Meine Aufgaben
Eine Liste aller Ihrer Aufgaben finden Sie im oberen rechten Menü, im Abschnitt Meine Aufgaben:
Aufgaben und Kommunikation
Aufgaben erstellen
Aufgaben können in 3 Ebenen unterteilt werden (Aufgabe, Unteraufgabe Ebene 1, Unteraufgabe Ebene 2) und verfügen außerdem über Kontrollkästchen ☑️ für kleinere Aktionen. Alle Aufgaben verfügen über einen integrierten Chat zum Austausch von Nachrichten, Dateien und Links zwischen Teammitgliedern.
Ein Mitarbeiter mit der Benutzer rolle muss zuerst zum entsprechenden Projekt eingeladen werden, damit er/sie Aufgaben für sich selbst und andere erstellen kann. Aufgaben können nicht unabhängig von Projekten existieren.
Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, drücken Sie die “+”-Taste und wählen Sie “Neue Aufgabe”:
Im nächsten Fenster füllen Sie die Hauptfelder aus:
- Geben Sie den Namen der Aufgabe einWir empfehlen, beim Erstellen eines Aufgabennamens 5 SMART-Prinzipien zu verwendenTip: Wir empfehlen, Projekte und Aufgaben jedes Mal nach der gleichen Logik zu benennen, damit jeder Manager oder Mitarbeiter das neue Projekt schnell verstehen kann.
- Priorisieren Sie die Wichtigkeit der Aufgabe
Sie können eine Prioritätsstufe von 1 bis 10 (höchste Stufe) wählen. Zusätzlich gibt es die Priorität „0“, die als Pause betrachtet werden kann. - Wählen Sie die verantwortliche Person aus
Nur ein Teilnehmer kann für die Aufgabe verantwortlich sein. Wenn Sie mehrere verantwortliche Personen haben möchten, teilen Sie die Aufgabe in Unteraufgaben auf und weisen Sie den verantwortlichen Personen jeweils die entsprechenden Unteraufgaben zu. - Fügen Sie einen Status und ein Etikett zur Aufgabe hinzu
Tags und Status sind notwendig, um die Arbeit mit einer großen Anzahl von Aufgaben zu erleichtern. Sie können benutzerdefinierte Tags für Ihr Konto erstellen. Sehen Sie sich Beispiele an, wie unsere Kunden Tags in unserem Blog verwenden. - Setzen Sie FristenDie Aufgabe kann die folgenden Fristen haben:ohne Fälligkeitsdatum: die Aufgabe hat keine spezifischen Start- und Enddaten;Abschlussdatum (Frist): zum Beispiel Freitag, 13. Februar;Start- und Enddaten: zum Beispiel Start am 23. und Ende am 27.;Sie können auch eine Wiederholung der Aufgabe hinzufügen: zum Beispiel, “Monatsbericht jeden Freitag des neuen Monats”.
- Planen
Am Anfang können Sie dies überspringen. Dies ist ein erster Plan, wie viel Zeit und finanzielle Mittel für diese Aufgabe erwartet werden. - Beschreiben Sie die Aufgabe
In diesem Feld können Sie eine Beschreibung (Wiki) der Aufgabe oder nützliche Informationen für alle Teilnehmer hinzufügen und erforderliche Dateien und Dokumente beifügen. - Melden Sie Teilnehmer an, um Benachrichtigungen für die Aufgabe zu erhalten
Teilnehmer, die Sie für diese Aufgabe anmelden, werden über verschiedene Aktionen in der Aufgabe benachrichtigt, wie z.B. das Ändern der Frist oder das Hinzufügen eines neuen Kommentars. Wir empfehlen, Benachrichtigungen nur an die Mitarbeiter zu senden, die tatsächlich an dieser Aufgabe arbeiten. - Setzen Sie gegebenenfalls eine Sichtbarkeitseinschränkung
Sie können die Aufgabe nur bestimmten Personen „sichtbar“ machen, zum Beispiel um „die Aufgabe vor dem Kunden zu verbergen.“ Standardmäßig sieht das gesamte Projektteam alle Projektaufgaben.
Wenn Sie mehr als eine Aufgabe gleichzeitig hinzufügen müssen, verwenden Sie die Erstellung einer Gruppe von Aufgaben:
Sie können die Namen der Aufgaben aus der Excel-Tabelle kopieren und in dieses Feld einfügen oder die gesamten Aufgaben samt Fristen, Beschreibungen und anderen Informationen direkt aus der Excel-Datei importieren!
Tip: Machen Sie die oberste Aufgabe zu einer, die Ihnen garantiert näher zum gesamten Projekt bringt. Und alle kleineren und Zwischenschritte werden zu Unteraufgaben oder Checklisten.
Aufgabenlisten
Die aufgabenreiche Projektansicht sieht wie folgt aus:
- Aufgabenname
- Prioritätsstufe
- Verantwortlicher
- Frist
- Fortschritt der Aufgabe (und das Verhältnis von tatsächlichen zu geplanten Kosten)
- Filterpanel
- Suche
Das System hat verschiedene integrierte Filter, die bei der täglichen Arbeit helfen. Wenn nötig, können Sie eigene erstellen. Zum Beispiel können Sie alle Aufgaben mit hoher Prioritätsstufe filtern und mit „zur Überprüfung“ kennzeichnen. Anschließend speichern Sie die resultierende Liste unter „Lesezeichen“ für den schnellen Zugriff.
Wie jede Liste in Worksection kann auch diese nach Excel exportiert werden.
Hinweis. Wenn Sie sich „auf Projektebene“ befinden, sehen Sie nur die Aufgaben und Teilnehmer dieses Projekts. Wenn Sie zur „Kontenebene“ zurückkehren, sehen Sie alle Aufgaben aller Projekte in einer Liste und alle Mitarbeiter.
Sie können auch zur Aufgabenliste „Nach Personen“ wechseln, zum Beispiel:
Die Aufgabenliste „Nach Personen“ zeigt die Karte der Person und die ihr zugewiesenen Aufgaben an (für die sie verantwortlich ist). Auf dieser Seite können Sie alle Aufgaben Ihrer Mitarbeiter sehen.
Sie können auch Aufgaben nach Status / Etikett filtern oder die Arbeitslast des Mitarbeiters anzeigen, zum Beispiel für eine Woche, wenn Sie den entsprechenden Parameter im Filter „Fristen“ einstellen. Sie können auch eine Aufgabe von einem Projektteilnehmer auf einen anderen ziehen.
Chat und Kommunikation in Aufgaben
Der schnelle Austausch von Informationen und Nachrichten ermöglicht es Ihnen, die Arbeit zu beschleunigen, Informationen schnell an das Team weiterzugeben und alles an einem Ort zu behalten.
In Worksection, hat jede Aufgabe einen separaten Chat, der Folgendes ermöglicht:
- Nachrichten austauschen;
- die erforderlichen Dateien und Links hinzufügen;
- Kollegen direkt ansprechen;
- auf die Nachricht reagieren.
Nachdem Sie einen Kommentar geschrieben haben, erhalten die folgenden Kollegen eine Nachricht darüber: der Autor der Aufgabe, der Ausführende der Aufgabe und alle Abonnenten der Aufgabe.
In der Kommunikation über die Aufgabe gibt es oft Situationen, in denen es ausreicht, kurz zu sagen: “Gefällt mir”, “Erledigt — überprüfen”, “Ja, schau” oder einfach — “Ja”. Das ist ganz einfach mit verschiedenen Reaktionen (Emoji) zu tun.
