Moje úkoly
Seznam všech vašich úkolů je k dispozici v horním pravém menu, sekce Moje úkoly:
Úkoly a komunikace
Vytváření úkolů
Úkoly lze rozdělit do 3 úrovní (úkol, subúkol úroveň 1, subúkol úroveň 2) a také mají zaškrtávací políčka ☑️ pro menší akce. Všechny úkoly mají vestavěný chat pro výměnu zpráv, souborů a odkazů mezi členy týmu.
Zaměstnanec s rolí Uživatel musí být nejprve pozván do příslušného projektu, aby mohl vytvářet úkoly pro sebe a ostatní. Úkoly nemohou existovat samostatně od projektů.
Chcete-li přidat nový úkol, stiskněte tlačítko “+” a vyberte “Nový úkol”:
V následujícím okně vyplňte hlavní pole:
- Vyplňte název úkoluDoporučujeme používat 5 pravidel SMART při vytváření názvu úkoluTip: doporčujeme nazývat projekty a úkoly podle stejné logiky pokaždé, aby jakýkoliv manažer nebo zaměstnanec rychle pochopil nový projekt.
- Prioritizujte důležitost úkolu
Můžete zvolit úroveň priority od 1 do 10 (nejvyšší úroveň). Kromě toho existuje „0“ priorita, kterou lze chápat jako pozastavení. - Vyberte odpovědnou osobu
Jediný účastník může být odpovědným za úkol. Chcete-li mít několik odpovědných osob, rozdělejte úkol na subúkoly a přiřaďte odpovědné osoby ke každému z nich podle potřeby. - Přidejte status a označení k úkolu
Štítky a statusy jsou potřeba, aby usnadnily práci s velkým množstvím úkolů. Můžete vytvořit přizpůsobené štítky pro svůj účet. Podívejte se na příklady, jak naši zákazníci používají štítky v našem blogu. - Nastavte termínyÚkol může mít následující podmínky:bez data dokončení: úkol nemá konkrétní začátek a konec;datum dokončení (termín): například pátek 13. února;datum začátku a konce: například začít 23. a skončit 27.;Můžete také přidat opakování úkolu: například, “Měsíční zpráva každý pátek nového měsíce.”
- Plán
Na začátku to můžete přeskočit. To je počáteční plán, kolik času a finančních prostředků se očekává pro tento úkol. - Popište úkol
V tomto poli můžete přidat popis (wiki) úkolu nebo jakékoliv užitečné informace pro všechny účastníky a přidat potřebné soubory a dokumenty. - Přihlašte účastníky, aby dostávali oznámení o úkolu
Účastníci, které přihlásíte k tomuto úkolu, budou informováni o různých akcích v úkolu, jako je změna termínu nebo přidání nového komentáře. Doporučujeme přihlašovat oznámení pouze těm zaměstnancům, kteří skutečně pracují na tomto úkolu. - Omezení viditelnosti, pokud je to nutné
Můžete učinit úkol “viditelným” pouze pro určité osoby, například “skrýt úkol před klientem.” Ve výchozím nastavení vidí celý projektový tým všechny úkoly projektu.
Pokud potřebujete přidat více než jeden úkol najednou, použijte vytvoření Skupiny úkolů:
Můžete zkopírovat názvy úkolů z Excelu a vložit je do tohoto pole, nebo importovat celé úkoly včetně termínů, popisů a dalších informací přímo z Excel souboru!
Tip: Udělejte z úkolu na nejvyšší úrovni něco, co vám zaručeně přiblíží celý projekt. A všechny menší a meziproduktivní kroky se stanou subúkoly nebo kontrolními seznamy.
Seznamy úkolů
Úkoly naplněný projekt bude vypadat takto:
- název úkolu
- úroveň priority
- vedoucí pracovník
- termín splnění
- pokrok na úkolu (a poměr skutečných a plánovaných nákladů)
- panel filtrů
- hledání
Systém má vestavěné různé filtry, které pomáhají v každodenní práci. V případě potřeby si můžete vytvořit vlastní. Například můžete filtrovat všechny úkoly s vysokou úrovní priority a označit je jako “k ověření”. Poté uložit výsledný seznam do “záložek” pro rychlý přístup.
Stejně jako každý seznam v Worksection, může být exportován do Excelu.
Poznámka. Když jste “na úrovni projektu”, vidíte pouze úkoly a účastníky tohoto projektu. Pokud se vrátíte na “úroveň účtu”, uvidíte všechny úkoly všech projektů v jednom seznamu a všechny zaměstnance.
Můžete také přepnout na seznam úkolů “Podle lidí”, například:
Seznam úkolů řazený “Podle lidí” zobrazuje kartu osoby a úkoly, které jsou jí přiřazeny (za které je odpovědná). Na této stránce můžete vidět všechny úkoly vašich zaměstnanců.
Můžete také filtrovat úkoly podle stavu / štítku nebo zobrazit pracovní zatížení zaměstnance, například na týden, nastavením příslušného parametru ve filtru “Termíny”. Můžete také přetáhnout úkol z jednoho účastníka projektu na druhého.
Chat a komunikace v úkolech
Rychlá výměna informací a zpráv vám umožňuje urychlit práci, rychle předat informace týmu a uchovat je na jednom místě.
V Worksection, každý úkol má samostatný chat, který umožňuje následující:
- vyměňovat si zprávy;
- přidávat potřebné soubory a odkazy;
- oslovovat kolegy přímo;
- reagovat na zprávy.
Poté, co napíšete komentář, následující kolegové obdrží zprávu o něm: autor úkolu, vykonavatel úkolu a všichni odběratelé úkolu.
V komunikaci ohledně úkolu často nastávají situace, kdy stačí říct stručně: “Líbí se mi”, “Hotovo — zkontroluj”, “Jo, podívej se” nebo jen — “Jo”. To je snadné udělat pomocí různých reakcí (emoji).
