Mis tareas
Una lista de todas tus tareas está disponible en el menú de la parte superior derecha, sección Mis Tareas:
Tareas y comunicación
Creando tareas
Las tareas se pueden dividir en 3 niveles (tarea, subtarea nivel 1, subtarea nivel 2), y también tienen casillas de verificación ☑️ para acciones menores. Todas las tareas tienen un chat integrado para intercambiar mensajes, archivos y enlaces entre los miembros del equipo.
Un empleado con el rol Usuario debe ser invitado primero al proyecto adecuado para que pueda crear tareas para sí mismo y para otros. Las tareas no pueden existir separadas de los proyectos.
Para agregar una nueva tarea, presione el botón “+” y seleccione “Nueva tarea”:
En la siguiente ventana, complete los campos principales:
- Complete el nombre de la tareaRecomendamos usar 5 principios SMART al crear un nombre para una tarea.Consejo: recomendamos nombrar proyectos y tareas siguiendo la misma lógica cada vez, para que cualquier gerente o empleado pueda entender rápidamente el nuevo proyecto.
- Priorice la importancia de la tarea
Puedes elegir un nivel de prioridad del 1 al 10 (nivel más alto). Además, hay prioridad “0”, que puede ser tratada como una pausa. - Seleccione à la persona responsable
Solo un participante puede ser el Ejecutivo de la tarea. Si deseas tener varias personas responsables, divide la tarea en subtareas y asigna a cada uno de los responsables en consecuencia. - Agregue un estado y una etiqueta à la tarea
Las etiquetas y los estados son necesarios para facilitar el trabajo con un gran número de tareas. Puedes crear etiquetas personalizadas para tu cuenta. Ve ejemplos de cómo nuestros clientes usan etiquetas en nuestro blog. - Establezca plazosLa tarea puede tener los siguientes términos:sin fecha de vencimiento: la tarea no tiene fechas específicas de inicio y fin;fecha de finalización (plazo): por ejemplo, viernes 13 de febrero;fechas de inicio y finalización: por ejemplo, comenzar el 23 y terminar el 27;También puedes agregar una recurrencia de la tarea: por ejemplo, “Informe mensual cada viernes del nuevo mes”.
- Planificar
Al principio, puedes omitirlo. Este es un plan inicial sobre cuánto tiempo y recursos financieros se espera para esta tarea. - Describa la tarea
En este campo, puedes agregar una descripción (wiki) de la tarea o cualquier información útil para todos los participantes, y agregar archivos y documentos necesarios. - Inscriba a los participantes para recibir notificaciones sobre la tarea
Los participantes que inscribas para esta tarea serán notificados de diferentes acciones en la tarea, como cambiar la fecha límite o agregar un nuevo comentario. Recomendamos inscribir notificaciones solo a aquellos empleados que realmente están trabajando en esta tarea. - Restringir la visibilidad si es necesario
Puedes hacer que la tarea sea “visible” solo para ciertas personas, por ejemplo, para “ocultar la tarea del cliente.” Por defecto, todo el equipo del proyecto ve todas las tareas del proyecto.
Si necesitas agregar más de una tarea à la vez, usa la creación de Grupo de tareas:
Puedes copiar los nombres de las tareas del archivo de Excel y pegarlos en este campo, o importar todas las tareas completamente con términos, descripciones y otra información directamente desde el archivo de Excel.
Consejo: Haz que la tarea de nivel superior sea algo que garantice que te acerque al proyecto completo. Y todos los pasos más pequeños e intermedios se convierten en subtareas o listas de verificación.
Listas de tareas
El proyecto lleno de tareas se verá así:
- nombre de la tarea
- nivel de prioridad
- ejecutivo
- fecha límite
- progreso en la tarea (y la relación de costos reales y planificados)
- panel de filtros
- búsqueda
El sistema tiene varios filtros integrados que ayudan en el trabajo diario. Si es necesario, puedes crear los tuyos propios. Por ejemplo, puedes filtrar todas las tareas con un alto nivel de prioridad y etiquetarlas como "para verificación". Luego guarda la lista resultante en "marcadores" para un acceso rápido.
Como cualquier lista en Worksection, se puede exportar a Excel.
Nota. Cuando estás "a nivel de proyecto", solo ves las tareas y participantes de este proyecto. Si regresas al "a nivel de cuenta", verás todas las tareas de todos los proyectos en una lista y todos los empleados.
También puedes cambiar a la lista de tareas "Por Personas", por ejemplo:
La lista de tareas ordenadas "Por personas" muestra la tarjeta de la persona y las tareas asignadas a ella (en las que es responsable). En esta página puedes ver todas las tareas de tus empleados.
También puedes filtrar tareas por estado / etiqueta o ver la carga de trabajo del empleado, por ejemplo, durante una semana, estableciendo el parámetro adecuado en el filtro ">Fechas límite". También puedes arrastrar una tarea de un participante del proyecto a otro.
Charla y comunicación en tareas
El intercambio rápido de información y mensajes te permite acelerar el trabajo, transmitir rápidamente la información al equipo y mantenerla en un solo lugar.
En Worksection, cada tarea tiene un chat separado, que permite lo siguiente:
- intercambiar mensajes;
- agregar los archivos y enlaces necesarios;
- direccionar a los colegas directamente;
- reaccionar al mensaje.
Después de que escribas un comentario, los siguientes colegas recibirán un mensaje sobre esto: el autor de la tarea, el responsable de la tarea y todos los suscriptores de la tarea.
En la comunicación sobre la tarea, a menudo hay situaciones en las que basta con decir brevemente: “Me gusta”, “Hecho — revisa”, “Sí, mira” o simplemente — “Sí”. Esto es fácil de hacer utilizando diferentes reacciones (emoji).
