Mes tâches
Une liste de toutes vos tâches est disponible dans le menu en haut à droite, section Mes Tâches :
Tâches et communication
Création de tâches
Les tâches peuvent être divisées en 3 niveaux (tâche, sous-tâche niveau 1, sous-tâche niveau 2), et avoir également des cases à cocher ☑️ pour des actions mineures. Toutes les tâches disposent d’un chat intégré pour échanger des messages, des fichiers et des liens entre les membres de l’équipe.
Un employé avec le rôle Utilisateur doit d’abord être invité au projet approprié afin qu’il/elle puisse créer des tâches pour lui-même/l’elle-même et pour les autres. Les tâches né peuvent exister séparément des projets.
Pour ajouter une nouvelle tâche, appuyez sur le bouton “+” et sélectionnez “Nouvelle tâche” :
Dans la fenêtre suivante, remplissez les champs principaux :
- Remplissez le nom de la tâcheNous recommandons d’utiliser 5 principes SMART lors de la création du nom d’une tâcheAstuce : nous recommandons de nommer les projets et les tâches selon la même logique chaque fois, afin que tout manager ou employé puisse rapidement comprendre le nouveau projet.
- Priorisez l’importance de la tâche
Vous pouvez choisir un niveau de priorité de 1 à 10 (niveau le plus élevé). En outré, il existe une priorité “0”, qui peut être considérée comme une pause. - Sélectionnez la personne responsable
Seul un participant peut être l’Exécutif pour la tâche. Si vous souhaitez avoir plusieurs personnes responsables, divisez la tâche en sous-tâches et assignez les personnes responsables à chacune d’elles en conséquence. - Ajoutez un statut et une étiquette à la tâche
Les étiquettes et les statuts sont nécessaires pour faciliter le travail avec un grand nombre de tâches. Vous pouvez créer des étiquettes personnalisées pour votre compte. Voir des exemples de la façon dont nos clients utilisent des étiquettes dans notre blog. - Fixez des délaisLa tâche peut avoir les délais suivants :sans date d’échéance : la tâche n’a pas de dates de début et de fin spécifiques ;date d’achèvement (date limite) : par exemple, vendredi 13 février ;dates de début et de fin : par exemple, commencer le 23 et finir le 27 ;Vous pouvez également ajouter une récurrence de la tâche : par exemple, “Rapport mensuel chaque vendredi du nouveau mois”.
- Planifiez
Au début, vous pouvez l’ignorer. C’est un plan initial sur combien de temps et de ressources financières sont attendus pour cette tâche. - Décrivez la tâche
Dans ce champ, vous pouvez ajouter une description (wiki) de la tâche ou toute information utile pour tous les participants, et ajouter les fichiers et documents nécessaires. - Inscrivez les participants pour recevoir des notifications sur la tâche
Les participants que vous inscrivez pour cette tâche seront avertis des différentes actions dans la tâche, comme le changement de délai ou l’ajout d’un nouveau commentaire. Nous recommandons d’inscrire des notifications uniquement aux employés qui travaillent réellement sur cette tâche. - Restreignez la visibilité si nécessaire
Vous pouvez rendre la tâche “visible” uniquement à certaines personnes, par exemple, pour “cacher la tâche au client.” Par défaut, toute l’équipe de projet voit toutes les tâches du projet.
Si vous avez besoin d’ajouter plus d’une tâche à la fois, utilisez la création de Groupe de tâches :
Vous pouvez copier les noms des tâches depuis la feuille de calcul Excel et les coller dans ce champ, ou importer toutes les tâches complètement avec les délais, descriptions et autres informations directement depuis le fichier Excel !
Astuce : Faites de la tâche de haut niveau quelque chose qui garantit de vous rapprocher de l’ensemble du projet. Et toutes les étapes plus petites et intermédiaires se transforment en sous-tâches ou en listes de contrôle.
Listes de tâches
Le projet rempli de tâches ressemblera à ceci :
- nom de la tâche
- niveau de priorité
- responsable
- date limite
- progression de la tâche (et le rapport entre les coûts réels et prévus)
- panneau de filtres
- recherché
Le système possède divers filtres intégrés qui aident au travail quotidien. Si nécessaire, vous pouvez créer les vôtres. Par exemple, vous pouvez filtrer toutes les tâches avec un niveau de priorité élevé et les étiqueter “pour vérification”. Ensuite, enregistrez la liste résultante dans “marque-pages” pour y accéder rapidement.
Comme toute liste dans Worksection, elle peut être exportée vers Excel.
Remarque. Lorsque vous êtes “au niveau du projet”, vous né voyez que les tâches et les participants de ce projet. Si vous revenez au “niveau du compte”, vous verrez toutes les tâches de tous les projets dans une seule liste et tous les employés.
Vous pouvez également passer à la liste de tâches “Par personnes”, par exemple :
La liste des tâches triées “Par personnes” affiche la carte de la personne et les tâches qui lui sont assignées (dans lesquelles elle est responsable). Sur cette page, vous pouvez voir toutes les tâches de vos employés.
Vous pouvez également filtrer les tâches par statut / étiquette ou voir la charge de travail de l’employé, par exemple, pour une semaine, en définissant le paramètre approprié dans le filtre “Dates limites”. Vous pouvez également faire glisser une tâche d’un participant du projet à un autre.
Discussion et communication dans les tâches
L’échange rapide d’informations et de messages vous permet d’accélérer le travail, de transmettre rapidement des informations à l’équipe et de tout conserver en un seul endroit.
Dans Worksection, chaque tâche a un chat séparé, ce qui permet de :
- échanger des messages ;
- ajouter les fichiers et liens nécessaires ;
- adresser directement des collègues ;
- réagir au message.
Après avoir écrit un commentaire, les collègues suivants recevront un message à ce sujet : l’auteur de la tâche, l’exécutant de la tâche et tous les abonnés à la tâche.
Dans la communication autour de la tâche, il y a souvent des situations où il suffit de dire brièvement : “J’aime”, “Fait — vérifiez”, “Ouais, regardez” ou simplement — “Ouais”. C’est facile à faire en utilisant différentes réactions (emoji).
