WORKSECTION

Sarcini și comunicare

Sarcini

Task-urile pot fi struc­turate pe 3 niveluri (task, sub­task niv­el 1, sub­task niv­el 2), iar fiecare task poate avea casete de ver­i­fi­care ☑️ pen­tru a reflec­ta acți­u­ni minore. Toate task-urile au un chat încor­po­rat pen­tru schim­bul de mesaje, fișiere și linkuri între mem­brii echipei.

Task-urile nu pot exista sep­a­rat de proiecte.

După crearea unui proiect, aces­ta tre­buie com­ple­tat cu task-uri. Adaugă un task nou făcând clic pe butonul “+”, în secți­unea ​“Task nou”:




În fer­eas­tra urmă­toare, com­pletează câm­purile principale:



  1. Com­pletează numele task-ului

    Reco­mandăm uti­lizarea celor 5 prin­cipii SMART atun­ci când creezi un nume pen­tru un task

    Sfat: reco­mandăm den­u­mirea proiectelor și task-urilor urmând aceeași log­ică de fiecare dată, ast­fel încât orice man­ag­er sau anga­jat să poată înțelege rapid noul proiect.
  2. Pri­or­i­tizează impor­tanța task-ului

    Poti alege un niv­el de pri­or­i­tate de la 1 la 10 (nivelul cel mai înalt). În plus, există pri­or­i­tatea ​„0”, care poate fi con­sid­er­ată o pauză.
  3. Selectează per­soana respon­s­abilă

    Doar un sin­gur par­tic­i­pant poate fi Exec­u­tiv pen­tru task. Dacă dorești să ai mai multe per­soane respon­s­abile, împarte task-ul în sub­task-uri și alocă per­soanele respon­s­abile fiecăruia din­tre ele în funcție de caz.
  4. Adaugă un sta­tus și o etichetă task-ului

    Etichetele și sta­tusurile sunt nece­sare pen­tru a facili­ta lucrul cu un număr mare de task-uri. Poți crea etichete per­son­al­izate pen­tru con­tul tău. Vezi exem­ple despre cum clienții noștri folos­esc etichetele în blogul nostru.
  5. Sta­bilește termene lim­ită

    Task-ul poate avea urmă­toarele termene:

    fără dată lim­ită: task-ul nu are date de început și de sfârșit specificate;
    data de finalizare (dead­line): de exem­plu, vineri, 13 februarie;
    date de început și sfârșit: de exem­plu, începe pe 23 și se ter­mină pe 27;

    Poti, de aseme­nea, adău­ga o recurență a task-ului: de exem­plu, ​“Raport lunar în fiecare vineri a lunii noi”.
  6. Plan­i­fică

    La început, poți sări peste aceas­ta. Aces­ta este un plan inițial refer­i­tor la cât timp și resurse finan­cia­re sunt esti­mate pen­tru acest task.
  7. Descrie task-ul

    În acest câmp poți adău­ga o descriere (wiki) a task-ului sau orice infor­mație utilă pen­tru toți par­tic­i­panții, și adău­ga fișiere și doc­u­mente necesare.
  8. Înscrie par­tic­i­panții pen­tru a pri­mi noti­ficări pen­tru task

    Par­tic­i­panții pe care îi înscrii pen­tru acest task vor fi noti­fi­cați despre diferite acți­u­ni legate de task, cum ar fi schim­barea ter­menu­lui lim­ită sau adău­garea unui nou comen­tar­iu. Reco­mandăm înscrierea noti­ficărilor doar pen­tru acei anga­jați care lucrează efec­tiv la acest task.
  9. Restrânge viz­ibil­i­tatea dacă este nece­sar

    Poti face task-ul ​“viz­ibil” doar pen­tru anu­mite per­soane, de exem­plu, pen­tru a ​“ascunde task-ul de client.” În mod implic­it, întrea­ga echipă de proiect vede toate task-urile proiectului.

Dacă tre­buie să adau­gi mai mult de un task deo­dată, folosește Crearea grupu­lui de task-uri:



Poti copia numele task-urilor din­tr-un fiși­er Excel și le poți lipi în aces­te câm­puri sau impor­ta task-urile împre­ună cu ter­menii, descrier­ile și alte infor­mații direct din fișierul Excel!

Sfat: Fă ca task-ul de niv­el supe­ri­or să fie ceva ce este garan­tat că te va aduce mai aproape de finalizarea proiec­tu­lui. Iar toate pașii mai mici și inter­me­di­ari se trans­for­mă în sub­task-uri sau liste de verificare.

Liste de sarcini

Proiec­tul com­ple­tat cu sarci­ni va ară­ta astfel:



  1. numele sarcinii
  2. nivelul de prioritate
  3. exe­cu­tant
  4. ter­men limită
  5. pro­gre­sul asupra sarcinii (și rapor­tul între cos­turile reale și cele planificate)
  6. panou de filtre
  7. căutare

Sis­temul are diverse fil­tre încor­po­rate care ajută în activ­i­tatea ta zil­nică. Dacă este nece­sar, poți crea pro­pri­ile tale fil­tre. De exem­plu, poți fil­tra toate sarcinile cu un niv­el de pri­or­i­tate ridi­cat și le poți eticheta ​“pen­tru ver­i­fi­care”. Apoi, salvează lista rezul­tată în ​“book­marks” pen­tru acces rapid.

Ca orice listă în Work­sec­tion, aceas­ta poate fi expor­tată în Excel.



Notă. Dacă ești la nivelul ​“proiec­tu­lui”, vezi doar sarcinile și par­tic­i­panții aces­tui proiect. Dacă te întor­ci la nivelul ​“con­tu­lui”, vei vedea toate sarcinile tutur­or proiectelor într‑o sin­gură listă și toți angajații.

Poti, de aseme­nea, să comuți la vizualizarea sarcinilor ​“După per­soane” așa cum este ară­tat în cap­tura de ecran de mai jos:



Vizualizarea sarcinilor ​“După per­soane” afișează fișa per­soanei și sarcinile atribuite aces­teia. Pe această pag­ină poți vedea toate sarcinile anga­jaților tăi.

Poti, de aseme­nea, să fil­trezi sarcinile după statut / etichetă sau să vizual­izezi volu­mul de muncă al fiecărui anga­jat, de exem­plu, pen­tru o săp­tămână, setând para­metrul core­spun­ză­tor în fil­trul ​“Termene lim­ită”. Poți, de aseme­nea, să tra­gi o sarcină de la un par­tic­i­pant la proiect la altul.

Discuții și comunicare în sarcini

Schim­bul rapid de infor­mații și mesaje vă per­mite să accel­er­ați munca, să livrați rapid infor­mații echipei și să le păs­trați într-un sin­gur loc.

În Work­sec­tion, fiecare sarcină are un chat sep­a­rat, care per­mite următoarele:

  • schim­bul de mesaje;
  • adău­garea fișierelor și linkurilor necesare;
  • adresarea direc­tă către colegi;
  • reacționarea la mesaj.



După ce scrieți un comen­tar­iu, urmă­torii cole­gi vor pri­mi o noti­fi­care: autorul sarcinii, exe­cu­tan­tul sarcinii și toți abonații la sarcină.

În comu­ni­carea asupra sarcinii, există ade­sea situ­ații când este sufi­cient să spunem pe scurt: ​“Îmi place”, ​“Făcut — ver­i­fică”, ​“Da, vezi” sau doar — ​“Da”. Acest lucru este ușor de real­izat folosind diferite reacții (emo­ji).


Ce reprezintă Worksection

. . . .

Echipe și proiecte

. . . .

Notificări și setări

. . . .

Instrumente

. . . .

Implementare

. . . .