Minhas tarefas
Uma lista de todas as suas tarefas está disponível no menu superior direito, na seção Minhas Tarefas:
Tarefas e comunicação
Criando tarefas
As tarefas podem ser divididas em 3 níveis (tarefa, subtarefa nível 1, subtarefa nível 2) e também possuem caixas de seleção ☑️ para ações menores. Todas as tarefas têm um chat integrado para troca de mensagens, arquivos e links entre os membros da equipe.
Um funcionário com o papel de usuário deve primeiro ser convidado para o projeto apropriado para que ele/ela possa criar tarefas para si mesmo/a e para os outros. As tarefas não podem existir separadamente dos projetos.
Para adicionar uma nova tarefa, pressione o botão “+” e selecione “Nova tarefa”:
Na próxima janela, preencha os campos principais:
- Preencha o nome da tarefaRecomendamos usar 5 princípios SMART ao criar o nome de uma tarefaDica: recomendamos nomear projetos e tarefas seguindo a mesma lógica sempre, para que qualquer gerente ou funcionário possa entender rapidamente o novo projeto.
- Priorize a importância da tarefa
Você pode escolher um nível de prioridade de 1 a 10 (nível mais alto). Além disso, existe a prioridade “0”, que pode ser tratada como uma pausa. - Selecione a pessoa responsável
Apenas um participante pode ser o Executivo da tarefa. Se você quiser ter várias pessoas responsáveis, divida a tarefa em subtarefas e atribua as pessoas responsáveis a cada uma delas, de acordo. - Adicione um status e um rótulo à tarefa
Rótulos e status são necessários para facilitar o trabalho com um grande número de tarefas. Você pode criar rótulos personalizados para sua conta. Veja exemplos de como nossos clientes usam rótulos em nosso blog. - Defina prazosA tarefa pode ter os seguintes prazos:sem data de vencimento: a tarefa não tem datas de início e término específicas;data de conclusão (prazo): por exemplo, sexta-feira, 13 de fevereiro;datas de início e término: por exemplo, iniciar no dia 23 e terminar no dia 27;Você também pode adicionar uma recorrência da tarefa: por exemplo, “Relatório mensal toda sexta-feira do novo mês”.
- Planejar
No início, você pode pular esta etapa. Este é um plano inicial de quanto tempo e recursos financeiros são esperados para esta tarefa. - Descreva a tarefa
Neste campo você pode adicionar uma descrição (wiki) da tarefa ou qualquer informação útil para todos os participantes, e adicionar arquivos e documentos necessários. - Inscreva os participantes para receber notificações sobre a tarefa
Os participantes que você inscrever para esta tarefa serão notificados sobre diferentes ações na tarefa, como alteração do prazo ou adição de um novo comentário. Recomendamos inscrever notificações apenas para aqueles funcionários que realmente estão trabalhando nesta tarefa. - Restringir visibilidade, se necessário
Você pode tornar a tarefa “visível” apenas para certas pessoas, por exemplo, para “ocultar a tarefa do cliente.” Por padrão, toda a equipe do projeto vê todas as tarefas do projeto.
Se você precisa adicionar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, use a criação de Grupos de tarefas:
Você pode copiar os nomes das tarefas da planilha do Excel e colá-los neste campo, ou importar todas as tarefas completamente com prazos, descrições e outras informações diretamente do arquivo Excel!
Dica: Faça a tarefa de nível superior algo que garanta que você se aproxime do todo do projeto. E todos os passos menores e intermediários tornam-se subtarefas ou listas de verificação.
Listas de tarefas
O projeto preenchido de tarefas ficará assim:
- nome da tarefa
- nível de prioridade
- executivo
- prazo
- progresso na tarefa (e a relação entre os custos reais e planejados)
- painel de filtros
- pesquisar
O sistema possui diversos filtros integrados que ajudam no trabalho diário. Se necessário, você pode criar os seus próprios. Por exemplo, você pode filtrar todas as tarefas com um nível de prioridade alto e marcá-las como “para verificação”. Em seguida, salve a lista resultante em “favoritos” para acesso rápido.
Como qualquer lista no Worksection, ela pode ser exportada para Excel.
Nota. Quando você está “no nível do projeto”, você vê apenas as tarefas e os participantes deste projeto. Se você voltar ao “nível da conta”, verá todas as tarefas de todos os projetos em uma lista e todos os funcionários.
Você também pode alternar para a lista de tarefas “Pelas Pessoas”, por exemplo:
A lista de tarefas classificada “Pelas pessoas” exibe o cartão da pessoa e as tarefas atribuídas a ela (nas quais ela é responsável). Nesta página, você pode ver todas as tarefas dos seus funcionários.
Você também pode filtrar as tarefas por status / etiqueta ou visualizar a carga de trabalho do funcionário, por exemplo, para uma semana, definindo o parâmetro apropriado no filtro “Prazos”. Você também pode arrastar uma tarefa de um participante do projeto para outro.
Bate-papo e comunicação em tarefas
A rápida troca de informações e mensagens permite que você acelere o trabalho, transmita informações rapidamente para a equipe e mantenha tudo em um só lugar.
No Worksection, cada tarefa tem um chat separado, que permite o seguinte:
- trocar mensagens;
- adicionar os arquivos e links necessários;
- endereçar colegas diretamente;
- reagir à mensagem.
Depois que você escreve um comentário, os seguintes colegas receberão uma mensagem sobre isso: o autor da tarefa, o executor da tarefa e todos os assinantes da tarefa.
Na comunicação sobre a tarefa, frequentemente há situações em que é suficiente dizer brevemente: “Gosto”, “Feito — verifique”, “É, veja” ou simplesmente — “É”. Isso é fácil de fazer usando diferentes reações (emoji).
