WORKSECTION

Zadania i komunikacja

Zadania

Zada­nia mogą być struk­tu­ry­zowane na 3 poziomach (zadanie, podzadanie poziom 1, podzadanie poziom 2), a każde zadanie może mieć również pola wyboru ☑️ do odzwier­ciedle­nia drob­nych dzi­ałań. Wszys­tkie zada­nia mają wbu­dowany czat do wymi­any wiado­moś­ci, plików i linków między członka­mi zespołu.

Zada­nia nie mogą ist­nieć osob­no od projektów.

Po utworze­niu pro­jek­tu, musi on być wypełniony zada­ni­a­mi. Dodaj nowe zadanie, klika­jąc przy­cisk “+”, sekc­ja “Nowe zadanie”:




W następ­nym oknie wypełnij główne pola:



  1. Wypełnij nazwę zada­nia

    Zale­camy stosowanie 5 zasad SMART przy tworze­niu nazwy zadania

    Wskazówka: zale­camy nazy­wanie pro­jek­tów i zadań zgod­nie z tą samą logiką za każdym razem, aby każdy menedżer lub pra­cown­ik mógł szy­bko zrozu­mieć nowy projekt.
  2. Pri­o­ry­te­tuj znacze­nie zada­nia

    Możesz wybrać poziom pri­o­ry­te­tu od 1 do 10 (najwyższy poziom). Pon­ad­to ist­nieje pri­o­ry­tet “0”, który moż­na trak­tować jako wstrzymanie.
  3. Wybierz osobę odpowiedzial­ną

    Tylko jeden uczest­nik może być Wykon­aw­cą zada­nia. Jeśli chcesz mieć kilku odpowiedzial­nych, podziel zadanie na podzada­nia i przyp­isz odpowiedzial­nych do każdego z nich odpowiednio.
  4. Dodaj sta­tus i etyki­etę do zada­nia

    Etyki­ety i sta­tusy są potrzeb­ne, aby ułatwić pracę z dużą liczbą zadań. Możesz tworzyć dos­tosowane etyki­ety dla swo­jego kon­ta. Zobacz przykłady, jak nasi klien­ci uży­wa­ją etyki­et w naszym blogu.
  5. Ustal ter­miny

    Zadanie może mieć następu­jące terminy:

    bez daty koń­cowej: zadanie nie ma określonych dat rozpoczę­cia i zakończenia;
    data zakończenia (ter­min): na przykład piątek, 13 lutego;
    daty rozpoczę­cia i zakończenia: na przykład rozpoczę­cie 23, a zakończe­nie 27;

    Możesz również dodać cyk­liczność zada­nia: na przykład, “Raport miesięczny co piątek nowego miesiąca”.
  6. Plan

    Na początku możesz to pom­inąć. Jest to wstęp­ny plan doty­czą­cy tego, ile cza­su i zasobów finan­sowych jest oczeki­wanych na to zadanie.
  7. Opisz zadanie

    W tym polu możesz dodać opis (wiki) zada­nia lub wszelkie przy­datne infor­ma­c­je dla wszys­t­kich uczest­ników, a także dodać niezbędne pli­ki i dokumenty.
  8. Zapisz uczest­ników, aby otrzymy­wali powiadomienia o zada­niu

    Uczest­ni­cy, których zapiszesz do tego zada­nia, będą powiadami­ani o różnych dzi­ała­ni­ach w zada­niu, takich jak zmi­ana ter­minu czy dodawanie nowego komen­tarza. Zale­camy zapisy­wanie powiadomień tylko dla tych pra­cown­ików, którzy fak­ty­cznie pracu­ją nad tym zadaniem.
  9. Ogranicz widoczność, jeśli to konieczne

    Możesz uczynić zadanie “widocznym” tylko dla określonych osób, na przykład, aby “ukryć zadanie przed klien­tem.” Domyśl­nie cały zespół pro­jek­towy widzi wszys­tkie zada­nia projektowe.

Jeśli potrze­bu­jesz dodać więcej niż jed­no zadanie naraz, użyj grupy zadań do stworzenia:



Możesz sko­pi­ować nazwy zadań z arkusza Excel i wkleić je do tych pól, lub impor­tować zada­nia wraz z ich ter­mi­na­mi, opisa­mi i inny­mi infor­ma­c­ja­mi bezpośred­nio z pliku Excel!

Wskazówka: Uczyń zadanie najwyższego poziomu czymś, co z pewnoś­cią przy­bliży Cię do zakończenia pro­jek­tu. A wszys­tkie mniejsze i pośred­nie kro­ki przek­sz­tałć w podzada­nia lub listy kontrolne.

Listy zadań

Pro­jekt wypełniony zada­ni­a­mi będzie wyglą­dać tak:



  1. nazwa zada­nia
  2. poziom pri­o­ry­te­tu
  3. wykon­aw­ca
  4. ter­min
  5. postęp w zada­niu (oraz sto­sunek rzeczy­wistych i planowanych kosztów)
  6. pan­el filtrów
  7. wyszuki­wanie

Sys­tem ma różne wbu­dowane fil­try, które poma­ga­ją w codzi­en­nej pra­cy. W razie potrze­by możesz stworzyć własne. Na przykład możesz fil­trować wszys­tkie zada­nia o wysokim poziomie pri­o­ry­te­tu i oznaczyć je jako “do wery­fikacji”. Następ­nie zapisz wynikową listę do “zakładek” dla szy­bkiego dostępu.

Jak każ­da lista w Work­sec­tion, może być eksportowana do Excela.



Uwa­ga. Jeśli jesteś na poziomie “pro­jek­tu”, widzisz tylko zada­nia i uczest­ników tego pro­jek­tu. Jeśli wró­cisz do poziomu “kon­ta”, zobaczysz wszys­tkie zada­nia wszys­t­kich pro­jek­tów w jed­nej liś­cie oraz wszys­t­kich pracowników.

Możesz także przełączyć się na widok zadań “Według ludzi”, jak pokazano na zrzu­cie ekranu poniżej:



Widok zadań “Według ludzi” wyświ­et­la kartę danej oso­by oraz przyp­isane do niej zada­nia. Na tej stron­ie możesz zobaczyć wszys­tkie zada­nia swoich pracowników.

Możesz także fil­trować zada­nia według sta­tusu / etyki­ety lub zobaczyć obciąże­nie każdego pra­cown­i­ka, na przykład za tydzień, ustaw­ia­jąc odpowied­ni para­metr w fil­trze “Ter­miny”. Możesz również prze­ciągnąć zadanie od jed­nego uczest­ni­ka pro­jek­tu do drugiego.

Czat i komunikacja w zadaniach

Szy­b­ka wymi­ana infor­ma­cji i wiado­moś­ci pozwala przyspieszyć pracę, szy­bko dostar­czać infor­ma­c­je do zespołu i trzy­mać je w jed­nym miejscu.

W Work­sec­tion, każde zadanie ma osob­ny czat, co umożliwia:

  • wymi­anę wiadomości;
  • dodawanie niezbęd­nych plików i linków;
  • bezpośred­nie zwracanie się do kolegów;
  • reagowanie na wiadomości.



Po napisa­niu komen­tarza następu­ją­cy koledzy otrzy­ma­ją powiadomie­nie: autor zada­nia, wykon­aw­ca zada­nia oraz wszyscy sub­skry­ben­ci zadania.

W komu­nikacji doty­czącej zada­nia częs­to zdarza­ją się sytu­acje, gdy wystar­czy powiedzieć krótko: “Podo­ba mi się”, “Zro­bione — sprawdź”, “Tak, patrz” lub po pros­tu — “Tak”. Moż­na to łat­wo zro­bić za pomocą różnych reakcji (emotikony).


Czym jest Worksection?

. . . .

Zespoły i projekty

. . . .

Powiadomienia i ustawienia

. . . .

Narzędzia

. . . .

Wdrażanie

. . . .