Стрімкий приріст клієнтів та нові масштабні проєкти, але прибуток не збільшується. Звучить знайомо? Тоді вам варто розібратись з тим, як перевести бізнес на погодинну оплату праці.
Коротко про проблему
Складно тримати все під контролем, коли ваш бізнес росте. Починається все з невеликої кількості проєктів за фіксовану плату. Далі ви закріплюєте свою позицію на ринку, у вас з’являються нові клієнти та складніші проєкти. Але як оцінити новий обсяг роботи?
В цьому і постає основна проблема: через нерозуміння того, як правильно оцінити обсяг роботи ви ризикуєте заробляти менше або навіть піти в мінус. Результатом стає усвідомлення бізнесом важливості рахувати робочі години, тобто мати чіткі та конкретні дані про витрату ресурсів та прибутку з них. І розв’язанням цієї проблеми є перехід на погодинну оплату праці.
Що таке погодинна оплата праці?
Погодинна оплата праці — це тип контрактування, де постачальник послуг отримує фіксовану плату за кожну годину роботи на основі затвердженої годинної тарифної ставки. Своєю чергою основний заробіток працівника у разі погодинної оплати праці визначається кількістю відпрацьованих годин.
Переваги погодинної форми оплати праці
- Більш точна оцінка вартості проєкту: відстеження часу надає реальні дані про те, скільки ресурсу ви витрачаєте на певний проєкт.
- Прибутковість проєкту: своєю чергою точна вартість допомагає розрахувати прибутковість проєкту завдяки порівнянню фактично витрачених годин з отриманим доходом. Та після оцінки надати пріоритет проєктам в сторону більш прибуткових.
- Прозорість для клієнтів: контроль часу дозволить вашим клієнтам бачити, куди йдуть їхні гроші та яка робота за них виконується.
- Управління навантаженням: завдяки почасовій оплаті праці ви можете коригувати будь-які відхилення від початкового навантаження команди.
Як перейти на погодинну форму оплати праці?
Розглянемо стандартний шлях бізнесу, який вирішив перейти на почасову оплату праці. Все починається з пошуку інструменту і, як правило, ним стає варіант таймшит-шаблону в Excel. Розглянемо, що відбувається далі за таких умов.
Проблема №1 — Супротив змінам в команді
Тайм-трекінг у випадку з Excel стає незручною надбудовою до вже сформованого робочого процесу. І якщо ви як керівник чітко розумієте користь подібного ускладнення, то працівники – ні. Правду кажучи, це зазвичай сприймають як недовіру і контроль.Тому вам варто налагодити комунікацію і пояснити, що ваша ціль не стежити за членами команди, а зрозуміти, які проєкти для компанії наразі є найбільш прибутковими.
Проблема №2 — Складно вибудувати звичку
Підлеглі зазвичай просто забувають вносити робочі години. Особливо якщо вони працюють в одному інструменті, а відстежують час в іншому.
Спочатку команда виходить на компроміс у вигляді запису робочих годин наприкінці робочого дня. Потім це може трансформуватись у щотижневе заповнення таблиці. Проблема в тому, що така звітність не даватиме вам точної інформації, адже вона буде заповнена орієнтовними даними і це лише ускладнить процес виставлення рахунків клієнтам.
Для уникнення цієї проблеми вам буде потрібен відповідальний (або декілька, в залежності від кількості людей в команді) для регулювання погодинної форми оплати праці, який буде контролювати ведення звітності і нагадуватиме колегам трекати час.
Проблема №3 — Відсутність точності даних
Вам як керівнику також важливо розуміти, скільки часу було витрачено на конкретну задачу. Але як це зробити, якщо робота ведеться в одному інструменті, а час відстежується в іншому, залишається загадкою.
В додаток до цього всі дані потрібно відстежувати та фільтрувати вручну, адже в Excel відсутня автоматизована звітність. Тому можливим рішенням для вас може стати зведена таблиця з показниками робочих годин кожного працівника.
Проблема №4 — Брак прозорої структури організації
В таблицю записувати час роботи над проєктом чи над окремим завданням, чи все одразу? Саме ці питання можуть виникнути у ваших підлеглих і фіксування робочого часу в Excel не дає конкретної відповіді на них.
Розв’язання проблеми може стати вбудований тайм-трекер в наявну систему для ведення роботи команд або пошук такої системи. Ми рекомендуємо пропустити традиційний етап зі створенням таблиць в Excel із тижневими таймшитами і одразу перейти до більш зручного інструменту – вбудованого тайм-трекеру Worksection.
Worksection допоможе вивести погодинну оплату праці на новий рівень, на відміну від таблиць в Excel або аналогічних рішень, які лише ускладнюють робочий процес.
Тайм-трекер Worksection
З тайм-трекером Worksection ви можете: встановити різні ставки для співробітників; бачити таймери задач, які зараз активні у ваших підлеглих; переглядати автоматично зібрану звітність та багато іншого. Розберімо тайм-трекер детальніше.
Worksection – не тільки тайм-трекер.
В нашій системі тайм-трекер є лише частиною функціоналу.
Worksection – це український сервіс для організації командної роботи. З нами ви можете не тільки відстежувати робочі години, а й ставити завдання, відстежувати терміни та переглядати загальну статистику проєкту – все в одному місці. Звучить чудово?
Worksection – це український сервіс для організації командної роботи. З нами ви можете не тільки відстежувати робочі години, а й ставити завдання, відстежувати терміни та переглядати загальну статистику проєкту – все в одному місці. Звучить чудово?
В порівнянні з таймшитами в Excel ми не є невиправданою надбудовою, а комплексною модернізацією робочого процесу.
Протестувати наш функціонал безкоштовно ви можете перейшовши за посиланням.
Структуроване відстежування робочих годин
Worksection має чітку структуру. Кожен напрям роботи формує проєкт, в якому зберігаються завдання, а вони своєю чергою діляться на підзавдання двох рівнів.
Запустити тайм-трекер можна під конкретну задачу, час відображатиметься у загальній звітності проєкту, що зручно для ваших підлеглих. Адже запуск таймера відбувається в один клік і немає потреби записувати щось додатково. Для вас же система збиратиме всі дані і подаватиме у формат звітності. Поки це win-win з обох боків, хіба ні?
Ще трохи про переваги тайм-трекеру Worksection:
— Видимість у реальному часі. Worksection забезпечує видимість проєкту в реальному часі та дозволяє керівнику проєктів відстежувати прогрес, виявляти проблеми та приймати на основі цього рішення.
— Контроль та моніторинг навантаження. Worksection допомагає керувати змінами обсягу роботи за допомогою чіткого відстеження завдань. Це забезпечує належне документування та керування додатковими запитами клієнтів. Тому випадку збільшення навантаження ви матимете змогу обґрунтування щодо зміни бюджету.
— Співпраця з клієнтами. Worksection дає можливість додати клієнта та відрегулювати видимість для нього, що забезпечує ефективну співпрацю та прозоре спілкування з клієнтами.
Також ми поділимось з вами неочевидними порадами для впровадження системи тайм-трекінгу під час переходу на погодинну оплату праці:
- Комунікація
Поясніть співробітникам, яка головна мета впровадження тайм-трекеру. Проведіть загальну нараду та обговоріть з підлеглими переваги погодинної форми оплати праці для компанії. Також зазначте, що керівництво готове йти на зустріч та розв’язувати проблеми інтеграції нового інструменту разом.
- Навчання та Відповідальний
Визначте відповідального за впровадження системи та організуйте коротке навчання для співробітників. У Worksection ми навчаємо клієнтів як на етапі знайомства з системою, так і після. Адже розуміємо, що амбітність та стрімкий розвиток зумовлює зміни в робочих процесах і ми з радістю готові допомогти адаптувати систему під ваші потреби.
- Мотивація
На перших етапах можна ввести систему бонусів для тих працівників, хто регулярно і правильно трекає свій час, переходячи на погодинно-преміальну систему оплати праці. Це підвищить мотивацію працівників і допоможе впровадити використання інструмента набагато швидше.
Тестуйте переваги використання тайм-трекеру Worksection вже зараз абсолютно безкоштовно!