись на довгострокові цілі та проєкти, Worksection допомагає планувати ці завдання, встановлювати проміжні етапи та відстежувати прогрес, щоб забезпечити послідовне просування до загальних цілей.

Сектор 3 Матриці Ейзенхауера: Термінові, але не критичні

Ці завдання є терміновими, але менш важливими. Можливості делегування та інструменти комунікації Worksection допомагають ефективно керувати цими завданнями та не допустити, щоб вони заважали виконанню більш пріоритетних.

Сектор 4 матриці Ейзенхауера: Неважливі та нетермінові

Діяльність, яка приносить мінімальну користь. Аналітичні інструменти Worksection дозволяють менеджерам оцінити та мінімізувати час, витрачений на ці завдання, оптимізуючи робочий процес для більш ефективної діяльності.

Таким чином, завдяки поєднанню Worksection з діаграмою Ейзенхауера менеджери проєктів отримують вдосконалений метод визначення пріоритетності завдань і зосередження зусиль на тому, що дійсно має значення для успіху проєкту та професійної ефективності.

Висновки

У цьому дослідженні ми розглянули ефективну систему для визначення пріоритетів завдань і більш раціонального використання часу в рамках Матриці Ейзенхауера. Ось короткий підсумок і перспективний опис її ролі в управлінні проєктами:

Короткий зміст ключових аспектів

  • Терміновість проти важливості: Матриця Ейзенхауера розрізняє завдання на основі їх терміновості та важливості, забезпечуючи просту, але глибоку стратегію для визначення пріоритетів.
  • Секторний аналіз: Кожен з чотирьох секторів матриці Ейзенхауера представляє певну категорію завдань і допомагає визначити, чи потрібно їх виконувати, делегувати, планувати або вилучати.
  • Підвищення продуктивності: Використовуючи матрицю Ейзенхауера, фахівці можуть підвищити продуктивність, знизити рівень стресу і зосередитися на завданнях, які є дійсно важливими для досягнення їхніх цілей і бізнес-завдань.
  • Адаптивна структура: Хоча матриця Ейзенхауера сама по собі є потужним інструментом, її справжня сила полягає в її адаптивності. Її можна налаштувати відповідно до різних робочих процесів та інтегрувати з іншими інструментами та методологіями управління проєктами.
На закінчення, Матриця Ейзенхауера для керування часом є свідченням постійної актуальності чіткого, стратегічного визначення пріоритетів завдань для досягнення професійного та організаційного успіху. Оскільки інструменти та методології управління проєктами продовжують розвиватися, фундаментальні принципи Матриці Ейзенхауера залишатимуться актуальними та допомагатимуть професіоналам впевнено і чітко орієнтуватися в умовах складного сучасного робочого процесу.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Школа PM
Знайомство з OKR Objectives and Key Results, або коротко — OKR — це один з найпоширеніших інструментів в управлінні бізнес-процесами, і не дарма. Саме OKR допомагає встановити цілі для всієї команди,...
3 червня 2024   •   9 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂