Principaux objectifs du ministère :
La mise en œuvre de la gestion électronique dans les processus gouvernementaux est une autre caractéristique du ministère. L’équipe de Mykhailo Fedorov, ministre de la Transformation numérique, utilise des outils numériques pour optimiser le travail. L’un de ces outils est Worksection, où tout le travail de projet est effectué.
L’équipe du ministère a de grands projets ambitieux qui nécessitent la coordination de tous les processus et une communication transparente et flexible. Transparent signifie que l’information est accessible à chaque membre de l’équipe. Une communication flexible signifie différents canaux de communication pour chaque type de tâche et chaque projet.
Worksection excelle dans l’accomplissement de ces tâches, et maintenant nous allons expliquer comment ce qui semble être un service simple au premier abord aide à gérer des projets d’envergure nationale.
Pourquoi Worksection ?
La chose la plus importante que fournit le système de gestion de projet est la certitude. Nous avions besoin d’un outil simple avec une interface concise et intuitive, prêt à l’emploi sans configurations.
Comment Worksection a été mis en œuvre au sein du ministère
Une date limite a été fixée pour connecter tous les départements et personnes à Worksection. La mise en œuvre se produit simultanément à plusieurs niveaux.
Tout d’abord, il a été nécessaire de mettre en œuvre le système au sein de l’équipe du ministère de la Transformation numérique. Chaque personne a pris en charge une tâche : se familiariser avec Worksection, puis tout s’est déroulé sans problème.
Le service dispose d’excellentes instructions textuelles et de courtes vidéos qui aident à expliquer comment lancer des projets dans Worksection et comment utiliser les outils intégrés.
La date limite est d’un an. Cela peut sembler long, mais il n’y a pas meilleure expérience au monde pour la mise en œuvre de systèmes de gestion électronique.
Nous avons lié des personnes qui étaient habituées à écrire leurs tâches dans des carnets, donc elles ont eu besoin de temps pour s’adapter, et nous avions besoin de temps pour relier chaque équipe dans le système.
La fonction principale d’un tel système pour nos besoins est d’assigner des tâches à des individus responsables et de fixer des délais pour chaque tâche.
Nous collectons des tâches dans Worksection lors de chaque réunion
Il y a autant de travail hors ligne qu’en ligne, donc nous avons des réunions régulières. Pendant celles-ci, nous discutons des projets : nous consultons Worksection pour voir ce qui a déjà été fait et définir de nouvelles tâches.
Pour éviter d’écrire tout dans un carnet, lors de chaque réunion, il y a une personne qui crée des tâches directement pendant la réunion de travail : décrit ce qui doit être fait, assigne la responsabilité et fixe un délai pour la tâche.
Il est important pour les gestionnaires que les tâches soient enregistrées dans le système. Si une tâche n’est pas terminée, il est possible de retrouver immédiatement la raison. Pour un contrôle initial de l’exécution des tâches, Worksection informera si l’employé a vu sa tâche.
Le gestionnaire peut voir toutes les manipulations avec les tâches de ses employés : changements de délais, modifications de priorités ou changements de responsabilités, qui sont affichés dans la chronologie.
Et pour l’employé, la commodité du système réside dans le fait que les tâches né se perdent pas ou né se confondent pas. Ils se connectent au système au début de la journée de travail et dans la liste des tâches voient ce qu’ils doivent faire.
Analyse des performances et rapports
Chaque employé a des tâches qu’il doit accomplir à temps. Pour comprendre si une personne peut atteindre les tâches assignées et voir la charge de travail globale de l’équipe, le gestionnaire ouvre une liste de tâches filtrée par individus. De cette manière, nous pouvons répartir efficacement les tâches de toute l’équipe pour éviter les temps d’arrêt et les surcharges.
Un rapport de Worksection montrera les zones problématiques du travail pour une optimisation rapide. De plus, les rapports aident énormément à l’auto-gestion. Nous générons constamment des rapports dans Worksection pour savoir comment progresse les projets du ministère.
Toujours au courant de l’avancement du projet
Nous utilisons activement des étiquettes pour déterminer le statut des tâches. Dès que l’employé commence à travailler, il définit le statut sur « en cours » dans la tâche correspondante.
Pour chaque projet, un groupe spécifique de statuts peut être créé pour comprendre rapidement comment les choses se passent. Le gestionnaire reçoit une notification que le statut d’une tâche a changé — ce qui signifie qu’il n’a pas besoin de s’inquiéter, la tâche sera accomplie.
Simple, fonctionnel, efficace
Pour permettre à notre équipe de se concentrer sur le travail plutôt que sur la gestion, nous avons décidé de créer un outil spécial pour la gestion de projets. Nous avons choisi Worksection car c’est un développement ukrainien et un simple assistant en gestion qui né nécessite pas de compétences particulières pour naviguer. Votre produit nous aide beaucoup.