WORKSECTION

Compiti e comunicazione

Compiti

Le attiv­ità pos­sono essere strut­turate su 3 liv­el­li (attiv­ità, sot­toat­tiv­ità liv­el­lo 1, sot­toat­tiv­ità liv­el­lo 2), e ogni attiv­ità può avere caselle di con­trol­lo ☑️ per riflet­tere azioni minori. Tutte le attiv­ità dispon­gono di una chat inte­gra­ta per scam­biare mes­sag­gi, file e link tra i mem­bri del team.

Le attiv­ità non pos­sono esistere sep­a­rata­mente dai progetti.

Dopo aver cre­ato un prog­et­to, deve essere riem­pi­to con attiv­ità. Aggiun­gi una nuo­va attiv­ità facen­do clic sul pul­sante “+”, sezione “Nuo­va attiv­ità”:




Nel­la fines­tra suc­ces­si­va, com­pi­la i campi principali:



  1. Com­pi­la il nome del­l’at­tiv­ità

    Con­sigliamo di uti­liz­zare 5 prin­cipi SMART quan­do si crea il nome di un’attività

    Con­siglio: con­sigliamo di nom­inare prog­et­ti e attiv­ità seguen­do sem­pre la stes­sa log­i­ca, in modo che qual­si­asi man­ag­er o dipen­dente pos­sa com­pren­dere rap­i­da­mente il nuo­vo progetto.
  2. Sta­bilis­ci l’im­por­tan­za del­l’at­tiv­ità

    Puoi scegliere un liv­el­lo di pri­or­ità da 1 a 10 (liv­el­lo più alto). Inoltre, esiste la pri­or­ità “0”, che può essere con­sid­er­a­ta come una pausa.
  3. Seleziona la per­sona respon­s­abile

    Solo un parte­ci­pante può essere un Esec­u­ti­vo per l’at­tiv­ità. Se desideri avere più per­sone respon­s­abili, sud­di­vi­di l’at­tiv­ità in sot­toat­tiv­ità e asseg­na le per­sone respon­s­abili a cias­cu­na di esse di conseguenza.
  4. Aggiun­gi uno sta­to e un’etichet­ta all’at­tiv­ità

    Le etichette e gli sta­ti sono nec­es­sari per sem­pli­fi­care il lavoro con un numero ele­va­to di attiv­ità. Puoi creare etichette per­son­al­iz­zate per il tuo account. Vedi esem­pi di come i nos­tri cli­en­ti uti­liz­zano le etichette nel nos­tro blog.
  5. Impos­ta le sca­den­ze

    L’at­tiv­ità può avere i seguen­ti termini:

    sen­za una data di sca­den­za: l’at­tiv­ità non ha date di inizio e fine specifiche;
    data di com­ple­ta­men­to (sca­den­za): ad esem­pio, ven­erdì 13 febbraio;
    date di inizio e fine: ad esem­pio, inizio il 23 e fine il 27;

    Puoi anche aggiun­gere una ricor­ren­za del­l’at­tiv­ità: ad esem­pio, “Report men­sile ogni ven­erdì del nuo­vo mese”.
  6. Piani­fi­ca

    All’inizio, puoi saltar­lo. Questo è un piano iniziale su quan­to tem­po e risorse finanziarie sono pre­visti per ques­ta attività.
  7. Descrivi l’at­tiv­ità

    In questo cam­po puoi aggiun­gere una descrizione (wiki) del­l’at­tiv­ità o qual­si­asi infor­mazione utile per tut­ti i parte­ci­pan­ti, e aggiun­gere file e doc­u­men­ti necessari.
  8. Reg­is­trare i parte­ci­pan­ti per rice­vere noti­fiche per l’at­tiv­ità

    I parte­ci­pan­ti che reg­istri per ques­ta attiv­ità saran­no noti­fi­cati di diverse azioni nel­l’at­tiv­ità, come la mod­i­fi­ca del­la sca­den­za o l’ag­giun­ta di un nuo­vo com­men­to. Rac­co­man­di­amo di iscri­vere le noti­fiche solo a quegli imp­ie­gati che stan­no real­mente lavo­ran­do su ques­ta attività.
  9. Lim­itare la vis­i­bil­ità se nec­es­sario

    Puoi ren­dere l’at­tiv­ità “vis­i­bile” solo a deter­mi­nate per­sone, ad esem­pio, per “nascon­dere l’at­tiv­ità dal cliente.” Per impostazione pre­defini­ta, l’in­tero team di prog­et­to vede tutte le attiv­ità del progetto.

Se hai bisog­no di aggiun­gere più di un’at­tiv­ità alla vol­ta, uti­liz­za la creazione di Grup­pi di attiv­ità:



Puoi copi­are i nomi delle attiv­ità dal foglio di cal­co­lo Excel e incol­lar­li in questi campi, oppure importare le attiv­ità insieme ai loro ter­mi­ni, descrizioni e altre infor­mazioni diret­ta­mente dal file Excel!

Con­siglio: Fai in modo che l’at­tiv­ità di liv­el­lo supe­ri­ore sia qual­cosa che ti avvic­i­na garan­ti­to al com­ple­ta­men­to del prog­et­to. E tut­ti i pas­sag­gi più pic­coli e inter­me­di si trasfor­mano in sot­toat­tiv­ità o checklist.

Elenco delle attività

Il prog­et­to com­pi­la­to con le attiv­ità apparirà così:



  1. nome del­l’at­tiv­ità
  2. liv­el­lo di priorità
  3. ese­cu­tore
  4. sca­den­za
  5. avan­za­men­to sul­l’at­tiv­ità (e il rap­por­to tra costi effet­tivi e pianificati)
  6. pan­nel­lo filtri
  7. ricer­ca

Il sis­tema ha vari fil­tri inte­grati che aiu­tano nel tuo lavoro quo­tid­i­ano. Se nec­es­sario, puoi crearne di tuoi. Ad esem­pio, puoi fil­trare tutte le attiv­ità con un alto liv­el­lo di pri­or­ità e etichet­tar­le come “per ver­i­fi­ca”. Poi sal­va l’e­len­co risul­tante nei “prefer­i­ti” per un acces­so rapido.

Come ogni elen­co in Work­sec­tion, può essere esporta­to in Excel.



Nota. Se sei a liv­el­lo “prog­et­to”, vedrai solo le attiv­ità e i parte­ci­pan­ti di questo prog­et­to. Se torni a liv­el­lo “account”, vedrai tutte le attiv­ità di tut­ti i prog­et­ti in un uni­co elen­co e tut­ti i dipendenti.

Puoi anche pas­sare alla visu­al­iz­zazione del­l’at­tiv­ità “Per Per­sone” come mostra­to nel­lo screen­shot qui sotto:



La visu­al­iz­zazione delle attiv­ità “Per per­sone” mostra la sche­da del­la per­sona e le attiv­ità asseg­nate a lei/lui. In ques­ta pag­i­na puoi vedere tutte le attiv­ità dei tuoi dipendenti.

Puoi anche fil­trare le attiv­ità per sta­to / etichet­ta o visu­al­iz­zare il cari­co di lavoro di cias­cun dipen­dente, ad esem­pio, per una set­ti­mana, impo­stan­do il para­metro appro­pri­a­to nel fil­tro “Sca­den­ze”. Puoi anche trascinare un’at­tiv­ità da un parte­ci­pante del prog­et­to a un altro.

Chat e comunicazione nelle attività

Il rapi­do scam­bio di infor­mazioni e mes­sag­gi ti per­me­tte di accel­er­are il lavoro, fornire rap­i­da­mente infor­mazioni al team e ten­er­le in un uni­co posto.

In Work­sec­tion, ogni task ha una chat sep­a­ra­ta, che con­sente le seguen­ti azioni:

  • scam­biare messaggi;
  • aggiun­gere file e link necessari;
  • riv­ol­ger­si diret­ta­mente ai colleghi;
  • rea­gire al messaggio.



Dopo aver scrit­to un com­men­to, i seguen­ti col­leghi ricev­er­an­no una noti­fi­ca: l’au­tore del task, l’ese­cu­tore del task e tut­ti gli iscrit­ti al task.

Nel­la comu­ni­cazione sul task, ci sono spes­so situ­azioni in cui è suf­fi­ciente dire breve­mente: “Mi piace”, “Fat­to — con­trol­la”, “Sì, guar­da” o sem­plice­mente — “Sì”. È facile far­lo usan­do diverse reazioni (emo­ji).


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