WORKSECTION

Tarefas e comunicação

Tarefas

Tare­fas podem ser estru­tu­radas em 3 níveis (tare­fa, subtare­fa nív­el 1, subtare­fa nív­el 2), e tam­bém cada tare­fa pode ter caixas de seleção ☑️ para refle­tir ações menores. Todas as tare­fas têm um chat inte­gra­do para tro­ca de men­sagens, arquiv­os e links entre os mem­bros da equipe.

As tare­fas não podem exi­s­tir sep­a­rada­mente dos projetos.

Após cri­ar um pro­je­to, ele deve ser preenchi­do com tare­fas. Adi­cione uma nova tare­fa cli­can­do no botão “+”, seção “Nova tare­fa”:




Na próx­i­ma janela, preen­cha os cam­pos principais:



  1. Preen­cha o nome da tare­fa

    Recomen­damos usar 5 princí­pios SMART ao cri­ar um nome de tarefa

    Dica: recomen­damos nomear pro­je­tos e tare­fas seguin­do a mes­ma lóg­i­ca toda vez, para que qual­quer ger­ente ou fun­cionário pos­sa enten­der rap­i­da­mente o novo projeto.
  2. Pri­or­ize a importân­cia da tare­fa

    Você pode escol­her um nív­el de pri­or­i­dade de 1 a 10 (nív­el mais alto). Além dis­so, existe a pri­or­i­dade “0”, que pode ser trata­da como uma pausa.
  3. Sele­cione a pes­soa respon­sáv­el

    Somente um par­tic­i­pante pode ser o Exec­u­ti­vo da tare­fa. Se você quis­er ter várias pes­soas respon­sáveis, divi­da a tare­fa em subtare­fas e atribua os respon­sáveis a cada uma delas con­forme necessário.
  4. Adi­cione um sta­tus e uma eti­que­ta à tare­fa

    Eti­que­tas e sta­tus­es são necessários para facil­i­tar o tra­bal­ho com um grande número de tare­fas. Você pode cri­ar eti­que­tas per­son­al­izadas para sua con­ta. Veja exem­p­los de como nos­sos clientes usam eti­que­tas em nos­so blog.
  5. Defi­na pra­zos

    A tare­fa pode ter os seguintes termos:

    sem data de venci­men­to: a tare­fa não tem datas de iní­cio e tér­mi­no específicas;
    data de con­clusão (pra­zo): por exem­p­lo, sex­ta-feira, 13 de fevereiro;
    datas de iní­cio e tér­mi­no: por exem­p­lo, começar no dia 23 e ter­mi­nar no dia 27;

    Você tam­bém pode adi­cionar uma recor­rên­cia da tare­fa: por exem­p­lo, “Relatório men­sal toda sex­ta-feira do novo mês”.
  6. Plane­je

    No iní­cio, você pode pular esta eta­pa. Este é um plano ini­cial de quan­to tem­po e recur­sos finan­ceiros são esper­a­dos para essa tarefa.
  7. Descre­va a tare­fa

    Neste cam­po, você pode adi­cionar uma descrição (wiki) da tare­fa ou qual­quer infor­mação útil para todos os par­tic­i­pantes, e adi­cionar arquiv­os e doc­u­men­tos necessários.
  8. Inscre­va os par­tic­i­pantes para rece­ber noti­fi­cações sobre a tare­fa

    Os par­tic­i­pantes que você inscr­ev­er para esta tare­fa serão noti­fi­ca­dos sobre difer­entes ações na tare­fa, como a mudança do pra­zo ou a adição de um novo comen­tário. Recomen­damos inscr­ev­er noti­fi­cações ape­nas para aque­les fun­cionários que estão real­mente tra­bal­han­do nes­ta tarefa.
  9. Restrin­ja a vis­i­bil­i­dade, se necessário

    Você pode tornar a tare­fa “visív­el” ape­nas para cer­tas pes­soas, por exem­p­lo, para “ocul­tar a tare­fa do cliente.” Por padrão, toda a equipe do pro­je­to vê todas as tare­fas do projeto.

Se você pre­cis­ar adi­cionar mais de uma tare­fa ao mes­mo tem­po, use a cri­ação de Grupo de tare­fas:



Você pode copi­ar os nomes das tare­fas da planil­ha do Excel e colá-los ness­es cam­pos, ou impor­tar as tare­fas jun­to com seus pra­zos, descrições e out­ras infor­mações dire­ta­mente do arqui­vo do Excel!

Dica: Faça da tare­fa de nív­el supe­ri­or algo que garan­ta que você se aprox­ime da con­clusão do pro­je­to. E todos os pas­sos menores e inter­mediários se tor­nam subtare­fas ou lis­tas de verificação.

Listas de tarefas

O pro­je­to preenchi­do com tare­fas ficará assim:



  1. nome da tarefa
  2. nív­el de prioridade
  3. exec­u­ti­vo
  4. pra­zo
  5. pro­gres­so na tare­fa (e a relação entre cus­tos reais e planejados)
  6. painel de filtros
  7. bus­ca

O sis­tema pos­sui vários fil­tros embu­ti­dos que aju­dam no seu tra­bal­ho diário. Se necessário, você pode cri­ar os seus próprios. Por exem­p­lo, você pode fil­trar todas as tare­fas com um nív­el de pri­or­i­dade alto e mar­cá-las como “para ver­i­fi­cação”. Em segui­da, salve a lista resul­tante em “favoritos” para aces­so rápido.

Como qual­quer lista no Work­sec­tion, ela pode ser expor­ta­da para Excel.



Nota. Se você está no nív­el “pro­je­to”, você vê ape­nas as tare­fas e par­tic­i­pantes deste pro­je­to. Se você voltar ao nív­el “con­ta”, verá todas as tare­fas de todos os pro­je­tos em uma lista e todos os funcionários.

Você tam­bém pode alternar para a visu­al­iza­ção de tare­fas “Por Pes­soas” como mostra­do na cap­tura de tela abaixo:



A visu­al­iza­ção de tare­fas “Por pes­soas” exibe o cartão da pes­soa e as tare­fas atribuí­das a ela. Nes­ta pági­na você pode ver todas as tare­fas dos seus funcionários.

Você tam­bém pode fil­trar tare­fas por sta­tus / eti­que­ta ou visu­alizar a car­ga de tra­bal­ho de cada fun­cionário, por exem­p­lo, por uma sem­ana, definin­do o parâmetro apro­pri­a­do no fil­tro “Pra­zo”. Você tam­bém pode arras­tar uma tare­fa de um par­tic­i­pante do pro­je­to para outro.

Bate-papo e comunicação em tarefas

O rápi­do inter­cam­bio de infor­mações e men­sagens per­mite que você acelere o tra­bal­ho, entregue rap­i­da­mente infor­mações para a equipe e man­ten­ha tudo em um só lugar.

No Work­sec­tion, cada tare­fa pos­sui um chat sep­a­ra­do, o que per­mite o seguinte:

  • tro­car mensagens;
  • adi­cionar arquiv­os e links necessários;
  • endereçar cole­gas diretamente;
  • rea­gir à mensagem.



Após você escr­ev­er um comen­tário, os seguintes cole­gas rece­berão uma noti­fi­cação: o autor da tare­fa, o respon­sáv­el pela tare­fa e todos os assi­nantes da tarefa.

Na comu­ni­cação sobre a tare­fa, muitas vezes surgem situ­ações em que é sufi­ciente diz­er breve­mente: “Gostei”, “Feito — ver­i­fique”, “É isso mes­mo, veja” ou ape­nas — “Sim”. Isso é fácil de faz­er usan­do difer­entes reações (emo­ji).


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