WORKSECTION

Tâches et communication

Tâches

Les tâch­es peu­vent être struc­turées sur 3 niveaux (tâche, sous-tâche niveau 1, sous-tâche niveau 2), et chaque tâche peut égale­ment com­porter des cas­es à cocher ☑️ pour refléter des actions mineures. Toutes les tâch­es dis­posent d’un chat inté­gré pour échang­er des mes­sages, des fichiers et des liens entre les mem­bres de l’équipe.

Les tâch­es né peu­vent pas exis­ter séparé­ment des projets.

Après avoir créé un pro­jet, il doit être rem­pli de tâch­es. Ajoutez une nou­velle tâche en cli­quant sur le bou­ton “+”, sec­tion “Nou­velle tâche” :




Dans la fenêtre suiv­ante, rem­plis­sez les champs principaux :



  1. Rem­plis­sez le nom de la tâche

    Nous recom­man­dons d’u­tilis­er les 5 principes SMART lors de la créa­tion du nom d’une tâche

    Con­seil : nous con­seil­lons de nom­mer les pro­jets et les tâch­es en suiv­ant la même logique chaque fois, afin que tout man­ag­er ou employé puisse rapi­de­ment com­pren­dre le nou­veau projet.
  2. Pri­orisez l’im­por­tance de la tâche

    Vous pou­vez choisir un niveau de pri­or­ité de 1 à 10 (niveau le plus élevé). De plus, il existe la pri­or­ité « 0 », qui peut être con­sid­érée comme une pause.
  3. Sélec­tion­nez la per­son­ne respon­s­able

    Un seul par­tic­i­pant peut être exé­cu­tif pour la tâche. Si vous souhaitez avoir plusieurs per­son­nes respon­s­ables, divisez la tâche en sous-tâch­es et attribuez les per­son­nes respon­s­ables à cha­cune d’elles en conséquence.
  4. Ajoutez un statut et une éti­quette à la tâche

    Les éti­quettes et les statuts sont néces­saires pour faciliter le tra­vail avec un grand nom­bre de tâch­es. Vous pou­vez créer des éti­quettes per­son­nal­isées pour votre compte. Voir des exem­ples d’u­til­i­sa­tion des éti­quettes par nos clients dans notre blog.
  5. Fix­ez des délais

    La tâche peut avoir les ter­mes suivants :

    sans date d’échéance : la tâche n’a pas de dates de début et de fin spécifiques ;
    date d’achève­ment (date lim­ite) : par exem­ple, ven­dre­di 13 février ;
    dates de début et de fin : par exem­ple, com­mence le 23 et se ter­mine le 27 ;

    Vous pou­vez égale­ment ajouter une récur­rence de la tâche : par exem­ple, “Rap­port men­su­el tous les ven­dredis du nou­veau mois”.
  6. Plan­i­fiez

    Au début, vous pou­vez l’ig­nor­er. C’est un plan ini­tial quant au temps et aux ressources finan­cières atten­dues pour cette tâche.
  7. Décrivez la tâche

    Dans ce champ, vous pou­vez ajouter une descrip­tion (wiki) de la tâche ou toute infor­ma­tion utile pour tous les par­tic­i­pants, et ajouter les fichiers et doc­u­ments nécessaires.
  8. Inscrivez les par­tic­i­pants pour recevoir des noti­fi­ca­tions con­cer­nant la tâche

    Les par­tic­i­pants que vous inscrivez pour cette tâche seront infor­més de dif­férentes actions dans la tâche, comme le change­ment de la date lim­ite ou l’a­jout d’un nou­veau com­men­taire. Nous recom­man­dons d’in­scrire des noti­fi­ca­tions unique­ment aux employés qui tra­vail­lent réelle­ment sur cette tâche.
  9. Restreignez la vis­i­bil­ité si néces­saire

    Vous pou­vez ren­dre la tâche « vis­i­ble » unique­ment pour cer­taines per­son­nes, par exem­ple, pour « cacher la tâche au client. » Par défaut, toute l’équipe du pro­jet voit toutes les tâch­es du projet.

Si vous devez ajouter plus d’une tâche à la fois, utilisez la créa­tion de Groupe de tâch­es :



Vous pou­vez copi­er les noms des tâch­es d’un tableau Excel et les coller dans ces champs, ou importer les tâch­es avec leurs ter­mes, descrip­tions et autres infor­ma­tions directe­ment depuis le fichi­er Excel !

Con­seil : Faites de la tâche de pre­mier niveau quelque chose qui est garan­ti de vous rap­procher de l’achève­ment du pro­jet. Et toutes les étapes plus petites et inter­mé­di­aires se trans­for­ment en sous-tâch­es ou en listes de contrôle.

Listes de tâches

Le pro­jet rem­pli avec des tâch­es ressem­blera à ceci :



  1. nom de la tâche
  2. niveau de priorité
  3. respon­s­able
  4. date lim­ite
  5. pro­grès sur la tâche (et le rap­port des coûts réels et prévus)
  6. pan­neau de filtres
  7. recher­ché

Le sys­tème dis­pose de divers fil­tres inté­grés qui vous aident dans votre tra­vail quo­ti­di­en. Si néces­saire, vous pou­vez créer les vôtres. Par exem­ple, vous pou­vez fil­tr­er toutes les tâch­es avec un niveau de pri­or­ité élevé et les éti­queter « pour véri­fi­ca­tion ». Ensuite, enreg­istrez la liste résul­tante dans « favoris » pour un accès rapide.

Comme toute liste dans Work­sec­tion, elle peut être exportée vers Excel.



Remar­que. Si vous êtes au niveau « pro­jet », vous né voyez que les tâch­es et les par­tic­i­pants de ce pro­jet. Si vous revenez au niveau « compte », vous ver­rez toutes les tâch­es de tous les pro­jets dans une liste et tous les employés.

Vous pou­vez égale­ment pass­er à la vue des tâch­es « Par per­son­nes » comme mon­tré sur la cap­ture d’écran ci-dessous :



La vue des tâch­es « Par per­son­nes » affiche la fiche de la per­son­ne et les tâch­es qui lui sont assignées. Sur cette page, vous pou­vez voir toutes les tâch­es de vos employés.

Vous pou­vez égale­ment fil­tr­er les tâch­es par statut / éti­quette ou voir la charge de tra­vail de chaque employé, par exem­ple, pour une semaine, en définis­sant le paramètre appro­prié dans le fil­tre « Dates lim­ites ». Vous pou­vez égale­ment gliss­er une tâche d’un par­tic­i­pant de pro­jet à un autre.

Discussion et communication dans les tâches

L’échange rapi­de d’in­for­ma­tions et de mes­sages vous per­met d’ac­célér­er le tra­vail, de livr­er rapi­de­ment des infor­ma­tions à l’équipe et de les garder au même endroit.

Dans Work­sec­tion, chaque tâche a un chat séparé, ce qui per­met ce qui suit :

  • échang­er des messages ;
  • ajouter des fichiers et des liens nécessaires ;
  • s’adress­er directe­ment aux collègues ;
  • réa­gir au message.



Après avoir écrit un com­men­taire, les col­lègues suiv­ants recevront une noti­fi­ca­tion : l’au­teur de la tâche, l’exé­cu­tant de la tâche et tous les abon­nés à la tâche.

Dans la com­mu­ni­ca­tion autour de la tâche, il y a sou­vent des sit­u­a­tions où il suf­fit de dire briève­ment : “J’aime”, “Fait — véri­fie”, “Ouais, regarde” ou sim­ple­ment — “Ouais”. C’est facile à faire en util­isant dif­férentes réac­tions (emo­ji).


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