Główne cele ministerstwa:
Wdrożenie elektronicznego zarządzania w procesach rządowych to kolejna cecha ministerstwa. Zespół Mychajła Fedorowa, ministra transformacji cyfrowej, korzysta z narzędzi cyfrowych, aby zoptymalizować pracę. Jednym z tych narzędzi jest Worksection, w którym realizowane są wszystkie prace projektowe.
Zespół ministerstwa ma duże i ambitne projekty, które wymagają koordynacji wszystkich procesów oraz przejrzystej, elastycznej komunikacji. Przejrzysta oznacza, że informacje są dostępne dla każdego członka zespołu. Elastyczna komunikacja oznacza różne kanały komunikacji dla każdego typu zadania i każdego projektu.
Worksection doskonale sprawdza się w realizacji tych zadań, a teraz wyjaśnimy, jak to, co na pierwszy rzut oka wydaje się prostą usługą, pomaga w zarządzaniu projektami na skalę krajową.
Dlaczego Worksection?
Najważniejszą rzeczą, jaką zapewnia system zarządzania projektami, jest pewność. Potrzebowaliśmy prostego narzędzia z zwięzłym i intuicyjnym interfejsem, które byłoby gotowe do użycia bez jakichkolwiek konfiguracji.
Jak Worksection zostało wdrożone w ministerstwie
Wyznaczono termin na podłączenie wszystkich działów i osób do Worksection. Wdrożenie odbywa się jednocześnie na kilku poziomach.
Po pierwsze, należało wdrożyć system w zespole Ministerstwa Transformacji Cyfrowej. Każda osoba podjęła się zadania — zapoznania się z Worksection, a potem wszystko poszło gładko.
Usługa ma doskonałe instrukcje tekstowe i krótkie filmy, które pomagają wyjaśnić, jak uruchomić projekty w Worksection i jak korzystać z wbudowanych narzędzi.
Termin to rok. Może wydawać się to długim czasem, ale nie ma lepszego doświadczenia na świecie w wdrażaniu systemów zarządzania elektronicznego.
Połączyliśmy ludzi, którzy byli przyzwyczajeni do zapisywania swoich zadań w notatnikach, więc potrzebowali czasu na dostosowanie, a my potrzebowaliśmy czasu na połączenie każdego zespołu w systemie.
Główna funkcja takiego systemu dla naszych potrzeb to przypisywanie zadań odpowiedzialnym osobom i wyznaczanie terminów dla każdego zadania.
Zbieramy zadania w Worksection podczas każdego spotkania
Jest tyle samo pracy offline, co online, więc mamy regularne spotkania. Podczas nich omawiamy projekty: patrzymy w Worksection, co już zostało zrobione i wyznaczamy nowe zadania.
Aby uniknąć zapisywania wszystkiego w notatniku, na każdym spotkaniu jest osoba, która tworzy zadania bezpośrednio podczas roboczego spotkania: opisuje, co należy zrobić, przypisuje odpowiedzialność i wyznacza termin zadania.
Ważne dla menedżerów jest, aby zadania były rejestrowane w systemie. Jeśli zadanie nie zostanie ukończone, można natychmiast sprawdzić przyczynę. Dla początkowej kontroli wykonania zadania, Worksection informuje, czy pracownik widział swoje zadanie.
Menedżer może zobaczyć wszelkie manipulacje z zadaniami swoich pracowników: zmiany w terminach, zmiany priorytetów lub zmiany w odpowiedzialności, które są wyświetlane na osi czasu.
A dla pracownika wygodą systemu jest to, że zadania nie giną ani nie są mylone ze sobą. Loguje się do systemu na początku dnia roboczego i w liście zadań widzi, co musi zrobić.
Analiza wydajności i raporty
Każdy pracownik ma zadania, które musi wykonać na czas. Aby zrozumieć, czy dana osoba może zrealizować przydzielone zadania i zobaczyć ogólną obciążenie zespołu — menedżer otwiera listę zadań filtrowaną przez osoby. W ten sposób możemy efektywnie rozdzielać zadania całego zespołu, aby uniknąć przestojów i przeciążenia.
Raport z Worksection pokaże problematyczne obszary w pracy dla szybkiej optymalizacji. Co więcej, raporty bardzo pomagają w samoorganizacji. Nieustannie generujemy raporty w Worksection, aby dowiedzieć się, jak postępują projekty ministerstwa.
Zawsze na bieżąco z postępami projektu
Aktywnie korzystamy z tagów, aby określić status zadań. Gdy tylko pracownik zaczyna pracę, ustawia status na „w trakcie” w odpowiednim zadaniu.
Dla każdego projektu można stworzyć określoną grupę statusów, aby szybko zrozumieć, jak idą postępy. Menedżer otrzymuje powiadomienie, że status zadania uległ zmianie — co oznacza, że nie musi się martwić, zadanie zostanie zakończone.
Prosto, funkcjonalnie, efektywnie
Aby pozwolić naszemu zespołowi skupić się na pracy, a nie na zarządzaniu, postanowiliśmy stworzyć specjalne narzędzie do zarządzania projektami. Wybór padł na Worksection, ponieważ jest to ukraiński rozwój i prosta pomoc w zarządzaniu, która nie wymaga specjalnych umiejętności do nawigacji. Twój produkt bardzo nam pomaga.