Эйзенхауэр матрицасына кіріспе
Эйзенхауэр матрицасы уақытты басымдыққа қою және басқаруға арналған өзгертуші тәсілді ұсынады. Двайт Д. Эйзенхауэрдің принциптеріне негізделген бұл стратегиялық құрал тапсырмаларды жеделдік пен маңыздылығы бойынша санаттарға бөлу арқылы ұйымдастыруды жеңілдетеді, осылайша көп міндеттерді басқаруға арналған көбірек назарды және тиімді әдісті қамтамасыз етеді.
Көпфункциялы құрылым ретінде, Эйзенхауэр шешім матрицасы тек әдістемемен шектелмейді. Ол бүгінгі динамикалық жұмыс ортасында шешім қабылдауды жақсартуға арналған күшті механизмді қамтамасыз етеді. Бұл кәсіби мамандарға жедел орындауды қажет ететін міндеттерді анықтап, басымдық беруге мүмкіндік беретін навигациялық құрал болып табылады, сонымен қатар ұзақ мерзімді табыс үшін маңызды міндеттерге де қатысты.
Эйзенхауэр матрицасын түсіну
Эйзенхауэр матрицасының концепциясы мен түпнұсқасы
Бұл уақытты басқару құралы Двайт Д. Эйзенхауэрдің принциптерінен туындаған. Президенттік кезеңінде Эйзенхауэр тапсырмаларды басқарудағы ерекше қабілетімен танымал болды.
Эйзенхауэрдің басымдық матрицасы Эйзенхауэрдің принципіне негізделеді: “Маңызды нәрсе сирек жедел, ал жедел нәрсе сирек маңызды”. Тапсырмалардың және басымдықтардың табиғаты туралы бұл түсінік Эйзенхауэр матрицасының негізін қалыптастырады, оның құрылымы мен қолданылуын басқарады. Эйзенхауэрдің уақытты басқару әдісі тапсырмаларды жеделдік пен маңыздылығы бойынша төрт квадратқа бөле отырып, шешім қабылдауды жеңілдетеді.
Эйзенхауэр матрицасы төрт квадратқа бөлінеді, әрбіреуі нақты тапсырмалар санаты ретінде ұсынылады:
- Жедел және маңызды (Орындалу): Дереу назар аударуды қажет ететін тапсырмалар.
- Маңызды, бірақ жедел емес (Кестелеңіз): Ұзақ мерзімді табыс үшін өте маңызды, бірақ дереу әрекетті қажет етпейтін тапсырмалар.
- Жедел, бірақ маңызды емес (Бөлшектеу): Көп ұзамай орындалуы қажет, бірақ басқалармен орындалуы мүмкін тапсырмалар.
- Не жедел, не маңызды (Жою): Ешқандай немесе аз мән беретін тапсырмалар, олар кестеңізден жойылуы тиіс.
Жедел vs. Маңызды: Тапсырмалар басымдылығын айыру
Жеделдік пен мағынаның арасындағы айырманы түсіну эфективті Эйзенхауэр матрицасын қолдану үшін маңызды. Жеделдік жедел назар аударуды қажет ететін тапсырмаларды білдіреді, көп жағдайда басқа адамдардың қажеттіліктерін қанағаттандыру контекстінде. Ал маңыздылық ұзақ мерзімді мақсаттар мен құндылықтарға ықпал ететін тапсырмаларды білдіреді. Бұл айырмашылық кәсіби мамандарға уақыт пен ресурстарды тиімді бөлуді және нағыз маңызды нәрселерге назар аударуды қамтамасыз етеді.
Эйзенхауэр матрицасын қолдана отырып, кәсіби мамандар күнделікті тапсырмаларын жоғары айқындықпен жүргізе алады, күш-жігерін өз мақсаттары мен міндеттеріне әсер ететін әрекеттерге бағыттайды. Бұл стратегиялық тәсіл өнімділікті арттырумен қатар, теңгерімді, қанағаттандыратын кәсіби өмірдің даңғылын ашады.
Эйзенхауэр матрицасының төрт квадратына кіріспе
Квадрат 
: Жедел және маңызды (Орындалу)
Бұл Эйзенхауэр матрицасының квадратына жататын тапсырмалар жедел әрі маңызды. Олардың уақыт өте сезімтал табиғаты мен ағымдағы жобаларға немесе мақсаттарға елеулі ықпалына байланысты дереу назар аударуды қажет етеді. Мысалдарға дағдарыс менеджменті, мерзімі белгіленген тапсырмалар немесе дереу шешуді қажет ететін күтпеген мәселелер жатады.
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат I тапсырмаларымен жұмыс істеу стратегиялары:
- Басымдық беріңіз осы тапсырмаларды басқа барлық тапсырмалардан жоғары орындауға.
- Бұл тапсырмаларды тиімді орындау үшін үзіліссіз уақыт блоктарын ажыратыңыз.
- Назарды және өнімділікті сақтау үшін Помодоро әдісі сияқты уақытты басқару техникаларын қолданыңыз.
- Маңызды тапсырмалардың жеделге айналуын болдырмау үшін жобалардың жоспарын периодты түрде қарап, жұмыс барысын бақылаңыз, осылайша Квадрат I тапсырмаларының жиілігін төмендетіңіз.
Квадрат 
: Маңызды, бірақ жедел емес (Кестелеңіз)
Эйзенхауэр матрицасының квадраты II тапсырмалары маңызды, бірақ жедел емес. Бұл тапсырмалар ұзақ мерзімді мақсаттарға жетуде өте маңызды және стратегиялық жоспарлау, зерттеу және даму, немесе қарым-қатынас орнату сияқты міндеттерді қамтиды.
Эйзенхауэр уақытты басқаруды тиімді жоспарлау:
- Осы тапсырмалар үшін кестеңізде нақты уақыттарды белгілеңіз, осылайша олар қажетті назар алатынына кепілдік беріңіз.
- Осы тапсырмалар үшін жобаларды басқару құралдарын қолданып, ескертпелер мен мерзімдер орнатыңыз, осылайша олардың жеделдікке айналмауын қамтамасыз етіңіз.
- Ұзақ мерзімді жоспарларыңызды бұл тапсырмаларды қосу үшін қайта қарап, олардың стратегиялық мақсаттарыңызбен үйлесімде екеніне көз жеткізіңіз.
Квадрат 
: Жедел, бірақ маңызды емес (Бөлшектеу)
Бұл квадраттағы тапсырмалар жедел, бірақ сіздің мақсаттарыңыз үшін маңызды емес. Олар басқа біреудің мақсаттары үшін маңызды болуы мүмкін немесе олар дереу назар аударуды қажет етуі мүмкін, бірақ олар тікелей сіздің ұзақ мерзімді мақсаттарыңызға үлес қоспайды.
Делегация концепциялары:
- Эффективті түрде басқа команда мүшелері немесе сыртқы әріптестермен реттелетін тапсырмаларды анықтаңыз.
- Делегаттарды олардың дағдыларына, жүктемесіне және даму қажеттіліктеріне негізделген таңдаңыз.
- Тапсырманы сәтті орындау үшін ожидания, мерзімдер және кез келген қажетті фонды нақты баяндаңыз.
- Делегаттармен периодты түрде байланыс жасап, прогрессті бақылау және қажет болса қолдау көрсету.
Квадрат 
: Жедел емес және маңызды емес (Жою)
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат IV жедел және маңызды емес тапсырмаларды қамтиды. Бұл ұсақ-түйек құндылығы аз немесе мүлдем жоқ әрекеттер, олар өнімділікке кедергі келтіреді.
Қажетсіз тапсырмаларды жоюдың маңызы:
- Тапсырмалар тізіміңіздегі орындауларды периодты түрде қарап, оларды анықтап, жойыңыз.
- Стратегиялық мақсаттарыңызға сәйкес келмейтін немесе өнімділікке үлес қоспайтын тапсырмаларды орындауға тоқтаңыз.
- Бұл квадратты сүзгі ретінде пайдаланыңыз, жұмыс ағынындағы кедергілерді жою, Квадрат I және II тапсырмалары үшін орын мен энергияны босату.
Эйзенхауэр матрицасын пайдалана отырып, тапсырмаларды басымдыққа қою үшін практикалық кеңестер
Эйзенхауэр матрицасының практикалық кеңестерін енгізу арқылы, сіз тапсырмаларды басымдыққа қою дағдыларын одан әрі жетілдіре аласыз. Есіңізде болсын, сәтті тапсырмаларды басқарудың кілті тек қиын жұмыс істеу емес, ақылды жұмыс көрсету, және осы стратегиялар сізге дәл мұны жасауға арналған
Тапсырма менеджментінде түсіндік-кодтауды енгізу
Көрнекі белгі сигналдары тапсырма менеджментінің процесін едәуір жақсарта алады. Түсіндік-кодтау енгізу арқылы, сіз тапсырмалардың жеделдігін және маңыздылығын көз алдыңызда оңай анықтай аласыз. Эйзенхауэр матрицасының әр квадратынан белгілі бір түстер тағайындаңыз.
Мысалы:
— жедел және маңызды тапсырмалар үшін қызыл (Квадрат I);
— маңызды, бірақ жедел емес тапсырмалар үшін жасыл (Квадрат II); 
— жедел, бірақ маңызды емес тапсырмалар үшін сары (Квадрат III);
— жедел емес және маңызды емес тапсырмалар үшін көк (Квадрат IV).
Эйзенхауэр матрицасының квадратын оңай түсіндіріп, Worksection бағдарламасында белгілерді қолданып енгізіңіз:
Worksection белгілері
Бұл визуалды стратегия дегенге шұғыл назар аударуды қажет ететін және кестеленетін немесе бөлшендіру кезеңіне түсетін тапсырма идентификациясын жеңілдетеді.
Квадратта тапсырмалардың санын шектеу
Назар мен тиімділікті сақтау үшін, әр Эйзенхауэр матрицасының квадратына тапсырмалардың санын шектеу критикалық. Жүктелген квадрат шабуыл және өнімділікті төмендетуге әкелуі мүмкін. Әр квадратқа басқаруға болатын тапсырмалар санын мақсат етіңіз, идеалды мөлшері бес-жеті тапсырмадан аспауы тиіс. Бұл шектеу, әр тапсырманың нағыз басымдылығын бағалауға көмектеседі және тапсырмалар тізіміңізді қысқа әрі іс жүзінде жасауға мүмкіндік береді.
Сіз бұлжұмыс жүктемесін визуальды түрде Worksection-да Канбан көрінісінде:
Worksection Канбан
Жеке және кәсіби тапсырмалардың теңгерімін сақтау
Жеке және кәсіби тапсырмалардың теңгерімін сақтау тиімді тапсырмаларды басқару үшін маңызды. Тапсырмаларыңызды Эйзенхауэр боксының ішінде екі бөлек категорияға бөліңіз: жеке тапсырмалар мен кәсіби тапсырмалар.
Оларды бөлудің нәтижесінде, әрқайсысы жеткілікті назарды алады, бірі екіншісінің үстіне көтерілмейді. Бұл сондай-ақ, жұмыс пен өмір балансының жақсырақ жетістігіне, стрестің төмендеуіне әкеледі, өйткені жалпы өнімділікті арттырады.
Басымдылыққа дейін жою стратегиясы
Тапсырмаларды басымдыққа бөлер алдында жою стратегиясын қабылдаңыз. Тапсырмаларыңызды қарап шығыңыз. Мақсаттарыңызбен сәйкес келмейтін немесе өзекті болмай қалғандарын жойыңыз. Бұл қадам, тапсырмалар тізіміңіздің кішігірім заттармен тиісті назардан тайдырудан қорғайды, бұл нағыз маңызды нәрселерге назар аударуды жеңілдетеді.
Тізім қысқарғаннан кейін, қалған тапсырмаларды тиімдірек басымдыққа бөле аласыз және энергияңыз бен ресурстарыңызды шынында маңызды және жедел тапсырмаларға бағыттай аласыз.
Эйзенхауэр матрицасының практикалық мысалы
Компания N орта көлемді бағдарламалық жасақтаманы дамыту компаниясы болып табылады, қазіргі клиенттермен қолдау міндеттерін теңестіру қиындықтарымен бетпе-бет келуде. Эйзенхауэр матрицасы компанияның жобаларды басқару командасына осы жауапкершіліктерді тиімді басқаруға көмектесетін маңызды құрал болып келеді.
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат I: Орындалу
Компания N өз флагман өнімінің үлкен жаңартуын шығаруға дайын, бірақ маңызды бір қауіпсіздік осалдылығы ашылды. Бұл мәселені шешу жедел әрі маңызды, клиенттердің қауіпсіздігіне байланыс мәліметтерін қайта өңделіп отыру құқығын қамтамасыз етеді. Жобаның басқару тобы осы тапсырманы басымдыққа қойып, тез арада түзету үшін ресурстарды бөлді.
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат II: Кестелеңіз
Дереу ескерілетін мәселелермен бірге, топ жаңа ерекшеліктердің пікірлерін жинау үшін бірқатар клиенттермен байланыс сессияларын жоспарлауды қарастыруда. Бұл тапсырма ұзақ мерзімді өнім әзірлеу үшін маңызды, бірақ келесі шығарылым барысында жедел болмайды.Бұл Квадрат II-де орналастырылып, сессияларды келесі тоқсанда өткізу жоспарланған, дайындалу мен клиенттермен байланыс жасау үшін толық дайындық жасауға мүмкіндік береді.
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат III: Бөлшектеу
Шығарылым күні жақындаған сайын, ішкі мүдделі тараптардан тұрақты жобаның күйі бойынша жаңартуларға сұраныс артады. Уақытылы жаңартулар жедел, бірақ егжей-тегжейлі есептердің жасалуы жобаның менеджерлерінің жұмысының ең тиімді пайдалануы болмаса керек. Топ осы тапсырманы кіші жобаның координаторыға delegat етуді шешті, мүдделі тараптарды ақпараттандыру үшін ресурстарды маңызды жоба жұмысынан босатпай.
Эйзенхауэр матрицасының Квадрат IV: Жою
Сол уақытта, команда көптеген индустриялық вебинарларға және жалпы компания жиналыстарына шақырулар алады. Дегенмен, осы шақырулар ұзақ мерзімді құнды бере алады, олар қазіргі себеп бойынша маңызды емес. Дереу жобаның мақсаттарына назар аударуды қамтамасыз ету үшін команда осы шақыруларды сыпайы түрде қабылдамайды, бағаланып жүрген жобалық қызметтерге уақытты босатады.
Жедел және маңызды тапсырмалар арасында айырмашылық жасаған кезде, тиімді делегация, және кедергілерді жоюмен, топ жобаның табысы мен бизнес өсімі үшін маңызды нәрселерге назар аудара алады. Бұл тәсіл стратегиялық жоспарлау мен ресурстарды бөлуге қолғабыс жасап, сондай-ақ, жедел жобаларды сәтті орындауға көмектеседі.
Эйзенхауэр матрицасының қолданылуы:
Worksection-нің жағдайы
Эйзенхауэр матрицасын менеджерлердің күнделікті қолдануы үшін идеал құрал деп санаймын.
Владислав Радзиевский, CMO Worksection
Эйзенхауэр матрицасын жұмысыңызда қалай қолданасыз?
Мен Эйзенхауэр матрицасын күн сайын қолданамын. Мен үшін, бұл тапсырмаларды басымдыққа қою және делегациялау үшін негізгі құрал.
Оның қалай жұмыс істейтіндігі:
Тапсырма пайда болады, содан кейін мен оның маңыздылық деңгейін және мерзімін бағалаймын. Егер мен осы тапсырманы делегат ете алмасам, мен оны сектор #1, “Маңызды және жедел” ретінде қоямын. Мен осы аумақтағы тапсырмаларды өзім орындаймын және басқа барлық тапсырмаларды делегат етемін. Мен сондай-ақ, әдетте секторларда 1 және 4 тапсырмаларды сақтамауға тырысамын.
Бұл маған күніне 10 жаңа тапсырма жасауға мүмкіндік береді. Мен матрицаны пайдаланып, олардың нақты салмағын оңай талдай аламын, бұл жұмыс ағындарын ұйымдастыруды едәуір жеңілдетеді.
Ал сектор 4: Маңызды емес және жедел емес ше?
Мен үшін, бұлар жедел болмайтын тапсырмалар болып табылады, өйткені оларды айқындайтын талап жоқ: анық емес талаптар, жеткіліксіз деректер, т.б. Егер тапсырма 4 секторында болса, онда оның толық формализациясы жоқ. Бұл тапсырма аяқталғанда, ол басқа үш сектордың біріне түседі.
Тапсырма басқару құралдарын пайдалану
Эйзенхауэр матрицасын құру үшін
Worksection Эйзенхауэр матрицасының мәнін кеңейтеді тапсырмалардың категориясынан әрекет жасауға дейін тікелей тәсілмен. Оның толық функционалды құралдары, тапсырмаларды тек категориялау ғана емес, тиімді басқара отырып, күнделікті күш-жігеріңізді ұзақ мерзімді жобалық мақсаттар мен жеке өнімділік стратегияларыңызбен үйлестіретініне көз жеткізеді.
Worksection жобалық бақылау тақтасы
Эйзенхауэр матрицасы Квадрат 1: Маңызды және жедел
Дереу назар аударуды талап ететін тапсырмалар. Worksection-ның нақты уақыт жаналықтары мен мерзімдерді бақылау мүмкіндіктері, менеджерлерге осы маңызды тапсырмаларды тез анықтауға, тағайындауға және аяқтауға көмектеседі.
Эйзенхауэр матрицасы Квадрат 2: Маңызды, бірақ жедел емес
Ұзақ мерзімді мақсаттар мен жобаларға назар аударған Worksection, осы тапсырмаларды жоспарлауға, межелерді белгілеуге және жалпы мақсаттарға жетуді қамтамасыз ету үшін прогресті бақылауға көмектеседі.
Эйзенхауэр матрицасы Квадрат 3: Жедел, бірақ маңызды емес
Бұл тапсырмалар жедел, бірақ азырақ маңызды. Worksection-ның делегациялау мүмкіндіктері мен байланыс құралдары, осы тапсырмаларды тиімді басқаруға көмектеседі және үлкен приоритеттерден аса алмайды.
Эйзенхауэр матрицасы Квадрат 4: Маңызды емес және жедел емес
Әрекеттер, минимал мәнді береді. Worksection-нің аналитикалық құралдары менеджерлерге осы тапсырмаларға жұмсалатын уақытты бағалауға және азайтуға мүмкіндік береді, өнімділіктің артуына мүмкіншілік туғызады.
Қорытындысында, Worksection-нің Эйзенхауэр диаграммасымен интеграциясы жоба менеджерлеріне тапсырмаларды басымдыққа белгілеу және жобалардың табысы мен жеке тиімділікке нақты маңызды нәрселерге назар аударуға мүмкіндік беретін жетілдірілген әдіс ұсынады.
Қорытынды
Біз Эйзенхауэр матрицасын зерттеу арқылы тапсырмаларды басымдыққа қою және уақытты тиімді басқару үшін қуатты құрылым құрастырудың маңыздылығын қарастырдық. Міне, жылдам шолу және жобалық басқаруда оның рөлін болашақта қарастыру бойынша пікір:
Негізгі Сипаттамалардың Шолуы
- Жеделдік пен маңыздылық: Эйзенхауэр матрицасы тапсырмаларды жеделдік пен маңыздылығы бойынша айырады, бұл басымдылықты белгілеуге жеңіл, бірақ терең стратегияны береді.
- Квадратты талдауы: Эйзенхауэр матрицасының төрт квадраты әрбір тапсырма категориясын және тапсырмаларды аяқтау, бөлшектеу, кестеге қою немесе жою жөніндегі шешім қабылдауға жетекшілік етуде пайдаланылады.
- Жетілдірілген өнімділік: Эйзенхауэр матрицасын пайдалану арқылы кәсіби мамандар өнімділікті арттыра алады, стрессті азайтады, және нағыз маңызды мақсаттарына шоғырлануды қамтамасыз етеді.
- Кеңейтілген құрылым: Эйзенхауэр матрицасы өзінің күшінен тыс, өзінің басқалармен салыстыру мен клаға кірігуі. Ол әртүрлі жұмыс ағындарына сәйкес келетін етіп теңшеуші етіп, жобалық басқару құралдарымен интеграциялануға мүмкіндік береді.
Қорытындысында, Эйзенхауэр матрицасы уақытты басқару бойынша кәсіби және ұйымдық табысқа жету үшін анық, стратегиялық тапсырмаларды басымдыққа қоюдың тұрақтылық белгісі. Жобалық басқару құралдары мен әдістемелері дамып жатқанда, Эйзенхауэр матрицасының негізгі принциптері әлдеқашан өтімді болады және кәсіби мамандарға заманауи жұмыс орындарындағы қиынды жөнінде сенімді әрі айқын бағыт бере береді.